物资采购控制程序686.pdf
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1、版次 生效日期 失效日期 状态 编写 审核 批准 修改说明 2008A 20080601 执行 王会萍 王文艺 任文军 QB 中国二冶集团有限集团企业标准 CSMGCQEHS(13)2008A 物资管理 部 物资采购控制程序 修 改 记 录版次 修改日期 修改章节 修改内容及依据 2010-5-20 封面 中国第二冶金建设有限责任集团更改为中国二冶集团有限集团 物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A 物资管理控制程序 目 录 1 目的.2 2 范围.2 3 术语.2 4 相关文件.2 5 职责.3 6 管理内容.4 6.1 物资分类及采购权限划分.4 6.2 物质供方的评价
2、与选择.5 6.3 物资需用计划.7 6.4 物资采购计划.7 6.5 采购合同.7 6.6 采购文件的变更.7 6.7 物资验收.8 6.8 物资贮存.10 6.9 物资保管与发放.11 6.10 不合格物资控制.12 6.11 顾客财产.12 7 记录.13 第 1 页 共 23 页物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A 1 目的 为了保证集团施工生产所需物资全过程管理符合规定要求,满足工程需要,特制定本程序。2 范围 本程序适用于中国二冶工程物资全过程管理工作。3 术语 本程序引用 GB/T19002000质量管理体系基础和术语、GB/T240012004环境管理体系
3、要求及使用指南、GB/T280012001职业健康安全管理体系规范、管理手册中有关术语及以下术语。3.1物资:指各种建筑材料等。3.2 质量证明文件:随物资进入现场(仓库)证明其质量的有关文件。包括材质证明、出厂合格证、商检报告、使用安装说明书等。3.3 检验和试验状态:指通过某种标识方法,表示产品处于待检、已检验和试验待判定、合格或不合格等状态。3.4标识:是指通过标志、标记或记录来识别产品特定特性或状态,如标牌、标签、卡片、印章、记录、现场平面布置图。3.5 搬运:物资的装卸和运输过程。3.6 贮存:物资的存放,它包括从入库到发放的过程。3.7 顾客财产:是指顾客所拥有的、为满足合同要求由
4、组织控制的或提供给组织使用的财产,包括原材料、材料、成品、半成品及顾客的知识产权等。3.8 不合格物资:物资通过检验或试验,物资的质量证明文件、实物的检验或试验数据与规定的质量标准不符合。3.9 供方:指提供产品的组织或个人。4 相关文件 4.1 管理手册 4.2 文件控制程序 4.3 施工过程质量控制程序 4.4纠正预防措施控制程序 4.5 化学危险品控制程序 第 2 页 共 23 页 5/26 物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A 4.6 不合格品控制程序 4.7 国家有关建筑材料规范、标准 5 职责 5.1 集团物资管理部 是集团施工生产所需的主要物资、大宗物资集中
5、采购和管理的部门,履行对施工生产所需物资采购供应和物资管理职责。5.1.1 负责集中采购物资计划的汇总及分类整合,提出批量批次物资采购方式、采购渠道和价格。5.1.2 负责集团集中采购物资的采购与合同签订;负责集团不具备条件的集中采购物资授权委托的下达。5.1.3 负责收集、发布物资信息,搭建集团物资信息平台,实施价格管控。5.1.4 负责合格供货商管理,形成长期合作关系,定期审核、实施动态管理。5.1.5 负责收集供方有效资质,并进行实地考查,建立供方档案,同时对供货商进行供方评审,填写物资供方评审表,每年年底对供方进行评估,填写物资供方评估表,作为下年度供货商体系建立的依据。5.1.6 负
6、责汇总物资供方评审表,建立合格供方档案,定期发布物资采购合格供方名册。5.1.7 负责集团物资系统的三体系认证和合同评审。5.1.8 负责集团物资管理基础工作及票据、台帐、报表的制定和统一使用。5.1.9 负责物资的年终存货盘点工作。5.1.10 负责周转材料的考核管理。5.1.11 负责掌握集团各二级单位物资采购、库存及消耗情况,并对其操作程序实施检查考核。5.1.12 负责组建区域集中采购供应组(站)和对各直属项目部主要物资管理人员的派出。5.2 二级单位 5.2.1 设立物资管理部门,负责各单项工程物资计划的编制、审批及报送。5.2.2 负责对参加直属项目施工的单位实施物资管理。5.2.
