PPT制作技巧1.ppt

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1、Powerpoint幻灯片制作技巧主讲人主讲人：蔡兴贵：蔡兴贵一、前言 幻灯片的目的在传达讯息，所以有人将整幻灯片的目的在传达讯息，所以有人将整页的文字稿直接做成幻灯片；有人深怕遗页的文字稿直接做成幻灯片；有人深怕遗漏重要讯息，照着幻灯片的内容逐字宣读漏重要讯息，照着幻灯片的内容逐字宣读 我们今天的主要内容就是将幻灯片技巧的我们今天的主要内容就是将幻灯片技巧的理论与理论与PowerPointPowerPoint实务结合，将初步的汇总实务结合，将初步的汇总结果与大家分享，也请大家不吝指正。结果与大家分享，也请大家不吝指正。二、幻灯片成功的关键 幻灯片成功的关键可以归纳为内容、态度幻灯片成功的关键

2、可以归纳为内容、态度/形象、和声音三部份。请您猜猜看哪项是形象、和声音三部份。请您猜猜看哪项是幻灯片成功的关键呢？想想我们每次为了幻灯片成功的关键呢？想想我们每次为了幻灯片搜索枯肠地找资料写脚本，答案当幻灯片搜索枯肠地找资料写脚本，答案当然是内容啰！然是内容啰！二、幻灯片成功的关键错，我们辛辛苦苦准备的内容只占错，我们辛辛苦苦准备的内容只占7 7；幻；幻灯片成功最主要的关键是能度灯片成功最主要的关键是能度/形象，占了形象，占了5858；其次是声音，占；其次是声音，占3535。回想一下所。回想一下所谓的名嘴，那么这层道理也就不说自明了。谓的名嘴，那么这层道理也就不说自明了。二、幻灯片成功的关键幻

3、灯片是说服的艺术，要说服学员接受我幻灯片是说服的艺术，要说服学员接受我们的观点，首先要抓住学员的注意力，然们的观点，首先要抓住学员的注意力，然后帮助学员清楚地了解我们要传达的讯息，后帮助学员清楚地了解我们要传达的讯息，引导学员同意我们的观点，最后建立共识。引导学员同意我们的观点，最后建立共识。态度 我能做好幻灯片我能做好幻灯片我的内容很有价值我的内容很有价值我的学员很重要（顾客焦点）我的学员很重要（顾客焦点）我要让学员很有收获我要让学员很有收获形象 情绪情绪 ：我很高兴来授课我很高兴来授课 我要用热情感染我的学员我要用热情感染我的学员衣着：衣着：我很专业我很专业 我很有精神我很有精神 男：西装

4、（深色）男：西装（深色）兄衬衫（白）兄衬衫（白）女：套装女：套装裙子裙子包鞋包鞋(最好有点高度，这样最好有点高度，这样可以让自己时时保持抬头挺胸可以让自己时时保持抬头挺胸)声音 运用声调技巧运用声调技巧 停顿停顿 感情感情 目光接触目光接触 节奏快慢节奏快慢 加强加强三、成功幻灯片七步骤（一）学员（一）学员 （二）讯息（二）讯息（三）组织（三）组织（四）练习（四）练习（五）讲义（五）讲义 （六）开讲（六）开讲（七）检讨（七）检讨（一）学员如果能够事先分析学员的基本情况，如果能够事先分析学员的基本情况，那么在设计幻灯片时，就可以将学员那么在设计幻灯片时，就可以将学员的特点融入幻灯片中。学员为什么

