商务写作1.ppt

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1、英文商务写作英文商务写作第一章 英文商务信函概述Introduction to English Business Letters一、什么是英文商务信函（一）定义：英文商务信函是一种常见的商业联介，他是一种通过电脑或打字机“书写”来完成的人际交往（二）特点：中心明确、表达简洁、态度诚恳（三）商务信函通常有哪些：便函、报告、询问函、答复函、询价与报价、订购及回复、投诉与索赔、邀请函与应邀函、申请函、报告、简历、备忘录、致歉信、祝贺信、推荐信、建议书、等（四）10个“C”原则Clearness明晰Correctness正确Considerateness体量Conscientiousness诚意Com

2、pleteness完整Conciseness简洁Courtesy礼貌Concreteness具体Character个性Concinnity优美(五）正式体与非正式体的对比正式文体常用被动语态非正式文体多用主动语态常用专业词汇常用缩写式、简略式慎用短语动词常用短语动词常用第三人称常用第一人称句式长句式短，使用俗语数据精确数据笼统二、商务信函的构成要素（一）商务信函的必要必要构成要素 1、信头（Letterhead)2、发信日期（Date)3、封内收信人地址(Inside Address)4、称呼(Salutation)5、正文(Body)6、客套结束语(Complimentary Close)7

3、、签名(Signature)（二）商务信函的构成要素1、信头（Letterhead)2、发信日期（Date)编号（Reference Number)3、封内收信人地址(Inside Address)指定收信人姓名(Attention Line)4、称呼(Salutation)事由(Subject Line or Heading)开头语(Opening Sentence)5、正文(Body)结束语(Closing Sentence)6、客套结束语(Complimentary Close)7、签名(Signature)主办人代号(Identification Mark)附件注明(Enclosure

4、 Notation)附笔(Postscript)副本注明(Carbon Copy Notation)1、信头（Letterhead)信头即信端，一般包括发信人或单位电话号码、电报挂号、电传、邮政编码、网址等内容。信头的目的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。信头的位置位置一般在信纸上方正中，有的在左上角或右上角。课堂作业一请为川外设计一个信头2、发信日期（Date)e.g.:3rd April,1999 3 April 1999 (英式）May 24th,1999 May 24 1999 （美式）牢记：年份应完全写出 月份要用英文名称，不要用数字代替 月份名称多用公

5、认的缩写式。但May,June,July不缩写3、封内收信人地址(Inside Address)封内地址写在信纸的左上角，分并列式和斜列式。其次序是，收信人姓名、头衔、单位名称、地址。(见P11)并列式Ms.Joanna KerryPeking UniversityHaidian District,100871Beijing China斜列式Ms.Joanna Kerry Peking University Haidian District,100871 Beijing China4、称呼(Salutation)l对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，

6、每个词的开头字母要大写。l末尾处的符号，英国人用逗号，美国和加拿大多用冒号。l称呼语视情况而定。（见P12)称呼(Salutation)对没有头衔的男性一般称呼为Mr.。Mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前。若称呼多个男性，则用Messrs.。例如：Messrs.Black and Brothers布莱克兄弟公司。对女性一般称呼Miss,Mrs.,Ms.或 Madam。Miss多用于未婚女子，可缩写为Ms,用在姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用在名字之前。Mrs.没有复数形式，用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前。Madam可以单独使用或加在丈夫的

7、姓名之前。若称呼多个女性，则用Mme.的复数形式Mmes.。对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。e.g.:Professor(Prof.)Doctor(Dr.)General(Gen.)称呼(Salutation)对外公函中对收信人的称呼，可用Gentlemen.Gentlemen之前不能加Dear,后面也不能带姓名。用Sir时，前面可加Dear,也可单独用Sir.。若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用Madam。对外国高级官员的称呼 如国家元首、政府首脑、部长、大使等，可使用:(Dear)Sir (Dear)Mr.Chairman (Dear)Mr.Premier (

8、My Dear)Mr.Ambassador Your Excellency(阁下）对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以Sir称呼 对女王可用Madam 对王室成员可用（Dear）Sir或(Dear)Madam Your Majesty表示客气和尊敬 Your Highness为正式尊称课堂作业二:请为下列人物写称呼Victoria BeckhamEmily Bronte and Jane AustenWilliam ShakespeareCharles Dickens and Victor Hugo答案Victoria BeckhamDear Victoria Dear Mrs.Beckh

9、am Dear Mrs.Victoria Beckham Dear Madam Dear Madam Victoria BeckhamEmily Bronte and Jane AustenMmes.Bronte and AustenWilliam ShakespeareDear William Dear Mr.Shakespeare Dear Mr.William Shakespeare Dear Sir GentlemanCharles Dickens and Victor HugoMessrs.Dickens and Hugo5、正文(Body)（P14)6、客套结束语(Complimentary Close)7、签名(Signature)三、信封的写法从最具体到笼统