办公软件培训系列之excel(共45张).pptx

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1、Office 軟件軟件Excel 培訓教材培訓教材1一. Excel97簡介二. Excel 視窗結構2一、一、 Excel97簡簡介介 Excel97Excel97是是Office97Office97中一個重要程序，中一個重要程序，ExcelExcel一經問世，一經問世，就被認為是當前功能強大、使用方便的電子表格軟件。它就被認為是當前功能強大、使用方便的電子表格軟件。它可完成表格輸入、統計、分析等多項工作，可生成精美直可完成表格輸入、統計、分析等多項工作，可生成精美直觀的表格、圖表。為我們日常生活中處理各式各樣的表格觀的表格、圖表。為我們日常生活中處理各式各樣的表格提供了良好的工具。此外，因

2、為提供了良好的工具。此外，因為 ExcelExcel和和 WordWord同屬于同屬于OfficeOffice套件，所以它們在窗口組成、格式設定、編輯操作套件，所以它們在窗口組成、格式設定、編輯操作等方面有很多相似之處，因此，在學習等方面有很多相似之處，因此，在學習ExcelExcel時時要注意應要注意應用以前用以前WordWord中已學過的知識。中已學過的知識。3工具列二. Excel97窗口組成窗口標題(顯示程序名及文件名)欄標工作表名稱欄列標當前工作表編輯欄(顯示當前單元格中的數据或公式,單擊左邊“=”可輸入公式）工作區菜單列左右視窗分隔條上下視窗分隔條全選按鈕儲存格名稱欄由列標和行標組

3、成當前活動儲存格地址4三三. .檔檔 案案 操操 作作3.1創建新檔方法一：啟動Excel，自動提供新文檔（“Book1”）方法二：點擊工具列上的“開啟新檔”按檔“ ”（建立空白表格）3.23.2儲存檔案儲存檔案新檔案：點擊工具列上的“儲存檔案”按鈕“ ”出現如下對話框在此處點擊下箭頭選擇保存位置在此處輸入自己的文件名稱點擊此處保存檔案類型選“Excel工作薄”一般情況系統會自動選定并自動加上.Xls的文件后綴5舊檔案:點擊工具列上的“保存”按鈕“ ”,將文檔保存在原位置,且名稱不變.另:“檔案”“另存新檔”出現上一頁中的對話框,可重新選擇保存位置或修改文件名稱.3.3 3.3 開啟檔案開啟檔

4、案點擊工具列上的“開啟舊檔”按鈕“ ”,出現右圖對話框： 在此處點擊下箭頭在此處點擊下箭頭選擇欲開啟文件選擇欲開啟文件 63.4 關閉檔案關閉暫時不用的檔案或關閉已完成的檔案方法一：“檔案”“關閉”(關閉當前檔案)方法二：點擊窗口的關閉按鈕關閉Excel程序及所有檔案關閉當前檔案3.5 保護檔案為打幵檔案或修改檔案設置密碼:“檔案”“另存新檔”“選項”在“存檔選項”對話框密碼位置輸入開啟檔案或修改檔案的密碼.(依照此步驟刪除相應位置密碼就可取消密碼) 74.1 Excel中的數据類型常量: 直接在儲存格中輸入的數据,這類數据可能是數值、文字、日期.常量數据不會改變,除非用戶重新編輯它.公式：以

5、“=”幵始,后面跟一連串的數值、儲存格地址、函數等.它可從現有值產生新值,其結果陏著工作表中儲存格數据的改變而改變。4.2 數据輸入中鍵盤的使用鼠標在工作區时呈現為一个空心十字形，用鼠標點擊選定儲存格,此儲存格變成當前活動儲存格,我們就可在其中輸入內容了,或 Enter ：下移一個儲存格(若在同一個儲存格中下移一行：Alt+Enter)或 Shift+Enter：上移一個儲存格 或 Tab：右移一個儲存格 或 Shift+Tab：左移一個儲存格雙擊儲存格(F2)：修改儲存格中的數据四、數据輸入84.3 Excel中的區域選擇選定儲存格后可直接進行輸入(Excel會在資料編輯列和儲存格中同時顯示