5、会的特点融入幻灯片中。学员为什么会来听我们的课，想从我们的授课中得来听我们的课，想从我们的授课中得到什么？我们的幻灯片内容能不能符到什么？我们的幻灯片内容能不能符合学员的需求？学员的人数有多少？合学员的需求？学员的人数有多少？等等等等（一）学员学员对主题的熟悉程度如何？所有人学员对主题的熟悉程度如何？所有人都很熟悉，还是只有部分人熟悉？学都很熟悉，还是只有部分人熟悉？学员的背景、教育程度、工作性质等同员的背景、教育程度、工作性质等同构型有多高？如果我们的学员对我们构型有多高？如果我们的学员对我们所要讲的主题已经很熟悉，我们还讲所要讲的主题已经很熟悉，我们还讲众人皆知的基本观念，是会让人很厌众人

6、皆知的基本观念，是会让人很厌烦的；烦的；反之，如果我们的学员对主题一点也反之，如果我们的学员对主题一点也不熟悉，而我们一下子就切入核心，不熟悉，而我们一下子就切入核心，让学员一头雾水，或者满口听不懂的让学员一头雾水，或者满口听不懂的专有名词、英文简称，让学员充满挫专有名词、英文简称，让学员充满挫折，那么学员也不会赞美我们的。折，那么学员也不会赞美我们的。（一）学员所以，根据学员分析来准备幻灯片内容，需要为学员建立背景知识时，请大方地加以解释，再把焦点拉回主题，让所有学员都能同步。所以，也不要在中途塞给学员太多的参考数据，这样学员会分心，还跟不上进度，请把所以补充数据全部放在最后面，甚至另外制作

7、附录，让学员带回去参考。（二）讯息幻灯片最主要的目的是传达讯息，所以的幻灯片最主要的目的是传达讯息，所以的内容都应该辅助讯息的传达，与此目标无内容都应该辅助讯息的传达，与此目标无关的，都不应该在幻灯片中出现。关的，都不应该在幻灯片中出现。幻灯片设计的原则是幻灯片设计的原则是KISS(Keep It Simple KISS(Keep It Simple and Stupid)and Stupid)。其实准备幻灯片内容和写文章。其实准备幻灯片内容和写文章是一样的，订好题目后，先列出大纲，把是一样的，订好题目后，先列出大纲，把重要的观念和关键词的关连性架构出来，重要的观念和关键词的关连性架构出来，接

8、下来再加上创意，以数据、图表、动画接下来再加上创意，以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。等视觉工具来辅助说明。文字的使用善用善用PowerPointPowerPoint的幻灯片设计模板，可以省去我们的幻灯片设计模板，可以省去我们配色定字型的时间。切记幻灯片是辅助我们传达配色定字型的时间。切记幻灯片是辅助我们传达讯息，真正在传达讯息，说服学员的是我们，所讯息，真正在传达讯息，说服学员的是我们，所以不要将幻灯片设计成小抄或脚本，照本宣科。以不要将幻灯片设计成小抄或脚本，照本宣科。我们可以从营销的角度来看，如果我们只是照念我们可以从营销的角度来看，如果我们只是照念的话，那么同样的内容，以后可能就

9、是下面听讲的话，那么同样的内容，以后可能就是下面听讲的人来念，而不是我们了。的人来念，而不是我们了。文字的使用所以每场演讲都应该建立我们的无可取代的优势，所以每场演讲都应该建立我们的无可取代的优势，传达不是幻灯片幻灯片就好了，要有我们演讲才传达不是幻灯片幻灯片就好了，要有我们演讲才成功。再从智慧财产权的角度来说，如果幻灯片成功。再从智慧财产权的角度来说，如果幻灯片的内容是满篇文字，信息就完全揭露了，下次再的内容是满篇文字，信息就完全揭露了，下次再讲就缺少了新颖性，就得追求进步性；君不见著讲就缺少了新颖性，就得追求进步性；君不见著名的演讲者，一套幻灯片走天下，场场瀑满，没名的演讲者，一套幻灯片走

