单位公司企业公司信件收发管理规定.pdf

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1、Xxx（单位）公司 文档序号：XXGS-YXFA-001 版本编号：YXFA-20XX-001 XXX（单位）公司 公司信件收发管理规定 编制部门：知丁 日期：年 月 日 Xxx（单位）公司 公司信件收发管理规定 一、目的 为规范公司信件、期刊、报纸等信件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保信件安全，特制定本规定。二、适用范围 公司所有来往信件（包括信函、物件等）、期刊、报纸。三、职责（一）行政部负责本规定制定、修订及废止之制定。（二）人力行政总监负责本规定制定、修订及废止之审核。（三）总经理负责本规定制定、修订及废止之批准。四、信件收发流程（一）外部邮件接收、分发流程 1、各邮政、快递公司

2、送来的信件，由前台文员负责确认签收（签收前须检查信件是否完整，若信件有开封、损坏等现象，让邮递员签字证明）；2、前台文员接收到邮件后，先分类登记 信件收发登记表后分发，在信件签收后 1 个小时内须通知接受部门或人员到前台领取；3、各部门、个人在接到信件领取通知后，应及时到前台值班保安处领取，并做信件领取手续；4、如需到邮局领取的邮件，由收件人自行到邮局领取；Xxx（单位）公司 5、附件信件收发登记表（二）公司外发信件的流程 1、因公务须外发的信件由发件本人填写单据签字确认后送到前台文员处；2、前台文员在接收须外发的信件后做好登记存档，联系邮政公司负责人来司取件，并保存单据底联，以供各部门备查；3、每月初3日前按部门归类汇总上月外发信件的记录，提交至财务部作为邮寄费付款依据。4、附件外发信件登记表 Xxx（单位）公司 附件：信件收发登记表 编号：日期 时间 收件人姓名 信件名称/编码 收件人签名 领取时间 备 注 Xxx（单位）公司 附件：外发信件登记表 编号：日期 发件部门 发件人 信件名称 付费方式 邮政公司 备注 知丁