6、輸入內容).4.4.1 輸入文字型數据(文字型數据默認為左對齊): 文字型數据包括字符串、漢字、欲作為字符串處理的數值(如：電話號碼等)注意:當較長字串溢出到相鄰儲存格時,需要調整此儲存格的顯示寬度.方法一：將鼠標停在此儲存格欄標右邊界，鼠標呈現黑色左右箭頭,雙擊鼠標.(或向右拖動右邊界)方法二：如果不想把欄調得太寬,想使文字在儲存格中分多行顯示.操作：將儲存格的欄寬調整到适當位置點擊列標選中此列 擊右鍵選“儲存格格式”或“格式”菜單“儲存格”) “對齊” 將“文字控制”下的 “自動換列”复選框打勾. 選取儲存格: 在某個儲存格上擊左鍵,儲存格四周以黑色粗線顯示, 表示此儲存被選中,選取連續的

7、儲存格范圍：按住鼠標左鍵在欲選取的范圍上拖曳或選定起始儲存格，按住Shift鍵點擊終止儲存格。選取多個不連續儲存格范圍：按住Ctrl鍵用鼠標點擊不連續的儲存格。選取若干行/若干列：拖動鼠標選取列標/欄標。選取整個工作表：點擊欄標A左邊的那個方塊（或Ctrl+A）。4.4.各類數据的錄入方法94.4.2 輸入數值型數据(數值型數据默認為右對齊):有效字符為:數字字符(09)、+、-、/ (分數)、%、￥等.為避免系統將輸入的分數當作日期,應在分數前面加上空格.如果要將輸入的數字按文字型數据處理(如:郵編、電話等)應在數字前面加上單引號, 如: 01234567 表示這是一个文字型數据而不是數值型

8、數据,它將不參与任何計算操作.如果要改變數字的顯示格式. 方法:選定要修改格式的儲存格,擊右鍵選“儲存格格式”“數字”選項選取“類別”,如:數值、貨幣、百分比 等.或簡單地使用工具列上相應格式按鈕實現4.4.3 輸入日期型數据(日期型數据默認右對齊):用“/ ”和“-”作為日期輸入的分隔符,用yy/mm/dd (或yy-mm-dd) 格式輸入.如果輸入錯誤日期格式(如:日期超界) 則將輸入內容視作文字型數据處理.在鍵入日期后,系統會將其改為某种內置的日期或時間格式(如:yy-mm-dd).要改變日期顯示格式,方法: 可選定欲修改格式的儲存格,擊右鍵選 “儲存格格式” “數字”“日期”(也可選“

9、自訂”,自己定義一种日期格式).Ctrl+；輸入當前日期, Ctrl+Shift+：輸入當前時間。104.4.4 輸入系列數据:方法一：輸入系列中第一個數据 在相鄰儲存格中輸入第二個數据選中區域將鼠標放在該區域右下角, 鼠標變成加號將鼠標向下或向右移動即可得到數据.方法二：輸入系列中第一個數据 選定儲存格范圍 “編輯” “填滿”“數列”, 出現右圖對話框:(要建立等比數列或特殊日期數列需要采用方法二)日期單位是按日、按周、按月或是按年增長.該選項只有在創建日期序列時才有效.可輸入正值、負值或小數來指定序列每次增加/減少的間距。忽略間距值中的數据,只根据前兩個數值自動預測系列間距.有時在表格中輸

10、入的許多數据是系列數据,如:文字型數据：一月、二月；數值型數据：100、200；日期型數据:2001/4/10、2001/4/15對這類數据不需要逐個輸入,可以用填滿方法快速輸入.11六、設置表格格式6.2 表格中數据格式的編輯(与Word中字体格式編輯功能類似)方法一:選取區域擊右鍵選“儲存格格式”“外框”、“圖樣”兩個選項分別給所選區域加上外框和色彩.方法二:選擇工具列上的“框線”按鈕給所選區域加上的框線.方法三:“格式”“自動套用格式” (使用Excel提供的現成格式)。6.1 給表格加邊框底線6.3 表格其它修飾在表格中文字藝朮師、圖形、文字方塊的使用方法与Word中一樣.方法一:選取

