高校财务信息化之投递式报销相关问题探讨275.pdf

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1、.高校财务信息化之投递式报销相关问题探讨 摘要：投递式报销现状及利弊分析目前高校财报销方式主要取得相关票据填写报销单到相关责人逐级签审批将审批完票据及报销单交至财等待现场审核报销，（）投递式报销优势投递式报销主要是由办人员登录学校财报销系统输入相关院系及项目编填写报销事由及金额提交并打印到相关领导签然将纸质材投递至助投递机财部门每天定期取单、分发由财审核人员复核纸质材确认无误通扫描二维码进行系统接单、制单并通银进行付款，（二）投递式报销问题分析问题单据往返跑路由投递式报销不要办人员到现场办理而很多投递报销单师生并不是专业财人员对国财政策和学校报销规定不是很熟悉常会出现些不合报销规定单据例如发票

2、少签、少验证真伪、审批手续缺失、报销材不齐等投递程遇到这种情况都要财审核人员逐通知办人员办人员再次到财部门拿回单据补充完整重新投递增加了问题单据往复次数 王川【摘要】投递式报销产生给高校财和报销人员提供了便利 对投递式报销现状及利弊进行分析并针对现存问题提出改进建议对提高高校财核算质量有着重要義【关键词】高校财；信息化；投递式报销；审批系统【图分类】G675、高校财信息化建设重要性随着高校不断扩招和国对高校科研费投入增加高校济活动越越复杂而且金额越越给高校财核算工作带了巨挑战 现场报销方式常会出现量人员排队因单据不齐全重复跑路等问题消耗了财办人员量宝贵传统手工报销方式已不能满足日益增长会计核算

3、 高校会计信息化改革迫睫会计信息化建设高校财工作重要性日益凸显 会计信息化不仅可以提高会计核算效率和质量保障高校科研教学等济活动顺利开展；也有利实现财信息公开透明对高校济活动进行有效监督；改进财预算分析提升高校预算管理水平；促进学校各部门财信息共享提升高校财管理水平对高校各项管理策工作具有重要义 会计信息化建设涉及财工作方方面面财工作量逐年增加但是财人员数量有限情况下如何提高基层财工作效率提高会计核算水平提升高校师生财体验成亟待问题而会计信息化建设这些问题方面起着不容忽视重要作用 二、投递式报销现状及利弊分析目前高校财报销方式主要取得相关票据填写报销单到相关责人逐级签审批将审批完票据及报销单交

4、至财等待现场审核报销 .这程方面办人员由排队、签耗费了量；另方面财审核人员处理现场报销业还要接听并回复量咨询电话随着报销单据及报销排队人数增加工作压力也越越；当报销业出现问题不合报销规定办人员不能理候双方都面临着很压力很容易出现矛盾冲突 了提高财核算质量很多高校采取了投递式报销方式开发并使用助投递机成了众多高校选择（）投递式报销优势投递式报销主要是由办人员登录学校财报销系统输入相关院系及项目编填写报销事由及金额提交并打印到相关领导签然将纸质材投递至助投递机财部门每天定期取单、分发由财审核人员复核纸质材确认无误通扫描二维码进行系统接单、制单并通银进行付款 投递式报销下办人员填写报销单不受和空限制

5、无论还是学校都可以操作 助式投递机可以投放学校不位置教学楼、办公楼、甚至校银行等金融机构开放 投递式报销方便师生随随地投递打破了空和限制满足了师生使用零碎就近投递报销并且了量人员排队等待问题节省了报账 另方面对财审核人员说制单程可以减少部分手工录入工作提高了工作效率；因减少了面对面办事接触财人员可以专心核算或者接听电话不要做几件事情降低了出错率；对不合财规定报销事项可以通发信息和打电话沟通减少了面对面发生冲突机会既提升了师生体验又减轻了财人员心理压力（二）投递式报销问题分析问题单据往返跑路由投递式报销不要办人员到现场办理而很多投递报销单师生并不是专业财人员对国财政策和学校报销规定不是很熟悉常会

