电话礼仪 (2)精选PPT.ppt
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1、关于电话礼仪(2)1第1页,讲稿共81张,创作于星期二2w电话电话现代生活中人们沟通的桥梁现代生活中人们沟通的桥梁电话仿佛是个捉摸不透的宝贝,运用得体,它可电话仿佛是个捉摸不透的宝贝,运用得体,它可以使你获得有效沟通;运用不得体,它又会成为以使你获得有效沟通;运用不得体,它又会成为人们交往中的绊脚石。人们交往中的绊脚石。所以,电话礼仪就比较重要。所以,电话礼仪就比较重要。第2页,讲稿共81张,创作于星期二3目 的w在这个课程结束的时候,我们将了解:在这个课程结束的时候,我们将了解:正确接听电话的程序正确接听电话的程序移动电话礼仪移动电话礼仪如何处理顾客电话投诉如何处理顾客电话投诉第3页,讲稿共
2、81张,创作于星期二4对大家的期望:w迅捷迅捷w高效高效w礼貌礼貌w乐于助人乐于助人w 杰出工作的典范杰出工作的典范第4页,讲稿共81张,创作于星期二5专业的态度始终微笑始终微笑对准话筒,说话清晰、明了对准话筒,说话清晰、明了集中注意力听集中注意力听迅速及时回答迅速及时回答 第5页,讲稿共81张,创作于星期二6好的电话声音你的嗓音要充满热情和活力你的嗓音要充满热情和活力w你的声音告诉客户你很高兴你的声音告诉客户你很高兴w语句简单明了语句简单明了w发音清楚发音清楚w变换语调变换语调第6页,讲稿共81张,创作于星期二7电话就是生意接电话是你的职责w接听所有的电话都必须是敏捷迅速的接听所有的电话都必
3、须是敏捷迅速的w必须正确地接听所有的电话必须正确地接听所有的电话w你一旦接听了这个电话,就必须对这个电话负你一旦接听了这个电话,就必须对这个电话负责责w我们的目的是要能够满足甚至超出每一个打电话来的我们的目的是要能够满足甚至超出每一个打电话来的客户的需要客户的需要第7页,讲稿共81张,创作于星期二8打电话w清楚要找谁清楚要找谁w确定打电话的目的确定打电话的目的w确定可能的问题和情况确定可能的问题和情况第8页,讲稿共81张,创作于星期二9第9页,讲稿共81张,创作于星期二10打电话需注意的问题w选好时间选好时间w掌握好通话时间掌握好通话时间w态度要友好态度要友好w要用语规范要用语规范第10页,讲
4、稿共81张,创作于星期二11打电话的礼仪w自我介绍自我介绍w标准模式:w录音电话模式:报号码w公司总机、部门电话:报单位、部门名称(您好,方圆物业)w专用、私人电话:报姓名(您好,*)w国际交往介绍三要素:单位、部门、姓名第11页,讲稿共81张,创作于星期二12打电话的礼仪w两点注意:w一、怎样暗示对方终止电话一、怎样暗示对方终止电话w标准化做法:重复要点w二、打电话时谁先挂电话二、打电话时谁先挂电话 社交礼仪标准:w地位高者先挂w长辈先挂w同等地位时,被求的人先挂第12页,讲稿共81张,创作于星期二13如何接听电话第13页,讲稿共81张,创作于星期二14作好准备w使用电话时要坐直或站直,不良
5、的姿势使用电话时要坐直或站直,不良的姿势会影响你的语调会影响你的语调w客人能从你的声音中听到微笑客人能从你的声音中听到微笑w准备笔,纸准备笔,纸第14页,讲稿共81张,创作于星期二15接听电话应注意w及时接听及时接听w确认对方确认对方w讲究艺术讲究艺术w调整心态调整心态第15页,讲稿共81张,创作于星期二16接听电话w电话铃响三声之内接电话w问候:您好您好部门部门第16页,讲稿共81张,创作于星期二17接听电话标准接听电话标准w内线电话:您好,XX部门第17页,讲稿共81张,创作于星期二18在接听电话时w仔细聆听仔细聆听w说话清晰说话清晰w有礼有节有礼有节w重复客户的需求重复客户的需求w不要打
6、断对方。不要打断对方。第18页,讲稿共81张,创作于星期二19置电话于等待状态w你介意等一会儿吗?w不介意-使用HOLD功能,然后再回到电话里w合适的回答-他现在不在,但会给你回电话的w感谢您的等待(对不起让您久等了)w介意-留言第19页,讲稿共81张,创作于星期二20留言w使用留言便签本使用留言便签本w电话找谁电话找谁w确认打电话者的姓名确认打电话者的姓名w从何处打来从何处打来-如:部门,公司名称如:部门,公司名称w时间和日期时间和日期 (5W1H5W1H)w回电号码回电号码w重复细节重复细节w对方希望回电话的时间对方希望回电话的时间-如:今天,下星期如:今天,下星期w接电话者姓名接电话者姓