11、區域點擊工具列上格式設置按鈕.方法二:擊右鍵選“儲存格格式”“字型”選項可在此設置字型、字型大小、下划線、上/下標等更詳細的格式設置.選取“對齊”選項出現右圖對話框.12七、數据編輯7.1.1 相鄰范圍內复制:選定范圍 移動鼠標到目標區域7.1.2 不相鄰范圍內复制:選取范圍擊右鍵選“复制”(或點擊工具列上的“复制”按鈕,在此區域四周出現活動的虛線)點擊目標區域的起始儲存格擊右鍵選“貼上”按鈕,不斷“貼上”可复制多次,复制完畢后,在虛線包圍的范圍按“Esc”鍵可去掉虛線框.7.1 复制數据7.2 移動數据方法一:選取范圍 將鼠標移到所選區四周的邊框線上,鼠標呈現向右指的箭頭拖動鼠標到目標區域方

12、法二:選取范圍擊右鍵選“剪下”(或點擊工具列上的“剪下”按鈕,在此區域四周出現 活動的虛線) 點擊目標區域的起始儲存格在右鍵菜單中選“貼上”實現移動.7.3 刪除數据方法一:選取范圍按Del鍵(此法只能刪除數据)方法二:選取范圍“編輯”“清除” 選“全部”、“格式”或“內容”（此法可刪除格式、數据或全部)13八、調整表格8.1.1 增加列:(Excel默認新行插到所選列上面)選取列(若選取若干列則可插入若干列) 擊鼠標右鍵選“插入”“整列”(或在菜單上選取“插入”“列”),也可在“列標”處單擊右鍵按“插入”.(注:若表格已畫好邊框,如果想在表格邊框的上面或下面增加新列,可在相應范圍填好數据后再

13、畫邊框.)8.1.2 增加欄:(Excel默認新欄插到所選列左邊)方法与插入列相同.8.1 增加表格中的列欄8.2 刪除表格中的列欄選取若干列或欄擊鼠標右鍵選“刪除”則下方或右邊的內容前移.(此處注意區分: 右鍵選“刪除”:將所選列或欄格式、內容全部刪除； 按Del鍵:刪除所選區域的數据；按“剪下”:將所選范圍放到剪貼板上而并未真正刪除)148.3 調整表格大小8.3.1 調整欄寬:一欄:將鼠標停在欄標右邊界處,呈現向左向右的雙箭頭,拖動雙箭頭到合适位置松手.若干欄/全表:選中若干連續欄或選中全表,將鼠標停在所選區域的任一欄標右邊界處, 拖動雙箭頭到合适位置松手.8.3.2 調整列高:与調整欄

14、寬方法相同8.3.3 合并儲存格:方法一:選定范圍點擊工具列上的“跨欄置中”按鈕 方法二:選中范圍 擊右鍵選“儲存格格式”“對齊”選項,“文字控制”下的 “合并儲存元格”复選框前打勾.(此方法還可用于取消合并操作） 8.4 調節表格位置方法:菜單欄“檔案”“版面設置”“邊界” 在“置中方式”下面選中“水平置中”（左右）或“垂直置中”(上下) (适用于從A欄幵始輸入的表格).159.2.1 設置頁面9.1 預覽列印為節省打印紙張,我們可以在打印之前,預覽列印功能在屏幕上觀看打印效果.“檔案”“預覽列印”或點擊工具列上的預覽列印按鈕 9.2 列印“檔案”“列印” 或點擊工具列上的列印按鈕“檔案”“

