公司管理制度汇编2012版(6、信息管理系统)18524.pdf

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1、 第六章 信息管理系统 第一节 ERP系统管理制度 1、新店开业筹备管理 1.l 商场网络系统筹备工作规定 1.1.1 商业规划研究院提出门店局域网建设的标准，各地公司信息部对设计的网络信息点位图和楼层平面图进行审核，保证收银点网络满足使用要求；1.1.2 网络布线施工过程中，应监督施工并确保每个POS 机点位最少 2 条 8 芯五类网线和 2 电话线路；1.1.3 开业前每个网络信息点必须经过逐一检测，确保商场 POS 机收银使用正常；1.1.4 商场使用的专网及相关设备，由信息工程部负责建设；各地公司信息部配合信息工程部，保证专网建设顺利和使用正常；专网设备费用和使用费用由各地公司按相应使

2、用标准承担。1.2 商场硬件设备筹备工作规定 1.2.1 商场使用的服务器、POS 机、UPS 电源、积分查询触摸屏、条码打印机及耗材等相关设备由信息工程部及公司统一招投标采购。服务器等设备应当在商场开业前一个月到货，由信息工程部统一安装操作系统系统、数据库，各地公司信息部配合工作；1.2.2 开业前 2 个月财务部应确定商场合作银行，由信息部负责与银行沟通技术问题，财务部与银行沟通商务问题。银行必须免费提供 POS 机、DDN 专线、金卡工程服务器、密码键盘，并协助 ERP 公司开发金卡工程接口；1.2.3 金卡工程接口费计入各地公司筹建预算并由各地公司支付。2、ERP 实施筹备工作管理 2

3、.1 商场 ERP 系统实施前，由公司与 ERP 软件供应商签订系统实施协议，由软件供应商安排实施人员，并提供具体实施计划，由信息工程部项目经理进行协调；2.2 由信息工程部项目经理协调软件供应商，要求项目实施人员必须在开业一个月前到店，进行系统实施准备、培训和考试。各地公司人力资源部培训主管负责组织培训和考核；2.3 各地公司商品部在开业前半个月需提交商品部录入人员及信息部如下资料：供应商合同、供应商信息、商品资料（包括单品）、楼层组织架构、专柜信息和品牌资料；2.4 各地公司人力资源部在开业前半个月需提交商品部录入人员及信息部如下资料：员工资料（工号、姓名、职务）；2.5 各地公司客服部在

4、开业前半个月需提交商品部录入人员及信息部如下资料：VIP 积分、折扣规则信息。须将上述信息录入到 ERP 系统内，并制作满足开业使用的 VIP 会员卡及返券卡；2.6 各地公司财务部在开业前半个月需提交如下资料：付款方式、费用、银行卡扣率、NC 接口、发票打印格式；2.7 各地公司企划部在开业前半个月需提交如下资料：开业促销活动规则及资料、收银机广告动画片，礼品图片及资料；2.8 各地公司营运部在开业前半个月需提交如下资料：与当地物价管理部门确认的价签格式；2.9 各地公司信息部在开业前半个月需提交如下资料：ERP 角色及权限、POS 机编号、IP 地址规划；2.10 储值卡制作，参考财务部制

5、定的电子提货卡管理制度执行。3、ERP 系统培训考核管理 3.1ERP 系统培训管理规定 3.1.1 系统培训工作由信息部负责根据软件供应商提供的培训计划执行，各地公司商品部、营运部、财务部、信息部、客服部等各部门相关人员必须参加，不得缺席旷课；3.1.2 培训按 ERP 系统不同功能划分多个课程，各部门参加本部门使用的模块方面的培训课程；3.1.3 培训期间必须进行上机模拟训练。3.2 考核管理规定 3.2.1 所有参加培训的人员必须通过考核方能上岗；3.2.2 考核由各地公司人力资源部培训主管组织，公司及各地公司信息部经理监考；3.2.3 考核采用闭卷考试和上机考试相结合方式，不得抄袭他人

