文件与资料管制程序6204.pdf

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1、修正版 1.目的 确保文件与资料之流通、应用、处理等得到有效管制，以控制与本标准要求有关的所有文件与资料，确保生产现场各相关场所都使用最新的有效版本。2.适用范围 适用于本公司品质、环境、安全健康系统的文件与资料和客户、供应商提供的相关文件与资料及外部文件与资料之管制。3.定义 3.1 一阶文件：管理手册 3.2 二阶文件：程序书、例如：统计技术应用程序等 3.3 三阶文件：作业指导书、检验标准、操作标准、在制程上需使用之文件与资料 3.4 四阶文件：表单/表格 3.5 外部文件：客户或公司外所输入的图面与资料或书籍文件（如产品审核等）4.职责、4.1 文件制作、修订、废止、申请：相关部门 4

2、.2 文件之拟定、审查、批准 4.2.1 一阶文件：管理部主管拟定，管理者代表审查，总经理核准 4.2.2 二阶文件：各相关单位拟定，部门主管审查，管理者代表核准 4.2.3 三阶文件：各相关单位拟定，相关单位主管审查，部门主管核准 4.2.4 四阶文件：随文件中一并审核 4.3 文件发行、回收、销毁、列管等：管理部 4.4 外部文件与资料由管理部接收并登录，然后将其分发到需要的相关部门，原稿由管理部存档列管，如须转换为公司内部文件，其制、修、废各流程由相关使用部门依一、二、三、四阶文件之拟定、审查、核准之规定进行作业。修正版 5.作业程序 流程 权责 重点说明 相关记录/支持文件 管理部 1

3、)由管理部制定东阳公司一、二、三阶文件的制订格式，见附件一；附件一 相关部门 2)按权责规定，由相部门制定、审核、批准各项文件；参见附件二。3)修改、废止的权责同上。4)外部文件按权责分类由各部门主管审查适用性，批准后由技术部/管理部存档原稿。如其它部门需要时，由其填写“文件修废补申请单”，经附件二权责主管审查核准后，由技术部/管理部复印原稿并加盖外部文件管制章，申请部门签收后发行至申请单位。当此外部文件有修订时，其作业流程同。5)当外部文件之原稿不能复印，而生产现场又需用此外部文件时，（例如：供应商提供的外观限度看板等），由技术部对其进行编码列管（其编码作业依附件三之6“外部文件编号”进行）

4、，并且在外部文件上盖受控章和外部文件管制章，同时列入“外部文件管制总览表”中进行管制，其原稿由现场使用部门保管。6)外部文件由管理部依“外部文件管制总览表”进行管制。附件二 N Y 部门主管“文件修废补申请单”法律法规获取程序 N Y 管 理 者 代表/总经理 附件三 “外部文件管总览表”制订单位 7)批准后的一、二阶文件由管理部文管人员根据“文件编码规定”予以编号；8）三阶文件属技术文件类由制订部门发行管理，其余由管理部文管人员依 7）执行。9)对外部文件，由需要部门申请；“文件编码规定”文件格式制定 文件制定 审查？批准？修改 外来文件 A 编码 A 修正版 管理部/相关部门 9)文件的日

5、常管理见附件四 附件四 Y N 各部门 10)在文件的使用过程中发现不适用的由原制订单位填写“文件修废补申请单”提出.“文件修废补申请单”各部门 11)各单位有意见或建议反映到制定单位，由制订单位申请修改“文件修废补申请单”N 权责人员 12)文件的修改和废止的审核和批准，按原制订流程进行审核和核准 相关部门 13)对文件的修改、补充及废止执行相关的动作 相关部门 14)相关记录之保存应依记录管制程序执行。记录管制程序 6.相关文件 6.1 记录管制程序 FT-AP-003 6.2 控制计划管理程序 FT-QP-022 6.3 图面与技术资料管制程序 FT-QP-002 6.4 法律法规获取程

6、序 FT-AP-053 7.使用表单 7.1 文件调阅登记表 AR-001-01-A0 7.2 文件管制总览表 AR-001-02-A2 7.3 外部文件管制总览表 AR-001-03-A1 7.4内部外部文件分发签收记录表 AR-001-04-A1 7.5 文件修废补申请单 AR-001-05-A0 8.附件 8.1 附件一：一、二、三阶文件的制订格式：1.封面与文件：管理手册封面、管理手册、程序书、工作说明书的文件头。2.程序文件正文内容与书写格式：1)目的：编制文件的目的或意图 2)适用范围：文件适用的范围或领域 3)定义：若使用了非标准的名词或术语（没有使用则写无）4)职责：负责该作业

7、程序的单位及权责 5)作业程序：具体实施步骤及程序 6)相关文件：在该文件中引用到的其他文件（没有则写无）日常管理 修改/废止申请 审/批？修改/废止/补充 Y 继续使用 适用？记录保存 修正版 7)使用表单：涉及的相关质量记录、表单并附格式于其后（没有则写无）3.文件内容编写要求：明确具体，便于实施并应阐明 5W1H（WHY、WHAT、WHO、WHERE、WHEN、HOW）。8.2 附件二：文件制定、审核、批准职责规定 文件类别 制定 审核 批准 一阶文件：管理部主管拟定 管理者代表 总经理 二阶文件 相关单位拟定 部门主管 管理者代表 三阶文件：相关单位拟定 单位主管 部门主管 四阶文件：

