(Access基础)第7章 报表制作.ppt

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1、7.1 报表的基础知识报表的基础知识7.2 创建与维护报表创建与维护报表7.3 报表设计报表设计7.4 报表的打印输出报表的打印输出 7.5 本章小结本章小结 第7章 报表制作7.1 报表的基础知识7.1.1 报表的类型7.1.2 报表的结构7.1.3 报表的视图方式7.1.4 报表的数据源（表与查询）2008-12-147.1.1 报表的类型报表的类型1.纵栏式报表纵栏式报表2.表格式报表表格式报表3.图表报表图表报表 4.标签报表标签报表返回返回2008-12-147.2 创建与维护报表创建与维护报表7.2.1 使用“自动创建报表”创建报表7.2.2 使用“报表向导”创建报表 见例题 7.

2、2.3 在设计视图中自行创建报表7.2.4 几种创建报表方法的比较 2008-12-141.纵栏式报表纵栏式报表2008-12-142.表格式报表表格式报表2008-12-143.图表报表图表报表2008-12-144.标签报表标签报表2008-12-14 7.1.2 报表的结构2008-12-14 1.报表页眉节报表页眉节 报表页眉节在报表的顶部，仅输出在报表的第一页上，一般用来设计报表的标题。2.页面页眉节页面页眉节 页面页眉节的内容输出在报表的每一页的顶部。一般用来设计数据表中的列标题,即字段名。3.主体节主体节 主体节是输出数据的主要区域。一般用来设计每行输出数据表的字段内容。4.组页

3、眉节组页眉节 组页眉节是输出分组的有关信息，例如，上面的课程报表按“班号”分了组，一般用来设计分组的标题或提示信息。5.组页脚节组页脚节 组页脚节也是输出分组的有关信息。一般常用来设计每组需要输出的信息，例如分组的一些小计，平均值等。6.页面页脚节页面页脚节 页面页脚节是用来输出报表的每一页的信息，例如，页号，按“页”的计算等。7.报表页脚节报表页脚节 报表页脚节在报表的底部，仅输出在报表的最后一页上，常用来设计报表的生成时间、累计运算等内容。2008-12-147.1.3 报表的视图方式1.报表的视图方式与操作报表的视图方式与操作（1）当查看一个已经生成的报表的视图方式，可在）当查看一个已经

4、生成的报表的视图方式，可在“报表报表”对象下，使用鼠标指向某个报表名，单击右键，可从快对象下，使用鼠标指向某个报表名，单击右键，可从快捷菜单中选择视图方式，见图捷菜单中选择视图方式，见图7.6；（2）还可在）还可在“报表报表”对象下，使用数据库的工具栏，见图对象下，使用数据库的工具栏，见图7.6所示；所示；（3）还可使用常用工具栏，见图）还可使用常用工具栏，见图7.7。（4）当编辑一个报表时，欲改变）当编辑一个报表时，欲改变“视图视图”方式，还可使用方式，还可使用Access“视图视图”菜单的下菜单的下 2.报表的设计视图报表的设计视图3.报表的打印预览报表的打印预览4.报表的版面预览报表的版

5、面预览2008-12-147.2.1 使用使用“自动创建报表自动创建报表”创建报创建报表表1使用使用“自动创建自动创建报表报表”创建创建“纵栏纵栏式式”报表报表2.使用使用“自动创建报自动创建报表表”创建表格式报创建表格式报表表图7.9“新建报表”对话框 2008-12-147.2.2 使用使用“报表向导报表向导”创建报表创建报表1使用使用“报表向导报表向导”创建报表创建报表2使用使用“图表向导图表向导”创建报表创建报表3.使用使用“标签向导标签向导”创建报表创建报表2008-12-14【例7.3】使用“报表向导”创建“学生信息表”的报。在“报表”对象下，单击数据库窗口的“新建”工具按钮，弹出

6、“新建”对话框，如图7-9所示，单击报表向导弹出对话框如下：其中：其中：表示由：表示由“可用字段可用字段”选择选择的某的某 个字段移至个字段移至“选定的字段选定的字段”栏处；栏处；：表示由：表示由“可用字段可用字段”的全的全部字段移至部字段移至“选定的字段选定的字段”；：表示由：表示由“选定的字段选定的字段”栏栏处的某个字段移至处的某个字段移至“可用字段可用字段”栏处；栏处；：表示由：表示由“选定的字段选定的字段”栏栏处的全部字段移至处的全部字段移至“可用字段可用字段”栏处。栏处。注意：在此步骤中，该报表中注意：在此步骤中，该报表中不选择不选择“照片照片”、“简历简历”等字等字段。段。图7.1

