连锁企业采购绩效评估与改善讲义课件.ppt

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1、项目六 连锁企业采购绩效评估与改善 学习目标：能根据连锁企业实际情况建立采购绩效评估指标体系；能根据采购绩效评估结果提出合理的改进意见。任务一 评估采购绩效学习要求：能根据连锁企业实际情况建立采购绩效评估指标体系；能运用主要的评估指标，进行简单的采购绩效评估并得出相应的结论。任务一 评估采购绩效请你思考：请你思考：采购绩效评价是采购工作的最后环节。相对于其他部门，采购部门的绩效评价是不太容易的。假设你是某连锁超市采购部门的主管，你有两个副主管和六个采购业务员，你准备怎样评价采购部门的下属呢？一、采购绩效评价的概念（一）什么是采购绩效评价？商品采购工作在一系列的作业程序完成之后，是否达到了预期的

2、目标，企业对采购的商品是否满意，经过考核评估之后下的结论。绩效评价区别于从前从前对采购人员的评价：过去我们可能更多地依靠工作能力、工作知识、工作量、合作或勤勉等一般性的项目对采购人员进行评价。导致采购人员的绩效没有得到尊重和公正的评价。一、采购绩效评价的概念（二）采购绩效评估的原则1.评估必须持续进行，要定期审视目标达成的程度；2.须以企业整体目标的观点来进行绩效评估；请你回答：还记得企业整体目标是什么来着？3.采购作业的绩效评估要注意检讨各种外来因素所产生的影响。就是要注意特殊情况发生的时候对采购工作的影响。二、采购绩效评估的目的（一）确保采购目标的实现目标：维持正常的产销活动、降低生产成本

3、。如期、保质、保量是所有采购部分共同的目标。连锁企业强调“兴利”，政府则强调采购“防弊”。二、采购绩效评估的目的（二）提供改进绩效的依据正确的绩效评估，有助于发现和指出采购作业缺失所在，从而据以拟订改进措施。“检讨过去，策励将来。”二、采购绩效评估的目的（三）作为个人或部门奖惩的参考依据客观的绩效评估，实现公正的奖惩，能使采购人员充分发挥工作积极性，从而使整个部门发挥合作效能。二、采购绩效评估的目的（四）协助人员的甄选与训练根据绩效评估的结果，可针对现有采购人员工作能力的缺陷拟订改进计划，如安排参加专业性的教育培训，若发现整个部门缺乏某种特殊人才，则可由企业进行内部甄选或向外界招募。二、采购绩

4、效评估的目的（五）促进部门关系采购部门的绩效，与其他部门能否有效配合紧密相关。采购部门的职责是否明确，表单、流程是否简单、合理，付款条件及交货方式是否符合管理制度，各部门的目标是否一致等，均可通过绩效评估予以判定，故绩效评估可以改善部门之间的合作关系，增进企业整体工作效率。二、采购绩效评估的目的（六）提高人员的士气采购人员通过绩效评估，将与业务部门人员一样，对公司的利润贡献有客观的衡量尺度，成为受到肯定的工作伙伴，对其士气的提升大有帮助。三、采购绩效评估指标体系（一）采购绩效主体的指标质量效率价格时间数量三、采购绩效评估指标体系（一）采购绩效主体的指标1.质量绩效指标（1）商品质量批次质量合格

5、率、商品抽检缺陷率、商品免检率、退货率等。（2）质量体系所有的供应商中有多少家已经通过了ISO9000？比例有多少？三、采购绩效评估指标体系（一）采购绩效主体的指标1.质量绩效指标（3）验收记录指标验收记录指标验收记录指标合格（或拒收）数量/检验数量验收记录依据每批次的货物的采购，也可以参照验收单上的结果，也可以另外制订一份票据，专门反应问题。三、采购绩效评估指标体系（一）采购绩效主体的指标2.数量绩效指标当采购人员争取数量折扣数量折扣，以达到降低价格目的时，可能导致存货过多的情况。（1）储存费用指标储存费用指标现有存货利息及保管费用正常存货水准利息及保管费用三、采购绩效评估指标体系（一）采购