15、版面設定”可對列印格式進行設定(其中包括頁首/頁尾的設定) 也可在“預覽列印”處點“邊界”通過鼠標拖動相應邊界來調整頁首頁尾下邊界上邊界右邊界左邊界9.2.2 設置邊界九、文件預覽列印和打印16在下拉菜框選擇現有格式分別設置:字体、頁碼、頁數、日期、時間、文件名、工作表名可在左、中、右欄中插入自定義的格式9.2.4 設置工作表9.2.3 設置頁首/頁尾列印標題設定1710.1.2 顯示公式:Excel并不在儲存格中顯示公式,儲存格中顯示的是計算結果,如果要查看某个儲存格的公式,則用鼠標點擊此儲存格,在編輯欄中即可看到相應的公式.10.1 公式的使用在Excel中可以實現复雜的公式与函數的計算,

16、這是Excel軟件的核心功能。這一功能是其它文字處理軟件難以實現的. 10.1.1 建立公式:公式必須以“=”開頭,后跟數值、運算符函數、儲存格地址等元素,儲存格是工作表的基本單位,為了便于使用,每个儲存格都有一個地址,儲存格地址就象Word表格中儲存格地址一樣用欄標和列標來表示,如:位于C列第4行的儲存格引用地址為C4.建立公式的方法:選擇要輸入公式的儲存格輸入等號(或點擊編輯欄左邊的編輯公式按鈕“=”)輸入公式(輸入時可直接輸入公式如:=F3+G3-H3 也可用鼠標點擊需要的儲存格，在儲存格之間用運算符連接).注:表格中數据有變化時,系統會自動修改公式結果.(与Word不同)十、公式与函數

17、的使用1810.1.4 公式中儲存格地址的引用方法:1)相對引用:將公式复制到新位置時, 例如,=F3+G3-H3,如果該公式被复制到I6儲存格,則公式自動變為F6+G6-H6這就是地址的相對引用,即公式在复制時儲存格地址隨复制而改變.2)絕對引用:有時我們在复制公式時,不希望公式中的地址隨复制而改變,如:I欄每個儲存格的公式均為F3+G3-H3,這時就要用到絕對地址引用.絕對引用就是公式在复制時不改變儲存格地址.在儲存格字母和數字前都加上一個“$”符號就將地址變成絕對地址.如:要實現上述操作應把公式修改為:$F $ 3+ $ G $ 3- $ H $ 3. 3)混合引用:在公式地址中即有相對

18、引用又有絕對引用稱為混合引用,如:A$1或$A1;當公式不是被复制到一列(欄)而是一個區域時常使用混合引用 ,例如下圖: 10.1.3 复制公式:在工作表中,只是儲存格地址不同而已,我們沒有必要再逐個儲存格去輸入公式,只要利用“复制公式”這一功能,就能很方便地實現這一操作.复制公式的方法:1)選擇含有公式的儲存格 將鼠標移動到合适位置,系統自動實現公式复制(自動修改公式中儲存格地址) 2)如果复制位置不連續則可使用“复制”、“貼上”按鈕來實現复制操作.19函數是由系統預先設置好的复雜公式,用于對指定區域內的數据實施一系列的操作,例如:要計算從A1到H1儲存格數值的合計用公式A1+B1+C1+H

19、1可以實現.使用SUM函數可代替這一串公式.簡化我們的輸入.Excel中共有數百种函數。函數均由以下三個部分組成.=函數名(儲存格地址范圍) 建立函數的方法如下:10.2.1 直接輸入法:選擇要輸入函數的儲存格輸入等號(或點擊編輯欄左邊的編輯公式按鈕“=”)從左邊名稱欄中選擇函數出現如下對話框:若要修改地址，此步可自己輸入(其中“:”表示一串連續地址; “，”表示几個不連續地址)也可折疊此對話框,在表格中用鼠標選取.折疊按鈕可直接點擊“自動加總”按鈕求和10.2 函數的使用2010.2.2 使用函數向導選擇要輸入函數的儲存格點擊工具列上的“貼上函數”按鈕(或菜單欄“插入”“函數”)出現如下對話

