四级秘书工作实务复习要点.pdf

《四级秘书工作实务复习要点.pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《四级秘书工作实务复习要点.pdf（7页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、国考秘书四级工作实务题主要考点：会议管理 一、会议管理 1、会议议程的制定程序 为完成议题而做出的顺序方案 1明确目标和参加者 2安排各议程事项的时间 3确定每一项议程 4决定会议讨论形式 5决定会议决策的方式 2、布置会场的程序 包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等许多方面 1确定会场形式 2合理摆放桌椅 3布置附属性设备 4布置装饰 3、会场座次的安排程序 1安排主席台的座次。职位高者居中，然后先左后右、由前至后。2安排场内其他人员的座次。常见的安排方法有横排法、竖排法、左后排列法。4、发布会议信息的程序 内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系 及联系人；会议报到及会议

2、议程、日程；及会者信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。1会议信息的收集 2会议信息的筛选 3会议信息的加工 4会议信息的报送和审核 5信息的发布 5、发布会议信息的考前须知 1发布会议信息前要进展报审，审核会议新闻稿以及提供应新闻单位的图片、表格和音像资料。2要对媒体进展选择。发布会议信息方首先要开掘有新闻价值的信息，还要了解各种媒体需求的重点和偏好。6、会议礼仪效劳的程序 1选择会议礼仪效劳人员 2分解工作程序 3培训会议礼仪效劳人员 4准备服装用具 5礼仪执行 7、会议礼仪效劳的要求 1突出重点 2尽量满足合理要求 3从小处入手，注重细节 8

3、、会议信息的分类 1按会议信息的作用划分：及会者信息、会议指导性和宣传性信息、会议议题性信息、会议主题内容信息、记录性和结果性文件信息、会议的程序性文件信息、会议交流性文件信息、会议参考性信息、会议管理性信息 2按会议信息的保密性划分：保密性会议信息、内部性会议信息、公开性会议信息 3按会议信息传递方式划分：会议讲话信息、会议书面信息、会议声像信息 9、收集会议信息的程序 1确定会议信息的搜集范围 2选择会议信息的搜集渠道 3确定搜集会议信息的方法 10、会议纪要工作程序 是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料，是在会议记录的根底上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文

4、件。1完善会议记录 2起草、编写会议纪要 3确定引发范围 4承受者确认 5领导签字 6打印成文 7印制、分发或归档保存 11、会议经费结算程序 1通知及会人员结算时间地点 2清点费用支出发票 3核实发票 4填写报销单、将发票贴于报销单反面 5请领导签字 6到财务部门报销 7及相关部门及人员结清费用 国考秘书四级工作实务题主要考点：事务管理 二、事务管理 1、制定接待工作方案的程序 主要内容有：确定接待规格、日程安排、经费预算、工作人员等 1了解掌握来访者的来访目的、根本情况 2草拟接待方案 3及本单位相关部门沟通情况 4及来访者沟通情况 5报请上司审批 2、安排来访的工作程序 1迎接方法：主陪

5、人在宾馆等候，派下属去车站或机场迎接；为表示对来访者的重视，主陪人亲自到机场或车站迎接。2送别方法：来访者如果上午离开，就在前一天晚上话别；%考*试大%来访者如果下午或晚上离开，就在当天上午话别。时间控制在半小时内为好，礼物也在此时送出，并告诉客人送行的人员、车辆及时间方面的安排。3、安排参观工作程序 1初步确定活动的内容 2征求对方的意见 3修改、确定方案 4实施方案：人员安排、参观地点检查、提前预订门票、人数假设多，可外包给旅行社。4、办公室隐患 1地、墙、天花板、门、窗中的隐患 2室内光线、温度、通风、噪音，通道方面的隐患 3办公家具方面的隐患 4办公设备及操作中的隐患 5工作中疏忽大意