6、答案或协助他人上机，一旦发现有作弊行为，考试结果将按不合格处理；3.2.4 考试由信息部阅卷、打分，考试不合格者将暂不能上岗，不开通 ERP 账号权限，待补考合格后方能上岗，并开通 ERP 账号权限；3.2.5 信息部在商场开业后的考核中有 5%的考核权重，（详见以下考核表）。表1：*新店筹建业务考核打分表*新店筹建业务考核打分表 P165（0851）4、ERP 资料录入管理 4.1 公司 ERP 系统资料录入规定 4.1.1 各地新开商场必须提前一个月，经各地公司总经办成员及公司商品部负责人审批后，报公司信息部需要录入的资料；4.1.2 公司信息部人员审核录入的资料是否正确，确认资料是否与原

7、系统已经设置的资料有冲突，确保系统的准确性；4.1.3 公司信息部专员在审核资料后，录入公司 ERP 系统的数据。包括：新开商场组织架构、品牌信息、人员角色权限信息、财务信息、工作站设置等等。4.2 商场系统资料录入规定 4.2.1 各地公司商品部、营运部必须在开业前一个月，将合同及供应商资料、商品资料、VIP 积分规则等内容，提交给各地公司商品部和信息部；4.2.2 录入员根据商品部及营运部提供的商品数据，录入合同、供应商信息、商品资料、商品编码、促销单、降抽单、返券单、返券卡、特卖码、专柜码等所有信息，财务部经理进行审核；4.2.3VIP 客服中心根据商品部提供的资料录入 VIP 折扣分担

8、及 VIP 积分设置，制作 VIP卡；4.2.4 营运部负责打印商品条码、商品标签，并发放给各楼层及各柜组使用；4.2.5 信息部经理设置商场各部门人员角色权限、工作站、ID 并安装 ERP 软件；4.2.6 各种促销活动及参加活动的供应商设置等信息（供应商确认函）必须提前三天，通过 OA 经过各地公司总经理审核后，提交给商品部录入员，以便及时录入，无供应商确认函并参加促销活动的需要单独由总经理批准后交商品部录入，一个月收不到确认函或者不进行缴纳费用的，需及时报公司分管副总经理处理。5、ERP 系统上线试运行管理 5.1 机房服务器及设备安装管理规定 5.1.1 机房建设由各项目公司负责，信息

9、部应在机房建设期间对机房各项建设标准进行监督，在开业后对机房进行验收；服务器、存储、数据库、双机软件和 ERP 系统，由信息工程部及软件供应商负责安装、调试和验收，各地公司信息部人员协助工作；5.1.2UPS 不间断电源由供应商派人安装，商场信息部人员协助安装，并进行设备验收。机 房要求支持 10KVA 的 UPS 不间断强电电源，并双路供电；5.2POS 机等设备安装管理规定 5.2.1POS 机最迟在开业前 7 天内调试完毕，最迟在开业前 7 天安装到收银台，每台 POS机须配 UPS 电源一台；5.2.2POS 机及其打印机须在安装后进行设置和调试，如黑标打印、打印格式测试、扫描枪设置、

10、键盘键值确认、双显示屏测试等；5.2.3 企划部制作广告宣传片，信息部将宣传片发布到 POS 机上进行调试；5.2.4 检查 POS 网络、电话、金卡工程、银行 POS 是否工作正常；5.2.5 收银员对 POS 机进行检查和试用。5.3 系统测试及试营业管理规定 5.3.1 营业前，必须对所有收银员进行压力测试，使其熟练掌握 POS 机各种功能和收银过程；5.3.2 必须在营业前进行数据核对，测试参与部门：各地公司财务部、商品部、营运部、客服部、信息部；5.3.3 检查内容：5.3.3.1 信息部人员及收银员测试 POS 机硬件设备、金卡工程及银行 POS 机是否正常；5.3.3.2 营运部

