办公室秘书课件接待工作(共63张).pptx
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1、第九章第九章 接待工作接待工作第一节第一节 接待工作概述接待工作概述第二节第二节 接待工作的基本程序接待工作的基本程序第三节第三节 接待礼仪接待礼仪 接待工作接待工作v接待工作,指的是社会组织在交接待工作,指的是社会组织在交往和联络中所进行的迎送招待、往和联络中所进行的迎送招待、联系洽谈等服务性活动。属秘书联系洽谈等服务性活动。属秘书部门的日常工作。部门的日常工作。2第一节第一节 接待工作概述接待工作概述 一、接待工作的内容一、接待工作的内容 二、接待工作的类型二、接待工作的类型 三、日常一般性个体接待三、日常一般性个体接待 四、接待工作的原则与要接待工作的原则与要求求3外外宾宾接接 待待 有
2、有约约接接待待 内内宾宾接接待待 二、二、接待工作的类型接待工作的类型外外宾宾接接待待5 三、日常一般性个体接待日常一般性个体接待 有约接待 事先准备事先准备 热情待客热情待客 礼貌引导礼貌引导 妥善处理妥善处理 适时告退适时告退6 三、日常一般性个体接待日常一般性个体接待 无约接待了解来宾的身份及来意了解来宾的身份及来意分流分流婉拒来宾婉拒来宾礼貌相送礼貌相送7三、日常一般性个体接待日常一般性个体接待 清楚明确授权范围清楚明确授权范围 妥善处理来宾事妥善处理来宾事情情 及时向上司汇报及时向上司汇报帮上司接待来宾8 四、请您思考、发言9文明礼貌负责与人方便讲求时效按制度办事遵守纪律一、接待准备
3、工作一、接待准备工作二、正式接待工作二、正式接待工作三、宴请三、宴请四、会见、会谈四、会见、会谈五、善后总结工作五、善后总结工作11一、接待准备工作接待准备工作 心理准备环境准备设施物资准备 信息资料准备方案准备 12 二、正式接待工作正式接待工作n一般程序一般程序领受领受任务任务了解了解来宾来宾制定制定方案方案预订预订食宿食宿送别送别客人客人安排安排会谈会谈迎接迎接客人客人商谈商谈日程日程陪同陪同参观参观13 三、宴请筷子 勺子盘子 水杯牙签14四、四、会会 见见 座座 位位 图图16四、四、会谈座位图(会谈座位图(1)17四、四、会谈座位图(会谈座位图(2)18四、四、会谈座位图(会谈座位
4、图(3)19 五、通知接站文件归档总结提高20第第三三节节 接待礼仪接待礼仪 接待礼仪接待礼仪 外宾接待外宾接待接待礼仪接待礼仪21 一、一、接待礼仪接待礼仪亲切迎客亲切迎客 热忱待客热忱待客 礼貌送客礼貌送客22 外宾接待的程序外宾接待的程序 外宾接待工作的原则外宾接待工作的原则 涉外活动礼宾次序安排涉外活动礼宾次序安排 外宾接待的一般程序与内容外宾接待的一般程序与内容 领受领受任务任务制定制定方案方案预订预订食宿食宿宴请宴请互赠互赠礼品礼品签订签订协议协议商议商议日程日程正式正式会谈会谈欢送欢送来宾来宾了解了解来宾来宾欢迎欢迎来宾来宾礼节性礼节性拜访拜访陪同参陪同参观游览观游览24 三、接
5、待工作中的技巧三、接待工作中的技巧 当客人要求面见主要领导时 当领导临时因事外出时 当客人贸然来访时 当来了不受欢迎的客人时 25谢谢听课,谢谢听课,再见再见!26 第十章商务活动与商务旅行l开放参观与签约仪式开放参观与签约仪式 l庆典活动与剪彩仪式庆典活动与剪彩仪式 l新闻发布会新闻发布会 l商务旅行商务旅行 27教学目的教学目的 通过教学使学生熟悉商通过教学使学生熟悉商务活动和商务旅行的基本内务活动和商务旅行的基本内容,掌握商务活动和商务旅容,掌握商务活动和商务旅行的操作程序。解决商务活行的操作程序。解决商务活动和商务旅行的实际操作能动和商务旅行的实际操作能力问题。力问题。 28教学重点
6、会见与会谈活动、会见与会谈活动、开放参观与签约仪式、开放参观与签约仪式、庆典活动与剪彩仪式、庆典活动与剪彩仪式、新闻发布会以及商务新闻发布会以及商务旅行活动的准备工作旅行活动的准备工作及基本的程序与注意及基本的程序与注意事项。事项。29教学难点v 会见与会谈活动、开放参观与签约仪式、庆典活动与剪彩仪式、新闻发布会以及商务旅行各项活动的拟定、筹划、准备、实施及技能实训。30第一节第一节 开放参观与签约仪式开放参观与签约仪式 v一、开放参观活动一、开放参观活动v(一)开放参观活动的作用(一)开放参观活动的作用 v1、为组织与公众直接沟通提供机会、为组织与公众直接沟通提供机会v2、提高组织的透明度v
7、3、增加社会组织的美誉度 v4、促进组织自身的不断完善 31v(二)开放参观活动的操作流程v1、准备宣传小册子 v2、放映视听材料 v3、观看模型 v4、引导观摩实物 v5、中途休息服务 v6、赠送纪念品 v7、征求意见 32v(二)签字仪式的正式程序 v1、签字仪式正式开始v2、签字人正式签署合同文本v3、签字人正式交换已经由各方正式签署的合同文本v4、共饮香槟酒互相道贺33第二节第二节 庆典活动与剪彩仪式庆典活动与剪彩仪式v一、庆典活动一、庆典活动v(一)庆典活动的类型v1、开业典礼 v2、周年纪念庆典 v3、竣工典礼 v4、本单位荣获某项荣誉的庆典活动 34v(二)庆典活动的准备工作v1