6、造成伤害的隐患 6工作中疏忽大意造成失密的隐患 7火灾或消防中的隐患 5、安康、平安办公环境的要求 1办公区建筑必须巩固平安，室内有根本装修 2光线应充足 3温度要适宜 4布局应注意通风 5办公室空间及座位空间要适当 6办公室噪音要低 7办公家具、设备及用品都要满足工作需要并符合安康、平安的要求 8办公设备的安装、操作要符合要求 9办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置 10办公室提供饮水并符合安康、平安的要求 11办公区或办公室设置急救包并定期更换 12建立相应的规章和制度 13室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物 6、印章的刻制 印章管理工作的一个首要环节 1得

7、到上一级主管单位的正式公文 2由印章制发单位开具公函，附上章样到公安部门办理登记手续 3由公安部门指定专门的刻字单位承当印章的刻制任务 4印章刻制完毕，原刻字单位一律不得留存章样 7、印章的启用程序 1为平安起见，取公章应实行双人同行制。2取回公章后，立即交办办公室负责人拆封检验，指定专人保管。3启用新刻制的公章时，要将印模和启用日期报送上级主管部门，并向有关单位发启用印章通知文，以便告知。8、印章管理的考前须知 1经理名章具有法定的权威性和代表性，要控制使用、加强管理 2因机构变动、名称改变或公章损坏需启用新公章而停顿用旧公章时，新公章启用后旧公章应交由制发机关封存或销毁；也可经上级部门批准

8、后自行销毁 9、介绍信使用的考前须知 1严格履行批准手续 2介绍信的内容要明确具体 3要填写有效时间 4管理人员对开出的介绍信负责，检查无误后用印，还要盖骑缝章 5一份介绍信只能用于一个单位 6持信人不能将介绍信转借他人使用 7存根内容要同正文内容相符 8书写要工整，字迹要清楚，不得随意涂改 9要用蓝色或黑色毛笔、钢笔填写 10用印要慎重 10、值班工作标准 1坚守值班岗位 2认真处理事务 3做好值班记录 4热情接待来访者 5加强平安保卫 11、值班实务处理的方法 1对 或来人商洽的简单事项直接处理 2把应由有关部门处理的事项转有关部门处理 3对 或来人商洽的重要事项请示上司后处理 12、值班

9、实务处理的技巧 1问明情况，做好记录 2重要情况，及时报告 3谨防假冒，防止失误 13、商务费用的报销步骤 1申请人填写费用申请表并签字 2交相关负责人审核并签字批准 3商务工作中要向对方索取发票 4商务工作完毕后将发票附在出差报销单后并签字，再提交出纳部门 5提交财务部门领取现金或支票借款或先由申请人垫付 14、安排上司差旅事务的程序 1制定商务旅行方案 2制作旅程表 3准备上司在不同场合的发言提纲 4办理出国手续 5落实上司出行前的工作 15、办理上司交办事项应注意的问题 1要态度和蔼，协商解决 2要坚持原则，按章办事 3要一视同仁，不分亲疏 16、秘书应怎样有效利用工作时间 1承受工作任

10、务要弄清“三要素：内容、时限、要求 2优化办事成果“三比拟：利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小 3把握好办事“三形式：单一办事，穿插办事，穿插办事 4检查办事效率“三标准：工作质量，工作速度，对社会和群众的影响 5向上司复命“三注意：不失真，不吹嘘，不邀利 6精心准备，提出合理建议；讲究方法，选择适当形式；注重程序，坚持逐级请办；提高艺术，优化请办效果；以缓应急，防止紧张出错 17、如何编制工作日志 至少包括日期、时间、具体工作内容、备注等 1手工填写：提前了解上司工作和活动信息并填入日志，%考*试大%也标出自己当日应完成的工作。再逐项落实，协助或提醒上司执行日志方案 2电脑输入：

11、使用专用软件 MS outlook，方便快捷 18、如何管理上司的工作日志 1秘书应确保上司日志信息的保密 2要保持两本工作日志信息一致和准确 3应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短 4熟悉上司用餐和休息的时间，以便安排约会避开上司的休息 19、库存控制卡的内容 1工程 2单位 3库存参考号 4最大库存量 5再订货量 6最小库存量 7日期 8接收 9发放 10余额 20、办理进货的程序 1使用订货单核对对方交付货物时出具的交货单及货物 2将购货订单及实物认真核对 3在办公用品库存卡的接收项中填入所接收的每一类货物的详情 4更新库存卡中的库存余额 5将接收的货物按照办公用品存储规定存放好 21、数

