第二章会展组织管理.ppt

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1、第二章第二章 会展组织管理会展组织管理o会展组织设计会展组织设计o会展企业组织结构建构会展企业组织结构建构o会展活动组织机构会展活动组织机构基本概念基本概念o组织组织o会展组织管理会展组织管理o组织结构组织结构o在现实中，优秀的企业必然是一个适应变化、在现实中，优秀的企业必然是一个适应变化、高效运行、不断追求完善的组织。高效运行、不断追求完善的组织。o如果你是一家会展公司的老板，手下有如果你是一家会展公司的老板，手下有12名名员工，你将如何管理模式与层次？员工，你将如何管理模式与层次？o三年后，由于你经营有方，公司规模扩大，手三年后，由于你经营有方，公司规模扩大，手下已有下已有150名员工，并

2、且经营范围也同步扩大，名员工，并且经营范围也同步扩大，涉及了会议涉及了会议/展览，你将如何安排管理模式？提展览，你将如何安排管理模式？提出设计方案。出设计方案。o五年后，由于你经营有方，你的企业已无法为五年后，由于你经营有方，你的企业已无法为所有客源提供服务，出现了大批客人由于无位所有客源提供服务，出现了大批客人由于无位置而流失的情况，你会怎么办？又如何安排管置而流失的情况，你会怎么办？又如何安排管理与经营模式？理与经营模式？o如果再大呢？如果再大呢？o如何使企业现有的各项资源包括人、财、物等，如何使企业现有的各项资源包括人、财、物等，围绕企业经营目标有效运行起来？围绕企业经营目标有效运行起来

3、？o合理而高效的组织形式是确保会展活动正常运合理而高效的组织形式是确保会展活动正常运行的前提条件。行的前提条件。组织结构的特征：组织结构的特征：第一、复杂性：组织内部的分化的程度第一、复杂性：组织内部的分化的程度 第二、规范性：组织依靠规则、程序、第二、规范性：组织依靠规则、程序、标准化程度规范性地引导员工的行为标准化程度规范性地引导员工的行为 第三、集权性：决策权力的分布和集中第三、集权性：决策权力的分布和集中程度程度o组织设计的要求：组织设计的要求：o（1）精简：注意避免机构重叠，头重脚）精简：注意避免机构重叠，头重脚轻，人浮于事。轻，人浮于事。o（2）统一：组织内的权利应相对集中，）统一

4、：组织内的权利应相对集中，实施实施“一元化管理一元化管理”。o（3）高效：应使各部门、各环节、组织）高效：应使各部门、各环节、组织成员组合成高效的结构形式。成员组合成高效的结构形式。第一节第一节 会展组织设计会展组织设计o一、组织设计原则一、组织设计原则1.1.目标导向原则目标导向原则o因事设人因事设人o在建立组织结构时，要有明确的目标，并使在建立组织结构时，要有明确的目标，并使各部门、员工的目标与组织的总体目标相一各部门、员工的目标与组织的总体目标相一致。致。2.2.分工协作原则分工协作原则o公司的整体行为并不是孤立的，各职能部门公司的整体行为并不是孤立的，各职能部门既明确分工，又协调一致。

5、既明确分工，又协调一致。3.3.控制跨度原则控制跨度原则o管理幅度又称管理宽度，是指一个主管人员管理幅度又称管理宽度，是指一个主管人员直接有效指挥下属人员的数量。管理幅度原直接有效指挥下属人员的数量。管理幅度原则是指组织中的主管人员直接管辖下属的人则是指组织中的主管人员直接管辖下属的人数应是适当的，才能保证组织的有效运行。数应是适当的，才能保证组织的有效运行。o需在实践中不断调整。需在实践中不断调整。4.4.有效制约原则有效制约原则o在组织设计时：应注意命令统一、权责对等；在组织设计时：应注意命令统一、权责对等；制定规范可行的政策、制度；职能部门加强制定规范可行的政策、制度；职能部门加强计划、

6、预算、核查等工作，业务部门加强事计划、预算、核查等工作，业务部门加强事前的协调、事中的过程控制、事后的经验总前的协调、事中的过程控制、事后的经验总结。结。5.5.动态适应原则动态适应原则o适应创新原则：适应创新原则：o组织结构设计应综合考虑公司的内外部环境，组织结构设计应综合考虑公司的内外部环境，组织的理念与文化价值观，组织的当前以及组织的理念与文化价值观，组织的当前以及未来的发展战略，组织使用的技术等以适应未来的发展战略，组织使用的技术等以适应组织的现实状况；并且，随着组织的成长与组织的现实状况；并且，随着组织的成长与发展，组织结构应有一定的拓展空间。发展，组织结构应有一定的拓展空间。精简与