20、框,選擇函數后,出現上頁的對話框:貼上函數按鈕2111.1 建立數据清單在Excel中可以對大量數据進行處理,如:排序或查詢滿足條件的數据等,這些操作都是以數据庫方式執行的.在Excel中數据庫也稱為數据清單,數据清單中的一列稱為一條記錄;一欄稱為一個字段;欄名稱為字段名. 符合以下條件的表格稱為數据清單數据清單的第一列必須為字段名(如:工作表中第一列字段名為編號、姓名、性別 等等).一欄中所有儲存格中的數据類型都要一致.清單中不能有空列和空欄.一個工作表放置一個數据清單.11.2 編輯數据清單方法:首先輸入數据清單的第一列(字段名),將光標停在任一字段名上或其下的儲存格中“數据”“清單”,在

21、出現的標題欄提示對話框中點擊“确定”就會出現一個卡片對話框,我們可選擇相應按鈕(如:新增、刪除等)對數据進行編輯.十一、數据庫管理22在建立清單過程中,輸入的數据一般是無序的,如果數据量較大而要查詢某些數据時會比較麻煩,這時可對數据庫進行排序,排序后數据庫中數据的排列次序發生改變.11.3.1 普通排序首先決定按什么字段排序,每個用來排序的字段都叫做關鍵字,排序時可以簡單地對一欄排序對也可最多同時對三欄排序.一欄:如果僅對一欄排序,我們將光標停在這一欄的任意儲存格中 點擊工具列上的 “遞增排序”、“遞減排序”按鈕實現排序.【注：1) 不要選取排序欄,否則只對此欄數据排序,其余欄數据不動. 2)

22、 在Excel中公式可以參与排序. 】多欄:如果一欄中有相同數据,使記錄不能分出先后,那么我們可以再選取一列進行排序,Excel中可以同時最多對三列進行排序.方法:將光標停在數据清單中的任一儲存格中“資料”“排序”在出現的對話框中選擇 “主要鍵” 、“次要鍵”和“第三鍵”以及排序的趨勢.11.3 數据排序2311.3.2 特殊排序 在排序中,對於象月份、星期、季度這樣的數据,我們不希望按筆畫或拼音的字母順序進行排序而是希望按日常習慣進行排列.那么我們需要使用特殊排序功能.方法: 我們將光標停在要排序的任意儲存格中“資料”“排序” 在出現的對話框中選擇“主要鍵”以及排序的趨勢“選擇”在“自定義排

23、序次序”中選擇需要的序列(如:月份序列、星期序列等,如果以前我們自己定義了序列,那么在此處也可看到相應序列)“确定”.11.4 數据篩選以及按條件處理數据篩選是在數据庫中查找滿足條件的記錄,篩選分兩种:自動篩選和進階篩選.11.4.1 自動篩選自動篩選是按照簡單的比較條件來快速地選取數据,將不滿足條件的數据暫時隱藏起來,將滿足條件的數据顯示在表格中.方法:將光標停在表中的任一儲存格中 “資料”“篩選”“自動篩選”這時在清單中每個字段名右邊出現下拉式列表按鈕.以學生生成績庫為例,見下圖:24選條件一的關系運算符選條件二的關系運算符選兩個條件之間的邏輯運算符輸入條件中的比較數据結果25注意：篩選出

24、的記錄列標和篩選欄的下拉箭頭均為蘭色,其余列被隱藏.點擊任一字段名右邊的下拉按鈕,選“全部”則可將所有數据再次顯示出來.將光標停在表中的任一儲存格中“資料”“篩選”再次選擇“自動篩選” 可取消自動篩選功能.對于文字型數据注意運算符的選擇.如： 查找姓王的同學:運算符為:“等于”,數据为:“ “王*” 查找姓王,名字為三個字的同學:運算符為:“等于”,數据為:“王?” 查找姓名中有“王”字的同學:運算符为:“包含”,數据為:“王”11.4.2 進階篩選進階篩選是根据复雜條件篩選數据的方法.它允許把滿足條件的記錄复制到另外的區域,原數据清單不變,篩選出來的數据形成一個新的數据清單.方法:1)在數据

