公司财务制度及报销规定.pdf

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1、 公司财务制度及报销规定 Ting Bao was revised on January 6,20021 XX贸易有限公司 财务制度及流程 第一章 总则 第一条 为进一步强化公司财务管理，完善财务管理制度，合理控制费用支出，规范公司的会计核算工作和财务报销行为，使公司财务管理制度化、规范化和可控性，充分发挥财务在公司生产经营管理中的作用，以保障提高公司的经济效益，特制定本制度。第二条 凡涉及公司日常物资（包括零星材料、辅助材料、设备配件、固定资产、低值易耗品、办公用具、工具等）采购、税费支出、日常办公费用、招待费用的报销均按此制度要求执行。第三条 本制度适用公司全体员工。第二章 借款规定及流程

2、 第四条 借款管理规定 借款是指公司员工因公务需要的临时性借款；第五条 借款管理规定（一）出差借款：出差人员经相关负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理借款，出差返回后及时办理报销还款手续。（二）日常物资采购借款：凡涉及公司日常物资采购借款，业务经办人员经部门负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理借款；（三）其他临时借款：凡涉及公司费用性其他支出项目（如日常办公费用、招待费用、车辆费用等），业务经办人员经部门负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理借款；业务经办人员在业务办理完毕后应及时报账，除周转金外其他借款原则上在结清前账后方可办理借款。（四）试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主

3、管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。第六条 借款及预付款流程（一）借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。（二）审批流程：（三）财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。第七条 借款的其他规定（一）一律禁止个人因私借款。经办人填写单据 财务审核 总经理审批 出纳报销 部门负责人批核（二）公司所有借款，原则上必须在前账结清之后方可再借付，确因业务需要而来不及结清前账必须经总经理审批同意后，以书面形式告知财务室，经主办会计审核同意后方可再借付。（三）公司业务经办人员必须在单项借款在该项业务办理完毕后按五个

4、工作日内凭有效票据报销并结清借款；凡无理由未按规定期限报销者依据实际超出天数按当期银行贷款利息加罚滞纳金；凡超过两个月不结账者，一律不予报销，财务室有权从其本人工资中扣除借款。第三章 公司费用报销规定及流程 第八条 费用报销的控制原则 实行计划管理、分级负责、层层把关。由各部门负责人负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务部门对报销票据的合法性、可行性及合理性进行二级审查并进行最后的审核批准。第九条 公司费用报销规定 （一）公司一切费用支出必须按先申请，后办理的原则进行，对未进行申请、审批的一切费用开支不予报销，特殊情况必须经总经理批准。（二）报销人员所报销的费用支出必须真实、

5、合规，严禁和杜绝弄虚作假行为。报销人员必须凭真实、合规、有效的原始凭证报销，所持票据必须是国家税务机关统一印制的票据并要填写完整，数字清楚，严禁和杜绝白条入账和费用支出项目与所附票据不符以及其他违规行为。（三）报销人员所报销费用的票据必须按时间顺序分类整理、粘贴并按规定和要求填写费用报销凭证，待逐级审核批准后，方可报销。（四）报销当事人应在费用发生过程中充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受财务人员剔除的部分支出，原则上不予报销，由当事人自行负责。（五）费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一规定的报

6、销单，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费、日常物品采购费等；车辆费用按加油费、保养费、过路费、停车费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。（六）报销当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。（七）行政部负责办公用品统一采购，填写购买办公用品借款单，后附“办公用品请购单”执行公司借款流程。行政部采购专员在采购结束收到发票之后3 个工作日内，必须办理报销事宜，执行公司费用报销流程

7、。第十条 费用报销流程（一）公司所有资金支出报销流程，即：经办人粘贴票据 部门负责人批核 财务审核 总经理审批 出纳报销 （二）报销人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”送交本部门负责人，部门负责人和主管经理应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，审查无异议后，应在“费用报销单”上签署审核意见并签名。（三）报销当事人将取得经过本部门负责人审批签署后的“费用报销单”送交财务会计进行审核，财务会计应重点对“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行合法性及费用金额的计算进行复核，应对费用报销的必要性和有关财务制度及财经纪律规范性进行审查以及费用金额的计算进行稽查；（四）

8、报销当事人将取得财务会计审核签署后的“费用报销单”送交总经理进行审批。（五）报销当事人取得审批齐全的“费用报销单”，应及时送交财务部门，办理报销手续，出纳人员应对“费用报销单”进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。第十一条 报销单审批标准（一）费用报销要统一填写报销单，目前有费用报销单、借款单（二）报销原始单据粘贴要整齐、平整，一份报销单后附单据不要过多（大张型发票不超过 5 份，小张型发票不超过 20 张）；小票要错行粘贴到专用粘单上。大票可以不适用粘贴单，直接粘贴到报销单后边。（三）相关审批人员签字要用

9、全名，字迹清晰，标注审批日期。（四）报销的发票金额、日期、内容等必须与发生业务相符合。（五）报销单左上角为装订点，发票最左端粘贴不要超过报销单长度的六分之一。（六）报销金额前面的人民币符号￥必须填写。（七）发票上的名称必须是公司单位名称，以个人，车牌号码等作为名称的发票号码一律不得报销。（八）餐饮，住宿费发票等必须盖有所在消费场所发票的发票专用章。（九）大额广告费、劳务费等发票报销要附合同文本。（十）用其他发票形式抵用的佣金，报销单上要用铅笔注明（重要）（十一）报销较大金额的快递费（100 元以上）、办公费发票等（200 元以上）必须附有清单；有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认

10、，需入库的实物单据应附入库单.（十二）出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有主管领导签字确认。（十三）报销单要依据内容分别填写，填写一律用签字笔，字迹工整，不得涂改。（十四）限制无票据支出，因特殊情况的确无法取得发票，可以采取替代发票，报销单上要填写替代发票内容，但是被代替的内容要在备注里用铅笔标注。替代发票时间控制在 3 个月内。（重要）经办人要对报销内容的真实性、规范性、准确性负责。部门主管要对报销的合理性负责。财务稽核复核报销的真实性、规范性、准确性。财务经理复核报销的合理性、以及资金的安排，董事长最终审批，出纳负责款项支付。第四章 附则 第十二条 本制度未涉及事项，暂按总经理的意见核定报销，之后由财务室对该制度进行补充及完善。第十三条 本制度解释权归公司财务部。第十四条 本制度自发布之日起执行。总经理签发：2017 年 11 月 3 日