7、效率原则：精简与效率原则：o发达国家流行的一种组织规模规律：发达国家流行的一种组织规模规律：即任何即任何一个组织的总部，管理人员的总数不得多于一个组织的总部，管理人员的总数不得多于100人，否则就是低效率的组织。上世纪人，否则就是低效率的组织。上世纪80年代中期，美国企业界掀起了年代中期，美国企业界掀起了“减肥热减肥热”，大量砍掉企业中的中层职能机构。，大量砍掉企业中的中层职能机构。o组织的目标是追求利润，同时将成本降低到组织的目标是追求利润，同时将成本降低到最低点，效率原则是衡量任何组织结构的基最低点，效率原则是衡量任何组织结构的基础。组织结构，如果能使人们（指有效能的础。组织结构，如果能使

8、人们（指有效能的人）以最小的失误或代价（它超出了人们通人）以最小的失误或代价（它超出了人们通常以货币或小时等计量的指标来衡量费用的常以货币或小时等计量的指标来衡量费用的涵义）来实现目标，就是有效的涵义）来实现目标，就是有效的。二、影响会展企业组织结构设计的因素二、影响会展企业组织结构设计的因素o1、企业战略、企业战略o（1）低成本经营战略）低成本经营战略o（2）产品差异化经营战略）产品差异化经营战略o（3）集中经营战略）集中经营战略o企业发展不同阶段应有与之适应的组织结构企业发展不同阶段应有与之适应的组织结构o创造期：集中于开发产品与市场；规模不大，创造期：集中于开发产品与市场；规模不大，结构

9、简单结构简单o指导期：领导人开始划分职能部门，集权于一指导期：领导人开始划分职能部门，集权于一身身o授权期：分权开始产生授权期：分权开始产生o配合期：设监督协调部门，解决分权与集权的配合期：设监督协调部门，解决分权与集权的矛盾矛盾o合作期：下层员工参与上层决议的问题，分权合作期：下层员工参与上层决议的问题，分权与集权得到成功控制与集权得到成功控制案例：纽伦堡展览公司的服务战略案例：纽伦堡展览公司的服务战略o1）、组织结构上）、组织结构上成立专门的服务部在成立专门的服务部在纽伦堡展览公司，展览服务部是最年轻的一纽伦堡展览公司，展览服务部是最年轻的一个部门，成立于个部门，成立于2002年。年。o2

10、）、服务手段上）、服务手段上建立建立“展览商店展览商店”提提供全托、半托、单项、特例等多种形式灵活供全托、半托、单项、特例等多种形式灵活的服务产品，让参展商任意选择、组合，如的服务产品，让参展商任意选择、组合，如同购买普通商品那么方便。同购买普通商品那么方便。3）、按服务种类区分大类，以不同的颜色）、按服务种类区分大类，以不同的颜色加以区别。加以区别。o4）、专业人员按项目组成服务小组其特色）、专业人员按项目组成服务小组其特色是专业小组、服务小组、项目小组横向纵向是专业小组、服务小组、项目小组横向纵向有机结合。首先横向专业组和服务组。他们有机结合。首先横向专业组和服务组。他们按照为参展商服务的

11、四大方面又分为四个小按照为参展商服务的四大方面又分为四个小组，分别负责摊位搭建、技术支持、运输物组，分别负责摊位搭建、技术支持、运输物流以及市场营销。而专业组的四小组又分别流以及市场营销。而专业组的四小组又分别和服务组中的不同部分结合成项目小组，每和服务组中的不同部分结合成项目小组，每个项目小组又分别负责本年度内纽伦堡展览个项目小组又分别负责本年度内纽伦堡展览公司要举办的所有项目。这样纵横交错形成公司要举办的所有项目。这样纵横交错形成一个有机整体。一个有机整体。o5）、设立服务热线、传真和电子邮箱无论）、设立服务热线、传真和电子邮箱无论需要哪方面的服务，或对其中哪方面有疑问，需要哪方面的服务，

12、或对其中哪方面有疑问，参展商只需记住一个号码或一个电子邮件地参展商只需记住一个号码或一个电子邮件地址，便可以得到满意的答复。址，便可以得到满意的答复。6）、争取客座办展者）、争取客座办展者（Gastveranstalter）的光顾。展览服）的光顾。展览服务部的客户目标不仅是纽伦堡展览公司自己务部的客户目标不仅是纽伦堡展览公司自己举办的展览会的参展商，还需要不断开拓思举办的展览会的参展商，还需要不断开拓思路，拓展、挖掘市场。路，拓展、挖掘市场。2.技术技术o组织技术是指把原材料等资源转化为最终产组织技术是指把原材料等资源转化为最终产品或服务的机械力和智力转换过程。任何组品或服务的机械力和智力转换

13、过程。任何组织都需要通过技术将投入转换为产出，因此，织都需要通过技术将投入转换为产出，因此，组织设计就需要因技术的变化而变化，特别组织设计就需要因技术的变化而变化，特别是技术范式的重大转变，往往要求组织结构是技术范式的重大转变，往往要求组织结构做出相应改变和调整。做出相应改变和调整。o（1）一般来说，技术越复杂，部门或个人之）一般来说，技术越复杂，部门或个人之间的交往越多，因而相互之间的协调关系变得间的交往越多，因而相互之间的协调关系变得复杂。为了有效协调，或者增加协调机构，或复杂。为了有效协调，或者增加协调机构，或者调整组织结构。技术复杂程度高的企业，其者调整组织结构。技术复杂程度高的企业，

