文件与资料控制程序-服装行业ISO9000资料.pdf

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1、5 1.目的 对公司所有的文件和资料进行控制，确保相关部门和人员能够得到并 使用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。2.适用范围 本程序适用于与公司有关的所有文件与资料。3.职责 3.1总经办是文件与资料控制的管理部门。3.2各部门负责相关文件的编制和对接收之文件与资料的保管与维护及 其使用前的培训。4.定义 4.1受控文件：维持本公司质量管理体系运作，相关部门必须遵照执行 的文件。受控文件在发放之前由总经办盖“受控”章识别，发放和回收时均 应办理登记手续。4.1.1用于指导本公司质量体系运行及操作的指导性文件，分四级：丄一级文件：质量手册；b.二级文件：程序文件；c.三级文件：作业文件（作

2、业规程、检验标准、管理办法、责权利书等）；d.四级文件：质量记录格式。4.1.2外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技 术文件、图纸；国家颁布的有关政策、法规。4.2非受控文件:质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。分 发及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。a.部门管理文件;b.公司级管理文件：内容涉及多个部门，需由多个部门协调配合才能 完成某项业务并以公司名义发出的文件。5 5.工作程序（附流程图）5.1文件与资料的编制、批准 5.1.1质量手册和程序文件由总经理指派专人编制，其它文件与资料 由各相关职能部门编制。5.1.2文件与资料审

3、批:文件类型 文件名称 初审 核准 受控文件 质量手册、程序文件 管理者代表 总经理 作业文件、质量记录 部门主管 管理者代表 非受控文 部门管理文件 部门上管 总经办 件 公司级管理文件 总经办 总经理 5.2文件与资料的编号、版本号、修改状态号规则 5.2.1文件版本号用大写英文字母A、B、C依次排序。5.2.2文件修改状态号用阿拉伯数字0、1、2、3表示。5.2.3文件与资料编号规则：质量手册：SQMXX 流号 质量手册彳 公司代 程序文件:流水号 程序文申魂 公司代_ 作业文件:作业文件代号 S QW 流水号 5 公司代号-注=5 编号：S-QP-01 版/修：A/0 页码：第3页，共

4、6 页 5 质量记录:AABB XX 流水号 岗位编号 部门编号 其它文件与资料:S AA BBz XX=CC 流水号 年度末二位数 岗位编号 部门编号 公司代号 部门编号:总 b人 T/T 1 业 夂加 O 设;1 加 财 夂加 人事行 企 u 公 ftp 电 O 设 夂 E C 发展计 41E A 质管 1 工 厂亠加 绸 A 5.3文件与资料的发布 5.3.1经批准的质量手册、程序文件、作业文件、质量记录表统一由 文控员编目，并负责填制“受控文件清单”，报管理者代表审批发放。5.3.2部门内部管理文件发放前，必须报总经理备案。5.3.3所有经批准的文件与资料均由文控员负责发放，并必须在“

5、文 件收发登记表”上签字。5.3.4发放的受控文件在封面盖“受控”章。5.4文件与资料的修改和作废 5.4.1每年年底对质量手册、程序文件、作业文件的有效性进行评审,必要时可以作出修改。5.4.2文件的修改，由中请修改的部门填写“文件修订中请表”，报总经 办核准批，转相关职能部门草拟修订内容，递交原审批部门负责人审批。页脚内？：5 5.4.3形成文件的基本条件发生重大变化，因而需进行大幅度修改时，由原编制部门进行换版，原文件收回作废。5.4.4经审批后的“文件修订申请表”由总经办保存，并执行5.3。5.5文件与资料的存档、销毁。5.5.1己发行的文件与资料的原稿（正本），均由文控员列册存档，保

6、 存的原版文件加盖“原版文件”章。5.5.2各类表单、记录由相关部门或指定人员按规定保存期限存档，保存期终止时交文控员按规定程序销毁。5.5.3现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件由使用部门集中保 管。5.5.4己作废的文件和资料由总经办文控员负责收回，收回的失效文 件需加盖“作废”章。5.5.5收回的失效文件资料和过期表单、记录积存时间已达到销毁时 限的规定时，由文控员填写“文件记录销毁中请单”，经管理者代表批准 后按规定程序销毁。5.6文件与资料的使用和更新 5.6.1颁发有效版本文件时，必须同时回收失效文件，回收数量是原 颁发数量，并登记“文件收发登记表”。5.6.2确有保留需要的

7、文件，由使用人员填写“文件留用中请单”经 部门主管同意，总经办批准、备案后，在保留的失效版本上加盖“参考使 用”章，作为特殊情况留用。5.6.3文件使用部门因文件丢失、损坏、缺页等，可以用书面方式向总经 办申请，由文控员核实并对责任人按制度处罚后，予以补发。5.6.4文件补发程序同5.3.3-5.3.4。5.6.5总经办资料室需准备一套文件与资料的副本，并加盖“副本”章。由文控员负责版本或修改版的及时更新。5.6.6总经办每年6月、12月底或文件专管人离职时，依据“文件收 发登记5 表”、“受控文件清单”核查现场使用的文件与资料是否完整、有 效。5.7外来文件的控制 5.7.1总经办应将外来文

8、件登录于“外来文件管制表”，并视类别填写 送阅单，在文件上加盖“受控”章，分送给需要部门传阅，按规定时间及 时回收。5.7.2国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来 文件，总经办需列册存档。5.7.3外来文件由责任部门（使用部门）受控使用后，交总经办文控员存 档。5.7.4总经办文控员每年至少全面核查一次被本公司利用的外来文件的 版木变化情况，如有版本升级、变更等情况，需填写“外来文件变更报告表”,报请管理者代表批准后获取，并按照5.7.1-5.7.3管理。5.8文件的对外控制 5.8.1 切文件（含受控文件和非受控文件）须严格遵守桑芭丝公司 保密规定，未经总经理批准不得外发、外传、外借，不得查阅、复制、抄 录。5.8.2经批准可外发的文件，按照5.3.3执行。6.相关文件 6.1质量记录控制程序 6.2桑芭丝公司保密规定 7.记录 7.1文件修订申请单 7.2文件收发登记表 7.3受控文件清单 7.4文件记录销毁申请单 7.5文件留用申请单 7.6外来文件管制表 7.7外来文件变更报告表