11、检查所有商品是否打印条码及价签，是否全部粘贴到商品上；5.3.3.3 商品部审核录入的合同、商品数据、活动促销单、返券单，活动升降抽单、特卖码，专柜码是否正确；5.3.3.4 客服部经理检查 VIP 积分、VIP 折扣是否录入正确，退换货处理是否正常；5.3.3.5 营业员到 POS 收款机与收银员一起逐条扫描商品单品码、专柜码和特卖码，有促销单的，要检查返卷、积分及商品价格是否正确无误；5.3.4 公司信息部经理对系统上线前的整个检查测试工作进行监督和指导；5.3.5 系统数据检测无误后，由软件供应商在试营业前一天，清空所有测试数据，商场信息部人员协助软件供应商工作；5.3.6 商场在开业前

12、进行试营业，通过试营业检查系统数据的准确性、收银员和营业员工作的准确性、系统的稳定性、数据库、服务器和专网的可靠性等，确保正式营业后，系统上线无任何使用问题。6、ERP 系统角色权限申请、需求变更管理 6.1 商场系统的角色权限变更 6.1.1 各地公司申请人通过 OA 或填写服务申请表，经申报部门负责人及各地公司总经理审批后，报各地公司信息部；6.1.2 各地公司信息部根据申请，增加、变更相关角色权限设置；6.1.3 各地公司信息部将申请表存档备查。6.2 公司系统的角色权限变更 6.2.1 员工职务变更或员工人职（离职）三天内，由公司或各地公司人力资源部通过 OA或填写服务申请表，经申报部

13、门负责人、各地公司总经理、公司招聘经理审核后，由公司信息部在 ERP 系统中修改系统角色及组织架构；6.2.2 公司信息部经理根据系统设置情况，审核通过后，进行系统修改，审核不通过，退回申请人，并写明原因。7、数据库备份与恢复管理 7.1 公司系统数据库备份由信息工程部负责。7.2 商场系统数据库备份 7.2.1 商场服务器采用双机互备份，数据库采用自动备份，由信息工程部负责安装和处理；7.2.2 各地公司信息部每周将各商场服务器备份文件拷贝，手工备份留存在台式机电脑中。数据库恢复由信息工程部负责，各地公司信息部配合工作；7.2.3 数据稽核由信息工程部负责，确保数据的准确无误。8、服务器、P

14、OS 硬件管理 8.1 服务器管理 8.1.1 商场服务器由信息工程部安装，各地公司信息部人员协助工作；8.1.2 各地公司信息部定期对服务器进行检查，清理灰尘，保持机房清洁；8.1.3 服务器定期重启，释放系统内存，保证服务器的稳定运行；8.1.4 服务器损坏或数据库无法启动，应第一时间通知服务器供应商当地的售后、信息工程部及公司信息部解决。服务器供应商应保证在 4 小时内解决问题，各地公司信息部人员应协助信息工程部解决故障。8.2POS 机等硬件设备管理 POS 机硬件设备管理按日常巡检制度执行。9、网络管理 9.1 专网由信息工程部负责，各地公司信息部配合工作，出现专网断网、故障，应第一

15、时间通知公司信息部、信息工程部及当地网通公司；9.2 商场局域网由各地公司信息部负责，出现问题应立即解决，并填写服务支持申请单记录。10、数据、报表上报管理 10.1 各地公司信息部每天上午 10 点前将相关报表向公司信息部提交，公司信息部专员汇总各地报表，统一上报公司总经办成员；10.2 各地公司信息部在每天闭店后，通过短信方式将各地销售数据发送给各自公司的总经办成员及公司总经办成员。第二节 服务支持工作管理制度 1、服务支持申请规定 1.1 公司及各地公司各部门发生信息技术问题，应及时联系信息部，提出服务支持申请，申请人或部门必须按要求填写服务支持申请表；1.2 申请人或部门所属部门负责人