10、天下，场场瀑满，没有人嫌幻灯片一样，因为诠释不同。有人嫌幻灯片一样，因为诠释不同。文字的使用所以制作幻灯片请掌握所以制作幻灯片请掌握Magic SevenMagic Seven原则，原则，每张幻灯片传达每张幻灯片传达5 5个概念效果最好，个概念效果最好，7 7个概个概念人脑恰恰好可以处理，超过念人脑恰恰好可以处理，超过9 9个概念负担个概念负担太重了，请重新组织。（太重了，请重新组织。（7 7士士2 25 59 9）字体大小幻灯片的字体要大、行数要少，为什么，请看下幻灯片的字体要大、行数要少，为什么，请看下图便知分晓：图便知分晓：记住：我们是来讲课，不是来做视力检查！记住：我们是来讲课，不是来

11、做视力检查！字体大，行数自然就少，当然就符合字体大，行数自然就少，当然就符合Magic Magic SevenSeven原则！原则！建议 大标题至少要用大标题至少要用4444点以上的字，如果会场很大、点以上的字，如果会场很大、很深的话，点数最好再提高。很深的话，点数最好再提高。还有，千万别忘了，幻灯片的大小标题，请尽量还有，千万别忘了，幻灯片的大小标题，请尽量用粗体，不要说我在计算机屏幕上看很清楚啊！用粗体，不要说我在计算机屏幕上看很清楚啊！我们是要投影出来给学员出来给学员看，而不是我们是要投影出来给学员出来给学员看，而不是请学员一个一个来计算机屏幕上看的。请学员一个一个来计算机屏幕上看的。另

12、外，除非是自备笔记本电脑，否则请不要选用另外，除非是自备笔记本电脑，否则请不要选用细明体和标楷体以外的字型设计，因为会场的计细明体和标楷体以外的字型设计，因为会场的计算机可能无法支持，千万不要冒这个险！算机可能无法支持，千万不要冒这个险！标题的使用标题是每张幻灯片的主轴，请简洁有力地标题是每张幻灯片的主轴，请简洁有力地传达每张幻灯片的重点，最好是以传达每张幻灯片的重点，最好是以5 59 9个个字来说明，因为再多字一行就挤不进去了，字来说明，因为再多字一行就挤不进去了，就算挤得进幻灯片，也挤不进学员的脑中，就算挤得进幻灯片，也挤不进学员的脑中，而后者显然是比较重要的。而后者显然是比较重要的。因为

13、标题只能取因为标题只能取5 59 9个字，所以冗赘之字个字，所以冗赘之字就无须出现，例如：的图形（难到我就无须出现，例如：的图形（难到我们画得让学员看不出来是图吗？）百分们画得让学员看不出来是图吗？）百分比分析（由表中不就看出来了）。比分析（由表中不就看出来了）。标题的使用其实每张幻灯片就是大小标题的组合，也其实每张幻灯片就是大小标题的组合，也就是概念的串连，除非是要引述一段文字，就是概念的串连，除非是要引述一段文字，或是名言，否则是不会出现超过两、三行或是名言，否则是不会出现超过两、三行的文字的，就是是要引用一段文字，或者的文字的，就是是要引用一段文字，或者是名言，也应该帮学员掌握讯息，以不

14、同是名言，也应该帮学员掌握讯息，以不同颜色或是画线标示重点。颜色或是画线标示重点。勿用标点符号既然幻灯片就是大小标题的组合，那么就既然幻灯片就是大小标题的组合，那么就不需要出现标点符号，尤其是冒号和句点，不需要出现标点符号，尤其是冒号和句点，更是可以直接省略。更是可以直接省略。幻灯片上的讯息都已经分类串连好了，也幻灯片上的讯息都已经分类串连好了，也都以项目符号、字型字体等加以分段组织，都以项目符号、字型字体等加以分段组织，所以大部份的标点符号都是多余的。所以大部份的标点符号都是多余的。勿用标点符号至于括号，也尽量少用，特别是在标题上至于括号，也尽量少用，特别是在标题上若加上括号就好像在大庭广众

