SBO系统管理员操作手册.pdf

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1、SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 1/44 SAP Business One 用户操作手册(系统管理员岗位）SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 2/44 福建讯盟软件有限公司 2008 年 9 月 目录 一、概述.3 二、系统管理.3 1 系统安装与维护.3 1.1、系统安装/环境配置.3 1。2、License 服务器设置.5 1.3、备份/还原.10 1。4 系统升级.12 2 系统一般配置与开帐.13 2。1 新建帐套.13 2。2 一般设置.14 3 系统个性化

2、设置.19 3.1 打印格式设置.19 3。2 强大数据挖掘功能,查询报表工具.24 3。3 个性化表单.29 3.4 强大的扩展性新增用户表单.35 4、系统安全配置/权限分配.37 4.1 权限设置.37 4.2 单据审批流设置.39 4.3 预警警报设置.43 SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 3/44 一、概述 系统管理员的职责：保证系统的正常运行，针对公司的新需求进行二次开发 二、系统管理 1 系统安装与维护 1.1、系统安装/环境配置（1）系统安装 系统安装分服务器安装和客户端安装。A、作业环境:服务器 基础配置：Cp

3、u:Intel xeon 2。0G 以上 内存:2G 以上 硬盘：73G SCSI 以上 网卡：1000M 作业系统系统：Win2000 Server（SP4)/win2003 server+MS SQL 2000（SP4）/MS sql2005 客户端 基础配置：Cpu:Intel PIII 500 以上 内存:512M 以上 硬盘:20G 以上 网卡：100M 作业系统系统:Win2000 PRO 或 Win XP B、安装 SAP Business One 服务器（B1)安装服务器数据库 首先必须先安装 SAP B1 系统的服务器数据库,安装方法：直接进入安装盘或安装目录“安装盘目录Pa

4、ckagesServer“点击 setup。exe 进行安装，在安装过程中选择“coumter”自定义安装演示帐套，因为系统会默认安装各种语言的演示帐套,我们一般只需选择一种即可，避免重复安装占用空间。安装 SAP Business One 服务器时，在服务器的共享目录里（安装服务端后自动共享），默认情况下在C：Program FilesSAPSAP Business One SAP_SHR，安装向导自动复制客户安装的安装文件。SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 4/44(B2)安装 Server Tool 这个安装用户安装 SAP

5、 B1 系统的基础服务工具,里面集成了 Licenses 服务,备份服务,数据接口服务 用于支持开发和自定义表单用等。这个是必须安装的，否则系统将无法运行.安装方法:进入安装盘或安装包”PackagesServer Tools”,执行 setup.exe 进行安装，依据提示安装即可.安装完成后,打开“开始菜单所有程序SAP Bussiness OneServer ToolsServerManager.exe“,打开后如下图,Service 选择 License Manager 2005按下面绿色的三角型 Start/continue再将下面的 AutoStart service when os

6、 starts 勾上,此选项意思,当服务器启动时自动启动该服务。C、安装 SAP Business One 客户端 客户的安装文件可在可从在 serverSAP_SHRClientsClient_Setupsetup。exe 下的服务器中找到.运行setup。exe 根据提示完成安装即可 D 路径设置 该作业主要是用于设置 SAP B1 中附件文件的存放路径,每一项只能设置一个文件夹，Microsoft Excel 导出、图片和附件的路径 路径请以网络路径显示即serversbo_shrworddoc 此方式显示，否则其他客户端将无法访问。SAP Business One 编号：SBO-0-0

7、03 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 5/44 1。2、License 服务器设置 A、安装导入 Step 1 获取服务器硬件系列号 1 从开始菜单 SAP Bussiness OneServer ToolsServerManager。exe 打开 server tool 服务 如 图 1.2.1 2 选择 license Manager 并启动点击 Settings 3 记下 Hardware key 如图 1。2。2 Step2 申请 License 文件 将 Step1 的 Hardware key 和贵公司的资料（公司全称,英文名称，联系人，电话,传真等）发给阳光通软，由阳光通软

8、帮你们申请 License 文件 Step3 导入 License 当你完成第一步，获得 SAP 的 license 后，接下来将进行导入,操作:参考 Step1 进入到 license Manager 设置如图 1.2.1，点击“settings”按钮进入图 1。2.2，透过选中 license 文件，点击“Import license file”导入license 文件，系统提示成功后，则 license 安装完成.图 1.2。1 SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 6/44 图 1。2。2 Step 4 确认导入成功 导入提示

