OP-02记录控制程序A版1600.pdf

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1、 版本版次/修订履历 版本版次 修订内容 修订日期 修订页码 DCN NO A 首次发行/核准：审核：制作：深圳市富诚达科技有限公司 记录控制程序 文件编号：OP-02 修订日期：生效日期：2010 年 06 月 01 日 1.目的 定义记录范围.为记录的填写、审核、发放和保存等运作提供一个规范化指引.建立各类记录之标识、储存、建文件、索引、维护及处置有规程可依.2.范围 富诚达所有记录采用本程序进行控制.具体请参照附件:记录清单.3.责任及权限 文控中心:负责记录空白表单之整理、收集、归档监督.各单位:负责记录之标识、储存、建文件、索引、维护及处置.记录发出部门:3.3.1 正确,工整的填写

2、记录.3.3.2 按需要将记录发出至相关部门 3.3.3 保存记录.3.3.4 销毁过期记录 4.定义 定义 记录等级定义及保存年限 A 类:涉及国家法律,法规,公司基本制度及公司财务、帐款、进出口作业之相关记录.保存年限:6 年 B 类:研发,采购,生产变更以及设备,模具管理,品质系统管理之相关记录.保存年限:3 年 C 类:内部生产管理之相关记录 保存年限:3 年 以上类别之保存年限为各类品质记录保存之基本原则,如有其它特殊之情形,则可依特殊规定办理.5.运作程序 记录填写 记录填写人员应使用原珠笔或钢笔按表单相应栏目工整填写并签署姓名及日期.不得使用非永久性工具.(如:铅笔)如有涂改,涂

3、改人员必须在涂改处签署姓名及日期.各项记录必须清晰、正确、完整;各项记录使用表单之格式必须标准化,表单需依系统文件所要求格式规范,具体参见OP-22 管理评审程序.记录审核及核准 记录必须经过相关授权主管审核及核准,签核权限依照表单定义及相关程序文件定义,签核权限为该部门的主管.需要跨部门发出/使用的记录至少由该部门的主管核准 审核及核准时须注意记录是否有涂改及涂改处是否有签名及日期,报表填写内容是否正确,格式是否规范.对于已经过主管审核或核准的记录,尽量不要涂改,如有发生,必须经同一主管在涂改处再次审核.记录发放 记录发出部门应清楚须发放部门并确保按需要发放.记录保存 经相应主管核定之各项记

4、录各单位需负责标识、收集、编制目录;建立索引、储存、保护和处理.A.标识:每种记录需将名称,日期,单位作好标识.B.收集:(1)收集之各项记录要有记录清单,依日期先后顺序登记,方便查找.(2)各项记录在每月底加以收编造册.C.编制索引目录:(1)将收集档案卷宗、电子信息文件等按类别,依日期先后顺序妥善管理,编号.(2)将档案卷宗及每一个档案数据夹所存内容编制目录.D.归档:(1)对档案卷宗及电子信息文件要分开进行管理.(2)记录按性质,分别归类保存.如:检验类等.E.储存:(1)储存方式分档案卷宗和电子信息文件.(2)储存环境:防潮、防虫蛀等.(3)入档离档:记录编入档案或逾期需销毁者均需登记

5、.F.保护:剔除过期数据及将污损之数据予以更新或对需制作备份之数据进行制作备份等.G.处理:过期的记录进行统计,呈报主管核定批准后予以相应处理.A 级:各单位用碎纸机予以销毁.B 级:同A 级.C 级:由各单位到期自行销毁.各项记录保存之修正应注意以下事项 须清晰保留原始记录,若需更正,更正记录要填在原始记录旁,并且必需填上更正人之签名及日期以示责任.各项记录数据之保存如有相同功能及具备可追溯条件之电子文件,则相应记录之保存方式可以依各单位之实际需求确定.电子文件记录之追溯保存应符合以下条件:a.输入者要列管;b.输入数据要由输入者负责核对;c.数据库要予以保护,并做备份;d.记录之更改要有书面核可;e.当数据被更改时,原始的数据仍必需保留.所有记录保存期:以该笔记录产生日起 记录取阅 通常在记录保存人员知道的情况下,记录可以由需要人员取阅,但如须借出,记录保存人员须做好借还记录以避免遗失.含有公司财务,技术相关机密信息之记录取阅须经总经理亲自核准.记录销毁 除非另有说明,否则超过规定保存期限的记录可由记录保存部门妥善销毁.含有公司财务,技术相关机密信息之记录销毁须经该部门主管亲自核定.6.相关附件 （无）