采购管理制度(共6页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上目的及适用范围本文根据相关法律法规，建立公司的采购章程以及相关政策，包括采购过程中各部门的角色和职责、采购模式，品类分类管理办法，供应商管理，采购谈判，合同文件管理、商业道德规范、采购执行活动的审核及采购节约率等内容。明确采购部是公司唯一授权对外施行采购行为的部门，并严格遵守相关政策和流程，保证公司利益最大化。 所有采购人员和被授权参与执行采购活动的人员在从事第三方采购活动时必须遵守此政策。 采购活动是指为谋求建立供应商关系而寻找供应商并进行询价、磋商、比较、做出采购决定及签署采购合同等活动。 集中采购：为保证公司资源优化，由公司采购部集合公司各部门/地域之间的共同需

2、求，对不同类型商品或服务进行从需求确认，采购寻源，供应商选择，谈判和供应商管理的统一采购。包括发展战略采购，运营采购以及项目采购。 授权采购：经公司相关部门领导审批授权给采购部以外的其他业务部门接口人进行的采购活动。 名词解释 非订单采购 如：办公用品。集中采购：由采购部统一进行的采购行为 。授权采购：经公司负责人授权，采购部分析确认后 由业务部门自助进行的采购行为 。角色与职责 采购部的职责 采购部的使命是通过高 绩效的专业技术采购管理，保证降本增值，高质交付。跨业务线整合各部门的采购需求，通过集中和授权两种采购模式降低公司采购成本，提高效率，减少风险，加强协同，服务于所有内部人员和客户。除

3、以下行为：合并与并购、商务合作，战略合作，资金管理活动，资产管理和处置，物料库存管理，车辆及车辆维保相关和在公司非订单采购清单中规定的事项，采购部全权负责其余全部采购事宜。 采购部应优先选择在质量、价格、交货、服务方面出色的供应商并致力于发展和供应商长期稳定的合作关系，以符合公司长远发展利益。 公司员工在规定的范围内均可向采购部推荐供应商，采购部将根据公司关于供应商选择的相关规定及采购策略，择优选择供应商。在公司内部，只有经过公司授权的采购人员才能行使以下权力: l 制定不同品类的采购策略； l 供应商的寻源和入库审核； l 就价格、合同条款与供应商进行谈判； 与供应商进行合同约定（例如：框架

4、或特殊采购协议、供应商合同、采购订单、谅解备忘录、意向书、保密协议、合作伙伴阳光诚信暨反商业贿赂协议书等） 负责组织公司相关部门，定期对供应商的服务进行评估，包括质量、交货、态度和服务等。 持续维护优化供应商库和供应商管理，建立战略，优选，合格以及淘汰供应商体系；建立供应商黑名单制度 ，通过采购流程和政策控制保证职责分离 。3.2产品或服务需求部门的职责 负责提供产品或服务的明确具体型号，具体参数，及相关描述，特殊需求等，包含需求内容、要求标准、交付时间及地点，售后服务等。需求还应包括应用的标准及工艺、环境，物流和维护保养方面的需要等。需求部门应尽早引入采购部参与或讨论以确保需求及要求的合理性

5、及必要性。 各部门 或中标项目应设立采购需求接口人，接受采购部组织的培训和沟通活动。 采购需求接口人由业务部门或项目经理 推荐，负责协调各职能部门或项目部门的采购需求，授权 在采购 OA付款申请中提请需求并负责跟盯完成 审批。 负责向最终用户收集验收结果，并依据其结果，进行催项目回款。 采购管理组的职责 在采购、询比价和定向谈判的过程中，如果对于结果有异议可升级至采购管理组进行裁决。 采购管理组会分为一级和二级两个委员会， - 50万以上的项目采购 由一级采购管理组处理； - 50万以下的项目由二级采购管理组处理。 一级采购负责人 由一级部门负责人构成 l 采购 l 业务线 职能部门（领导）