25、清單下方放置條件區域,條件區域与數据清單之間至少要留一空白行.2)將需要篩選欄的字段名貼到條件區域的第一列.3)在條件標志下面的一列中,輸入所要匹配的條件.26查找內容: 數值、日期型:直接用關系運算符（,=,=,=,等)連接 例1: 在上述數据清單中查找數學成績大于60,小于85的記錄 數學 數學 60 =1-1-73 =1-1-76 =300,50,H2*100)3）函數 IF 最多可嵌套七層格式:IF(條件表達式1,值1,IF(条件表達式2,值2,值3) ( 注意:括號要成對出現) 如:=IF(H2300,100,IF(H2=300,50,H2*100)4）對一列數据進行處理時,將IF函

26、數构成的公式輸入到第一個儲存格中,利用公式复制的方法將公式复制到其它儲存格中.3、按條件處理數据(用篩選實現)對于數据庫中的數据我們常常需要按某种條件進行處理.比如:在成績庫中,總分大于150分的同學表示通過,在“通過”欄中用紅色“”表示;小于等于150分的表示未通過,在“通過”欄中用綠色“”表示,對于篩選結果的處理,我們可以分步驟進行:1）先將滿足某個條件的記錄用篩選功能查找出來(在這里用“自動篩選”較方便),按要求進行相應處理.2）將數据庫中的數据再次全部顯示出來.3）返回 1）再做其它條件的處理,直到所有條件都完成為止.(見具体操作)30例1:計算“職工工資表一”中的獎金項,如果基本工資

27、小于300,獎金=基本工資*10% ,否則,獎金=基本工資*20%,假設,基本工資第一個儲存格地址為H2 公式為:=IF(H2=300,H2=500),50,100)例3:計算“職工工資表一”中的獎金項, 如果為教授,獎金=100;如果為副教授,獎金=75, 如果為講師,獎金=50;否則為25. 假設,職務第一個儲存格地址為D2 公式為:=IF(D2=“教授”,100,IF(D2=“副教授”,75,IF(D2=“講師”,50,25)例4:成績庫(test.xls)最后新加一欄,如果姓張或姓名為三個字,此域中輸入姓名加一个“#”, 否則,輸入姓名加一个.假設,姓名第一個儲存格地址為B2 公式為：

28、=IF(OR(LEN(B2)=3,LEFT(B2,1)=“張”),B2&“#”,B2&“”)介紹几個常用文本函數Len(字符串)：返回字符串長度.Left(字符串,截取個數)：返回從左邊截取的N個字符.Right(字符串,截取個數)：返回從右邊截取的N個字符.31有些報表需要按某一字段分類進行統計,如有一個“商品銷售情況表”如果需要按產品類別對利潤進行匯總或求平均,在Excel中提供了分類統計功能.方法:1)先對分類字段排序(在這里是對“產品類別”字段排序,升序/降序均可) 2）將光標停在數据區的任一儲存格中“資料”“小計”,出現對話框:選擇以哪個字段為依据進行分類統計選擇匯總函數:求和、求平

29、均值等選擇對哪個字段進行匯總操作11.5 分類統計報表32确定后,出現分類統計表,如下:1 表示顯示總計數据2 表示顯示總計及分 類匯總數据3 表示顯示所有數据+ 表示折疊明細數据- 表示打幵明細數据3）可以調節匯總結果顯示形式:比如,將匯總結果都放在數据下方,選中一個總結果行擊右鍵“剪下”把光標移到所有數据之后擊右鍵“插入已剪切的儲存格”.其它匯總結果行以此類推.4）恢复原工作表:“資料”菜單 “小計” “全部刪除”.33 打幵一個工作薄后,默認工作表名稱為sheet1,sheet2,sheet3有時為了區別工作表方便,需要給工作表重新命名. 方法：在工作表標簽處點擊要命名的工作表擊右鍵選“

