人事档-案管理制度422.pdf

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1、-141-/4 人事档案管理制度 第一条 目的 为了保证公司员工信息档案的完整性、连续性，为人力资源管理提供原始资料，关注员工个人在公司的发展历程，根据公司的有关规定，制定本制度。第二条 适用范围 本制度适用于公司各部门。第三条 管理部门（一）为加强员工信息管理，凡进入公司员工，均由行政人事部为其建立内部员工信息档案，仅供公司内部人力资源管理需要使用，与国家统一界定的人事档案不具有等同性。备注：为了避免含义混乱，公司内部员工档案简称为员工信息档案，员工个人的国家人事档案简称为员工人事档案。（二）员工信息档案由行政人事部建档、管理。第四条 归档范围（一）个人基本信息资料 个人简历、学历证书、职称

2、证书、身份证、原单位辞职证明复印件。（二）录用审批资料 面试录用审批表、录用通知单、人事资料卡、本地户籍担保书（财务）、体检表、员工转正审批表、试用期工作总结、劳动合同、员工申明等。（三）绩效管理资料：年度绩效评价表、个人年度述职/工作总结等。（四）内部调配资料 内部调动审批表、内部调动通知书、工作交接清单、任职资格升降审批表、人事任命文件等。（五）工资报酬资料：调薪通知单、各项奖励性报酬记录、社会保险购买记录等。（六）奖惩资料：在公司内外部受到的奖惩证书复印件。（七）其他：辞职申请报告、辞退申请报告等。-142-/4 第五条 归档要求（一）归档资料应包括员工个人的所有资料，能真实、系统地反映

3、员工个人在公司的发展历程。（二）归档的文件原则上应是原件和复印件，传真件不得作为档案原始资料。（三）归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式要符合规范。（四）禁止使用圆珠笔、铅笔作为书写材料。（五）归档时间：1.员工初始资料在员工新入职当日内归档。2.后续资料在领导审核批准后五个工作日内归档。第六条 建档要求 1.每个员工信息档案保存在各自档案袋中，并以统一格式封装和建档，以便查阅。2.员工个人信息档案的编号按工号顺序排列，专人专号，若有员工离职，新进人员不得填补其工号，以保证人事资料的完整、连续。离职员工档案原则上应保存一年及以上，超期档案资料由行政人事部集中统一销毁。3.建立员工个人

4、信息档案的同时建立人事资料数据库，填写员工姓名、性别、出生年月、籍贯、身份证号码、最高学历、专业、毕业学校、婚姻状况等个人情况，以及现部门、入司时间、现职务、先后工作岗位等入职后资料，使员工情况一目了然。该数据库需每月更新一次。第七条 档案借阅 1.员工信息档案是行政人事部的保密文件，原则上不提供给外部门借阅。确因工作需要借阅员工档案的，须填写档案借阅审批表，按表中规定的程序报批。2.员工个人信息档案借阅期限为 1 天，仍需使用时要办理续借手续。3.借阅者不得折叠和污毁，严禁对档案进行涂改。4.借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。5.员工信息档案资料原则上严禁复印。

5、第八条 保密制度 1.员工信息档案是企业的宝贵财产，保守秘密是档案管理工作者的职责。2.档案管理员不得对内外透露任何员工档案的信息，不准将档案私自带出或借给他人。-143-/4 3.档案存放在档案柜内，档案柜钥匙由档案管理员妥善保管。第九条 档案管理 1.员工因应届生就业、调工、调干至公司入职而牵涉到的个人人事档案的存放，可以当地公司名义存放在当地人才交流中心。2.需将人事档案以公司名义存放的，需在事前向相应行政人事部提出申请，并经公司行政人事总监批准后，由人事档案管理员办理相应手续。3.员工入职的第一年由个人缴纳相应的档案保管费用。员工在公司服务满一年以上并且以公司名义存放人事档案的，公司可

6、在后续服务年度为其报销档案保管费用。4.员工如需将人事档案调出档案存放地，需至少提前一周通知人事行政部。5.在档案保管期间，发生员工工作地点和户籍变动，则其人事档案相应随调动变更至调往公司名义下保管。6.员工与公司解除劳动关系，则公司代管义务结束，员工需在做离职工资结算之前将人事档案转为个人名义存档。第十条 附则 1.本制度由行政人事部负责解释、修订。2.本制度自发布之日起执行。-144-/4 附件一档案借阅审批表 档案借阅审批表 借阅档案名称：申请日期：借阅 现场查阅 表号：申 请 部门 借阅人 借出理由 档案性质 物权凭证 要件档案 人事档案 一般档案 档案内容 借出时限 年 月 日至 月 日止 部门经理 审 批 行政人事部 常务副总 注：物权凭证及要件档案需有常务副总意见 办 理 档 案 号 借出人：档案内容 页 数 共 页 保管人：页码详列 结 果 归还时间 归还人：内容核对 页码核对 保管人：完 好 性 说明：表号由档案管理员编写。