6、l 财务（财务顾问）构成二级部门负责人 l 采购 l 业务， 职能部门（领导） l 财务 （财务顾问）采购部门、业务部门，职能部门、财务根据职责分别从采购流程及供应商、采购需求的实现、财务预算管理提出意见并取得各方一致通过的决策。采购模式和品类分类管理办法 采购模式 为了兼顾交付效率，质量，成本和合规性，公司在采购模式上分为集中和授权两种采购模式。 集中采购：为保证公司资源优化，由公司采购部集合公司各部门/地域之间的共同需求，对不同类型商品或服务进行从 需求确认，采购寻源，供应商选择，谈判和供应商管理的统一采购。包括项目采购，运营采购以及办公采购。 授权采购：经公司相关部门领导审批授权给采购部

7、以外的其他业务部门接口人进行的采购活动。 品类分类管理 根据公司的业务需求，采购部门管理各大中小采购品类的划分，评估并进行品类分类的增减以及调整，协同财务会计部门明确对应的科目编码及科目名称，相应调整采购部门内部采购经理的分工，并及时公示大中小采购品类分类明细信息。 由各品类项目采购定期进行梳理，指导该品类的采购行为。按照采购品类实际情况，采购策略可涉及供应商选择、物料/服务品质、采购价格、批量采购、优选供应商合作、绩效管理及维护等内容。每年，采购策略由采购品类主管发起，和相应的项目部门沟通，进行年度采购策略讨论并执行。需求管理 采购活动的重要环节，建立并推行采购职能，采购部早期参与并协助制定

8、大型项目需求计划，各品类采购负责人较早进行供应商寻源和相关准备工作。基本步骤：收集和澄清需求（包括前期参数变更）- 考虑到多维度，现在及将来的需求 - 通过制定品类需求标准，评估需求的合理性，避免超标配置的浪费 - 分析需求的合理性以减少招标壁垒。 立项申请将是所有采购控制的起点，相应的管理人员应该审批该申请，且只有该申请被完全批准并已向供应商发出正式的采购订单，公司才承担相应的财务义务。经过需求评估，寻源，谈判以及合同流程后，采购接口人提交采购申请并最终审批由系统生成订单。原则上在未得到最终审批通过前，不得发生任何交易性采购行为，公司也不承担任何义务。在采购行为之后填写的立项、或者合同审批属

9、于倒签行为被视为违反公司政策或被退回，需完成特殊情况采购审批表审批。 总体原则：公开、公平、公正、民主 在选择供应商的过程中，采购人员有责任通过合规的采购方法保证满足以下两个条件： 选择性价比高的供应商 保证采购价格的公允, 公允价格是指公司在特定的市场条件和时间点上，从供应商处获得的服务或产品的价格具有竞争力。 合同管理采购过程中需有详细的服务内容描述。如交付内容复杂或要求有特别的条款，采购员需在准备采购合同时提供描述清晰的需求（包括具体的可量化的交付物，交付周期，质量和服务水平要求，验收标准等） . 使用经法务审核过的标准合同模板 采购 采购经理提出用印申请，由法务部直接打印经OA系统审批

10、通过的合同，经采购经理复核后用印盖章 需求方的责任 向采购人员提供合同中清晰明确的需求描述，审核采购合同中交付相关条款和非标准条款，需求方应当对其负责的业务条款进行确认并在项目实施阶段遵照执行 如果需求方和供应商有任何交付或其他方面的争议，尽早通知采购部 需求方明确各自事业部授权的合同审批负责人 采购的责任 . 采购人员应尽可能使用公司标准模板合同，编辑修改并及时在中提请合同审批。采购负责人审批合同中的任何非标准商务条款包括价格，交付条件，付款条款，违约责任等。 财务审批责任 审核付款和赔偿条款 法务的责任 整体合同审批包括任何非标准条款，最终版的盖章审核。 合同更改或补充协议 审批需遵守原合