16、确认服务支持内容，并在服务支持登记单上签字；1.3 服务支持申请表交信息部经理审核，并根据申请内容安排相关人员解决问题；申请人负责准备服务支持所需相关资料或设备，并与信息部经理协商本申请的执行和完成时间；信息部专员应在规定时间内解决相关问题，申请人应提前做好相关配合准备工作。2、问题处理规定 2.1 信息部专员携带服务支持申请表在指定时间内完成服务支持工作，并对故障原因进行说明和记录；2.2 如果该技术问题曾经发生并得到有效解决，则在问题处理完成后，将技术支持申请表归档保存；2.3 如果该技术问题以前并未发生，则将该问题按网络问题、硬件问题、软件问题、安全问题进行分类，填写详细的解决问题的方法

17、和技术手段，并建立该类问题技术文档，归档保存；2.4 如服务支持问题暂时无法解决（如设备损坏、网络瘫痪等等），将转入事故处理流程；2.5 如果服务支持问题涉及 OA、ERP 等信息系统的帐号申请、角色权限及用户、品牌信息、供应商信息、报表等系统设置修改问题，将转入变更处理流程。3、事故处理规定 3.1 对于服务器等机房硬件设备损坏或需要升级的，应及时上报信息工程部、公司信息部及供货商进行维修、更换或升级，信息工程部应要求供货商在该设备维修好前提供备件供我方使用；3.2 对于专网中断、网络设备或服务器硬件损坏导致各系统无法使用的，应第一时间上报信息工程部、公司信息部和相关系统供应商协助解决，并反

18、馈相关故障原因，须以文件报告形式报公司信息部，说明事故发生原因和详细解决方案，报公司分管副总经理审查备案，并以内部联络单的形式报信息工程部备案；3.3 对于服务器数据库崩溃、系统无法启动或数据丢失的，应第一时间上报信息工程部、公司信息部负责人、分管副总、总经理和相关软件系统供应商协助解决，并反馈相关故障原因，须以文件报告形式上报公司信息部，说明事故发生原因和详细解决方案，以内部联络单的形式报信息工程部备案，同时报公司分管副总经理和总经理备案。4、变更处理规定 4.1 信息部将根据系统功能，检查申请变更的内容是否符合规范及要求；4.2 若符合要求，则根据申请内容进行相应系统修改，变更系统配置；4

19、.3 各地公司信息部负责各地系统的变更管理，公司信息部负责公司系统的变更；4.4 需要信息工程部协助解决的问题，由各地公司信息部经理上报公司，公司信息部经理审核后，提交公司分管副总经理批准后，统一提交信息工程部；4.5 对每月发生的问题，各地公司信息部汇总，按问题的性质分类统计，报公司信息部及分管副总经理审批备案。凡在商场内，一切不经过公司统一收银台内进行的钱款交易、结算等行为均属私收银行为（采取租赁合作方式且在合同约定中注明自行收银的客户以及供应商交纳的订金不在私收银之列）。表2：（IT）服务支持申请表 P172（0858）备注：1、此表随服务支持文件交各部门，得到客户反馈意见后信息部存档。

20、2、要求技术支持时，应附项目相关文件。3、服务支持申请由申请人先行填写。第三节 门店机房管理制度 l、商场机房由信息部负责日常管理和维护；2、若发现机房计算机、网络和服务器等出现故障，应及时向信息部经理报告，信息部人员应在第一时间赶到机房，有效进行维修并做好维修记录。发生如服务器损坏、服务器重启、专网断网、设备损坏或数据库无法启动等重大事故，必须及时（10 分钟内）上报公司信息部，并同时联系信息工程部解决；3、进入机房须经得信息部经理同意，任何人未经允许不得擅自进入机房；4、须保持机房整齐清洁，信息部专员每周应打扫机房的卫生，不准在机房内存放其他与机房工作无关的物品；5、如发现机房有失窃情况，