6、出现些不合报销规定单据例如发票少签、少验证真伪、审批手续缺失、报销材不齐等投递程遇到这种情况都要财审核人员逐通知办人员办人员再次到财部门拿回单据补充完整重新投递增加了问题单据往复次数 审批签流程复杂等候长问题没有投递式报销相关票据审批签要相关领导提前报销单据上签才可以投递报销 高校财政策性强管理规定比较复杂审批流程比较多报销程区分不业类型、不金额、不部门等都要不审批人签比如笔额设备费用付款很可能要项目责人审批院系主管领导审批设备处审批财处领导审批等 但是因高校责审批签人有部分并不是专职行政人员而是担任教学科研工作线教师常会出现出差不单位或者开会不方便签情况并且不审批签人办公地也不如项业涉及几领

7、导审批签办人员就要.跑几地方不人签遇到不到情况还要长期等待完成审批签很长项业从发起到完成要漫长等待和重复跑路 如提交财审核发现签不对或者缺少签情况还要取回单据重新申请再次等待开始再次艰难签旅 这种情况下从发起报销事件到终报销完毕还是要比较长 3 借款冲账无法实现完全投递对部分办学规模较院校由学校教学办公地分散了方便师生办理业财办公场所不只 对老师提前办理了借款要冲账业由借款候填写了纸质报销单并提交了相关合协议等材所以冲账候要老师到当借款财办公场所己当借款材才能冲账报销 类业当投递式报销失了其随随地投递报销优势 三、投递式报销相关问题对策（）减少问题单据往返跑路助式投递报销产生往返跑路原因主要是

8、单据不合财相关规定 高校财政策性强、专业性强而且财制主要是形式表现对多数从事报销非专业财人员说理困难类型济业对不办人员可能就会产生偏差产生不理出现反复补充修改材情况 建议可以使用流程图、视频教学、举例示等多种方式使财制更加通俗易懂减少因理错误产生问题导致重复跑路 外高校从事财报销人员很部分并非专职财还有繁重科研工作或者其他行政工作而且部分报账人员年龄偏财知识缺乏并且老化、业素质不高由工作量且种类复杂、繁多没有参加财举办各种培训以至不能及了学校财相关规定和变化对报销手续和流程不能掌握 针对这问题建议开展常性线上或者线下多种方式培训可以采用线上打卡、微信推广、现场签到等方式增加被培训人员参与；外还

9、可以报销系统增加报销材说明等方式提升报账人员对财规定理减少出错率（二）提高签审批效率减少签审批等待财签审批系统开发由财对外付款是办人员办理对外付款业程终端環节旦办人员完成了投递味着已历了各种漫长签审批和材准备程这候如被财人员通知由材不齐签不全等原因退回要重新签审批很容易将矛盾集前台财审核人员和办人员既降低了师生财体验也会降低财人员工作效率 .鉴高校财管理相对严谨状况了减少办人员签程重复跑路针对线下审批签等待漫长问题建议开发线上审批系统并且将线上审批系统与财系统对接减少重复跑路问题 针对线上审批签系统开发笔者设想如下报销人员助报账系统填写相关财报销事项并上传发票、合等相关附件提交至相关院系领导及

10、校级相关部门审批等事项审批完成由系统反馈至办人员 审批见分两种与不 情况办人员可以将报销单据上提交并打印通助投递机进行投递种情况报销单和财系统可体现签审批见财收到报销单直接进行处理；不情况审批人员会将审批见及要补充材通审批系统反馈至办人员由办人员进行补充完善重新提交审批直至审批通再打印报销单提交财 审批系统建立困难除了要全校院系师生及部门全力配合还不金额、不业类型、不院系财规定可能不尽相要财办人员完全掌握比较困难如何将各院系特殊财规定和学校乃至国财规定都融合进入审批系统减少财办人员记忆成实现审批流程标准化减少审批往复程提高工作效率减少等待等非常重要 针对以上困难提出以下建议对全校不部门特殊规定