7、名第20页,讲稿共81张,创作于星期二21转接电话w解释你将转电话解释你将转电话w按转接键和分机号码按转接键和分机号码w告知告知转接对方转接对方w转接电话并挂断转接电话并挂断第21页,讲稿共81张,创作于星期二22道别w持久的印象持久的印象w还有其它事可以帮住您吗还有其它事可以帮住您吗w愉快的道别愉快的道别w把听筒轻放回去把听筒轻放回去第22页,讲稿共81张,创作于星期二23移动电话的使用第23页,讲稿共81张,创作于星期二24移动电话的使用一、安全使用w规则:w国际交往中不用移动电话传递重要商业 信息w手机不宜相互借用w其他规定:开车时不打手机,空中飞行 手机关机,加油站、病房内,雷电时不
8、使用手机。第24页,讲稿共81张,创作于星期二25移动电话的使用二、文明使用w公众场合手机调至振动、静音状态w对于手机的附带功能:w发信息:要发有效的、有益的信息,并且署名w拍照:拍照别人要征得对方同意三、规范使用w打、接电话和固定电话一样第25页,讲稿共81张,创作于星期二26移动电话的使用一点注意w手机携带的位置:从规范的角度,建议放在 公文包里。不建议挂在脖子上,或者放在腰间第26页,讲稿共81张,创作于星期二27注意事项:第27页,讲稿共81张,创作于星期二28不可以不可以 不不要使用要使用“喂喂”或者或者 “ok”“ok”等字眼。等字眼。当你正在通电话的时候不要与你周围当你正在通电话
9、的时候不要与你周围的人说话。的人说话。不要问对方很多信息后,然后告诉他不要问对方很多信息后,然后告诉他他要找的人不在。他要找的人不在。第28页,讲稿共81张,创作于星期二29不可以不可以不要说不要说“我没办法我没办法”或者是或者是“我不知道我不知道”。不要没有反应。不要没有反应。不要让对方完全在沉默中等待。不要让对方完全在沉默中等待。第29页,讲稿共81张,创作于星期二30不可以不可以w不要试着用脑筋记东西。不要试着用脑筋记东西。w在没有确认你所记下的信息是否正确之在没有确认你所记下的信息是否正确之前,不要先挂电话。前,不要先挂电话。第30页,讲稿共81张,创作于星期二31X即使打电话者向你发
10、脾气,你也不要发脾即使打电话者向你发脾气,你也不要发脾气气X不要摔电话。不要摔电话。不可以第31页,讲稿共81张,创作于星期二32打、接电话礼仪打、接电话礼仪w说话要直截了当说话要直截了当w充分作好准备工作充分作好准备工作w礼貌的接听电话礼貌的接听电话w礼貌的中断电话礼貌的中断电话w礼貌的转接电话礼貌的转接电话w礼貌的结束电话礼貌的结束电话 第32页,讲稿共81张,创作于星期二33如何处理客人投诉w投诉是客人由于不愉快的经验而投诉是客人由于不愉快的经验而引起的情绪爆发引起的情绪爆发第33页,讲稿共81张,创作于星期二34当客人投诉时,他们实际在说:w“我还想继续使用你们的服务和产品,请帮助我”
11、w“我只是对所发生的事情而生气,不是你.”第34页,讲稿共81张,创作于星期二35投诉是机会投诉是机会:1.1.更正错误更正错误2.2.提高我们的水平和操作程序提高我们的水平和操作程序3.3.赢的回头客赢的回头客/建立回头生意和支持建立回头生意和支持 第35页,讲稿共81张,创作于星期二36当客户投诉时,他真正想要什么当客户投诉时,他真正想要什么?道歉 物有所值 理解/同情第36页,讲稿共81张,创作于星期二37处理投诉时的三个重要因素w态度态度w技巧技巧w知识知识第37页,讲稿共81张,创作于星期二38处理投诉的步骤执执行行方方法法工工作作技技巧巧接电话接电话欢迎致电欢迎致电听取投诉听取投诉