15、咬耳朵一样，若加上括号就好像在大庭广众咬耳朵一样，如果在大标题中真的觉得有加括号的必要，如果在大标题中真的觉得有加括号的必要，那就把它放到次层标题中，这样可以让我那就把它放到次层标题中，这样可以让我们的标题简洁有力。们的标题简洁有力。数字的使用数字会说话，所以善用数字来支持我们的数字会说话，所以善用数字来支持我们的观点或是论证，效果最好，因此，统计数观点或是论证，效果最好，因此，统计数字也是幻灯片常用的信息。字也是幻灯片常用的信息。在幻灯片中引用统计数字时，幻灯片中宜在幻灯片中引用统计数字时，幻灯片中宜以精确数字呈现，但在口述时，不要太拘以精确数字呈现，但在口述时，不要太拘泥于精确数字，而应使

16、用近似值，因为近泥于精确数字，而应使用近似值，因为近似值容易记忆容易联想，只有在特殊目的似值容易记忆容易联想，只有在特殊目的的时候，才需要使用精确数字。的时候，才需要使用精确数字。图表的使用表胜于文，图胜于表，所以图表自己就能表胜于文，图胜于表，所以图表自己就能说故事，换句话说，图表只须标题，请勿说故事，换句话说，图表只须标题，请勿再加上文字解释图表内容。诠释这种智能再加上文字解释图表内容。诠释这种智能型的工作，千万不要让计算机做，要让睿型的工作，千万不要让计算机做，要让睿智的我们来发挥。如果怕到时紧张遗漏了智的我们来发挥。如果怕到时紧张遗漏了重要的信息，请把要讲的内容打在备忘稿重要的信息，请

17、把要讲的内容打在备忘稿中。中。动画的使用我们经常利用大饼图、柱形图等来呈现统我们经常利用大饼图、柱形图等来呈现统计数字，此时我们也可以多点创意，以动计数字，此时我们也可以多点创意，以动画来呈现市场占有率，或业绩成长，更令画来呈现市场占有率，或业绩成长，更令人印象深刻。人印象深刻。信息来源幻灯片也应该尊重知识产权，注明数据来源一来幻灯片也应该尊重知识产权，注明数据来源一来表示我们所引用信息的权威性，二来也彰显我们表示我们所引用信息的权威性，二来也彰显我们的专业。的专业。在幻灯片中可以建立自己的风格，将信息来源固在幻灯片中可以建立自己的风格，将信息来源固定安排在幻灯片的固定地方，如此一来，我们授定

18、安排在幻灯片的固定地方，如此一来，我们授课的时候不用再花宝贵的时间去交待信息来源，课的时候不用再花宝贵的时间去交待信息来源，学员就会自己在幻灯片的适当位置取得所需信息。学员就会自己在幻灯片的适当位置取得所需信息。幻灯片中的信息来源也应该采用标准书目格式，幻灯片中的信息来源也应该采用标准书目格式，以免挂一漏万。以免挂一漏万。例：放在每张幻灯片的最下方例：放在每张幻灯片的最下方 （三）组织幻灯片的内容要怎么安排呢？幻灯片的内容要怎么安排呢？其实一场幻灯片就是在说一个故事。首先其实一场幻灯片就是在说一个故事。首先自我介绍，然后告诉学员将要听到一个什自我介绍，然后告诉学员将要听到一个什么样的故事，接下

19、来把故事说给听众听，么样的故事，接下来把故事说给听众听，再强调一下故事的意涵，然后帮学员回忆再强调一下故事的意涵，然后帮学员回忆一下今天听到了一个怎样的故事，最后当一下今天听到了一个怎样的故事，最后当然是谢谢学员的参与啰！然是谢谢学员的参与啰！开场白（Introduction）好的开始是成功的一半！第一张幻灯片要好的开始是成功的一半！第一张幻灯片要充份彰显占幻灯片成功关键充份彰显占幻灯片成功关键5858的态度和的态度和形象，要表现我们很高兴来讲课而且尊重形象，要表现我们很高兴来讲课而且尊重学员，所以幻灯片的最上方要标明课程名学员，所以幻灯片的最上方要标明课程名称；接下来要表现我有资格来做这场演