11、可以集整理并嵌入到财报销系统；对不院系领导签审批建议集有关人员电子签名开发多种签方式分电脑端和移动端、手写、上传图片附件等；对不院系报销规定特殊处建议区分般规定（即所有院系都要遵守财规定）和特殊规定两部分般规定直接报销系统锁定对特殊规定各院系提交分类别嵌套进入整体审批系统而报销系统除了般分类日常报销、差旅费报销、借款等分类基础上根据要下设特殊审批类别例如固定产和材类、勤类、会议类、学生相关类、人工劳类、科研类等每类别再根据金额进行分级每金额层级要哪些领导签分别嵌入系统 根据费使用项目所属院系系统筛选是否显示以及如何逐级显示审批层级 具体操作流程可以简单用流程图列示（见图）整审批流程审批见反馈以

12、及提醒可以通微信、短信以及等方式实推送提高审批效率 审批系统上线可以节省办人员学校复杂审批制规定下跑路以及等待使用审批系统可以规签流程减少办人员由不熟悉财规定而漏签、少签发生错误降低出错率和返工率 审批人员无论是否学校无论任何都可以进行审批彻底了传统财报销由领导出差开会等不能及审批情况完全打破了空限制提高办人员办事效率 .合审批系统开发财报销程领导签审批要量往返跑路和成另外合签署和盖要消耗量精力合审核盖所要历流程复杂漫长 办人员合签署程要往返多次奔波多部门笔科研业对外支付可能因合签订复杂流程而延长了付款然而对额支付业财人员又不能没有合情况下进行办理付款长、办事效率低矛盾集了财 针对种情况建议可

13、以实现合上审核及盖并将终审核通、盖完成合扫描件上传并且关至财系统便财看和备案减少办人员因合问题等待及往返跑路成提高办事效率（三）借款材电子化实现冲账业投递式报销现高校借款部分是上申请、打印、投递纸质材财留存纸质借款单及合协议等相关材冲回借款候要持验发票及真伪等相关单据到财到相关借款卡片和借款单据进行冲账 不能完全实现投递式报销对型院校财部门分区核算报销情况下也不能跨区报销提高了财办人员报账成 针对这种情况建议借款业实现了线上签审批和线上合审批前提下可以将两审批系统与财系统相关借款业发生财人员可以财系统看借款业相关线上审批情况要办人员上传借款业相关合协议等附件以及审批签电子版材并且财报销系统生成

14、电子借款单借款业不留存合协议等纸质材 冲账业发生候由财办人员上填写冲账业日常报销单并投递发票以及所有纸质附件材包括合协议及相关审批手续纸质材；给所有财审核人员进行授权打破院系和财分区限制任何审核人员都可以系统调取相关电子借款单和合协议等电子版借款材收到纸质材审核人员复核电子版材和纸质版材是否致没有问题就可以进行冲账从而实现冲账业助投递报销 四、结语日新月异现代化进程随着工作节奏日益加快高校财有许多要改进地方而财电子化、信息化不断进步是势所趋这也是提升师生财体验重重给现代高校财核算工作带了巨挑战和机遇相信随着改革逐步深入我国高校财核算工作定会实现质飞越 主要参考献李微微李恒高校财核算管理创新研究国集体济 098（）5657彭静魏汾易聆钰数据背景下高校财信息化系统优化研究现代济信息 09983蔡元帅从高校部审计角探究支出管理控制成效以高校财报销“报账难”例国管理信息化 08（3）89边秀丽地方高校“报账难”成因及措施分析赤峰学院学报（然科学版）08（）8385牛会高校财管理系统信息化建设研究无锡职业技术学院学报 093（）396耿晓霞“放管”改革和“+”背景下高校财模式与方法创新研究商业会计 09（）883 相关热词 投递报销信息化