12、l l记录必要的信息。记录必要的信息。l l为给客户带来的不便道歉。为给客户带来的不便道歉。l l确认客户电话的内容。确认客户电话的内容。l l确认电话中的投诉内容。确认电话中的投诉内容。l l听取问题的详细情况。听取问题的详细情况。l l诚心听取投诉,态度真诚,自信,不要畏缩。诚心听取投诉,态度真诚,自信,不要畏缩。l l向客户致意。向客户致意。l l确认客户的姓名。确认客户的姓名。第38页,讲稿共81张,创作于星期二39处理投诉的步骤执执行行方方法法工工作作技技巧巧确认问题的存在确认问题的存在建立未来关系建立未来关系防止问题防止问题再次发生再次发生l l为对客户带来的不便再次道歉。为对客户
13、带来的不便再次道歉。l l了解把握有相关现有问题状况。了解把握有相关现有问题状况。l l记录必要的信息。记录必要的信息。l l采取行采取行动动重新重新赢赢回客回客户户l l询问是否还有要求需求。询问是否还有要求需求。l l介绍今后可向客户提供何种服务。介绍今后可向客户提供何种服务。第39页,讲稿共81张,创作于星期二40处理投诉中避免用到的短语1.不同意2.必须3.妥协4.公司政策第40页,讲稿共81张,创作于星期二41及时解决客人愤怒的好处:及时解决客人愤怒的好处:会让自己感觉更好 增加你的工作满意度 帮助你使客户满意,并得到长期客户 对建立良好的公共关系至关重要 可以帮助你在工作中更加成功
14、 赢得你上司和顾客的好感第41页,讲稿共81张,创作于星期二42第42页,讲稿共81张,创作于星期二43第43页,讲稿共81张,创作于星期二44Consideration-动机动机Completeness -完整完整Clearness-清晰清晰Concreteness-具体具体Conciseness-简洁简洁Correctness-正确正确Courtesy-有礼有礼商业信函的商业信函的7 7个原则个原则第44页,讲稿共81张,创作于星期二45w会议纪要会议纪要w请示报告请示报告w备忘录备忘录/通告通告w来往信件来往信件/传真传真几种公文的格式几种公文的格式第45页,讲稿共81张,创作于星期二4
15、6w内容纪实性内容纪实性w表达要点性表达要点性w称谓的特殊性称谓的特殊性会议纪要的要点:会议纪要的要点:第46页,讲稿共81张,创作于星期二47会议纪要会议纪要 XXX 会会 议议 纪纪 要要 时时 间间:2009年年4月月15日星期三日星期三10时时-11时时10分分地地 点点:B1F培训教室培训教室出席人出席人:各部门经理及培训员各部门经理及培训员 主持人主持人:xxx记录人记录人:xxx 会议目的:会议目的:了解各部门对培训的需求和建议,更好的为部门提供培训了解各部门对培训的需求和建议,更好的为部门提供培训 服务。服务。会议安排:会议安排:会议流程:会议流程:1.xxxxxxx2.xxx
16、xxxx3.xxxxxxx会议内容:会议内容:第47页,讲稿共81张,创作于星期二48w时间性强时间性强w一事一请示一事一请示w按隶属关系递送按隶属关系递送请示报告的要点:请示报告的要点:第48页,讲稿共81张,创作于星期二49参加参加 xxxxxxx 培训费用的申请培训费用的申请致:XX总抄:财务部发:人力资源部时间:2009/03/04事宜:申请参加xxxxxxx的培训费用根据天津市的关于xxxxx通知(附后)的内容与精神,人力资源部拟派一人参加于2009年3月10-11日召开的xxxxx工作会议,以便酒店能够及时了解新的xxxx方法,国家以及天津市有关xxxxxx规定。人力资源部申请参加
17、此次工作会议的培训费用xxx元。当否,请批示。人力资源部2009/03/04请示报告请示报告第49页,讲稿共81张,创作于星期二50w内容内容w人员人员w时间时间/地点地点w要求要求备忘录备忘录/通知的要点:通知的要点:第50页,讲稿共81张,创作于星期二51备忘录备忘录/通告通告致:致:各部门经理各部门经理抄:抄:xx总,总,xx总总发:发:人力资源部人力资源部时间:时间:2008年年12月月22日星期一日星期一事宜:事宜:2009年元旦放假通知年元旦放假通知根据国家关于2009年元旦放假规定,我酒店定于2009年1月1日至2009年1月3日放假。其中:1月1日(星期四)为法定节假日,1月3
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