机械制造企业销售办事处财务管理制度677.pdf

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1、 共 4 页 第1 页 机械制造企业销售办事处财务管理制度 1 总则 为了加强公司的实物资产管理,加强应收帐款的回笼,提高资金使用效率，确保公司资产的安全完整,根据销售办事处目前的销售框架，特制定本规定。2 销售办事处的性质 2.1 销售办事处为非独立、无销售行为的办事机构。2.2 销售办事处存放产品属于总公司中转库性质,从属于威孚公司销售部的产成品库，仅是存放地点不同,办事处所有的实物,产权均属于威孚公司.23 销售办事处客户的应收帐款明细帐在总公司反映.仓库管理规定 3。1 销售办事处凭“无锡威孚公司移库单”（以下简称“移库单”）的内容，办理入库手续，同时登记“办事处数量帐”的收入数。1.

2、1 当销售办事处收到的产品实际数量、型号与“移库单”的帐面数量、型号不符合时,办事处仍按“移库单的帐面数量、型号登记“办事处数量帐.同时，应在收到产品的 24 小时之内,将不符合之处以书面形式及时报销售部门分管领导,销售部门分管领导应在 5 天之内,及时处理.1。销售办事处实收产品的数量、型号与“移库单”的数量、型号不符时,如果是由于运输途中造成实物短少及毁损，则损失应由外部运输部门承担，由销售部门负责向运输部门办理索赔手续，收到运输部门的索赔款后，再由销售部门补给中转库的短少数量,使办事处实收数量与“移库单”帐面应收数量一致.3。.3 销售办事处对每次发生的实物、型号与帐面数量、型号之差的产

3、生原因、报告过程、赔偿与否都要另行建立备查帐逐笔登记。做到帐目清楚，手续完备。3。1。公司商品库凭“移库单”做移库的帐务处理,即减少产成品总库的数量、型号,增加“某某中转库的数量、型号,并且应逐笔登记.3。2 当销售办事处产品发生销售行为时，办事处凭“销货清单”的内容,办理产品出库手续,同时登记“办事处数量帐的发出数.3。2。1 销售办事处应将“销货清单 即时报销售部门,据此销售部门开具正式销售发票给客户(每月截止 2号、1月份截止1 号）。共 4 页 第2 页 3.公司商品库凭正式销售发票作减少“xx 办事处”的数量、型号的帐务处理。3 当销售客户发生三包业务,急需更换零件时，销售办事处在得

4、到销售部门技术服务科授权后，凭“三包零件借用单”办理产品借用手续,办事处不需作任何帐务处理。但是,有责任及时督促销售部门技术服务科办理核销手续,以保证办事处帐物相符.3。3。公司销售部门技术服务科应在三包零件借用业务发生后的5 天内,依据“三包零件借用单，由销售部门业务科开具红字“移库单”,中转库凭此“移库单”作核减办事处收入数的帐务处理；公司商品库凭此“移库单”作减少“x 办事处”的数量、型号;同时销售部门技术服务科凭“三包零件借用单”作为原始依据，再开“三包零件领用单”.34 销售办事处凭“移库单、“销货清单”、“三包零件借用单”一一对应办理办事处产品出、入库手续,其他票据一律不作为产品的

5、出、入库凭据.每月截至5 日（1月份截止 3日）,销售办事处应将“办事处数量帐”的当月各型号产品的收入数量合计、发出数量合计、当月结存数量分别计算出来，以此编制办事处各产品的库存数量“收、发、存”月报表,报销售部门分管领导、销售部门业务科、公司产成品仓库。3。5.1 销售部门产成品库应将中转库报出的库存数量“收、发、存月报表同公司仓库台帐核对,发现不符之处，应及时查清原因，及时处理。3。6 销售办事处负责人应于每月5 日（月份 3日)前对办事处的实物进行盘点,保证“帐、物、”相符,另外,办事处负责人还应每月与公司商品库对帐，保证“帐、帐”相符.3.7 销售部门每年应不少于一次对中转库的库存数量