20、讲，称；接下来要表现我有资格来做这场演讲，所以要标明姓名、职称和服务单位或是专所以要标明姓名、职称和服务单位或是专长。长。准备讲义演讲是无形的，未免船过水无痕，有时需要印制演讲是无形的，未免船过水无痕，有时需要印制讲义发给与会者参考，我们是不是曾经拿出一份讲义发给与会者参考，我们是不是曾经拿出一份讲义觉得很有参考价值，可是却忘了是怎么拿到讲义觉得很有参考价值，可是却忘了是怎么拿到的，甚至还有拿过讲义第一页只有题目几个大字的，甚至还有拿过讲义第一页只有题目几个大字而已，怎么想都想不起来是主讲人是谁。千万不而已，怎么想都想不起来是主讲人是谁。千万不要让这样的事情发生在我们身上，请检查一下，要让这样

21、的事情发生在我们身上，请检查一下，第一张幻灯片中是否提供下列完整的信息：第一张幻灯片中是否提供下列完整的信息：课程名称、授课者、职称、服务单位、连络方式课程名称、授课者、职称、服务单位、连络方式日期日期预告（Preview）预告（预告（PreviewPreview）：告诉听众我们接下来要）：告诉听众我们接下来要讲什么讲什么准备一张幻灯片标示内容大纲，当然如果准备一张幻灯片标示内容大纲，当然如果能以图示更念人印象深刻。如果是两、三能以图示更念人印象深刻。如果是两、三个小时的授课，可以此个小时的授课，可以此previewpreview幻灯片串场，幻灯片串场，帮助学员掌握进度。帮助学员掌握进度。例：

22、例：说明主要的和次要的概念告诉学员这些概念对他们有什么意义（利告诉学员这些概念对他们有什么意义（利益）益）回顾：告诉学员我们讲过了什么回顾：告诉学员我们讲过了什么 结论：学员现在该知道什么或做什么结论：学员现在该知道什么或做什么 最后：别忘了说：谢谢！最后：别忘了说：谢谢！（四）练习上课都有时间限制，好的老师要能控制时上课都有时间限制，好的老师要能控制时间。切记，千万不要拖延时间，要尽可能间。切记，千万不要拖延时间，要尽可能地准时结束，因为学员会反感我们多占了地准时结束，因为学员会反感我们多占了他们的宝贵时间。他们的宝贵时间。（四）练习要能有效控制时间需要练习，而且要知道每张幻要能有效控制时间

23、需要练习，而且要知道每张幻灯片所花费的时间。灯片所花费的时间。PowerPointPowerPoint有排练的功能，只要按一下有排练的功能，只要按一下 幻灯片放幻灯片放映映 菜单上的菜单上的 排练时间排练时间 即可。接下来模拟演讲实即可。接下来模拟演讲实况，况，PowerPointPowerPoint就会自动记录每张幻灯片所花费就会自动记录每张幻灯片所花费的时閜。使用的时閜。使用 排练排练 对话框中的不同按钮暂停放映对话框中的不同按钮暂停放映幻灯片、重新播放幻灯片、以及换到下一张幻灯幻灯片、重新播放幻灯片、以及换到下一张幻灯片。片。PowerPoint PowerPoint 会记录每一张幻灯片