14、其自动化程度也高，操作人员和工作岗位减少，自动化程度也高，操作人员和工作岗位减少，基层管理的跨度可能变小。但对上层管理人员基层管理的跨度可能变小。但对上层管理人员来说，由于专业化程度和标准化程度高，管理来说，由于专业化程度和标准化程度高，管理幅度可以增大。总的情况是管理人员的比重增幅度可以增大。总的情况是管理人员的比重增大。大。o技术型会展要求组展企业具备相应的技术知识，技术型会展要求组展企业具备相应的技术知识，这些技术知识需要相应的研发技术部门来完成。这些技术知识需要相应的研发技术部门来完成。o（2）复杂技术越多，秘书及行政人员数量）复杂技术越多，秘书及行政人员数量也就越多。也就越多。（3）

15、技术发展使管理自动化的程度和管理）技术发展使管理自动化的程度和管理规范化、标准化的程度提高，使管理幅度增规范化、标准化的程度提高，使管理幅度增加。加。o（4）大企业：最下层受影响较大。）大企业：最下层受影响较大。o 小企业：最明显小企业：最明显o3.组织环境组织环境o环境可分为三类：环境可分为三类：（1 1）高度确定的环境）高度确定的环境（2 2）比较确定的环境（）比较确定的环境（3 3）很不确定的环境）很不确定的环境o研究发现，在上述三种环境中，只有根据不研究发现，在上述三种环境中，只有根据不同情况分别采取有机式和机械式结构同情况分别采取有机式和机械式结构o（1 1）下，机械式结构是成功的）

16、下，机械式结构是成功的o（2 2）下，机械式是合适的，但需要调整）下，机械式是合适的，但需要调整o（3 3）下，采用灵活的有机式的结构）下，采用灵活的有机式的结构o4.组织规模组织规模o组织规模越大，组织组织规模越大，组织复杂性程度、专业化、复杂性程度、专业化、规范化程度越高。规范化程度越高。o集权集权负相关负相关第二节第二节 会展企业组织结构建构会展企业组织结构建构o组织结构（组织结构（organizational structure）是表明组织各部分排列顺序、）是表明组织各部分排列顺序、空间位置、聚散状态、联系方式以及各要素空间位置、聚散状态、联系方式以及各要素之间相互关系的一种模式，是整

17、个管理系统之间相互关系的一种模式，是整个管理系统的的“框架框架”。o1、直线型组织结构模型、直线型组织结构模型小型、业务单一的会展企业。o四大特征：一条指挥的等级链；职能的专业四大特征：一条指挥的等级链；职能的专业化分工；权利和责任的一贯性政策；工作的化分工；权利和责任的一贯性政策；工作的标准化。标准化。o2、职能式组织结构职能式组织结构总经理总经理人事部人事部总经理办公室总经理办公室法律事务所法律事务所财务经理财务经理生产经理生产经理营销经理营销经理采购经理采购经理研发经理研发经理o职能型组织结构职能型组织结构又称多线型组织结构。其特点是采用按职能分工实行专业化的管理办法来代替直线型的全能管

18、理者，各职能部门在分管业务范围内直接指挥下属。o优点：管理工作分工较细；由于吸收专家参与管理，可减轻上层管理者的负担。o缺点：多头领导，不利于组织的集中领导和统一指挥；各职能机构往往不能很好配合；过分强调专业化。o职能式组织结构有时候也被称作为职能部门职能式组织结构有时候也被称作为职能部门化组织结构，因为其组织结构设计的基本依化组织结构，因为其组织结构设计的基本依据就是组织内部业务活动的相似性。当企业据就是组织内部业务活动的相似性。当企业组织的外部环境相对稳定，而且组织内部不组织的外部环境相对稳定，而且组织内部不需要进行太多的跨越职能部门的协调时，这需要进行太多的跨越职能部门的协调时，这种组织

19、结构模式对企业组织而言是最为有效种组织结构模式对企业组织而言是最为有效的。职能式组织结构适用于的。职能式组织结构适用于中小型会展企业中小型会展企业或中小型会展场馆管理公司或中小型会展场馆管理公司的组织结构设计。的组织结构设计。o3、直线参谋型组织结构、直线参谋型组织结构o直线直线-职能制组织形式，是以直线制为基础，职能制组织形式，是以直线制为基础，在各级行政领导下，设置相应的职能部门。在各级行政领导下，设置相应的职能部门。即在直线制组织统一指挥的原则下，增加了即在直线制组织统一指挥的原则下，增加了参谋机构。参谋机构。o优点：它既保持了直线型结构集中统一指挥优点：它既保持了直线型结构集中统一指挥