8、、精心确定好庆典的出席人员名单v l)上级领导。2)社会名流。3)大众传媒。 4)合作伙伴。5)社区关系。 6)单位员工。 2、精心安排好来宾的接待工作 3、精心布置好举行庆祝仪式的现场 l)地点的选择。 2)环境的美化。 3)场地的大小。 4)音响的准备。 35v(三)庆典的具体程序v1、预备 v2、宣布庆典正式开始 v3、本单位主要负责人致辞 v4、邀请嘉宾讲话 v5、安排文艺演出 v6、邀请来宾进行参观 36v二、剪彩仪式二、剪彩仪式v(一)剪彩仪式的准备工作(一)剪彩仪式的准备工作 v1、剪彩的用具准备v剪彩仪式上需要用的一些特殊物品,如红色绸带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘以及红色地毯
9、等要事先准备,避免临场慌乱。v2、剪彩人员的确定v在剪彩仪式中,除了需要选定主持人外,还要选定剪彩者和礼仪小姐。 37v(二)剪彩仪式的程序v1、会场设立主席台 v2、请来宾就座 v3、宣布剪彩仪式开始 v4、奏国歌 v5、领导致辞 v6、剪彩 v7、陪同参观 38第三节第三节 新闻发布会新闻发布会v一、发布会前的准备工作一、发布会前的准备工作 v1、确定新闻发布会的主题v l)说明性主题 v 2)解释性主题 v2、选定新闻发布会举行的时机v新闻发布会举行时机的选择是否理想,对新闻发布会的效果有着重要的影响。 39v3、确定新闻发布会举行的地点v l)本单位所在地。v 2)事件发生地。v 3)
10、当地著名的宾馆、会议厅等。v4、确定邀请的对象v5、选择新闻发布会的主持人和发言人 6、预算会议所需费用 7、其他准备工作40v二、新闻发布会的程序二、新闻发布会的程序 v1、签到 v2、分发会议资料 v3、宣布会议开始 v4、发言人讲话 v5、回答记者提问。v6、接受重点采访。v7、宣布会议结束。41v三、发布会后的工作三、发布会后的工作v 1、了解新闻界的反应、了解新闻界的反应v 2、整理保存会议资料、整理保存会议资料v 3、酌情采取补救措施、酌情采取补救措施42第四节第四节 商务旅行商务旅行v一、商务旅行的基本常识一、商务旅行的基本常识v(一)交通方式(一)交通方式 v常见交通方式有公路
11、、铁路、船舶、飞机,有些旅行可能是几种方式的组合。 v(二)宾馆类型v 1、国内或国际连锁宾馆 v 2、本地宾馆 v 3、会议场所客房 v 4、旅行住宿或汽车旅馆 43v二、商务旅行的准备工作二、商务旅行的准备工作v(一)订车票、机票(一)订车票、机票 v(二)预订房间 v(三)准备必需的文件资料及上司随身携带的用品v(四)预支差旅费v(五)发挥旅行社的服务作用44v三、制定商务旅行计划三、制定商务旅行计划v1、商务旅行计划的内容、商务旅行计划的内容v2、制作旅行日程表、制作旅行日程表45v习题习题v1、秘书应该收集哪方面的信息?v2、调查研究的主要方法有哪些?v3、秘书应该怎么综合处理信息?
12、46第十一章 参谋与信息调研工作【知识要求】1、熟悉秘书参谋的工作方法; 2、熟悉调查报告的格式;3、通过适当的途径获得信息;4、正确选择合适的调查方式。47【案例引入】v导入案例:导入案例:v善于参谋的秘书科长善于参谋的秘书科长v某局局长平时不够节俭,造成不少浪费。但在一次大会上,他作关于勤俭节约的专题报告,却讲得颇为生动、深刻。会后,秘书科长对局长讲:“大家反映您讲得很好,要求将讲话行文下发执行,您看行不行?”v “看来,要形成文件下发,可能得修改、充实一下。还是请你这个秀才代劳了。”局长犹豫了一下说。v秘书科长立即接话:“是不是根据您讲的内容,在文后提出几条关于提倡勤俭、反对浪费、厉行节
13、约的具体措施来?”局长当即回答:“行,有劳你了。”v文稿交局长后,秘书科长还有些不安。可是,没想到局长很快予以签发,并将签发稿亲自递交秘书科长,说:“讲话整理得不错,所充实的几条具体措施切实可行。尽快印发全局范围执行。”v秘书科长说:“您讲得很好,我是按您的报告精神加以整理的。”v“我知道是我讲的,我当然要照我讲的去做的。”局长笑着说。v文件下发执行后,由于局领导以身作则,局内浪费现象得到遏制,勤俭节约开始风行。v问题讨论问题讨论:v 1、秘书科长在整个参谋活动中,主要运用了哪些参谋方法?v 2、你认为这个秘书科长的参谋艺术有哪些?48第一节 秘书的参谋工作v一、秘书的参谋作用一、秘书的参谋作
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