11、同审批流程 审批金额权限是依据总的预计采购金额而不是增加部分，如果是框架无金额协议，也需要在中填写预估合同金额，完成相应的审批流程。 合同和文档保留 合同审批单，审批签字或邮件以及电子版合同保留在系统中5年 电子版盖章合同或终止协议需要按照公司系统流程交由法务部保留归档并进行相应登记确认，必须清楚填写签订日期，保留5年 高风险情况的处理 被授权采购的需求方签署合同，盖章时法务须严格审核，如有必要，须报备采购并做进一步调查。 合同中对于标准法律或商务条款的更改。 这种情况必须在合同审批表中有采购人员明确列示出来，跟进相关的审批。 合同中没有需求方对产品或服务内容的确认。在合同审批表中，需求方必须

12、签字或邮件审批确认服务内容和相关条款。 . 执行合同超过有效期。目前各个品类的采购负责人每季度手工核实逾期合同，并和需求方确认是否续签。 合同执行的管理 . 需求方需要跟进并监督供应商是否按合同条款（交付物，交付周期，质量和服务水平要求，验收标准等）按时交付，如不能达到合同规定的标准，可与采购部门按照合同约定对供应商进行处罚。 . 采购人员定期对供应商做服务绩效评估。（按供应商级别不同分类管理，具体管理办法见供应商绩效考核部分） 采购订单 PR经由审批后会自动生成采购订单。采购订单被确认后会发送至供应商确认接收 采购订单后台修改标准： 为确保采购工作的可追溯性，针对采购订单的实质变更，原则上采

13、购需求接口人需取消采购订单并重新履行采购订单的申请及审批流程。 而仅针对以下情况： -订单金额由于税率调整引起的变化； -订单金额尾差调整； -其他并不涉及采购订单实质变更（供应商、采购事项及支付金额变更）的情况。 以上采购订单变更申请经项目负责人及采购采购经理邮件审批后，由BT团队进行订单后台修改，提高管理效率。 违规采购情况及特殊情况采购审批 严格禁止在未经授权或无采购人员介入的情况下向供应商承诺采购额/量或签订采购合同的情况，同时严格禁止通过采购拆单来规避审批。 采购部会定期监测类似事例并分析具体情况，进一步定义是否属于违规操作。对于确认为违规的行为会发出预警邮件并通报到一级管理者。 对

14、于特殊情况的需求例如紧急事项、指定供应商、流程倒置等情况，请填写特殊情况采购审批表，由业务部门和采购相关人员共同评估风险，完成相应审批。 7采购风险控制 商业道德规范及阳光诚信暨反商业贿赂 采购人员和被授权的执行采购职能的人员必须严格遵守商业和个人道德规范，公司员工行为准则，诚信&廉洁自律协议等。 根据公司阳光诚信暨反商业贿赂以及诚信&廉洁自律协议等文件，任何违反相关规定和触碰高压线的行为都将受到处罚。 风险点控制指引 对于所有的采购活动均须有有效的记录和存档，以示采购决定是通过合规的方式而作出，以防范采购风险，为采购操作合乎流程标准提供支持性文件，供风险发生或存在问题纠纷时备查。 下面是对一

15、些高风险情形的描述，以及需要参考的采购制度。 高风险状况描述 需要采取的行动 可供参考的采购制度 需求方未经授权或审批已经自行采购签订合同或达成服务意向； 定期收集流程倒签情况汇报采购、业务部门负责人；品类负责人分析具体情况，并获取相关的解释，并制定明确的下一步计划。 【采购管理制度】 没有按照公司制度进行采购 通过采购部自检和风控合规部抽检发现未按规定进行采购的活动，将进行相应处理。 【供应商管理制度】 新供应商的准入 可能会有新的风险，必须经过相关新供应商准入认证流程。 需求不清晰：（服务要求范围(SOW）不充分，不清晰，没有明确的交付物，或者太复杂而不能清楚界定。价格模糊。） 必须和需求方一起重新定义SOW,确保对交付物的数量和质量，成本，价格和服务要求有明确界定 非标准合同条款的使用或需求方对最终合同约定的服务内容和交付验收标准不清楚必须经过法务审核合同 。必须经过需求方对最终合同确认 权责分离 采购人员遵守岗位职责，管理者有责任维护权责分离矩阵确保没有过分授权或利益冲突引起任何的违规行为，并做年度审核和调整。专心-专注-专业