20、的优点，又吸收了职能型结构分工细密、注的优点，又吸收了职能型结构分工细密、注重专业化管理的长处，从而有助于提高管理重专业化管理的长处，从而有助于提高管理工作的效率。工作的效率。o缺点：属于典型的缺点：属于典型的“集权式集权式”结构，权力集结构，权力集中于最高管理层，下级缺乏必要的自主权；中于最高管理层，下级缺乏必要的自主权；协调量大，适应性差。协调量大，适应性差。o奥运会、世博会等大型会展管理公司适合采奥运会、世博会等大型会展管理公司适合采用这种组织结构模式。用这种组织结构模式。o4.事业部制组织结构事业部制组织结构总经理总经理研发部研发部人事部人事部财务部财务部法律法律中国市场部中国市场部日

21、本市场部日本市场部韩国市场部韩国市场部澳大利亚市场澳大利亚市场部部生产部生产部营销部营销部人事部人事部财务部财务部o其特点是在高层管理者之下，按地区或特征其特点是在高层管理者之下，按地区或特征设置若干分部，实行设置若干分部，实行“集中政策，分散经营集中政策，分散经营”的集中领导下的分权管理。的集中领导下的分权管理。o优点：优点：有利于高层管理者集中精力搞有利于高层管理者集中精力搞好全局及战略决策；好全局及战略决策；有利于发挥事业部管有利于发挥事业部管理的主动权。理的主动权。o缺点：缺点：职能机构重叠；职能机构重叠；分权不当容分权不当容易导致各分部闹独立，损伤组织整体利益；易导致各分部闹独立，损

22、伤组织整体利益；各分部横向联系和协调较难。各分部横向联系和协调较难。o事业部制是欧美、日本大型企业所采用的典事业部制是欧美、日本大型企业所采用的典型的组织形式，大型综合性会展公司普遍采型的组织形式，大型综合性会展公司普遍采用，因为它是一种分权制的组织形式。用，因为它是一种分权制的组织形式。o o现代大型会展集团公司：在事业部基础上增现代大型会展集团公司：在事业部基础上增加一个管理层，对联系较密切的事业部进行加一个管理层，对联系较密切的事业部进行集中分管。集中分管。o5、矩阵型组织结构、矩阵型组织结构o适用于按会展主题类别进行项目划分的会展适用于按会展主题类别进行项目划分的会展企业。企业。o不同

23、主题的会展要求不同行业的专业人才来不同主题的会展要求不同行业的专业人才来指导。指导。o优点：灵活调配，提高人才利用率优点：灵活调配，提高人才利用率o缺点：结构复杂，双重领导缺点：结构复杂，双重领导o6、虚拟型组织结构、虚拟型组织结构o信息技术二、会展企业组织部门设计二、会展企业组织部门设计o1.策划部策划部o策划是会展的基础工作，也是核心工作。策划是会展的基础工作，也是核心工作。o策划部是会展企业的基础部门。策划部是会展企业的基础部门。o主要工作：企业策划、主要工作：企业策划、会展项目策划会展项目策划基基础础关关键键性性工工作作o策划一词在古代有谋划、筹划、策划、计划、计策、对策等意思。o目前

24、我们指的策划，主要涵义有这么几种：o日本策划家和田创认为：策划是通过实践活动获取更佳效果的智慧，它是一种智慧创造行为；美国哈佛企业管理丛书认为：策划是一种程序，“在本质上是一种运用脑力的理性行为”；更多人说策划是一种对未来采取的行为做决定的准备过程，是一种构思或理性思维程序。o策划是指人们为了达成某种特定的目标，借助一定的科学方法和艺术，为决策、计划而构思、设计、制作策划方案的过程。o我们认为，策划是一项立足现实、面向未来的活动。我们认为，策划是一项立足现实、面向未来的活动。它是策划者依靠自身理性并根据收集到的各种信息它是策划者依靠自身理性并根据收集到的各种信息来判断事物变化发展的趋势，全面构

25、思、设计、选来判断事物变化发展的趋势，全面构思、设计、选择合理可行的行动方式，以实现特定目标的活动。择合理可行的行动方式，以实现特定目标的活动。策划是一个综合性系统工程，其中目标是策划的起目标是策划的起点，信息是策划的基础和前提，创意是策划的核心。点，信息是策划的基础和前提，创意是策划的核心。它作为一种以人类智慧发挥为条件的高级思维活动，它作为一种以人类智慧发挥为条件的高级思维活动，始终与人类社会相伴而行。始终与人类社会相伴而行。oo2.业务部业务部o3.市场部市场部o4.信息部信息部o5.管理部：工程部管理部：工程部 财务部财务部 人事部人事部 保安部保安部 项目合作部项目合作部会展组织作为