21、应及时向当地公司领导报告，并向公司信息部汇报；6、机房负责人工作岗位变动时，应向接任的负责人办理书面移交手续；7、必须严格遵守机房的安全、防火制度，严禁烟火。不准在机房内吸烟、使用明火。未经领导批准，严禁将照相机、摄像机和易燃、易爆物品带入机房；8、机房、机柜钥匙由指定的信息部专员保管一把，其它留信息部经理管理，不能随意转借。丢失要声明，出入随手关门；9、机房工作人员要掌握防火技能，机房内要有灭火设备及工具，定期检查消防设施是否正常。出现异常情况应立即切断电源、报警，用灭火设备扑救；10、机房内的设备或配件更换，机房管理人员必须登记在册，非信息部人员不得动用机房内的设备；11、不得在机房内玩游

22、戏或上网聊天，不准在机房内吃饭，睡觉、会客、闲谈和喧哗打闹；12、信息部人员要将外来人员进入机房情况向主管领导及时报告并记录，非工作人员进入机房，要事先征得同意；未经许可一律不准触碰开关和设备；13、机房内各种设备要定期进行维护和保养，计算机数据库重要数据要定期备份，做好计算机病毒的防治工作；14、服务器和交换机等设备无特殊情况不得随意关闭，各种设备必须接 UPS 不间断电源，以防止突然停电对设备造成损坏和资料丢失。第四节 日常巡检管理制度 l、每天早上营业前 30 分钟、晚闭店前 30 分钟，信息部人员由商场一层至顶层逐层检查 POS 机设备及网络使用是否正常，填写设备巡检登记表，由巡检人员

23、和 POS 机收银员共同签字确认；2、如果遇到有设备或网络问题，第一时间通知信息部经理，并做好设备问题登记，信息部经理应立刻安排信息部人员对损坏或不能使用的设备进行检修或更换，填写商场技术支持登记表；3、对损坏严重且不能立刻维修的设备要立即联系信息工程部和设备供应商维修，并从库中提出备用设备进行更换，以免影响店面销售和员工办公使用；4、每天营业前 l 小时，信息部专员必须到达机房，检查机房所有设备和网络是否正常工作，填写机房巡检表（张贴于机房内墙上）；5、如果遇到有设备或网络问题，第一时间通知信息部经理，并做好设备问题登记，信息部经理应立刻安排信息部人员对损坏或不能使用的设备进行检修或更换，填

24、写商场服务支持登记表。第五节 企业网站管理制度 l、公司及各地公司信息部提供网站技术支持和技术管理；2、网站服务器、专网、设备、数据库管理、系统维护由信息工程部负责，公司及各地公司信息部配合工作；3、企业网站内容管理与更新由公司企划部负责。第六节 视频会议管理制度 1、视频会议申请 1.l 公司及各地公司如需召开视频会议，应提前 2 天通知行政部，预定视频会议室，行政部提前 1 天整理将在第二天召开视频会议的会议名称、会议时间、参会人员、会议电子文档等信息，以书面形式通知信息部；1.2 信息部根据视频会议计划表，向信息工程部申请视频会议室，由信息工程部开通视频会议。2、会议设备管理 2.1 会

25、议室由行政部统一管理，会议设备由信息部负责维护和支持；2.2 各部门应指派一名人员作为视频会议室管理员，参加信息部组织的视频会议设备使用培训，掌握会议设备的使用知识；2.3 各部门召开视频会议前 30 分钟，由该部门视频会议管理员调试会议系统，包括视频、音频和会议软件等等，如遇到严重的设备故障或技术问题，由信息部技术人员负责协助会议管理员解决；2.4 各部门要爱护会议设备，不得磕碰、损坏会议设备，发现设备问题要及时报信息部维修或更换。3、视频会议过程管理 3.1 会议召开过程中，由各部门视频会议管理员进行会议现场管理，包括音量的调节、视频图像的调节、摄像头角度、会议文件的共享、会议信息的发布以