7、2 报表向导对话框（1）2008-12-14图7.13“是否添加分组级别”对话框（2）图7.14“确定排序次序”对话框（3）2008-12-14图7.15“确定布局方式”对话框（4）图7.16“确定样式”对话框（5）2008-12-14图7.17“确定报表标题名”对话框（6）图7.18 使用“向导”创建的学生信息表报表输出样式 2008-12-142使用使用“图表向导图表向导”创建报表创建报表图 7.19 图表向导对话框（1）图 7.20 图表向导样式对话框（2）2008-12-14图 7.21 图表向导“行、列”选择对话框（3）2008-12-143.使用使用“标签向导标签向导”创建报表创建

8、报表【例例7.5】使用使用“标签向导标签向导”创建创建“学生信息表学生信息表”的姓名与年龄的标签式报表的姓名与年龄的标签式报表 在在“报表报表”对象下，使用鼠标左键单击数据库窗口的对象下，使用鼠标左键单击数据库窗口的“新建新建”工具工具按钮，弹出按钮，弹出“新建新建”对话框，见图对话框，见图7.9；在该对话框中选择在该对话框中选择“标签向导标签向导”，在，在“请选择该对象数据的来源表请选择该对象数据的来源表或查询或查询”栏，单击下拉箭头（栏，单击下拉箭头（）选择）选择“学生信息表学生信息表”，单击，单击“确定确定”，弹出如图，弹出如图7.23的标签向导对话框的标签向导对话框(1)；图 7.23

9、 标签向导对话框(1)图 7.24 标签向导对话框(2)2008-12-14图 7.25 标签向导对话框(3)图 7.26 标签向导对话框(4)2008-12-14标签报表的报表预览视图见前面的图7-4图 7.27 标签向导对话框(5)图7.28 标签报表的设计视图2008-12-147.2.3 在设计视图中自行创建报表在设计视图中自行创建报表图 7.29 报表设计视图（1）2008-12-14图 7.30 报表设计视图（2）2008-12-14 图 7.31 使用“设计视图”创建的报表的打印预览视图2008-12-147.2.4 几种创建报表方法的比较几种创建报表方法的比较创创建建报报表方法

10、表方法优优点与特点点与特点不足不足1自动创建报表操作最简单依操作步骤，形成报表时，选择了全部字段，若需取舍还要再进入设计视图中操作 纵栏式同上1页中显示较少的记录 表格式同上，且1页中显示较多的记录-2报表向导操作较简单，可以在创建过程的对话框中，按照系统提示，设计分组字段、排序字段和方便的对报表中的字段取舍等完成全过程。但是操作步骤较多 图表向导操作简单、方便，设计该类报表，只能依靠该方法-标签向导操作简单、方便，设计该类报表，只能依靠该方法-3使用设计视图自行创建能够创建风格各异的报表。能使用系统提供的所有工具，是创建报表的基础。前几种方法创建的报表，若需要修改时，也要使用此方法。用户需要

11、熟练掌握“工具箱”的使用2008-12-147.3 报表设计报表设计7.3.1 报表工具箱的使用报表工具箱的使用7.3.2 为报表添加标题、字段名、字段内容为报表添加标题、字段名、字段内容7.3.3 排序和分组排序和分组7.3.4 美化报表美化报表2008-12-147.3.1 报表工具箱的使用报表工具箱的使用表7.2 报表工具箱的工具使用说明2008-12-142008-12-147.3.2 为报表添加标题、字段名、字段内容为报表添加标题、字段名、字段内容1添加标题使用工具箱中的标签添加标题使用工具箱中的标签2添加字段名与字段内容添加字段名与字段内容使用“标签”工具用来存放字段名，使用“文本

12、框”工具用来存放“字段内容”。图7.32“添加标题与字段的报表”的设计视图2008-12-147.3.3 排序和分组排序和分组图 7.33 选择“排序与分组”菜单 图 7.34“排序与分组”对话框 2008-12-14图7.35 按班号分组的报表的设计视图2008-12-14图7.36 创建以班号为排序与分组的报表2008-12-147.3.4 美化报表美化报表1.设置报表格式设置报表格式2 设置标题格式设置标题格式3.添加背景图案添加背景图案4 添加日期时间添加日期时间5 添加添加“页码页码”和和“分页符分页符”6 添加计算公式添加计算公式2008-12-141.设置报表格式设置报表格式 为