26、一个系统，一般包含会展组织作为一个系统，一般包含四个重要要素：四个重要要素：（一）会展的目标和宗旨（一）会展的目标和宗旨任何组织都是为目标而存在的，不论这种目任何组织都是为目标而存在的，不论这种目标是明确的还是模糊的，目标总是组织存在标是明确的还是模糊的，目标总是组织存在的前提。没有目标，也就没有组织存在的必的前提。没有目标，也就没有组织存在的必要性。组织通过连续地更新宗旨或目标保持要性。组织通过连续地更新宗旨或目标保持其延续。会展组织的目标就是实现经济和社其延续。会展组织的目标就是实现经济和社会效益的最佳综合。会展的宗旨是通过举办会效益的最佳综合。会展的宗旨是通过举办成功的会展活动，在取得直

27、接经济效益的同成功的会展活动，在取得直接经济效益的同时，拉动相关产业的发展，同时提高城市在时，拉动相关产业的发展，同时提高城市在国内外的影响。国内外的影响。（二）会展人员与职务（二）会展人员与职务人既是组织中的管理人员，又是组织人既是组织中的管理人员，又是组织中的被管理人员，建立良好的人际关中的被管理人员，建立良好的人际关系，是建立组织系统的基本条件和要系，是建立组织系统的基本条件和要求。明确每个人在系统中所处的位置求。明确每个人在系统中所处的位置以及相应的职务，便可形成一定的职以及相应的职务，便可形成一定的职务结构。会展的人员和职务主要可以务结构。会展的人员和职务主要可以分成三个类别：分成三

28、个类别：1.会展场馆会展场馆会展场馆的人员结构相对稳定，但人会展场馆的人员结构相对稳定，但人员的数量并不多，管理层次也不复杂。员的数量并不多，管理层次也不复杂。往往设立总经理、副总经理（或总经往往设立总经理、副总经理（或总经理助理）、部门经理和具体工作人员理助理）、部门经理和具体工作人员等三个层次的岗位。等三个层次的岗位。2.会展公司会展公司会展公司根据经营情况，可以设置很多岗位，也可会展公司根据经营情况，可以设置很多岗位，也可以设置较少的岗位。小的会展公司往往除设立总经以设置较少的岗位。小的会展公司往往除设立总经理外，还设置副总经理（或总经理助理）、部门经理外，还设置副总经理（或总经理助理）

29、、部门经理等岗位。大型的会展公司往往在中层按照行业、理等岗位。大型的会展公司往往在中层按照行业、区域、职能三个方面设置岗位。如按照行业，可设区域、职能三个方面设置岗位。如按照行业，可设为汽车行业、服装行业、机电行业、食品行业等；为汽车行业、服装行业、机电行业、食品行业等；按照区域划分可分为华东区、华南区、华北区、东按照区域划分可分为华东区、华南区、华北区、东北区等，举办国际会展较多的企业可以按照亚洲区、北区等，举办国际会展较多的企业可以按照亚洲区、欧洲区、北美洲区等设置；按职能可以设置规划部、欧洲区、北美洲区等设置；按职能可以设置规划部、营销部、服务部、项目部、财务部、综合部等。营销部、服务部

30、、项目部、财务部、综合部等。3.大型综合性会展活动大型综合性会展活动 举办大型综合展示活动时，由于除规模特大的会举办大型综合展示活动时，由于除规模特大的会展公司外，往往都是政府从各个部门抽调人员开展展公司外，往往都是政府从各个部门抽调人员开展会展活动，活动结束后又重新回到原来单位，因此，会展活动，活动结束后又重新回到原来单位，因此，人员的压力不大。加之对大型会展活动的要求较高，人员的压力不大。加之对大型会展活动的要求较高，因此，往往机构庞大，人员众多，组织结构层次也因此，往往机构庞大，人员众多，组织结构层次也比较复杂。如浙江省投资贸易洽谈会除设领导小组比较复杂。如浙江省投资贸易洽谈会除设领导小

31、组外，工作机构多达外，工作机构多达5个层次。如组委会下设个层次。如组委会下设13个部。个部。其中论坛部下设其中论坛部下设5个分论坛，分论坛下面设不同的个分论坛，分论坛下面设不同的工作小组，如接待组、理论组、会务组等，各组还工作小组，如接待组、理论组、会务组等，各组还要设不同的岗位。但由于分工较细，组织较严密，要设不同的岗位。但由于分工较细，组织较严密，往往效果比较好。往往效果比较好。（三）职责与职权（三）职责与职权职责是指某项职位应该完成某项任务的责任。它反职责是指某项职位应该完成某项任务的责任。它反映了上下级之间的一种关系。下级有向上级报告自映了上下级之间的一种关系。下级有向上级报告自己工作

32、绩效的义务或责任；上级有对下级工作进行己工作绩效的义务或责任；上级有对下级工作进行必要指导的责任。职权是指经由一定正式程序所赋必要指导的责任。职权是指经由一定正式程序所赋予某项职位的一种权力，居其位者，可以承担指挥、予某项职位的一种权力，居其位者，可以承担指挥、监督、控制，以及惩罚、裁决等等工作。这种权力监督、控制，以及惩罚、裁决等等工作。这种权力是一种职位的权力，而不是某特定个人的权力。会是一种职位的权力，而不是某特定个人的权力。会展由于接触人员层次高，影响大，因此，每个岗位展由于接触人员层次高，影响大，因此，每个岗位的责任都比较大。即使是一个负责布展服务的工作的责任都比较大。即使是一个负责