26、及会议秩序的维护；3.2 各部门视频会议应严格控制时间和进度，不得超出预定的会议时间；3.3 视频会议期间要保持安静，避免人声嘈杂降低会议效果。会议召开过程中，发言方发言时，不发言方必须关闭视频会议系统中发言按钮；3.4 视频会议期间请将手机调制静音或震动状态；3.5 会议结束后，应关闭所有会议设备，退出视频会议系统。4、视频会议设备由公司统一采购；5、各地公司必须建设 2 个视频会议室，保证视频会议使用。第七节 OA.RT、邮箱管理制度 l、公司 OA.RTX、电子邮箱由信息工程部负责维护管理，信息部人员为 OA.RTX、邮箱关键用户，人力资源部为 EHR 关键用户，财务部为 NC 关键用户

27、；2、在组织架构及员工职务变更或新员工入职后，由人力资源部招聘经理通知信息部当日提交信息工程部审批开通；3、RTX 是内部即时通讯工具，在职员工工作时间必须保持 RTX 在线状态，确保个人信息（手机、座机、邮箱、头像、职务、传真等）填写完整。各地公司信息部每月检查，确保员工 RTX 上的信息真是有效。注：手机栏只能填写一个手机号码，如果填写多个手机号码，在 RTX 上给手机发短信将不能接收。第八节 数据报表与行业动态分析报告制作管理 l、信息部负责根据 ERP 系统制作公司管理层使用的各项统计分析报表；2、公司信息部专员每天 9 点前，将前一天各项统计报表数据，报公司总经理、副总经理、各业务部

28、门负责人以及各地公司总经理审阅备案；3、各地公司信息部专员每天 10 点前，将前一天各项统计报表数据，报公司信息部及各地公司总经办成员审阅备案；4、所有周报表、月报表、季报表、年报表，须在下一周、下一月、下一季、下一年的前 3 天内报公司各级领导审阅备案；5、遇周六日休息，各项报表不得顺延，须按时提交；6、遇重大节假日如春节、元旦、五一、十一等，数据报表必须每天提交公司总经理审阅备案；7、行业竞争情报动态分析，在当月最后一周，由信息部提交公司分管副总经理审阅后在次月第一周发布；8、各地公司 ERP 数据报表为公司重要商业机密，不得将 ERP 数据泄露给其他公司和个人；9、公司其他部门人员如需查

29、询相关数据报表，必须上报公司信息部负责人审批后才能查阅。附注：各项信息技术及系统安全管理制度由信息工程部统一制定，系统按照相关制度规定执行。表3：分公司信息部工作日志 附件：分公司信息部工作日志 类别 内容 跟进及交办事项 重大事项 系统更新 软硬件维护 日常工作 巡检 检查内容 检查时间（营业前 1 小时）X 检查时间（营业后 1 小时）X 检查说明 机房 1.保持机房清洁、卫生 正常 正常 2.温度：222，湿度：50%Rh5%Rh 正常 正常 3.服务器运行正常 正常 正常 4.网络设备运行正常 正常 正常 5.电源 UPS 运行正常 正常 正常 收银台 1.设备开启正常 正常 正常 2.网络正常 正常 正常 3.pos 广告在活动档期内 正常 正常 触摸屏 1.设备运行正常 正常 正常 办公区 1.打印机正常 正常 2.员工电脑设备正常开机与关机 正常 每日 例检 1.分公司与总部数据一致 正常 2.小票全部统计 正常 3.日终日初正常 正常 4.数据空间检查正常 正常 5.job 运行正常 正常 6.服务器时间（每周星期 一查一次）7.服务器磁盘空间检查（每个月周一检查一次）当值人员 部门负责人