档案收集整理制度60.pdf

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1、1 档案收集整理与管理制度 一、文书档案的收集整理与管理 1、坚持做到文件材料统收、统管。凡本机关所有收文 必须交办公室拆封、登记，经有关领导批阅后，及时送有关 部门或人员办理，办好后负责收回归档。2、本机关制发文件禁用圆珠笔、红墨水、铅笔或蓝复 写纸等不利于档案材料长期保存的书写材料，并做到发文拟 稿必须送有关领导核稿、签发。再交办公室统一编号、登记、封发，然后将底稿和两份正文归档。3、加强清退文件的管理。凡上三级文件不得遗失。本 机关所有文件材料坚持每季度清退一次，年终彻底清理，并 做到办理完毕的文件材料随时归档整理。4、按照本级机关文件材料归档范围及保管期限表对收 集的文件材料进行鉴定，

2、凡属本机关归档范围的文件材料，必须齐全完整，任何人不得据为已有。5、机关档案人员，应在次年五月底前，将平时整理的 档案材料编目装盒。6、按时向市档案局报送档案统计年报表及相关资料。7、借阅文书档案按照借阅制度执行，档案人员要做好 借阅登记和利用档案典型事例的记载。二、会计档案的收集整理与管理 1、会计档案的收集范围包括会计凭证、会计账簿和财 务报告等会计核算材料。具体包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证；总账、明2 细帐、日记账、银行存款帐、现金日记 账；年报、季报、月报；银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。2、按照财政部、国家档案局会计档案管理办法的 规定，本

3、单位每年形成的会计档案，应当由财务会计部按照 归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清 册。3、凭证每月包角装订成册，帐薄、报表和其他会计核 算材料年终整理。每个保管单位（册、卷）封面各项均应填 写清楚，移交前编好案卷号，归档号，填写好案卷目录等。4、会计档案的整理要达到分类清楚，装订结实美观，编目系统正确，封面书写清楚整齐，便于查找和利用。5、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务 会计部保管一年，期满后，由会计部编制移交清册，移交综 合档案室保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交综合档案室的会计档案，原则上应当保持原卷的封 装。个别需要拆封重新整理的，综合档案室应当会同会计

4、部 和经办人员共同拆封整理，以分清责任。6、凡是采用电子计算机做帐的，除将数据刻录光盘保 存外，还必须保存打印出的纸质会计档案。7、坚持借阅登记，严守档案机密，本部门职工因工作 需要查阅会计档案，应进行登记，经批准后方可利用。外单 位前来借阅会计档案，须持单位介绍信，经分管领导批准后 方能查阅。8、会计档案管理人员调动工作时，必须办理好交接手 续，方能离职。三、基建档案的收集整理与管理 3 1、基建档案有关文件材料的收集由主管基建的工作人 员负责。收集范围包括：立项计划、预决算材料、材质检验 报告、隐蔽工程材料、竣工资料和图纸、表册等。2、基建项目完成后，由负责人将材料清理核对清楚，按照科技档

5、案案卷构成一般标准要求 进行立卷整理。整 理要达到项目区分清楚，整理规范标准，编目系统正确。3、在项目竣工完成后两个月内，将整理规范的基建档 案移交综合档案室保存，交接双方按照科技档案目录清点，办理交接手续。4、本单位职工借阅基建档案，要进行登记；外单位借 阅基建档案需经过分管领导同意方可借阅复印。四、声像档案的收集整理与管理 1、收集范围：本单位各项活动中形成的具有保存价值 的各种照片、录音带、录像带。2、收集方法：由本单位人员拍摄和录制的，由负责拍 摄和录制的人员收集；聘请外单位人员拍摄和录制的，由综 合办公室主任负责收集。3、对收集的声像档案年底按照有关规范标准要求进行 整理编目，对数码

6、相机拍摄的照片不仅要保存冲洗的照片，还应将其刻录成光盘保存。4、凡刻录成盘的数码照片，每五年翻刻一次，录音带 和录像带每年要按规定倒带。5、录音带、录像带和光盘要存放在防磁柜里。五、电子档案的收集整理与管理 1、收集的范围：本单位在职能活动，行政管理以及业务 管理活动4 中通过特定的编辑软件生成的各种文本文件；利用 计算机辅助设计，辅助制造等技术形成的单独承担文件职责 的具有查考利用价值的数据文件、图形文件；采用数字设备 采集制作的图像文件；使用视频捕获设备录入或使用动画软 件生成的影像文件；用音频设备录入的声音文件；软件开发 活动中形成的程序文件；支持文件顺利读取的软硬件和相关 数据。2、收

7、集的方法：由负责计算机管理的人员平常注意积累 电子文件材料，每年 12 月 31 日前，将应该归档保存的电子 档案收集齐全。3、电子档案的整理：由综合档案室档案员负责将已收集 齐全的电子档案分类整理，编目造册。4、电子档案应存放在防磁柜里保存，并按规定提供借阅 和利用。光盘每五年翻刻一次。六、实物档案的收集整理与管理 1、收集的范围：凡是本单位获得或者形成的具有保存 价值的奖状、奖牌、奖杯、证书、奖旗、印章等实物，都属 于收集范围。2、收集的方法：由办公室负责对获奖的实物进行收集 登记 3、整理的方法：全部实物采取以实物形式结合实物形 成的时间进行排列，并从第 1 件开始编流水号，然后登记造

8、册。4、年底由档案员对收集的实物按规定进行整理、编目 5、实物档案的借阅利用按照规定执行，档案员做好登 记和利用效果记录。5 档案保管制度 一、本机关各类档案必须实行集中统一保管，任何部 门或人员不得拒绝向档案部门或档案人员移交档案。二、各类档案应按要求存放入柜，不得随处乱放，以免 失密。档案保管应做到“八无”、“八防”，对破损褪变档案 应及时修复或复制。三、档案室的门、柜要牢固、加锁；窗户要密闭，挂厚 窗帘，设置钢筋或金属网。四、根据保管档案的需要，档案室应配备温湿度计、灭 火器、电风扇、除湿机等设施设备及杀虫药物。五、定期检查档案保管情况，发现问题及时处理，并认 真填写档案检查记录。六、档

9、案室应经常保持清洁卫生，整洁干燥。6 档案人员岗位责任制 一、机关档案工作人员要认真学习贯彻 档案法 和机 关档案工作条例、机关档案工作业务建设规范及党和国 家有关档案工作的政策、法规。二、负责制定本单位档案工作计划、规划和各项规章制 度、管理办法。三、认真按照机关档案工作条例和机关档案工作 业务规范做好本机关档案材料的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和编研等工作，并按要求及时移交应进馆的档案。四、负责对本机关所属单位档案工作的监督、检查和指 导。五、遵纪守法和恪守业务道德，保守党和国家的机密，维护档案的完整和安全。六、主动向专业主管机关或档案管理部门反映情况，接 受监督指导并举报违法案件。七、凡本单位档案工作人员，在档案工作中成绩显著的 给予表扬或奖励；因玩忽职守造成档案材料损失的，视其情 节轻重分别给予党纪、政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑 事责任。