30、重新命名”(或雙擊要重命名的工作表,光標變成“I”形后,就可以輸入名稱了.)12.1 移動整張工作表 在Excel中一個活頁薄代表一個文件(book),一個活頁薄又是由若干張工作表(sheet)构成的.前面所講的操作都是針對某張工作表內的數据進行的,下面介紹有關工作表的各种編輯操作.如果要重新安排工作表次序時,則需要移動工作表. 方法:在工作表標簽處點擊要移動的工作表拖動鼠標左鍵,此工作表上方出現一個黑色箭頭,拖動到合适位置時松手.12.2 复制整張工作表 如果要產生一個當前工作表的副本,則需要复制工作表. 方法：在工作表標簽處點擊要复制的工作表按住Ctrl鍵且拖動鼠標左鍵,此工作表上方出現一

31、個黑色箭頭,拖動到合适位置時松手.12.3 工作表重命名十二、工作表編輯操作 34默認新工作表插入到所選工作表前面.方法：選定工作表擊右鍵選“插入”在出現的窗口中,選擇一种工作表模板,則在所選工作表前面插入了一個新工作表,工作表名稱順延.12.5 刪 除工作表方法：選定工作表擊右鍵選“刪除”則所選工作表被刪除.12.6 重新設置工作薄中工作表數方法 : “工具”菜單 “選項” “一般” 修改“新活頁薄內的工作表”12.7 在工作表間移動/复制數据方法：選擇一個工作表中的需要移動/复制的內容擊右鍵選“剪下”(移動),選“复制 ”(复制)選定另一個工作表中目標區域起始儲存格 “貼上” 注意：在選擇

32、移動/复制的內容時,需要根据要求用鼠標選擇(有時在選擇不連續記錄時要配合Ctrl鍵)或用篩選功能實現.12.4 插入新工作表35在Excel中將一系列常用的標准表格做成了模板,供大家套用,這樣可以省去設計標准表格的麻煩.我們也可以將自己經常使用的表格式設置成模板文件,需要時將模板文件調出,填入新的數据即可.13.1 使用系統提供的模板文件方法： “檔案”菜單 “開啟新檔” “電子表格模板”,選擇其中一种模板.如：“旅游企業財務報表”,財務報表格式已做好,只需輸入數据即可.方法： 調出自己設計好的表格“檔案”菜單 “另存新檔” 將“保存類型”選為“模板” （EXCEL模板文件后綴為 . Xlt）

33、13.2 将自己设计的表格存为模板文件十三、模 板 庫3614.1.1 將光標停在數据區的任一儲存中(以“圖表”文件為例).14.1.2 “插入”菜單“圖表” 或工具列上的“圖表向導”按鈕 出現如下對話框:14.1.3 選取圖表類型點擊“下一步”將數据以圖表形式顯示可以令數据更直觀、更易于理解.圖表也可幫助我們分析數据,比較數据之間的差异.14.1 建立圖表直條圖:系統默認類型,主要用來反映各序列變化情況圓形圖:主要用來反映一個序列各數据在總体中所占比例選擇某大類里的子類型點擊此處進行預覽十四、 圖 表3714.1.4 見下圖,選擇圖表數据源,點擊“下一步”.選擇系列產生在“列”還是“欄”(系

34、統默認為“欄”)一般系統會自動選擇整個數据區,此處可點擊“折疊對話框”按鈕,在表中重新選取數据源原表3814.1.5設置X、Y軸標題和圖表標題,點擊“下一步”.在此處填寫圖表標題、X,軸、Y軸標題此處可進行預覽14.1.6 設置圖表位置,點擊“完成”.產生一個新工作表用于存放此圖表,新工作表名稱為 “chart1”存放在原工作表中3914.2.1 圖表中各個區域的選擇圖表區域圖表標題（總標題）分類軸（X軸）分類軸標題數值軸(Y軸）數值軸標題繪圖區圖例數值軸主要格線數据系列選取各個對象時,可在圖表的相應區域用鼠標點取直條圖14.2 圖表的編輯4014.2.2 在圖表中刪除/增加數据系列1）刪除工