7、3 负责根据物资管理办法的基本原则制订本单位自营工程项目及非集第 第 3 页 共 23 页 物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A 中采购物资管理办法。5.2.4 负责完成各类统计报表的填制上报工作。5.2.5 负责收集供方有效资质,并进行实地考查,建立供方档案,同时对供货 商进行供方评审,填报物资供方评审表,每年年底对供方进行评估,填写物资供方评估表,作为下年度供货商体系建立的依据。5.2.6 负责按照规定对现场原材料、材料、成品、半成品及业主提供物资进行标识,业主提供物资在标识上注明“甲供”字样。5.2.7 仓库保管员负责对进场物资进行验收、保管、标识。5.3 直属项目
8、部 5.3.1 负责组建本项目部的物资管理部门,协助集团物资管理部集中采购品种的确定、报批。5.3.2 负责组织所辖工程物资采购计划的编制、审核及报送和协助集团物资管理部集中采购品种的确定、报批。5.3.3 负责对集团授权集中采购的物资价格报批和采购工作,对非集中采购的物资进行监管以及参与采购方式的确定及招标、议标工作。5.3.4 负责收集供方有效资质,并进行实地考查,建立供方档案,同时对供货商进行供方评审,填报物资供方评审表,每年年底对供方进行评估,填写物资供方评估表,作为下年度供货商体系建立的依据。5.3.5 负责本项目物资消耗定额管理办法,并对所辖施工单位物资消耗情况进行管控,降低消耗。
9、5.3.6 负责检查、督促物资体系文件的执行情况。5.3.7 负责对周转材料的现场管理。5.3.8 做好现场库存物资管理和废旧物资处置报批的检查考核工作。5.3.9 负责完成各类统计报表的填制上报工作。6 管理内容 6.1 物资分类及采购权限划分 6.1.1 物资分类 物资按其在工程中的重要度分为集中、非集中两类。(见附件“集中、非集中物资目录”)第 4 页 共 23 页 物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A 6.1.2 采购权限划分 6.1.2.1 集中采购的物资由集团和直属项目部共同完成。6.1.2.2 自营项目、非集中采购的物资由各二级单位物资管理部门完成。6.2
10、物质供方的评价与选择 6.2.1 物质供方的评价 6.2.1.1 物资管理部负责收集、整理供方所提供资质证明的资料。a)供方的评价准则:国家或行业认可的有资质的厂家;有产品生产许可证;近年内没有因产品不合格受到过国家、行业或行政监督部门的处罚;产品的环境影响为本集团可控制或可接受;合法的经营商,营业执照、资质证书齐全有效,有良好的信誉;生产能力强,服务水平高,售后服务好;财务状况良好,经营情况正常;b)集团两级物资管理部门要及时收集供方有效资质,同时对供货商进行供方评审,填报物资供方评审表;集团物资管理部汇总物资供方评审表,定期发布物资采购合格供方名册,为集团和各二级单位(直属项目部)提供长期
11、合作伙伴,形成合作采购网络,做到资源共享。c)批准后的物资供方名录,进入集团物资管理部 物资采购合格供方名册。6.2.1.2 物资合格供方的审批工作要以供方的产品质量状况、质量保证能力、生产供应能力情况作为审核依据,由集团物资管理部审批。6.2.1.3 采购物资时应选用物资采购合格供方名册中的供方,确因工程需要向物资采购合格供方名册以外的供方采购时,采购部门要按 6211 和6212 条款增补物资供方评审表,并根据采购权限划分,由责任人审批后方可安排采购。6.2.2 物资供方的选择 6.2.2.1 比物比价,择优择廉,减少采购环节,最大限度的降低物资采购成本。第 5 页 共 23 页 物资采购
12、控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A 6.2.2.2 物资供方必须具备的条件 A、具有法人资格和独立承担民事责任能力;B、遵守国家法律、法规、具有良好的商业信誉;C、产品质量符合国家或行业标准;D、具有良好的服务;E、具有良好的资金、财务状况和经营情况;F、在三年内无重大违法经营行为;6.2.2.3 经评审满足以上条件且价格最低者为物资供方。6.2.3 物资供方的评估 6.2.3.1 物资供方的评估工作均由集团两级物资部门每年对供方进行评估,填写物资供方评估表,作为下年度供货商体系建立的依据。6.2.3.2 评估方法 A、根据供方以往供货情况。B、到供方处进行实地考察。C、对新供