6、绩效主体的指标2.数量绩效指标（2）积压商品处理损失指标即处理积压商品的收入与其取得成本的差额。三、采购绩效评估指标体系（一）采购绩效主体的指标3.时间绩效指标（1）紧急采购费用指标你来说说看：当出现急迫需要某种商品时，我们需要紧急采购，会产生哪些成本呢？紧急采购费用指标紧急运输方式的费用正常运输方式的费用三、采购绩效评估指标体系（一）采购绩效主体的指标3.时间绩效指标（2）缺货损失指标你来说说看：你来说说看：连锁企业缺货之后会有哪些损失？连锁企业缺货之后会有哪些损失？除了直接减少的营业额损失外，尚有企业形象受损等间接损失。三、采购绩效评估指标体系（一）采购绩效主体的指标4.价格绩效指标通过价

7、格绩效指标可以衡量采购人员的议价能力以及供需双方势力的消长情况。同学们来说说看：就价格方面，什么样的情况发生的时候我们就说这个采购人员采购水平高？三、采购绩效评估指标体系（一）采购绩效主体的指标4.价格绩效指标通过价格绩效指标可以衡量采购人员的议价能力以及供需双方势力的消长情况。实际价格与标准成本的差额；实际价格与过去移动平均价格的差额；使用时的价格与采购时的价格之间的差额；当期采购价格与基期采购价格的比率与当期物价指数与基期物价指数的比率相对比。三、采购绩效评估指标体系（一）采购绩效主体的指标5.采购效率指标质量、数量、时间和价格等绩效指标主要是衡量采购人员的工作效果的指标，而采购效率指标通

8、常用来衡量采购人员的能力。年采购金额？年商品毛利额？订购单件数？供应商开发个数？采购计划完成率？错误采购次数？采购部门的费用？订单处理的时间？请你回答：请你回答：上述指标中哪些指标越多越好？哪些指标越小越好？上述指标中哪些指标越多越好？哪些指标越小越好？三、采购绩效评估指标体系（二）采购绩效评估的标准1.历史绩效在采购部门组织、职责和人员没有重大变没有重大变动的情况下动的情况下，用历史绩效作为考核目前绩效的基础是可行的。三、采购绩效评估指标体系（二）采购绩效评估的标准2.标准绩效在历史绩效难以取得或在采购业务变化比较大的情况下，连锁企业可以设定标准绩效对采购业绩进行考核。标准谁来制定：企业里懂

9、行的，找不懂行，标准谁来制定：企业里懂行的，找不懂行，外面找专家。外面找专家。固定标准：标准一旦建立则不再更改。挑战标准：实现有一定的难度。可实现标准：现有情况应该可以做到的水平。三、采购绩效评估指标体系（二）采购绩效评估的标准3.行业平均绩效如果其他同行业企业在采购组织、职责及人员等方面与本企业相似，则可与其绩效进行比较，以辨别彼此在采购工作上的优劣，数据资料可以依据个案，也可依据整体的平均水平。数据从哪里来？依靠平时的工作积累，或是专门的去调查。如果所在企业有行业平均数据，那可以成为所在企业的参照，如果能联系到一家同行也好。三、采购绩效评估指标体系（二）采购绩效评估的标准4.目标绩效标准绩

10、效是指在现实状况下，应该可以达成的工作绩效，而目标绩效是在现实状况下，得经过一番特别的努力才能达到的较较高境界。高境界。目标绩效代表连锁企业管理者对采购人员追求最佳绩效最佳绩效的期望值。四、采购绩效评估方式（一）采购绩效评估人员的选择1.采购部门主管是对所管辖的采购人员实施采购绩效评估的第一人。这里人们假设采购主管具备对采购人员工作绩效进行评估的能力。（对采购部门人员的评价（对采购部门人员的评价）2.财务部门财务部门可以从采购成本节约对企业利润的贡献，采购成本节约对资金周转的影响等方面来评价采购部门的工作绩效。（对整个部门的评价）（对整个部门的评价）四、采购绩效评估方式（一）采购绩效评估人员的

11、选择3.销售部门销售主管人员应该参与采购绩效的评估。（对整个部门的评价）（对整个部门的评价）你来说说看：销售主管主要从哪些角度对你来说说看：销售主管主要从哪些角度对采购部门进行评价呢？采购部门进行评价呢？商品品质和数量是销售部门评价的重点。四、采购绩效评估方式（一）采购绩效评估人员的选择4.供应商 你来说说看：供应商评价采购人员什么呢你来说说看：供应商评价采购人员什么呢？通过供应商对企业采购部门和人员的意见，可以间接了解采购工作的绩效和采购人员的素质。（对采购部门人员的评价（对采购部门人员的评价）四、采购绩效评估方式（一）采购绩效评估人员的选择5.外界专家或管理顾问为了让评估工作更为客观、权威