35、作表中的一列/一欄數据后在圖表中自動刪除相應序列.2）選中輸入的新增數据范圍,當鼠標變成向右指的箭頭時,拖動鼠標到圖表區域,這時圖表區出現一個小加號,松幵鼠標,圖表中自動加入新增數据序列. 對于獨立圖表,在原表中選中新增區域后選“复制”,在獨立圖表中的圖表區域選“貼上”14.2.3 設置圖表各對象的格式圖表中各對象格式的設置主要包括：外觀、顏色、圖案、文字和數字格式等,方法:可選中對象擊右鍵選取“設置格式”或選擇“圖表”工具列的“對象格式”按鈕对象选择对象选择对象格式设置图表类型图表类型是否要是否要显示图例显示图例是否在图表中是否在图表中放置原工作表放置原工作表按行显示图表按行显示图表按列显示

36、图表按列显示图表文字向斜文字向斜下方排列下方排列文字向斜文字向斜上方排列上方排列4114.2.4 圖表中各對象格式的設置要求對于每個對象均要求公設置區域填充色、邊框線型、顏色和陰影.(設置方法是選取對象后擊右鍵,在相應的“格式”對話框中選擇“圖案”選項)下面對每個對象強調几點：圖表區域：設置整個圖表區的字体（選擇“字体”選項）繪圖區：大小縮放圖例：大小縮放、在圖表中的位置（選擇“位置”選項）總標題、X軸、Y軸標題:字体(選擇“字体”選項)、對齊方式以及字体的傾斜(選擇 “對齊”選項）X軸(分類軸)：軸線線型、顏色、X軸刻度上文字的字体（選擇“字体”選項)、對齊方式以及字体的傾斜（選擇“對齊”選

37、項)的設置Y軸（數值軸）：軸線線型、顏色、Y軸刻度單位的設置（選擇“刻度”選項,主要是設置“最大值”和“主要刻度單位”,在“自動設置”下面將這兩項前面的對勾去掉,在其后的輸入框中,填上自己需要的數值）數值軸主要格線：設置格線顏色、粗細、在此處也可設置刻度單位數据系列：顏色、在系列上是否顯示數据標識（選擇“數据標志”選項,圓形圖常常需要在此 處設置“顯示百分比”或“同時顯示百分比及數据標志”）,調整系列次序(選擇“序列次序”選項,用“上移”、“下移”來調整）數据點：（主要是在圓形圖中）可設置數据點的顏色426、圖表中不同數据源的選取在圖表繪制完成后,有時需要修改數据源(此情況常出現在圓形圖中,因

38、為圓形圖一次只能顯示一個系列所占比例).例如:在圓形圖中,顯示完一門市在各季度的數据情況后,還想分別顯示二門市、三門市的情況,這時需要重新選取數据源.方法：法一：在圖表區域擊右鍵選“數据源”.選取“系列”選卡,在下面的系列選擇區中,將前面不需要的系列刪除.（如：刪除“一門市”）法二：折疊對話框,選取數据區域(先選列或欄標題,按住Ctrl再選取所需的數据區域）先选择行标题先选择行标题如果以后还要向表中增加新的记录，如果以后还要向表中增加新的记录，并同时需要向饼图中增加新数据系并同时需要向饼图中增加新数据系列，（如：四门市数据）则此处需列，（如：四门市数据）则此处需选取选取“二门市二门市”及右边的

39、所有数据；及右边的所有数据；否则只选二门市数据即可否则只选二门市数据即可 如果在圓形圖中,最幵始顯示的是一季度各門市數据情況后,下面想顯示三季度的情況, 方法同上。先选择列标题先选择列标题 选取选取“三季度三季度”或或“三季度三季度”及及其以下数据其以下数据 43十五、Word交換數 Excel 和Word之間互換信息是非常方便的.15.1 嵌入方式這种方式复制數据時,源數据修改,目標數据不變。 在Excel中選取區域“复制” 將Excel最小化 打幵Word 將光標移到适合位置 “貼上”。15.2 鏈接方式 這种方式复制數据时,源數据修改,目標數据可實現同步修改. 在Excel中選取區域 “复制” 將Excel最小化 打幵Word 將光標移到适合位置 “編輯”菜單 “選擇性貼上” 點擊“貼上連接” 選擇“Microsoft Excel工作表對象”44演讲完毕，谢谢观看！