完整详细活动策划执行方案.pdf

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1、1/10 執行案流程表 一、活動策劃執行流程圖（一）接洽流程 .2（二）策劃流程 .3（三）管控流程 .3（四）標準管控工具：甘特圖表.4 二、活動策劃執行詳細方案 TOC o 1-3 h z u（一）前期準備.4（1）前期準備宣傳類.5（2）前期準備物品類.6（3）前期準備其他.6（二）活動現場.8 三、後期工作總結流程 2/10 一、活動策劃執行流程圖 （一）接洽流程 任務分工 準備工作 主要工作要求及內容說明、洽談重點 參與人員 聯繫方式 完成時間 備註 项目接洽 项目接洽流程 策划方案 项目策划流程 项目筹备 项目执行 执行总结 人员分组 物料准备 现场台本 活动策划 宣传策划 预算

2、物料申请、审核流程 现场照片 媒体剪报 客户评价 执行人员评估 执行管控流程 开拓、整合资源 规范、专业执行 构建、完善模式 3/10 初步接觸：公司宣傳冊及相關資料 本公司自有優勢資源、活動經驗；瞭解專案規模、場地及其可操作性；瞭解合作方關鍵人物、組織機構，合作意向，資金條件；瞭解對方想法和建議；1、細節洽談（多次）自有資源、案例介紹 PPT 文檔 專案初步策劃案框架（包括：活動主題、形式、主要內容建議；執行流程安排；大體預算）討論策劃案，獲取客戶對活動具體要求及意見；獲知專案著重點及難點；客戶傾向性。2、專案彙報 根據客戶意見修改後策劃案(包含策劃執行方案、宣傳策劃案；詳細預算)準備彙報用

3、投影儀、手提電腦、方案 PPT文檔；策劃文案列印、裝訂成冊；彙報流程安排：開場人員，主要講述人員，答疑人員。專案彙報；合同條款認定 （二）策劃流程 任務分工 參與部門 討論重點 會後工作 備註 初次策劃會議 聯絡人、活動策劃、執行統籌、活動部負責人 專案背景、需求；是否值得繼續跟進；活動概念和形式。撰寫初步策劃案；報策劃總監與分管副總。談判後 協調會議 聯絡人、活動策劃、執行統籌、活動部負責人；製作統籌、設計師、資訊專員、媒介負責人 客戶意見；策劃案大體框架；形式和內容設計；專案基本成本；宣傳炒作重點；撰寫策劃執行方案初稿（含策劃方案、宣傳方案、預算方案）方案由設計師進行精包裝；細節談判後 協

4、調會議 聯絡人、活動策劃、執行統籌、活動部負責人；製作統籌、設計師、資訊專員、媒介負責人、部門總監 客戶意見；內容、執行細節確定；現場效果圖；宣傳方案確定；撰寫策劃執行方案定稿（包括活動內容、執行流程、人員分工、宣傳計畫及預算）；擬定合作協議；4/10 物料方案 預算方案（成本/報價）。確定需外包工作並開始聯絡（演藝、製作、場地等）確定執行工作組。合同簽訂後 協調會議 執行工作組成員 專案分解及完成時間圖表（甘特圖）；安排各項工作。專案正式立項 落實各項資源、外包 執行管控 （三）管控流程 管控環節 主要工作要求及內容說明、洽談重點 參與人員 聯繫方式 完成時間 備註 時間管控 時間安排表和節

5、點控制。活動進行時間是不可更改，時間管理必須根據活動進行時間來倒推。供應管控 要是指對活動服務、設備及物質資料供應管理。對外包服務管理。比如在活動執行過程中會涉及到食宿、交通、燈光、音響、舞臺、服裝、道具、特技、錄製等，這些對專業活動運營公司大都採取外包模式，那就需要對外包供應商進行有效管理。人力管控 活動現場負責人，團隊人員配置和管理，甚至包括現場志願者管理。（四）標準管控工具：甘特圖表 任務：把活動管理各個區域工作分解成為一個個易於管理任務或活動。時間段：對每一個任務設置一個時間段（需要考慮因素是開始和結束時間）。優先順序：設定任務優先順序。節點：因為此表是用來監控活動進展情況，所以對於那