13、了使报表美观、适宜，系统设计了6种报表格式。在创建报表的过程中，或报表设计完，打开报表的设计施与方式，单击Access的“格式”菜单的下拉菜单中选择“自动套用格式”，弹出如图7.37的报表格式对话框，供用户从中选择6种报表格式之一，并可在“打印预览”视图中查看报表设计效果。2008-12-14自动套用报表格式对话框2008-12-142设置标题格式设置标题格式【例7.10】为名为“按班号分组的报表”的标题优化。见图7.35，继续下面的操作：确定标题位置：使用鼠标左键单击标题，使鼠标变成“小手”，则可直接拖动标题在报表页眉的任意处，也可使用鼠标选择小黑块，直接移动标题边框，直至适当位置；若要修饰

14、标题，例如改变标题的字体、字型、字号、颜色、标题的背景色、背景样式等格式的设置。可如下操作：使用鼠标指向选中的标题，见图 7.35，单击右键，弹出快捷菜单，见图7.38，若要了解更多标签属性，还可在该快捷菜单中，选择“属性”，弹出如图7.39的标签属性对话框，从中选择合适的参数。例如，在该对话框中，选择了“格式”选项卡对应的“字体名称”栏（使用该栏右侧的黑三角箭头）的下拉列表中的“宋体”。从“字体大小”栏中选择了12号字，见图7.35。2008-12-14图7.38 标题的快捷菜单 7.39 标签属性对话框 2008-12-143.添加背景图案添加背景图案 在数据库窗口，复制一个与名为“按班号

15、分组的报表”内容一样的报表，并重命名为”“添加背景图案的报表”。打开名为“添加背景图案的报表”的设计视图，见图7.40；添加背景图案，需对整个报表设置属性。使用鼠标左键单击报表左上角的小方块，使其弹出黑色小方块，再使用鼠标指向黑色小方块，单击右键，弹出快捷菜单，选择“属性”下拉菜单，弹出报表“属性”对话框，见图7.40。在报表属性对话框中的“图片”栏，使用鼠标左键单击，则弹出“插入图片”对话框，在“图片栏”，单击右下脚的“.”，弹出查找图片对话框，从中指定位置、图片名称，即可将指定图片添加到报表中。还可设置图片类型，图片是否平铺，这里选择了“是”平铺。关闭该对话框后，再单击菜单“视图”下拉菜单

16、的“打印预览”，则可看到报表的样式，参见图7.41。2008-12-142008-12-144 添加日期时间添加日期时间5添加添加“页码页码”和和“分页符分页符”6添加计算公式添加计算公式2008-12-147.4 报表的打印输出报表的打印输出 报表设计完成后，就可以打印输出了。一般，在打印报表之前，反复使用报表设计完成后，就可以打印输出了。一般，在打印报表之前，反复使用“设计视图设计视图”修修改报表格式与内容，反复使用改报表格式与内容，反复使用“打印预览打印预览”查看报表设计效果，最后再打印该报表。查看报表设计效果，最后再打印该报表。操作步骤：打印前，先使打印机与主机连通。操作步骤：打印前，

17、先使打印机与主机连通。打印该报表时，应打开该报表的打印该报表时，应打开该报表的“打印预览打印预览”视图方式；视图方式；使用鼠标左键单击使用鼠标左键单击Access系统的系统的“文件文件”菜单的下拉菜单的菜单的下拉菜单的“打印打印”；还可使用常用工具；还可使用常用工具栏的栏的“打印打印”工具按钮，进入打印机属性对话框，这和使用工具按钮，进入打印机属性对话框，这和使用WORD打印文件一样的操作；打印文件一样的操作；报表在打印时，在数据库窗口展现的是该报表的报表在打印时，在数据库窗口展现的是该报表的“打印预览打印预览”视图方式，使用者应注意视图方式，使用者应注意“打印预览打印预览”视图方式下报表的最

18、后一行，如图视图方式下报表的最后一行，如图7-48所示；所示；打印 显示比例 单页 双页 多页 打开“页面设置”对话框 图7.49 “打印预览“工具拦说明前后翻页 当前页号 左右版面移动2008-12-147.5 本章小结本章小结 本章介绍了关于报表的有关知识。报表是数据库应用系统中非常重要的设计。初始使用Access的用户在使用报表设计时，可先学会“自动创建报表”和使用“报表向导”设计报表，但也要会在设计视图中，做适当调整。熟悉系统后，可使用“自行设计报表”来设计理想的报表，但是，要设计出随心所欲的、设计合理、漂亮的报表，就要熟练掌握报表工具箱中的各个工具项的使用方法。还要熟知报表的结构。本章内容要点：1.报表的3种视图方式；2报表的数据源；3报表可分为纵栏式、表格式、图表报表、标签报表、带分组的报表（或称带小计的报表）等；4报表设计中“工具箱”的使用。2008-12-14