33、布展服务的工作人员，也要参与对服务企业准入、服务设施准入、人员，也要参与对服务企业准入、服务设施准入、布展时间安排、展品安全等项工作的决策过程，哪布展时间安排、展品安全等项工作的决策过程，哪个环节出了问题，都会不同程度地影响会展的效果。个环节出了问题，都会不同程度地影响会展的效果。（四）协调与发展（四）协调与发展在组织成员付出努力的同时，必须对在组织成员付出努力的同时，必须对这些努力进行协调以便可以最有效地这些努力进行协调以便可以最有效地实现组织的目标。良好的人事管理对实现组织的目标。良好的人事管理对实现有效协调非常重要。实现有效协调非常重要。请为下列企业进行组织设计：o1、上海妙文会展服务有

34、限公司（ShanghaiACMEExhibitionCo.,Ltd）正式成立于2OOO年，是集会议接待、展览展示、公关策划、庆典活动，翻译服务以及设备租赁为一体的综合性服务公司。公司为国内外贸易企业提供全方位的会展及延伸服务，一贯奉行“诚信为本，服务至上”的经营宗旨，以实现客户利益最大化为目的，力求针对国际市场提供“一站式”全方位的服务。o主要业务是专业展览工程的设计与承建，会务活动的策划与组织，庆典活动，翻译服务及设备租赁。公司成功案例：别克君越上海国际新闻中心表彰大会公司成功案例：别克君越上海国际新闻中心表彰大会屈臣氏蒸馏水发布展设计图纸屈臣氏蒸馏水发布展设计图纸“金施尔康金施尔康”杯第二

35、届世界著名在华企业员工健身大赛杯第二届世界著名在华企业员工健身大赛o提示：o可设市场部、企划部、设计部、制作部o展览展示、会议服务、庆典礼仪、翻译服务、器材租赁o拥有自己的专业设计队伍及加工工厂o2、o上海格博会展服务有限公司，是一家专业操作中东上海格博会展服务有限公司，是一家专业操作中东展览组织与服务、商务考察、市场调研、投资咨询、展览组织与服务、商务考察、市场调研、投资咨询、贸易服务等多项业务于一体的专业国际展览与信息贸易服务等多项业务于一体的专业国际展览与信息咨询公司。分别在中国的经济龙头城市设立的专业咨询公司。分别在中国的经济龙头城市设立的专业性分支机构，在承办各种中东展会方面具有独到

36、的性分支机构，在承办各种中东展会方面具有独到的专业优势。凭借雄厚的人才实力和办展经验，依托专业优势。凭借雄厚的人才实力和办展经验，依托强大的网络信息资源和强大的网络信息资源和CRM服务体系服务体系,为中国企业为中国企业提供一整套完善的在线出展计划，是中国企业开拓提供一整套完善的在线出展计划，是中国企业开拓中东市场的最佳交流平台。中东市场的最佳交流平台。o公司主要是围绕中东地区开展集展览组织与服务、公司主要是围绕中东地区开展集展览组织与服务、商务考察、市场调研、投资咨询、贸易服务等多项商务考察、市场调研、投资咨询、贸易服务等多项业务。与专为中国企业提供落地服务的迪拜业务。与专为中国企业提供落地服

37、务的迪拜MIE集集团投资顾问展览公司合作已有近团投资顾问展览公司合作已有近10年的历史。曾年的历史。曾先后为相关政府单位及数千家中国企业前往中东地先后为相关政府单位及数千家中国企业前往中东地区参加商贸活动提供全方位的优质服务区参加商贸活动提供全方位的优质服务;同时也积同时也积极引导中东采购商前往中国进行商务考察和贸易配极引导中东采购商前往中国进行商务考察和贸易配对。目前已分别在上海、北京设立了合资的专营中对。目前已分别在上海、北京设立了合资的专营中东展览推广业务的子公司。东展览推广业务的子公司。第三节第三节 会展活动组织机构会展活动组织机构o一、组织筹备委员会一、组织筹备委员会o二、大型国际会

38、展筹备委员会组织机构二、大型国际会展筹备委员会组织机构o三、会展组织机构及小组分工三、会展组织机构及小组分工一、组织筹备委员会一、组织筹备委员会o前两年o前12-16个月二、大型国际会展筹备委员会组织机构二、大型国际会展筹备委员会组织机构o1、指导委员会o2、筹备委员会o3、执行委员会三、会展组织机构及小组分工三、会展组织机构及小组分工o1、组织机构的程序o2、执行委员会各小组工作说明o例：大型投资贸易洽谈会的组织结构设计例：大型投资贸易洽谈会的组织结构设计o某投资贸易洽谈会是国内较大型的综合性会议。某投资贸易洽谈会是国内较大型的综合性会议。该会议同时举办消费品博览会。每年该会议同时举办消费品