8、随文件中一并制定、审核、批准 8.3 附件三：文件编码 1.各类文件之制订、修订均须按以下规定进行编码管理。2.一阶文件（管理手册）编码：F TMM 文件流水编号 文件属性 公司名称代号 3.二阶文件（程序书）编码：F T P 程序文件条文流水号 程序文件名称代号 主导部门名称代号 公司名称代号 4三阶文件（作业指导书）编码：Q/W/C 三阶文件流水号 管理办法类别代号 作业指导书类别代号 品质检验标准类别代号 主导部门名称代号 品质管理（QC）工程表编码：QC 版本号 流水号 品质管理（QC）工程表名称代号 控制计划表单编码依控制计划管理程序规定作业。、图面与技术资料编码依图面与技术资料管制

9、程序规定作业。5.四阶文件（表单/表格）编码：R 版本号 表单流水号 二（三）阶文件程序书流水号 表单名称代号 主导部门代号 表单上之版本直接列于表单编号后 修正版 6.外部文件编码：外部文件如 TS16949：2009 国际质量体系标准、国家标准、政府法规等（含客户、供应商提供的图面与技术资料按图面与技术资料管制程序执行），依以下编码管理：E 流水号之分号 流水号 部门名称代号 外部文件名称代号 外部文件依其版本为版本，如无版本，则依其发行日期为版本。7.部门代号 C：总经理 A：管理部 X：人力资源组 Z：安环组 Y：财务课 N：资讯组 S：采购课 E：技术部 T：开发课 L：保全课 Q：

10、品保课 P：制造部 K：成型课 H：涂装课 G：电镀课 J：装配组 W：生技组 B：产销部 M：生管课 D：储运课 F：营销部 U：业务课 R：经营成本改善组 8.文件类别：M：一阶文件（管理手册）P：二阶文件（程序文件）Q：三阶文件中品质检验标准类文件 W：三阶文件中作业指导书类文件 C:三阶文件中管理办法类文件 R：四阶文件（表单/表格）E：外部文件 9.流水号由技术部以阿拉伯数字编号应用。10.版本编码由 A、B、C依顺序编列（I、O 不使用），第一次修订用 A1（A 表示版本，1 表示修订次）表示，即（A1A9），依次修订至第九版次（A9）升版为 B0，即（A9B0），依此类推。A、修

11、订只涉及错、别字或语句顺序或一次修订的内容小于 1/3 时，只升修订次，如：A1升至 A2。B、当文件内容一次性修改大于或等于 1/3 时，则文件直接升版，如 A0 转换为 B0、A5 升为 B0。C、当文件的某页升修订次时，不影响其它页修订次的变化；当文件任何一页升版，则整份文件须相应升版。11.对文件编码应列入管制，文件编码不得有重复之情形。废止后的文件其编码不得重复使用。8.4 附件四 1.凡经核准发行之品质系统文件，原稿均须由管理部进行管制永久保存。2.为确保应用文件和表单之适应性，管理部每三个月须发行一次最新版本的“文件管制总览表”和“记录一览表”，使各部门使用最新版本之文件和表单，

12、管理部应不定时对和部门实际保存的文件和表单进行核对，确保各部门在工作使用和获得最新版本的有效文件与资料。3.内部文件/外部文件回收时，管理部应在“内部外部文件分发签收记录表”上记录，且各部门不得使用或保存旧版废止文件。管理部文件管控人员应对旧版回收文件加盖“作废章”，以进行区分。4.使用部门不得影印盖有受控版章和外部文件管制章的正式文件，若文件破损、缺失或不修正版 清晰，应以“文件修废补申请单”形式申请补发，经附件二权责主管审查核准后由管理部补发，同时回收破损、缺失或不清晰之文件，任何人不得在正式文件上涂改、添加或作任何记号。5.文件借、调阅须由需求部门向相关部门以“文件调阅登记表”形式提出申

13、请，经双方主管审查通过方可执行。6.文件份数缺少应由相关部门向管理部以“文件修废补申请单”形式提出申请，并经附件二权责主和审核核准后由管理部补发。7.各单位主管应每年一次对本单位使用的外部文件（指品管系统之文件）之最新版本进行评估、调查、申购，同时将取新版本之原稿交管理部，由管理部对其进行新旧版本对照，并进行外部文件的发行、回收、销毁作业。8.如各部门（指副组长以上含干部）因工作需要向管理部借阅相关的文件与资料（含外部文件与资料）由管理部人员要求其填写“文件调阅登记表”方可借阅，管理部按借阅人的归还时间查核、跟催，以确保文件与资料的完整性，如丢失未归还者，由管理部人员以联络单呈报管理部主管，经总经理核准，要求丢失者按其原价赔偿。9.管理部人员应防止作废/旧文件与资料的非预期使用，如果出于某种目的而保留下来的作废/旧版文件时，管理部人员应对这些文件标明具体的标识（如加盖“保留章”或用文字注明）进行区分，避免与有关文件混淆。发对行象 总经理 副总经理 制造部 管理部 技术部 品管课 营销部 产销部 发 文 日 期 2003 年 12 月 20 日 字 号 NO 修订日期 修 订 履 历 发文日期字号 见修订记录见修订记录见修订记录