6、进行实地抽盘,以保证公司资产的安全完整。3 8 当办事处实物与帐不符合或办事处与公司帐不符合时,责任人应立即查明原因,及时处理.责任人为:办事处仓库经办人、办事处负责人、销售业务科长、公司产成品仓库经办人、仓库记帐员，总责任人为销售部门第一负责人。9 各类票据应按要求填制，不得缺项,票据上的办事处负责人、业务员、记帐、发货都应签名，一般不得盖章替代。共 4 页 第3 页。10 本规定各类票据、帐册、备查帐均为公司产成品收、发的原始依据,必须建立档案妥善保管,保存期为五年,保存期满后由“某某办事处提出核销申请,经销售部门财务科、公司财务部门审核批准后给予销毁。3.11 办事处负责人在工作移交时,

7、对所保管的票据、帐册、备查帐应同时作移交 4 资产管理规定 4。1 销售办事处购置固定资产(指单位价值 200 元以上,使用年限在 2 年以上)需事前以书面形式报告销售部门，经销售部门研究，报分管领导批准后，销售办事处方能购置，固定资产同时作为总公司的固定资产由技改部门登记在案，因此,购置固定资产所发生的费用在财务部门报帐。销售办事处对固定资产和低值易耗品均应建帐，专人保管,定期盘点。销售部门财务科应同时建立销售办事处资产管理帐户，定期与办事处核对。办事处负责人的工作调动时，所属资产应移交清楚，并由销售部门指定专人见证。2 添置低值易耗品由销售部门批准,添置大额的低值易耗品或创办期间一次性购买

8、的低值易耗品由销售部门报总公司分管领导批准后方可购买。现金管理规定 5.1 销售办事处人员收到的货款严格按照“收、支两条线进行处理,货款一律不得截留及挪用。2 销售办事处业务员从客户收取的现金货款，必须在 2小时之内解入办事处所在地中国农业银行所在地支行的“销售收入专户（节假日顺延)。5。3 销售办事处的现金货款的收款及解款要及时登记“现金日记帐,销售办事处的现金解款及银行汇款要及时登记“银行日记帐”现金日记帐和银行日记帐由公司财务部统一发放。4“现金日记帐”现金收款应登记如下要素:收款日期、客户名称、收款金额、业务员签字,现金解款应登记如下要素:解款时间、解款金额、经办人签字。“银行日记帐银

9、行收款应登记如下要素：收款日期、收款金额、经办人签字，银行付款应登记如下要素：汇款时间、汇款金额.5 销售办事处现金银行日记帐及银行日记帐要有专人登记、专人保管.6 销售办事处要及时查询“销售收入专户”余额并督促中国农业银行所在地支行按双方签订的协议及时汇款。(每周四上午及每月4 日上午，每月日至1 日按销售办事处要求汇款）共 4 页 第4 页 销售办事处要及时收齐各类银行回单及银行对帐单,每月要同银行进行对帐,未达帐要每月作银行调节表。5.8 销售办事处现金日记帐、银行日记帐、银行对帐单、银行回单、银行调节表等资料作为重要的财务凭据要有专人保管，每年移送公司财务部门进行归档,年初重新开设帐户。5 销售办事处会计应对每笔收入、支出的原始依据进行审核，同时要逐日序时登记现金日记帐、银行日记帐,银行日记帐必须按月与银行帐单核对,差额必须按月编制银行调节表。6 费用管理规定 6。1 销售办事处所发生的一切费用,通过从公司借支的备用金进行支付，凭原始发票到公司报销。6。销售办事处发生各项年租赁费用时,应以书面形式事前报告销售部门，经销售部门研究,报分管领导批准后,销售办事处方能代表公司签定合同.经分管领导批准的书面报告报财务部作为报帐依据。本规定为公司审计、财务专项检查依据。