6、些特別重要任務要指定為節點，並在圖表中標記出來。5/10 分工：每一個任務對應參與人員，節點處找第一負責人。二、活動策劃具體執行詳細方案 一、前期準備 任務分工 主要工作要求及內容說明 負責人 聯繫方式 完成時間 備註（一）前期準備宣傳類 1、活動策劃書 要籌備一次活動我們都會先有初步計畫，這樣我們就需要先做一份比較完整活動策劃書，這樣比較方便接下來活動開展。更重要是要讓上級認可這份策劃書，策劃書最主要是目意義、活動內容方式及經費預算等。2、正式發文 一次活動能否成功完成還需要得到更多單位支持和配合，這樣就少不了一份正式發文，這也是一個很好宣傳方式。發文要規範，如文號、主題詞、抄送單位等。3、

7、懸掛條幅、張貼海報、設置氣拱門、電子屏 要完成以上這些宣傳形式還是有一定程式，首先這些宣傳形式文字內容都要由上級確認，並通過相關部門審查，然後在校園內宣傳。4、幕布 目前活動一般都有背景幕布，我們需要事先量好尺寸大小在經過設計，最後懸掛。如操場邊鐵絲網寶麗布廣告最大是長 3 米，高 3 米，學生活動中心條幅：長 9 米，高 0.8 米等。5、借用展板 展板是用於活動宣傳，張貼海報等。6、製作邀請函和節目單 一場活動我們為了擴大宣傳都會邀請領導和嘉賓蒞臨現場，這樣我們先製作好要邀請函並進行派發。現在最流行恐怕是學生自己設計正面是邀請函背面是節目單，並卷成圓筒形綁細綢帶紅色 A4 或 B5 大小紙

8、張，這樣做一來可融入創意，二來也還美觀，三來節約（這點特別讓許多領導肯定）。7、演示文稿（PPT）現在越來越多活動需要用到多媒體，PPT 就是其中一項，例如座談會、講座等之類這些活動都會經常用上，所以演示文稿我們要事先準備好，當然還有投影儀和電腦。這點要注意一是要有組織標誌；二是要考慮到現場播放出來效果，就是說背景顏色與文字對比要比較明顯；三是內容規範。6/10 8、聯繫校內外媒體 要做到三化：聯繫常規化：經過多次與一個記者聯繫，就會建立感情，以後報導就容易了；接待程式化：如要到宣傳部審批入校手續，由專門工作人員進行接待、準備相關材料；新聞通稿格式化：給媒體新聞共三段，第一段寫時間地點主題參與

9、人員，第二段寫活動過程、形式，第三段寫意義、同學反應。這樣寫可以減輕我們壓力，也方便媒體朋友找出他們各自興趣點。9、領導及嘉賓發言稿 一般活動開場或是總結我們還會邀請主要領導嘉賓發言，有些領導和嘉賓對我們具體活動還不是十分瞭解，所以我們最好先準備好一份領導及嘉賓發言稿，以備不時之需。領導發言是一個活動靈魂，因為對活動肯定、活動意義、對青年學生提出希望都要由領導講出來。當然了，這個發言稿一定要由這個組織最高指導者定稿。10、主持稿 為了使主持人能夠對節目進行順利銜接，為了讓所有工作人員對整個活動具體流程都瞭解，提前把主持稿寫出來是很必要。11、準備拍攝相機、攝影機 這個環節每個組織都會強調，但我

10、有幾個建議：一是如果很重要活動，最好邀請專業人士；二是如果場面很大，最好準備廣角照像機；三是要同時準備多臺。12、獎狀設計及製作 要注意規範、美觀和時尚。13、熱氣球、彩旗 有些活動需要營造出熱烈、喜慶氣氛，這樣熱氣球與彩旗就是最好選擇，不但可以營造氣氛還可以擴大宣傳。當然，這個視活動經費而定了 （二）前期準備物品類 1、水 無論是活動前期籌備還是活動現場我們都要準備好足夠水給工作人員及領導與嘉賓。2、地毯 無論是晚會舞臺上還是會議道路門口上，現在很多活動我們都需要鋪上地毯。3、燈光、音響等設備 現在活動特別是室外活動我們都要用到燈光和音響，而這些設備通常我們都沒有，所以要先去租借，一個原則，