12、码相机的性能指标(1)分辨率。(2)光学及数码变焦。(3)镜头。(4)测光系统。(5)相当感光度等效 ISO 额定值。(6)图像的存储格式。(7)存储卡。(8)光学取景器。(9)LCD 显示屏。(10)闪光灯。(11)电池。(12)连接方式。(13)白平衡。(14)色彩位数色彩深度。(15)连续拍摄。22、数码相机使用的考前须知 1不适宜拍摄自然风光 2拍摄时要尽量靠近被摄体 3取景要准确 4在逆光拍摄时要使用闪光灯进展补光 23、刻录机主要性能指标 1、数据传输速度 2、缓存容量 3、兼容性 24、刻录机使用的考前须知 1安装时注意散热 2保持清洁 3防止刻录机长时间工作 4刻录过程中尽量不

13、要执行其他程序，不要对刻录机面板按键进展操作，不要随意关闭刻录软件 5及时取出盘片 25、投影仪操作步骤笔记本电脑+投影仪 1安放投影仪 2连接投影仪及电脑 3接通电源，设置好输出方式 4对焦 5设置分辨率 6关闭投影仪 正确的关机顺序是：先按下 Lamp 按钮，当屏幕出现是否真的要关机的提示时，再按一下 Lamp 按钮，随后投影仪控制面板上的绿色指示灯不亮，橙色指示灯闪烁。过 2 3min后，等到投影仪内部散热风扇完全停顿转动，黄色信号灯停顿闪烁时，再将投影仪关闭，切断电源。26、投影仪使用的考前须知 1保持投影仪镜头的清洁 2投影过程中不能用镜头盖遮挡画面 3不要关机后立即断电 4不要带电

14、插拔电缆 5不要频繁开、关机 27、扫描仪故障及解决方案 1扫描仪发出的噪音很大：把扫描速度设置成中速或低速即可 2找不到扫描仪：检查是否开启扫描仪的电源；如果指示灯不停闪烁那么说明状态不正常，%考*试大%先检查及电脑的接口电缆是否有问题，以及是否安装了驱动程序，还应检查是否及其他设备冲突，假设有冲突可更改 SCSI 上的跳线 3扫描仪指示灯为橘黄色：关闭电源检查电源是否插紧在插座上以及是否接地 4扫描仪的 READY 灯不亮：检查内部灯管或是及室温有关 5扫描仪扫出来的画面颜色模糊：擦拭平板玻璃；检查分辨率；检查显示器设置 28、摄像机的主要操作步骤有：开机装录像带拍摄回放检查关机。29、数

15、码摄像机摄像根本技巧 1开场拍摄第一个镜头时应使用广角的方式 2保持数码摄像机处于水平状态 3不要过多地使用变焦 4拍摄同一主体的时间要适当 国考秘书四级工作实务题主要考点：文书处理及拟写 三、文书处理及拟写 1、信息收集工作程序 特征：客观、时效、可塑、共享、依附、传递、开发、无限 1明确信息收集范围%考*试大%2熟悉信息来源 3选择信息收集方法 4查找信息 2、如何筛选信息 对收集到的大量信息进展鉴别和选择，判断信息的价值，决定信息的取舍，提取真实、有价值、能满足需求的信息。1看来源 2看标题 3看正文 4决定取舍 3、如何校核信息 对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实，分析信息的可靠性和准确性，对信息的真实性进展认定。1确定校核的内容 2选择校核的方法 3核实、分析信息 4做出判断 4、信息存储程序 1登记：建立信息的完整记录 2编码：存储的信息要进展科学的编码 3排列：经过编码的信息要进展有序化的存放排列 4保存：手工、计算机、电子化、缩微胶片等存储手段 5保管：有序化包寻的信息要进展保管 5、文书拟写 批转转发性通知、报告、请示、问答函、简报、意向书、订货单、商品说明书 以上文种重在记住构造、常用语，到时会写。