9、成功后为了,确认是否已经真正导入,您可进入 SAP B1 系统管理许可证管理员，如下图 1.2。3，若导入成功,则在右边的框内您可以看到你所购买的 license 详细信息，如图 1。2.4,其中 Professional User 表示专业用户，Available 表示未分配的用户数，若已分配完则为 0 图 1.2。3 SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 7/44 图 1。2。4 SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 8/44 B 访问配置 关于 2005B Licens

10、e 详细说明,请参考安装包下DocumentationSystemSetup LicenseGuide.pdf”文件。在此我们将介绍如何设置局域网内部访问 license.基于以上的图，我们可以了解到，license 服务器可以和 SAP B1 存放于不同的电脑上，这样就可让公司更灵活的设置 SAP B1 的安全性。此方面涉及 windows 服务器安全设置,不在本手册中说明,详细请参考windows 服务器系统的相关书籍。在登录 SBO 系统时，首先要保证登录 Licence 服务器畅通,SAP B1 license 的端口默认是 30000，在 window安全策略中须开放此端口.请 在l

11、icense 服务器上设置每个客户端的windows登陆帐号,保证客户端能顺利登陆到 license.C、License 的分配 关于 SAP B1 不同 License 类型对单据限制及详细说明，请参考安装包下”DocumentationSystemSetup LicenseGuide。pdf”文件。一般注意 2 点：1 Professional User 专业用户，权限最大，但是费用最高,分配时谨慎根据用户的作业权限和单据分配,2 利用好SAP addons和SDK Tool,这两个是用于SAP扩展包和客户利用 SAP B1 的 SDK 自行开发 SAP B1 程序的授权,目前,短期内 S

12、AP 的政策是没有限制,属于赠送，而这两个license 可以在 SAP B作业的单据与表单也很多（基础数据维护：物料档案，客户/厂商资料，BOM 表，生产模块，用户查询报表，用户自定义表)操作：管理 许可证管理 许可证管理员,进入如图界面,选择左边的用户，在右边的 license 选择相应的license 打勾即可，系统会自动扣去 Available 用户数,点更新按钮，退出即可，如图 1.2.4.注:利用此功能你可以让不同用户在不用时间段获得 license 访问权，从而可以解决系统用户数大于 license用户数的.SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件

13、有限公司 SAP 产品部 9/44 图 1.2。4 SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 10/44 1.3、备份/还原 ERP 系统最有力的数据安全手段之一，就是作好备份,它的重要性我就不再重复说明.对于 SBO 数据的备份，我们有两种方法:一种是直接用MS SQL2000/2005数据管理工具备份;另外一种就是用SBO自带的备份工具，集成在 Server tool 里如图 3,（注：SBO 自带的备份功能和 MS SQL 的备份不同，SBO 自带的备份功能会在备份数据库的同时，把我们在“一般设置”“路径下设置的文件夹备份即 SAP

14、 B1 中的附件）Step1 进入 SAP B1 的备份工具界面 1 从开始菜单 SAP Bussiness OneServer ToolsServerManager.exe 打开 server tool 服务 如 图 1.3。1 2 Service 选择 SBO Backup，点 Start/Continue 启动 Step2 设置与服务器的连接 1 点 Connection 选项,在 db username 中输入登陆 SAP 服务器数据库的帐号，一般是 saDb password 中输入登陆密码确认即可 图 1。3。2 图 1。3.1 图 1.3。2 Step3 选择要备份的帐套 1 点

15、击 DataBase 选项，进入勾选要定期备份的帐套数据库名称，图 1。3.3 SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 11/44 图 1.3。3 Step4 设置备份文件的存放路径 1 点击 settings 设置备份文件的存放路径，BACK up directory 存放备份后的数据库文档，BACK up temp 备份时存放的临时文件夹 图 1。3.4 Step5 设置自动备份计划 1 点击 schedule，设置备份排程即备份计划,by date 指定具体的日期备份，by intervals 指当日具体的时点，daily 指每天

