公文写作主要格式9727.pdf

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1、公文格式函、请示、报告、通知、规定的公文格式之一 函 可考系数：适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项;函的写作格式 一、函的概念 函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文;函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛;在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文;在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询问

2、或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等;此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正;不过这种情况并不多见;二、函的特点 一沟通性;函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这是其他公文所不具备的特点;二灵活性;表现在两个方面：一是行文关系灵活;函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制;二是格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比较灵活自便,也可以按照公文的格式及行文要求办;可

3、以有文头版,也可以没有文头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题;三单一性;函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项;三、函的分类;一按性质分,可以分为公函和便函两种;公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理;便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可;二按发文目的分;函可以分为发函和复函两种;发函即主动提出了公事事项所发出的函;复函则是为回复对方所发出的函;三另外,从内容和用途上分,还可以分为洽事宜函,通知事宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事宜函,转办函,催办函,报送材料函等

4、等;四、函的结构、内容和写法 由于函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性;主要介绍规范性公函的结构、内容和写法;公函由首部、正文和尾部三部分组成;其各部分的格式、内容和写法要求如下：一首部;主要包括标题、主送机关两个项目内容;1、标题;2、主送机关;二正文;其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成;三结尾;一般用礼貌性语言向对方提出希望;或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等;四结语;通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语;如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等;有的函也可以不用结束语,如属便函,

5、可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”;五结尾落款;一般包括署名和成文时间两项内容;署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日；并加盖公章;五、撰写函件应注意的问题 函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸;无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套;至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性;其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时;像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行;函的写作格式 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等;公函包括标题、主送机

6、关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等;标题 一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成;一般发函为关于事由的函;复函为关于答复事项的复函;正文 一般包括三层：简要介绍背景情况;商洽、询问、答复的事项和问题;希望和要求,如：务希研究承复,敬请大力支持为盼等;好了,看了这么多枯燥的“废话”,接下来,看看“函”案例：函的写作范例包括洽事宜函、通知事宜函、征求意见函、请求批准函、答复事宜函、报送材料函、转办函、催办函、邀请函等 公文格式函、请示、报告、通知、规定的公文格式之二 通知的写作要点：通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种;通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事

7、项;一、标题：制发机关+事由+通知;二、正文：通知前言：即制发通知的理由、目的、依据;例如“为了解决的问题,经批准,现将,具体规定通知如下;通知主体：写出通知事项,分条列项,条目分明;三、结尾：三种写法：意尽言止,不单写结束语;在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾;再次明确主题的段落描写;会议性通知参考模板 关于会议的通知 各职能处室：定于月日召开会;现将有关事宜通知如下：会议议题;参加人员;会议时间月日会期,报到;会议地点;有关事宜一;二;三;联系人：,电话：,传真：;年月日 公文格式函、请示、报告、通知、规定的公文格式之三 报告写作要点 报告是向上级

8、机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文;一、标题：制发机关+事由+报告;报告前可加“紧急”;二、正文：事由：直陈其事,把情况及前因、后果写清楚;事项：写工作步骤、措施、效果;也可以写工作的意见、建议或应注意的问题;三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”,后面不用任何标点符号,或“以上报告如无不妥,请批转各地、各部门执行”,或“以上报告,请指示”等语;注意事项：概述事实,重点突出,中心明确,实事求是,有针对性;报告格式：建议报告模板 关于的报告 院领导：根据现将主要情况报告如下：一、;二、;以上意见如无不妥,请批转各部门执行;年月日 报告格式：情况报告模板 关

9、于的报告 根据现将主要情况报告如下：针对,提出以下建议：一、;二、;北京积水潭医院处 年月日 公文格式函、请示、报告、通知、规定的公文格式之四 请示写作要点 请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文;一、标题：制发机关名称+事由+请示;二、正文：请示的原因：陈述情况,阐述理由,讲情必要性和可能性,最后用“为此,请示如下”;请示的事项：写明请示要求,如请求物资要写明品名、规格、数量,请求资金要写明金额;三、结尾语：多用“上述意见,是否妥当,请指示”;“特此请示,请予批准”,“以上请求,请予审批”,“以上请示,请予批复”,“以上请示,如无不妥,请批转各部门执行”等语;注意事项：一