11、夠用就可以了，不要增加一些花樣，沒有什麼大作用。4、準備簽到本、中性筆、毛筆 現在許多活動都有簽到這一環節，特別是會議這種類型，所以我們事先要準備好簽到表和簽到筆，如果是畫展則需要準備好簽到本與毛筆。5、花 許多活動場景佈置都需要用到鮮花，；例如：會議桌上、致詞臺上、茶几上，還有就是上臺獻花環或是花束。這些花都要按照不同場合提前準備好。7/10 6、禮花炮 很多晚會等類型活動在開場或是結束時候都會放禮花炮，所以在舉辦這些活動時我們要準備好，同時要安排好放禮花炮人員。當然了，這個也是能省則省。7、水果盤、水果 現在社會越來越人性化，所以許多活動桌上我們都會擺放水果，不一定要貴，但一定要對，如新鮮

12、、易食用等。這個環節也要注意擺放抽式紙巾。8、桌椅 許多活動都需要用到桌椅，特別是室外一些活動，這些桌椅我們都要事先借好擺放好。條件允許還要增加桌布，感覺更正式。9、觀眾座位安排表製作及張貼 事先就要劃分好區域，在座位貼上座位表。10、領導座位簽（牌）正式會議桌前，晚會領導以及嘉賓席等都需要事先擺放好座位簽（牌）。11、帳篷 一些在室外活動我們要考慮到天氣變化問題提前準備好帳篷，主要用於音響、燈光和工作人員避雨。12、預定工作餐 重大活動和長時間活動要提供工作餐，因為實在是太辛苦了。當然，這只是組織一種心意，不用吃得好，但要吃得飽。13、觀眾服裝 有部分活動需要觀眾服裝統一，我們要按照活動需求

13、事前製作或是租借。14、哨子、螢光棒 如果是晚會這一類型活動我們為了活躍現場氣氛可以事先準備好哨子和螢光棒，活動之前分發給觀眾。小商品批發市場可以用很便宜價錢買到。15、小禮品 如果是遊園活動或是晚會一般會有互動環節，我們自然還要準備些小禮品送給積極參與觀眾。16、提示板 若是訪談這一類型活動，我們為了保持隨時和主持人聯繫還應該準備好提示板。17、借用禮儀服、鞋子、禮儀盤 許多活動現場都需要用到禮儀，比如座談會或是頒獎典禮等活動，我們則需要聯繫好禮儀隊，並事先要準備好禮儀服、鞋子、禮儀盤等。（三）前期準備其他 1、確定到場領導及嘉賓 活動之前要確定好會到場領導及嘉賓，這樣我們方能準確做好座位簽

14、（牌），安排好座位。2、邀請評委 如果是賽事性質活動我們還要提前預約好評委。3、確定主持人 所有活動在開始之前我們都要先與主持人溝通，商量好一些細節東西。主持人選擇要很慎重，性質不同活動就要選擇風格不同主持人。8/10 4、活動場地借用 無論是室內還是室外活動，都需要活動場地，為了保證活動能夠如期開展我們一定要之前就審批好場地。5、管弦樂隊、背景音樂 會議、座談會、頒獎儀式、講座之類我們一般要先準備好管弦樂隊和背景音樂，以營造現場氣氛。6、特殊用電 活動基本都需要用電，特別是室外活動，我們都要事前提出申請，審批好電。如果需要電纜，則要提前聯繫好。7、擺放節目單、礦泉水等 在許多時候，領導會要求

15、我們把節目單與礦泉水擺放規範，如橫豎都成一條線等。8、活動前現場衛生清掃 活動開始之前要把衛生清掃一遍，重點包括洗手間、抽屜等。9、確定禮儀及頒獎順序 如果活動包含頒獎儀式我們則需要提前確定禮儀頒獎順序，這樣方能更好保證會議順利進行。對於這一點，只有經過彩排才能保證品質，在許多時候，彩排了還是不能很好完成，因為變數實在太多了，如領導、臨時調整等因素。10、安排基本觀眾 許多活動到場觀眾是不能保證人數，為了活動需要有時我們需安排基本觀眾。要強調一點是最好能找到喜歡這種活動人來參加，否則他們出去就會四處進行活動負面宣傳。11、更衣間、化妝間、化妝人員、化妝物品 如果是室外活動，例如晚會、遊園會這些