39、博览会。每年6月月827日在我国著名沿海城市举行。参加会议的日在我国著名沿海城市举行。参加会议的不仅有大量外宾，而且每次都会邀请国际经济不仅有大量外宾，而且每次都会邀请国际经济界的著名专家参与论坛，国家领导人也多次出界的著名专家参与论坛，国家领导人也多次出席。因此，对会议的各项工作要求较高。席。因此，对会议的各项工作要求较高。o为确保会议的顺利进行，组委会从专业和服为确保会议的顺利进行，组委会从专业和服务两个方面入手，建立了职能部式的组织结务两个方面入手，建立了职能部式的组织结构。下面设置大会秘书处（组委会办公室）、构。下面设置大会秘书处（组委会办公室）、接待联络部、展务协调部、新闻宣传部、综

40、接待联络部、展务协调部、新闻宣传部、综合保障部、安全保卫部、卫生保障部、投资合保障部、安全保卫部、卫生保障部、投资洽谈部、贸易促进部、境外投资部、开放论洽谈部、贸易促进部、境外投资部、开放论坛部、人才引进部、科技合作部等坛部、人才引进部、科技合作部等13个职个职能部门。能部门。某大型投资贸易洽谈会各部门的岗位职责某大型投资贸易洽谈会各部门的岗位职责o1.大会秘书处（组委会办公室）o（1）综合协调各部工作，联系、沟通省级各有关部门、各市分团工作，负责大会对外联络工作。o（2）负责制定大会总体方案、工作大纲及重要活动实施方案，参与制订省、市领导在大会期间的活动安排方案。o（3）组织安排组委会的有关

41、会议，贯彻落实组委会领导指示和会议精神，制订组委会有关工作制度。o（4）负责领导讲话稿的起草，及时汇总大会有关统计数据，统一对外发布。o（5）全面了解、掌握大会各部门工作动态和进度，督促各部门工作，及时反映情况，编发大会工作简报。o（6）负责大会的资金运作和预决算管理等工作，参与宣传推广的策划工作。o（7）负责设计、制发大会各类票证（请柬、资料袋、工作证、通行证等），礼品准备和编制洽谈会会刊和指南。o（8）负责大会的有关后勤保障服务工作。o（9）负责洽谈会网站的策划、建设、管理及场馆通讯保障。o（10）负责大会结束后的总结、评比、表彰等后续工作。o（11）完成组委会领导交办的有关工作。o2.接

42、待联络部o（1）制定接待工作总体方案，负责国家领导人、省部级领导及国内外来宾邀请和全过程接待的统一联络、协调、管理工作。o（2）协调省级有关部门和各市代表团的接待服务工作，协助各代表团落实下榻宾馆，落实所在市对口接待单位接待服务工作。o（3）负责实施省市领导会见、宴请国内外贵宾和重要来宾的工作。o（4）负责向省级有关部门和各市代表团发放参会来宾的有关会议资料、证件、纪念品等。o（5）负责招待酒会等重要活动领导、嘉宾的排位、票务等工作，配合落实开幕式排位方案。o（6）负责与全省各市、各部门接待工作的联系、协调和外宾动态信息沟通。o（7）负责贵宾及重要来宾在进出口岸时的礼遇等工作，落实来宾的返程车

43、船机票登记、预订和迎送工作。o（8）协调宾馆价格，指导宾馆做好优质服务等方面工作。o（9）落实组委会交办的有关工作。o3.展务协调部（1）制定展务工作整体方案，负责展馆各展区的形象设计和制作协调工作。（2）负责展馆的展区划分，设计、制作导视系统。（3）组织、指导、协调各参展分团的展务工作，负责各分馆方案的审查和布展协调工作。（4）负责大会期间展馆现场指挥、协调、管理工作。o（5）保障展馆的安全、消防和清洁卫生工作。（6）做好展馆设备现场管理工作，协调落实展馆的水、电、气供应。（7）做好展馆临时快餐供应等综合服务后勤工作。（8）负责开幕式的相关硬件设计、制作和管理。（9）负责落实投资馆中心展的设

44、计、制作和布展。（10）落实组委会交办的其他有关工作。o4.新闻宣传部o（1）制定大会新闻宣传工作方案，负责大会新闻宣传工作的策划、组织和实施。（2）负责海内外新闻媒体来甬采访的邀请、组织工作。（3）组织中央、省、市媒体开展会前、会中、会后宣传，负责研究大会的热点、亮点，开展特色报道和深度报道。o（4）组织召开国内外的新闻发布会、成果发布会。（5）负责开幕式等重大活动的专题宣传和电视直（录）播报道。（6）做好专版专题宣传和网络宣传，负责有关宣传品的制作。（7）组织省内各地媒体巡回宣传活动。（8）提出宣传口号，配合做好环境宣传。（9）落实组委会交办的其他有关工作。o5.综合保障部o（1）制定大会