16、备份，weekly 指每周备份，每周那天自动备份，monthly 指每月哪天自动备份,一般只要选一种就好了,通常如果不需要每天备份,就选每周，指定周几备份就好了,如图 1.3.5 图 1。3。5 SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 12/44 关于还原，还原还是要用 MSSQL 的还原功能还原，SBO 不提供还原的功能，至于怎么操作，我就不再重复说明,您可以参考有关 MSSQL 的说明。1.4 系统升级 如果您每年有向SAP缴交升级费的情况下,您可以在该年度定期获得SAP B1升级包，这个升级包是SAP收集全球用户所提交的问题和需求

17、,进行有计划的改进系统,融合了当前最新的管理理念和需求.所以建议您定期的升级系统。升级步骤 Step1 升级服务器数据库 1 解压升级包,打开 PackagesUpgrader CommonUpgrade.exe，2 输入服务器名称，登陆服务器数据库的帐号，一般为 sa输入登陆密码下一步 按提示完成即可 Step2 升级帮助文件 1 解压升级包，打开 PackagesUpgrader HelpUpgrade。exe 2 输入服务器名称，登陆服务器数据库的帐号,一般为 sa输入登陆密码下一步 按提示完成即可 Step3 升级应用程序即客户端程序 1 当您执行完前面 2 个步骤后,进入系统，系统会

18、提示升级，选”确认”,依提示作业,系统会自动升级,升级成功后会自动进入正常的登陆界面，其他客户端，登陆系统,会自动提示升级，所以不需要逐个客户端进行升级。Step4 升级公司帐套 1 当您升级完应用程序后,登陆帐套时,若此升级包须升级公司帐套，系统会自动提示您数据库版本太旧须升级,选择”是升级 2 备份公司帐套，升级帐套前，系统会提示需要一个数据库备份,请在后台用 MS SQL 备份好数据库，再登陆 SAP B1 公司帐套，系统提示升级否，选是 系统自动升级数据库，这个过程根据公司帐套数据量大小，时间长度会不一样,请耐心等待.注，升级数据库过程中,请让各个客户端退出 SAP B1 系统，以免出

19、现不可预知的错误 SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 13/44 2 系统一般配置与开帐 2。1 新建帐套 一切准备就绪，开始运用了，开帐之前,我们必须先建立一个新的帐套。做法如下:Step1 进入登陆界面，点“新建”按钮,如图 2。1。1 Step2 设置新帐套的基本信息 1 点新建按钮后，进入以下画面,输入相关信息公司名称和数据库名称这个命名没有规定,建议规范一点比较好 2 本地设置,根据公司的需求，一般选中国；科目表根据公司财务需要“一般选股份有限公司会计制度选此系统会自动根据股份制会计科目创建一个科目表模版，后续财务再去调整

20、,若选择”用户定义”,则系统不会创建科目表.须人为去一个一个建,基础准备工作会比较多；3 定义过帐期间,这个必须设置,用来设置公司帐套的会计记帐期间 类别与期间名称，一般输入年份;子期间一般设置”月”，即按整月来设置每个会计期间;”到期日”的终止日SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 14/44 期 一般要设置跨一年,即 2008 年的到期日须设置到 2009 年 12 月 31 日，因为到期日是用来管理销售订单,采购订单等有到期日期的单据,如果到期日终止日期只设置到 20081231,则 20081231 接的订单,在 2009年交

21、货的，就没法存档了.Step3 开始建立帐套 在完成以上 2 步后,点”继续”，开始建立帐套，建完后系统自动进入新帐套，开始”配置”之旅。2.2 一般设置 新帐套建好后,须先作一些初始设置 Step1 设置汇率 若有涉及到外币业务,则设置好汇率,从 管理汇率与索引进入选择年月,输入每天的汇率,若采用每个标准汇率,则点击“按选择标准设置汇率”进行设置 SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 15/44 Step2 设置公司明细：用于设置公司基本信息(地址等及打印抬头)和与公司相关的初始参数，初始化：非常重要，有些参数一经设置,开始录入数据

22、后，就不能更改了,所以要慎重,如图 2.。2.3，需要注意：a 即缺省评估方法,就库存的成本计算模式,一般时移动加权,b 按仓库管理物料成本,即系统将对每个仓库进行独立核算物料成本，所以后续再作业过程中每次仓库间的调拨都会涉及到成本的计算,此项看公司是否有需要,其余默认即可，具体设置说明请参考 sap b1 的随机帮助。图 2。2。2 SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 16/44 图 2.2.3 Step3 一般设置-设置公司运行的基本参数 SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP

23、产品部 17/44 注：需要使用“利润中心”时需要预先设置预算栏目；注：尤其注意对小数位的设置；SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 18/44 对库存的设置则在该页面中进行；若需要跑 MRP,则需要在计划页面中进行设置；最后是对现金流的设置；SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 19/44 3 系统个性化设置 3.1 打印格式设置 在 B1 中，可以进行丰富的打印格式设置，用户可以根据自己的需求，对单据的打印格式进行自定义调整，达到符合客户要求的格式。以销售报价单为例：首先

24、，在销售报价单界面，点击红色方框中的“打印格式编辑器：显示打印格式编辑界面:SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 20/44 打印界面的顶部工具栏如下：从左到右依次为：选择（移动所选择框体时使用）;自由文本框；数据库;公式；系统变量；图片；条形码；外部数据；对表格内容输入可分四个源类型：选择“自由文本”源类型时：直接在内容框中输入您需要的内容即可;选择“数据库”源类型时：通过“表下拉选单中选择您需要取内容的来源表；再从“列下拉选单 中选择来源表中的来源列内容;SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限

25、公司 SAP 产品部 21/44 举例如图：（取退货表中的过账日期）选择“公式”源类型时:可以使用“公式编辑器”；从插入左方的下拉菜单中可以选择您需要的公式，选择后点击插入；在公式中填写您需要的变量,点击“更新”，“确定”完成公式的填写；SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 22/44 常用公式的含义(与 SQL 中的公式大部分均相同)：例如：Abs(number)取得数值的绝对值；Round(numeric_expression，length）取整;Day(datetime)依接收的日期参数传回日；Month（date)取得日期的月

26、部分;选择“系统变量”源类型时:在需要取一些没有来源表或随时会发生变动的表数值时，选择该项；首先勾选视图选项中的“系统信息”；将鼠标移动至您想要取值的表的框中；例：选择“总计”；此时左下角显示该选框的系统信息:SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 23/44 Variable 的值即为该变量的取值。此外：在“常规”选项页中可以进行标识，字段类型，链接到，框体大小,是否可视的选择；在“格式化”选项页中可以进行字体，大小，对齐方式，换行等内容的选择，注：若需要将数字用大写汉字表示，则勾选“字数统计”框；在“边框”和“颜色”选项页中,则可以

27、选择是否需要或需要哪几个方向的边框和对字体颜色的选择（0表示无边框，1 表示有边框）；SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 24/44 3。2 强大数据挖掘功能，查询报表工具 查询是用户定义的直接在数据库中读取所需表的报表，并使用结构化查询语句（SQL）显示它们的格式。有两个不同的可用工具可创建必需的 SQL 语句。查询向导 查询接口 两个工具都提供相同的功能,但是还有以下差别：1.查询向导从创建查询过程开始一步一步的指导您。系统在后台生成 SQL 语句，并永久隐藏它们。用户不要求 SQL 知识。2.查询接口有创建 SQL 语句的用户

28、友好界面。系统显示 SQL 命令，这样您才能直接编辑.具备 SQL 知识是个优势。a.查询向导 选择报表 查询向导执行查询向导.查询向导从创建查询过程开始分五步:SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 25/44 选择表格.该表与上面选择的表连接,显示在屏幕的下方。双击选择它们；选择在下一步选择的表的要求字段.更改列表头并包含计算字段；定义数据记录的排序和分组；SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 26/44 定义选择数据记录的条件。还可以使用变量，变量必须输入为 0,1，等等

29、.系统自动确定选择的表之间的关系.如有需要,您还可以更改这些条件；最后，系统显示自动生成的 SQL 报表。要执行报表，请选择结束.b。查询接口 选择报表 查询接口开始查询接口。查询接口只允许您在一个屏幕上创建 SQL 语句;您可以在左列中指定要求的表。系统自动确定选择的表之间的关系。如果选择用户定义的表格，必须给用户定义的表格的名称添加方括号，例如：SELECT*FROM.选择了新建的用户自定义表之后，输入数据：在用户定义字段的定义中，通过选择设置链接表标识还可以链接用户定义表到一个或多个用户定义字段.如此，用户定义的表描述将在用户定义字段中显示为下拉列表。在用户字段中,为了从附加列中显示数据