16、類型在租借活動場地之時我們要一起準備好更衣室與化妝間，當然化妝人員和化妝物品也自然不可少。聽說這點有許多化妝公司都喜歡幫忙。12、後勤人員安排、現場秩序維護人員、催場人員 晚會、遊園會等這些活動現場一般會比較混亂，所以在之前我們要先安排好後勤人員、現場秩序維護人員和催場人員。13、互動環節發問問題及發問人員準備 在講座、訪談和座談會議上一般會有互動提問環節，我們為了確保場面不冷場還應該提前準備好相關問題，如果實在是沒有人提問，那就由我們安排好人來提問。14、路標製作及擺放 如果我們活動現場比較不容易找到或是有邀請校外嘉賓我們還需要事先做好路標，方便大家到場時間。如果是重大活動，就需要一些有明顯

17、服裝標誌志願者站在重要地點，如學校大門口、轉彎處等舉著指示牌來引導。二、活動現場 1、現場停車位安排 如若活動是比較大型，我們還要與保衛處取得聯繫，準備好停車場地，安排好停車引導人員。9/10 2、貴賓室 校園相對簡單，但許多時候，領導來早了，總要有地方讓他先休息一下吧，這就是貴賓室。我們佈置不一定很高檔，但水、水果、紙巾、講究衛生等還是少不了。3、現場全程拍攝 為了做好後期工作宣傳和總結我們要安排人員全程拍攝。4、簽到、禮儀迎接領導嘉賓及合影 當領導和嘉賓到來時我們要讓禮儀進行迎接、獻花，如果有需要我們還要合影留作紀念。然後禮儀引導領導及嘉賓入席。5、司掌員 為了保證現場氣氛我們最好先前安排

18、好司掌員。6、維持現場秩序（安全員）為了保持整場活動秩序，我們要讓負責安全人員在現場維持秩序，最主要是確保在突發情況下，現場不慌亂。一般情況下，安全員主要負責不要讓觀眾在領導前面不停走動。所有人員均從後排走動，包括拍照、攝像，要適可而止。7、現場話筒傳遞 當到了互動環節需要觀眾發言時，我們要事先安排好禮儀專門傳遞話筒。8、觀眾調整 如果活動開始前觀眾還沒坐滿，就要迅速將後面幾排觀眾調整至前面，保證活動場面。9、記者接待 要保證記者座位、行動自由等。10、活動開始 一定要由總負責人說算，不是一定要按照原計畫時間開始，可能會根據現場實際情況提前或者推後。11、領導介紹 許多領導不是提前可以確定，經

19、常是直到活動開始前幾分鐘才到來，出於尊重，我們一定要介紹他，所以這個環節也比較緊張。12、場內紀律 有幾種情況要制止，如吃東西、大聲聊天，隨意出入等。13、標明洗手間位置 許多來賓是第一次來，這點很細節。三、後期工作（總結）1、整理會場和物料 一場活動結束了，但是我們工作並還沒有真正完成，首先整理餘剩水和節目單；拆卸幕布、條幅等宣傳物料；其次整理歸還租借物品；最後還要清理現場衛生等。10/10 2、財務結算：1、尾款催收。2、演員勞務結算。3、製作尾款結算。4、專案費用結算。3、整理檔材料，存檔 1、合同。2、方案策劃、執行臺本。3、宣傳（網路、電視、報媒、雜誌等）資料收集 4、現場照片、錄影

20、。5、物料設計稿、照片 最後我們要將所有活動材料進行整理、存檔，便於以後工作和學習。4、和媒體溝通確認是否報導 現場整理完了我們回頭還要立刻和媒體溝通確認我們活動是否被報導。5、整理照片、錄影、新聞報導 為了加大活動宣傳我們還要進行活動照片整理，做好公司刊物報導。攝影錄影還應當及時刻成光碟，視屏上傳到公司網路，這樣方能更大力度宣傳我們活動。67、彙報工作 活動結束後我們應該及時向相關老師和領導彙報我們活動工作情況，請上級指出我們不足之處。7、工作總結：召開總結大會 同時我們要及時召開活動總結大會，點明不足地方，討論如何改進，這樣才能取得今後更大進步。1、對內、對外等總結報告 2、參與人員評估與獎懲 說明：結合具體活動實際，對活動專案進行調整。