办公软件培训系列之outlook(共36张).pptx

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1、撰寫:林紅Office 軟件軟件Outlook 培訓培訓教材教材1OUTLOOK 97 TRAINING MATERIAL 1. OUTLOOK 97 簡介 2. 創建和發送郵件 3. 閱讀和組織郵件 4. 設定Outlook收發電子郵件 5. 壓縮個人資料夾 2 1.簡介 1. 1Microsoft Outlook 是一個功能強大的個人信息管理 程式,你能夠利用它高效率地與他人通信,安排約會和任務, 保存個人和商務信息,管理個人文件等. 1.2啟動 Outlook 雙擊桌面上的Microsoft Outlook 快捷圖標,即可啟動Outlook 98. 31.3 變更信箱密碼進入“控制台”“

2、密碼”選取“變更密碼”選項的“其他密碼”,出現如下畫面:42.1 創建郵件單擊常用工具欄上的新郵件 按鈕,出現一個空白的郵件.新郵件按鈕郵件正文區域格式工具欄常用工具欄52.2 填寫郵件地址1.單擊收件者 按鈕,選擇名稱 對話框出現,2.單擊名稱來源 下拉箭頭,然后選擇全域通訊名單3.在鍵入名稱或直接從名單中選定 文本框中鍵入收件人姓名的一部分,可快速找到收件人.然后單擊收件者 按鈕,你所選的收件人就出現在收件者 方框中.郵件收件者區域名稱來源下拉箭頭點擊此處可將收件者隱藏64.單擊確定 按鈕.你的郵件再次出現,選定的名字出現在郵件的收件者方框中.72.3 鍵入并編輯郵件內容2.3.1鍵入并編

3、輯郵件正文 a.在主旨主旨框單擊鼠標,然后鍵入你的郵件主旨. b.按Tab鍵,將插入點移到郵件正文區域,然后可以像使用字處理器那樣鍵入并編輯正文.81.單擊常用 工具欄上的通訊錄按鈕,通訊錄 對話框出現.2.單擊名稱來源 下拉箭頭,然后選擇全域通訊名單.3.用鼠標右鍵單擊你要添加至個人通訊薄的姓名,出現一個快捷菜單.4.單擊新增至個人通訊錄 命令.該姓名就被加到你的個人通訊簿中.通訊錄按鈕在個人通訊簿中添姓名92.3.2檢查郵件拼寫a. 單擊工具菜單上的拼寫檢查 命令.拼寫檢查對話框出現,字典識別不出的單詞,會在建議單字框中給出建議更改為的單詞.若該單詞確實錯了,就單擊建議單字框中的單詞,然后

4、單擊變更 按鈕,否則單擊略過 按鈕.b.單擊確定 按鈕.102.3.3在正文中插入檔案單擊常用 工具欄上的插入檔案 按鈕,插入檔案 對話框出現,選擇你想要插入的檔案,單擊確定 按鈕.該檔案即被插入到正文區域中. 插入檔案按鈕112.4 發送郵件2.4.1設置郵件的跟蹤選項a.單擊選項 按鈕.b.在投票与追蹤選項 區域,選中复選框當此郵件已傳送時,通知我,則收件人收到該郵件時,你將收到通知. 選中复選框當此郵件已讀取時,通知我,則收件人打開該郵件時,你將收到通知.122.4.2指定郵件的優先級單擊選項 按鈕,單擊重要性 方框右面的下拉箭頭,選擇你想指定的優先級即可.或單擊常用 工具欄上的重要性:

5、高或重要性 :低 按鈕,預設值為普通 .重要性:低按鈕重要性:高按鈕132.5 收回你已經發出的郵件2.5.1替換郵件a.單擊Outlook面板上的寄件備份圖標,“寄件備份”文件夾的內容出現在信息查看器中.b.雙擊信息查看器中的郵件,你發送的郵件的副本出現.c.單擊菜單“執行”命令的回收此郵件,彈出一個消息框,詢問你是從收件人的收件箱中刪除該郵件,還是替換該郵件.14d.單擊選項按鈕刪除此未讀取郵件并以新郵件作取代 ,然后單擊確定按鈕.你原先的郵件出現.f.在郵件正文中,即可修改或 替換該郵件.g.單擊常用工具欄上的傳送 按鈕,替換郵件被發送出去.傳送按鈕153. 閱讀和組織郵件3.1閱讀郵件

6、:單擊收件匣圖標,然后雙擊你想看的郵件,即可打幵并閱讀該郵件.3.2設置郵件標記a.打開你要設置標記的郵件并最大化郵件窗口.b.單擊常用工具欄上的標識訊息 按鈕,標識訊息 對話框出現.c.單擊標識下拉箭頭,郵件標記列表出現.d.選擇你想要的標識訊息.f.單擊期限下拉箭頭,出現一個下拉式日歷,單擊你想選擇的日期.g.單擊確定按鈕,即完成標識.163.3 答復郵件a.單擊你要答復的來信,然后單擊常用 工具欄上的回复 按鈕.收件者框和主旨框已填好.b.在正文區域 中鍵入你要回复的內容,然后單擊常用 工具欄上的傳送 按鈕.c.如果你打算答復一個郵件原先的所有收件人,則單擊常用 工具欄上的全部回复 按鈕