12、，可以聘请外界的采购专家或管理顾问对企业的采购制度、组织结构、人员分配、流程设置、工作绩效进行定期的客观的分析 和评价，并提出可行性的建议。（对采购部门评价（对采购部门评价）可避免公司各部门之间的本位主义或门户之见。四、采购绩效评估方式（二）采购绩效评估的方式1.定期评估往往配合企业年度年度人事考核制度进行的。2.不定期评估是以专案的方式进行的。如连锁企业要求某商品的采购成本降低10。当设定期限一到，评估实际成果是否高于或低于10，并就此成果给予采购人员适当的奖励或处分。四、采购绩效评估方式（三）采购绩效评估的方法1.排序法采购部门主管按绩效表现从好到坏的顺序依次给采购人员排序，主种绩效表现既

13、可以是整体绩效，也可以是某项特定工作的绩效。四、采购绩效评估方式（三）采购绩效评估的方法2.两两比较法是指某一绩效标准的基础上把每一个员工都与其他员工比较来判断谁更好，记录每一个员工和任何其他员工比较时被认为更好的次数，根据次数的高低给员工排序。四、采购绩效评估方式（三）采购绩效评估的方法3.等级分配法由评估小组或是主管先拟定有关的评估项目，再按评估项目对员工的绩效做出粗略的排序。任务二 改善采购绩效学习要求能根据连锁企业采购绩效现状，提出改善采购绩效的对策。一、改善采购绩效的措施（一）采购绩效改进和切入点第一，营造良好的组织氛围，充分挖掘潜力；第二，以行业先进指标为参照目标，不断寻找差距，优

14、化方法；第三，对采购商品供应绩效进行测评，以排行榜的方式奖励先进，鞭策落后。一、改善采购绩效的措施（二）采购绩效改善的具体措施1.质量改善措施（1）依据质量数值大小对供应商进行排名，从而找出最差的几名供应商，令其在规定的时间内进行改善，否则给予“降级”；（2）对有希望的供应商帮助其进行质量改进，派出由相关技术人员、质量管理人员、采购人员等组成的小组进行现状分析研究，与其一起制定改善方案。一、改善采购绩效的措施（二）采购绩效改善的具体措施2.成本降低措施（1）对供应商进行成本排名，对较差的几名供应商的定价合理性进行分析研究，并令其限期改进。（2）对表现较好、没有欺诈的供应商，通过帮助其改善包装运

15、输方式等途径来降低商品成本。（3）对于有欺诈行为的供应商，要采购罚款、警告、终止供货合同等处理措施。一、改善采购绩效的措施（二）采购绩效改善的具体措施3.挑选供应商措施（2）对于市场行情较好的商品，由于其稳定性要求较高，应提前一段时间向供应商做预测提醒，以便供应商安排适量的库存。一、改善采购绩效的措施（二）采购绩效改善的具体措施3.挑选供应商措施及时供应率商品及时供应数/商品需求总数100改进措施：(1)一是依据及时供应率的数值大小对供应商进行排名，对较差的几名供应商分析原因所在，对属于供应商原因的，责令期改进。一、改善采购绩效的措施（二）采购绩效改善的具体措施4.增加采购柔性措施拓展供应商并

16、确保重点商品有三家以上的供应商供货，以避免独家供应商垄断。5.评估实力措施根据供应商的技术水平、管理水平、指标稳定性、合作意识、沟通能力作“实力问卷调查表”，以打分的方法获得供应商的实力量化数值。一、改善采购绩效的措施（二）采购绩效改善的具体措施6.评价服务措施根据商品退货配合程度、上门服务程度、管理水平、服务意识、竞争公正性表现、沟通能力等方面的内容，针对具体供应商设计“服务问卷调查表”，以打分的方式获得供应商的服务指标量化数值。一、改善采购绩效的措施（二）采购绩效改善的具体措施7.评定采购工作效率措施采购工作效率期间采购成本总额/期间工作总人数100一是调查行业平均水平和最高水平，寻找差距

17、；二是简化采购流程。一、改善采购绩效的措施（二）采购绩效改善的具体措施8.测定人员流动比率采购人员流动比率（R）年注入、流出人数/员工总采购人数100采购人员流动比率取值范围：715R15%,可能导致采购技术的交替传播环境不成熟，从而使采购人员采购操作熟练程度不够。一、改善采购绩效的措施（二）采购绩效改善的具体措施9.测定供应商流动比率供应商流动比率年流入、流出供应商数/供应商总数100理想状态是零，正常情况下不应大于20。一、改善采购绩效的措施（二）采购绩效改善的具体措施10.确定订单周期订单周期是采购合同中所确定的采购商品从下单到完成入库的时间差。一、改善采购绩效的措施（二）采购绩效改善的