45、综合保障、环境布置工作方案并组织实施。（2）负责大会期间市区环境整治、环境布置、形象宣传等工作。（3）负责大会期间公交车辆和出租车有序调度安排，开通公交专线和穿梭大巴。（4）组织大会有关文艺、体育活动。o（5）落实市区主要街道大型广告牌、草坪广告牌、公交候车亭宣传牌及其他宣传载体。（6）负责协调宾馆、场馆等主要场所外环境宣传布置。（7）协调工商等部门，落实展馆内产品“打假”工作。（8）配合开幕式等重要活动的环境综合保障。（9）落实组委会交办的其他有关工作。o6.安全保卫部o（1）制定大会安全保卫工作方案，全面负责大会的安全保卫、交通管理工作。（2）落实宾馆场馆的安全、消防检查、防范工作。（3）

46、落实大会期间重要活动安全保卫工作，负责国家、部、省级领导及重要来宾的安全保卫工作。（4）负责大会期间的交通管制、交通调度，确保来宾车队的交通安全。（5）负责各活动场馆车辆的停放调度和指挥。（6）负责社会治安的综合治理，开展清盲、反扒等专项行动，加强对公共场馆的管理，及时妥善处理突发性事件。（7）负责大会期间展馆内的反扒、防盗工作。（8）落实组委会交办的其他有关工作。o7.卫生保障部o（1）制定卫生保障工作方案，全面负责大会期间的医疗保健、疾病预防和饮食卫生保障工作。（2）检查落实参会来宾的健康申报工作，负责大会期间的疾病救治和处置。（3）检查落实宾馆、场馆的消毒和预防性监测。（4）负责宾馆和集

47、体进餐点的食品卫生监督检查。（5）制定应急预案，在展馆和主要宾馆设置医疗点和专用急救车辆，指定大会定点医院。（6）做好省部级以上领导和重要来宾的医疗保健工作。（7）落实组委会交办的其他有关工作。o8.投资洽谈部o（1）制定投资洽谈工作方案，负责投资项目的组织、包装、发布、推广工作。（2）负责组织中心展馆的投资洽谈工作。（3）组织举行大会期间重大项目的签约仪式，负责投资项目的签约数据统计、分析。（4）负责组织若干场开工投产仪式。（5）推进客商资源共享，组织若干场产业对接专场洽谈活动。（6）邀请落实若干个境外团组举行专场洽谈。（7）负责签约、对接洽谈场地的布置和相关设施的落实。（8）落实组委会交办

48、的其他有关工作。o9.贸易促进部（1）制定洽谈会工作方案，全面负责洽谈会的筹备和实施工作。（2）负责落实洽谈会的对外招商工作。（3）负责落实贸易馆展区功能划分、形象设计和对外招展工作。（4）负责落实贸易馆的布展、撤展工作。（5）负责有关贸易成交数据的统计、整理、分析工作。（6）配合展务部负责落实贸易馆的场馆管理工作。（7）负责消博会客商的报到和票务工作。（8）负责消博会徽章、吉祥物、礼品的制作和发放工作，组织有关广告。（9）配合有关部门做好消博会的对外宣传工作。（10）落实消博会国内外嘉宾的接待服务工作。（11）落实组委会交办的其他有关工作。o10.境外投资部（1）制定境外投资工作方案，负责国

49、际馆的招展工作。（2）负责国际馆的摊位设计、布展工作。（3）组织境外投资环境推介活动和招商演示会。（4）负责邀请对象的接待服务工作。（5）落实组委会交办的其他有关工作。o11.开放论坛部（1）制定开放论坛工作方案，确定专题论坛的主题并组织实施。（2）负责论坛嘉宾的邀请，在有关部门配合下做好接待工作。（3）组织举办若干个专题论坛。（4）组织参会人员，尝试市场化运作。（5）负责论坛成果的整理、汇编工作。（6）落实组委会交办的其他有关工作。o12.人才引进部制定智力项目洽谈和人才引进工作方案，并全面负责组织实施。13.科技合作部制定科技项目洽谈和技术引进工作方案，并全面负责组织实施。会展服务会展经济

50、的性质、内涵和内容会展经济的性质、内涵和内容 会展的服务工作会展的服务工作 秘书会展服务工作要点秘书会展服务工作要点 秘书在会展中职能和原则秘书在会展中职能和原则1 1 会展经济概述会展经济概述l l1.1会展的概念l l会展是会议和展览的统称，两者有时合并举办，有时分开举行。从广义角度说不仅包括会议（Meeting）和展（Exhibition），还包括奖励旅游（Incentive）和大型活动（Convention）以及与之相关的运输、广告、交通等行业，是会议、旅游、大型活动和展览的概称（MICE）。1.21.2会展经济发展概况会展经济发展概况 会展经济作为市场经济发展的产物，目前已经成会展经