24、出现的时间，会记录每一张幻灯片出现的时间，并据以设定放映的时间。当完成排练之后，可以并据以设定放映的时间。当完成排练之后，可以接受该项时间设定或重新试一次。接受该项时间设定或重新试一次。（四）练习大概没有多少人会真的这样照表操课，但大概没有多少人会真的这样照表操课，但是至少照着讲稿演练一遍，可以估计一场是至少照着讲稿演练一遍，可以估计一场幻灯片约花费多少时间。幻灯片约花费多少时间。（五）讲义 演讲是无形的服务，所以要加以有形化，演讲是无形的服务，所以要加以有形化，最具体的有形化就是提供讲义。讲义通常最具体的有形化就是提供讲义。讲义通常是将幻灯片的内容印出来给学员，通常幻是将幻灯片的内容印出来给

25、学员，通常幻灯片都是彩色的，但是讲义却只能印黑白灯片都是彩色的，但是讲义却只能印黑白的，所以在印制幻灯片之前请先以灰阶预的，所以在印制幻灯片之前请先以灰阶预览的功能检视一遍，看看有没有黑白无法览的功能检视一遍，看看有没有黑白无法显示的内容，有的话应补全。另外，若有显示的内容，有的话应补全。另外，若有演讲效果的设计，则打印幻灯片时，应将演讲效果的设计，则打印幻灯片时，应将相关幻灯片隐藏起来，如穿插的笑话或互相关幻灯片隐藏起来，如穿插的笑话或互动的问题与解答。动的问题与解答。（五）讲义 至于讲义该在上课前发或是上课后发呢？至于讲义该在上课前发或是上课后发呢？大部份都是上课前发，但是有时考虑上课大部

26、份都是上课前发，但是有时考虑上课效果，也可以在课后才发，让学员专心听效果，也可以在课后才发，让学员专心听讲，尤其是交互式、参与式的授课。讲，尤其是交互式、参与式的授课。（五）讲义 讲义是要加深学员的印象，所以以清楚易讲义是要加深学员的印象，所以以清楚易读为原则，虽然读为原则，虽然PowerPointPowerPoint有一页打印六张有一页打印六张幻灯片的功能，但是印出来每张幻灯片都幻灯片的功能，但是印出来每张幻灯片都看不清楚，那又何必提供讲义呢，只是徒看不清楚，那又何必提供讲义呢，只是徒具形式而已！所以原则上是以每页打印两具形式而已！所以原则上是以每页打印两张较为清楚，有些幻灯片有精致的图表时

27、，张较为清楚，有些幻灯片有精致的图表时，应一张打印一张幻灯片。应一张打印一张幻灯片。（六）开讲（七）检讨同一个主题的课程，我们可能需要不只一同一个主题的课程，我们可能需要不只一次的讲，所以每次讲完课就把这次授课中次的讲，所以每次讲完课就把这次授课中值得改进的地方加以修正，如果是幻灯片值得改进的地方加以修正，如果是幻灯片内容有需要增删的，立即修改，下回接到内容有需要增删的，立即修改，下回接到类似主题的授课时，就事半功倍了。类似主题的授课时，就事半功倍了。五要、五不要要要要要不要不要不要不要多说故事，多举例多说故事，多举例多说故事，多举例多说故事，多举例用讲用讲用讲用讲(Talk)(Talk)，不

28、用念，不用念，不用念，不用念（是授课不是说教）（是授课不是说教）（是授课不是说教）（是授课不是说教）简短（授课要像迷你裙简短（授课要像迷你裙简短（授课要像迷你裙简短（授课要像迷你裙愈短愈好）愈短愈好）愈短愈好）愈短愈好）切题（永远围绕着主题）切题（永远围绕着主题）切题（永远围绕着主题）切题（永远围绕着主题）好懂好懂好懂好懂不要用术语或缩写不要用术语或缩写不要用术语或缩写不要用术语或缩写不要用太多统计数字不要用太多统计数字不要用太多统计数字不要用太多统计数字不要太过花俏炫耀不要太过花俏炫耀不要太过花俏炫耀不要太过花俏炫耀不要超过时间不要超过时间不要超过时间不要超过时间不要念，不要背不要念，不要背不要念，不要背不要念，不要背