10、文一事;一个主送机关;逐级请示;请示格式：事务性请示 关于在我院开展工作的请示 院领导：近一段时间来,我院,为了,拟在我院开展;具体意见如下：一、;二、;三、;以上意见已经各分会主席同意,如无不妥,请批转各部门执行;北京积水潭医院工会 年月日 院长办公会请示格式：主管领导批示：关于的请示 院领导：;此文是否提交院办公会讨论,请指示;积水潭医院处 年月日 公文格式函、请示、报告、通知、规定的公文格式之五 规定写作要点 规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件;一、标题：地域+内容+文件种类规定、管理办法、细则、规则等;二、正文：一正文的内容通过“条”的形式表述,

11、按顺序依次排列;“条”是法规的基本单位;二“条”的内容较多时可分为“款”,“款”的内容较多时可分为“项”;三根据内容的需要,可以在“条”上设“章”;规约性公文的结构包括：依据与目的、适用范围、主管机关、行为规则、违法处理、解释机关、施行时间、其他条款;某一文件不一定全部包括上述各部分;书写要求 字号规格 公文标题居中排一行或数行;公文标题用 2 号宋体;正文用 3 号仿宋;一般每页22行,每行28个字;用A4纸打印;结构层次序数,第一层为“一”;第二层为“”;第三层为“”;第四层为“”;成文时间用汉字,“零”可写为“”,右空 4 个字;印章上不压正文,下压日期,“骑年盖月”;所谓骑年就是盖章的

12、时候,要盖在年份的上面,章子有 1/3 是在年份下面,就好像骑上去了一样,而同时,章子要把月份整个盖住,这就是盖月,主要是为了防止篡改公文日期;规定格式：北京积水潭医院的规定年月日 第一条;第二条;公文格式函、请示、报告、通知、规定的公文格式之六 通知 可考系数：适用范围：适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员;通知 一般可以分为发布类通知、指示类通知、事项类通知和转发类通知;通知写作要点 通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种;通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项;一、标题：制发机关

13、事由通知;二、正文：通知前言：即制发通知的理由、目的、依据;例如“为了解决的问题,经批准,现将,具体规定通知如下;通知主体：写出通知事项,分条列项,条目分明;三、结尾：三种写法：意尽言止,不单写结束语;在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾;再次明确主题的段落描写;北京积水潭医院关于的通知 各科室：;北京积水潭医院 二五年三月十日 关于会议的通知 各职能处室：定于月日召开会;现将有关事宜通知如下：会议议题;参加人员;会议时间月日会期,报到;会议地点;有关事宜一;二;三;联系人：,电话：,传真：;北京积水潭医院 年月日 写作要求：通知的正文一般都是采用横式结

14、构,前后由三个部分构成,即通知的缘起、具体通知事项、对受文者的要求;其中具体通知事项和对受文的要求,多采用分条列项的办法;另外,在有些通知的最后,对受文者提出要求方面,有时也根据情况采取简单、直截了当的方式,用程式化结束语就行了,如“特此通知”、“以上通知,希望遵照执行”等;报告;可考系数：适用范围：适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问;报告在实际工作中一般发挥着下情上达的作用;报告写作要点 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文;一、标题：制发机关事由报告；报告前可加“紧急”;二、正文：事由：直陈其事,把情况及前因、后果写清楚;事项：写工作步骤、措施、效果;也可以写工作的意见、建议或应注意的问题;三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”,后面不用任何标点符号,或“以上报告如无不妥,请批转各地、各部门执行”,或“以上报告,请指示”等语;注意事项：概述事实,重点突出,中心明确,实事求是,有针对性;关于的报告 院领导：根据现将主要情况报告如下：一、;二、;以上意见如无不妥,请批转各部门执行;北京积水潭医院处 年月日 关于的报告 根据现将主要情况报告如下：针对,提出以下建议：一、;二、;北京积水潭医院处 年月日