30、，可以使用格式化的搜索。在任何时候，都可以选择或取消选择设置链接表标识。用户定义的字段与标准字段有完全相同的使用方法：统一到文档模板 使用在报表（查询）中 查找对象 存储附加信息，如图片、文件和超链接。例如：客户和供应商的附加分类 使用定义的客户或供应商 URL 直接访问互联网。公司标识或路径描述集成到客户 显示物料图片 可以将用户定义的字段归纳到类别.使用大量用户定义字段时,此功能特别有用。SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 37/44 4、系统安全配置/权限分配 4。1 权限设置 关于系统安全设置，建议网络安全设置数据库访问设置

31、sbo 系统权限设置。在这里有关网络安全社置和数据库访问设置我不再说明，您可参考有关的书籍介绍。这里我们将著重介绍 sbo 系统权限设置。SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 38/44 详细的权限设置见文件:F:Documents and SettingsAdministra SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 39/44 4。2 单据审批流设置 审批流程可以在采购流程和销售流程中使用。审批流程允许您使用 SAP Business One 建立电子批准程序的模型。选择管理

32、 审批流程 批准模板来定义和审批流程。在新建审批流时，首先在批准模板-设置界面中填写审批名称，描述；并在创建者一栏中选择该审批流程创建者名称，部门(勾选“活动的”激活该审批流程）。然后在凭证中选择需要审批的凭证。SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 40/44 此时再在“阶段”栏目下定义审批的阶段和审批的人员，如图：SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 41/44 在定义了阶段名称和描述后，可以选择需要的批准人数和审批的用户。最后可以在“条件”栏目中选择审批触发的条件：当选择

33、“总是”时，则表示只要创建该凭证，则无条件触发审批流程.选择“当下列条件满足”时，可以选择系统定义的条款来触发审批，也可以定义基于用户自定义的查询来触发审批，双击黄色区域，弹出查询管理器如图：SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 42/44 此时选择用户预先写好的查询语句，当创建您选择的凭证并满足该查询的条件时，触发审批流程。在系统中输入凭证时，系统检查批准过程条件，如果必要,则防止进一步处理此凭证。这时系统保存此凭证为草稿并分配其一个临时凭证编号。随后处理此凭证时，根据当前编号级别对凭证编号进行相应的更改。批准过程可以包含不同用户，

34、这些不同的用户各代表单一批准阶段。维护 SAP Business One 中所有的阶段，并分配一个阶段名称进行识别。您也可以指定每一个阶段所需的批准数.例如:阶段 1 中，批准可由史密斯小姐和琼斯先生授予。但是仅需要他们其中之一授予批准即可。也就是说，即使已分配两个用户到系统中的阶段 1，所需批准的数目仍为一。在批准模板中，您可以指定受批准过程支配的凭证，和冻结凭证进一步处理的条款（例如:金额 USD 5000，或折扣 10%等等）。系统会通过警报功能通知所述用户，要求从他们那里获取决策（同意或拒绝）.您可以指定在先前定义的阶段中批准凭证的员工。但是无法添加到系统提供的条款中.在批准模板中作为

35、凭证创建者输入的用户无法取消激活有效标识。SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 43/44 4.3 预警警报设置 SAP Business One 中的警报用于通知系统中定义事件的某些用户.对于所有警报，一定要指定系统应该发送警告给谁，它是怎样发生的（内部,电子邮件，SMS，传真），以及警报的优先级和警报的合理频率。另外，您要激活警报使之生效。选择管理 警报管理来定义和维护警报。当所要警报的内容需要经过用户或系统的查询时，点击“打开保存的查询”，从弹出的查询管理器中选择预先写好的查询即可.当警报触发时，若勾选了内部的警报提醒方式时，会弹出警报提示如下图：SAP Business One 编号：SBO-0-003 福建讯盟软件有限公司 SAP 产品部 44/44 SAP Business One 包含六个预先定义的警报功能：来自预算的误差；来自折扣(百分率）的误差;来自毛利润百分比的误差；来自承付款的误差；来自信贷额度的误差；最小库存误差；鉴于预先定义的警报,您通常要指定一个参数（例如,最大偏差)，并指定系统应该检查的凭证。也可以定义您自己的警报。基于查询发生的。系统总是在满足查询条件的时候触发警报.然后，查询结果以警报显示。关于用户定义警报，必须指定系统在后台中执行查询的频率。