13、方及一次性供方调查其基本情况,并在使用物资前进行抽检或全检。D、对于具有重要环境健康安全影响的供方,考虑其EHS 能力。6.2.3.3评估频次 a)每年年底由集团物资管理部组织对物资供方进行一次年度评估,集团两级物资部门填写物资物资供方评估表,由物资管理部审批。b)物资评估表将纳入合格供方档案,作为集团物资管理部更换下一年度 物资采购合格供方名册的重要依据。6.2.3.4 物资供方年度评估内容:a)物资供方履约情况;b)供应物资品质(合格率、退货次数);c)是否有重大的环境和安全事故;d)有下列情况之一的物资供方为不合格供方。因使用所提供的物资影响工程质量的;物资供应不及时而影响工期的;年内供
14、应物资达不到规定要求退换次数较多的;第 6 页 共 23 页 物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A 服务态度差,服务质量低的;有重大环境或安全事故的;6.2.4物资采购合格供方名册的更新 6.2.4.1 通过对物资供方进行评估,对那些履约情况不好、物资品质、服务质量及使用效果不合格的供方,将除名不再进入下一年度的 物资采购合格供方名册,对评估认定合格的供方,经批准后方可进入下一年度的物资采购合格 供方名册。6.2.4.2物资采购合格供方名册根据权限划分,每年由集团物资管理部重新编印,发布实施,当年有效。6.3 物资需用计划 6.3.1 各二级单位(直属项目部)在工程开工时
15、,组织有关参战单位预算、技术人员集中编制各单项工程备料计划,施工单位组织编制当期进度物资需用计划。6.3.2 物资计划经直属项目部预算部门审核,交直属项目部物资部门分单位汇总编制物资采购计划,项目经理批准后,报集团物资管理部,经集团确定采购方式,组织实施。6.3.3 物资计划要注明工程项目、物资名称、规格(型号)、单位、数量、材质、标准、进场时间、送料地点等。6.4 物资采购计划 6.4.1 物资采购计划要注明物资的名称、规格(型号)、单位、数量、材质、标准、使用部位、进场时间、送料地点等。6.4.2 物资采购计划的编制与审批按照物资管理办法执行。6.5 采购合同 6.5.1 采购合同包括采购
16、计划表所列的项目、物资标准产品图样和技术生产能力、过程能力、监视和测量能力基本条款及违约责任和质量环境、职业、健康安全要求管理体系要求等,必要时注明特别条款和条件。6.5.2 物资采购合同的管理按照物资管理办法执行。6.5.3 物资采购合同与物资采购计划分类归档。6.6 采购文件的变更 6.6.1 物资需用计划变更时,按 6.3 要求,向物资管理部门提交变更的物资需 用计划。第 7 页 共 23 页 物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A 6.6.2 物资需用计划及采购计划变更要按原签发程序执行。6.6.3 采购合同的更改要及时通知物资供应商,在供需双方协商一致的条件下进行
17、,采购合同的更改审批按原签发程序进行。6.7 物资验收 6.7.1验收前的准备工作现场(仓库)物资负责人接到物资进场(入库)计划或到货通知后,要提前做好以下几方面的准备:人员:即负责质量验收人员、材料员、配合验收的装卸搬运人员,业主验收人员(如合同规定)。资料:验收人员要熟悉待验物资的采购文件、技术标准。货位:准备好到货后的卸车位置和验收入库的存放货位(场地)。防护用品:对于有毒、腐蚀性、放射性物品的验收,应准备好防护用品,以确保人身安全。材料:对于露天存放的物资,要准备好苫垫等材料。6.7.2 验收方式:对有毒有害、化学品、危险品的验证,应保证入库物质包装完好,应有随货的化学数据、使用说明、
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