18、具体措施11.提高库存周转率的措施库存周转率年销售额/年平均库存值100采购人员应根据市场预测计划和采购市场的供应行情，及时调整库存水平，对热销商品要适当增加库存量，以支持市场的销售计划。此外，还应掌握商品的生命周期，对需求不大的老商品，制定采购计划时要小心谨慎。二、加强采购付款操作的内部控制（一）职责分工1.提出采购申请和批准采购申请相互独立2.批准采购申请和具体实施采购任务独立3.验收部门与会计部门相互独立4.应付账款记账员不能接触现金5.支票的签字和应付账款的记账相互独立6.内部检查与相关的执行和记录工作互相独立。二、加强采购付款操作的内部控制（二）信息传递程序控制1.授权程序（1）企业

19、内部应建立分级采购批准制度（2）只有经过授权的人员才能提出采购申请（3）采购申请需由独立于采购部门和使用部门的被授权人批准（4）签发支票要经过被授权人的签字批准二、加强采购付款操作的内部控制（二）信息传递程序控制1.企业内部应建立分级采购批准制度2.只有经过授权的人员才能提出采购申请3.采购申请需由独立于采购部门和使用部门的被授权人批准4.签发支票要经过被授权人的签字批准二、加强采购付款操作的内部控制（二）信息传递程序控制2.文件和记录的使用（1）关键性文件像订单、验收单、付款单、支票等都需要预先编号。（2）关键性文件要按编号进行归档保存。（3）订单要尽可能详细二、加强采购付款操作的内部控制（

20、二）信息传递程序控制2.文件和记录的使用（4）付款凭单制度（5）设置采购日记账（6）对每位供应商设立应付账款明细账二、加强采购付款操作的内部控制（二）信息传递程序控制3.独立检查实施一些独立的检查，防止各环节了生疏忽和舞弊。账款实物是否完全一致。4.实物检查（1）加强对已检收入库的商品的实物控制，限制非授权人员存货，防止错用和盗窃。（2）限制非授权人员接近人员接近各种记录和文件，防止伪造和更改会计资料。三、采购回扣的产生与杜绝措施（一）采购回扣产生的原因1.非法争取业务2.非法提高利润率三、采购回扣的产生与杜绝措施（二）采购回扣的支付方式1.非现金回扣2.现金贿赂三、采购回扣的产生与杜绝措施（

21、三）供应商欺诈的促成因素和审计线索1.供应商欺诈的成因（1）连锁企业自身存在欺诈行为或不道德行为（2）连锁企业灵敏度低三、采购回扣的产生与杜绝措施（三）供应商欺诈的促成因素和审计线索2.供应商欺诈的审计线索（1）采购企业员工奢侈的生活方式（2）不正当的单一供应商渠道（3）其他供应商的抱怨和申诉（4）供应商与连锁企业员工之间的亲密关系（5）经常发生但却一直得不到解决的供应商产品的投放三、采购回扣的产生与杜绝措施（三）供应商欺诈的促成因素和审计线索3.杜绝采购回扣现象的措施（1）三分一统：“三分”市场采购权、价格控制权、验收权要做到三权分离。“一统”是指合同的签约特别是结算付款一律统一管理。（2）

22、三统一分：“三统”是所有采购商品统一采购验收、统一审核结算、统一转账。“一分”是指费用要分部门进行控制。三、采购回扣的产生与杜绝措施（三）供应商欺诈的促成因素和审计线索3.杜绝采购回扣现象的措施（3）三公开两必须采购品种、数量和质量指标公开、参与供货的供应商和价格竞争程序公开、采购完成后的结果公开。两必须是指必须在货比三家后采购，必须按程序、按法规要求签订采购合同。三、采购回扣的产生与杜绝措施（三）供应商欺诈的促成因素和审计线索3.杜绝采购回扣现象的措施（4）五到位一到底五到位：采购人、验收人、证明人、批准人、财务审查人都在凭证上签字。一到底：谁采购谁负责。三、采购回扣的产生与杜绝措施（三）供应商欺诈的促成因素和审计线索3.杜绝采购回扣现象的措施（5）全过程、全方位监督制度计划、审批、询价、招标、签合同、验收、核算、核算、付款、领用九个环节都有监督。练习1.教材P172174课程实训一与课程实训二2.P174完成课后自测练习