7、.鍵入回复內容全部回复按鈕回复按鈕173.4 轉寄郵件a.雙擊收件匣中你想轉發的郵件,單擊常用 工具欄上的轉寄 按鈕,郵件窗体出現,而且其主旨主旨 框已填好.b.在收件者 框中填入你想轉寄人的姓名,單擊正文區域 ,鍵入你的內容.c.單擊常用 工具欄上的傳送 按鈕.轉寄按鈕183.5 組織郵件3.5.1郵件排序在信息查看器中,單擊你想按其排序的列標題,則按升序排序,再次單擊,則按降序排序.也可點擊寄件者按英文字母的大小排序排序:以收到郵件的日期先后順序排序列標題193.5.2 郵件分組單擊“檢視”菜單“目前檢視”“按寄件者”,可所有的寄件者組成相應的群組.加號(+)表示該組被收縮,減號(-)表示

8、該組被展開.一組中尚未閱讀的郵件數量出現在組標題旁邊的括號里.如下圖203.5.3 篩選郵件a.確認信息查看器中顯示是你收件匣的內容.b.單擊檢視 菜單上的篩選 命令,篩選 對話框出現.在搜尋 框中鍵入搜尋內容,在于 框中選擇搜尋條件.c.也可以在寄件者 或收件者 中填入內容篩選郵件.d.若想去掉篩選條件,在篩選 對話框中單擊全部清除 ,然后單擊確定 按鈕.213.5.4 列印郵件單擊你要列印的郵件,再單擊常用常用 工具欄上的列印列印 按鈕即可.3.5.5創建資料夾a.在檔案 菜單上,指向新增 子菜單,然后單擊資料夾 命令,建立新資料夾 對話框出現.b.在名稱名稱 框中鍵入要建立的新資料夾名,

9、在敘述敘述 框中鍵入此資料夾的簡單描述,若選中下面的复選框,則在Outlook面板上出現該郵件的快捷圖標.223.5.6 將一組郵件移到一個資料夾中在信息查看器中拖動郵件到你想移到的資料夾中即可.3.5.7刪除郵件:選中要刪除的郵件,然后單擊工具欄上的刪除 按鈕,該郵件即被移到刪除的郵件 資料夾中.3.5.8刪除資料夾a.單擊常用常用 工具欄上的資料夾清單資料夾清單 按鈕,在信息查看器的左側出現資料夾列表.b.在資料夾列表中,選中要刪除的資料夾,然后單擊工具欄上的刪除刪除 按鈕,該資料夾及其內容都被移到刪除的郵件刪除的郵件 中.c.若該資料夾在Outlook面板上有快捷圖標,則用鼠標右擊該圖標

10、,出現一個快捷菜單,單擊從從Outlook功能區移除功能區移除 命令,出現一個消息框,單擊是是 按鈕即可.233.3.8清空刪除的郵件資料夾a.在Outlook面板上,用鼠標右鍵單擊刪除的郵件刪除的郵件 圖標,出現一個快捷菜單.b.單擊清空清空“ “刪除的郵件刪除的郵件” ”資料夾資料夾 命令,出現一個消息框,單擊是是 按鈕,其中的內容就被永久刪除.244.新增Outlook設定檔4.1 幵啟控制台 郵件和傳真 顯示設定檔(S)出現如下圖所示:254.2.單擊“新增”,在如下畫面中選中Microsoft Exchange Server后單擊“下一步”264.3 在 設定檔名稱(F): 框中鍵入

11、待設定者的英文名,單擊 “下一步”274.4.在Microsoft Exchange Server框中輸入IMAIL1,在信箱中輸入自己的英文名,然后單擊下一步.284.5.在如下畫面中單擊瀏覽找到自己以前的個人通訊錄,或新增一個,然后單擊下一步,在余下的畫面中單擊下一步直至完成.294.6 單擊“下一步” “完成” .304.7.選中剛新增的設定檔,單擊“內容” 屬性 , 在“一般”選擇項中的“信箱”先“檢查名稱”是否正確;單擊“進階”選項,在登入網路安全性下拉框中選中“無”,單擊確定.31單擊新增 ,在出現的對話框中選中個人資料夾,單擊確定后在彈出的對話框中找到自己的個人資料夾,或新增一個.至此新的設定檔設定完畢.4.8. 建立個人資料夾32二.把郵件和通訊錄設到本地.1. 在使用者名稱欄填入自己的信箱名,一般為有英文名的為英文名加姓的第一個字母,無英文名的為全稱.網域名稱框中為liteon_dg3332.單擊“工具”菜單“服務”命令,在服務對話框中單擊傳遞標簽,在將新郵件傳遞到下列路徑(N):下拉框中選中自己在C:盤的個人資料夾,單擊確定.343.在通訊錄中選中要加入個人通訊錄的名字,單擊新增至個人通訊錄按鈕即可.35演讲完毕，谢谢观看！