(精品)第6章电子表格处理软件.ppt

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1、第第6章章 电子表格处理软件电子表格处理软件 （Excel for Windows）6.1 Excel 2003概述6.2 工作表的建立和编辑6.3 工作簿的管理和编辑6.4 图表的制作思考题 6.1 Excel 2003概述概述 使用表格来处理数据，具有条理清晰，简洁明了的优点，所以在日常工作中，人们经常要编制和处理各种表格。由于计算机的发展，诞生了电子表格。电子表格（Spread Sheet）是指画在屏幕上的表格，它因使用电子技术而得名。在美国和欧洲等计算机普及的国家，PC用户大量使用表格处理系统，已经习惯了“一切皆表格”的思维方式。Excel是Microsoft公司开发的表格处理系统，也

2、是 Microsoft office的一个重要组成软件。随着Excel引入我国，特别是Excel 5.0中文版的诞生，使Excel也在我国迅速推广。现在国内用户最常用的是Excel 2003。本章主要介绍中文版的Excel 2003中文版的一般功能及常用操作方法。6.1.1 Exce1 2003的功能与特点的功能与特点1.主要功能主要功能(1)表格编辑功能。(2)表格管理功能。(3)设置工作表格式。(4)绘制统计图表。(5)数据列表管理。2主要特点主要特点 (1)Excel 2003将工作表组织为工作簿，使表格处理从二维空间扩充为三维空间。(2)Excel 2003提供了上百种统计图，使数据的

3、表示更加直观和丰富多彩。(3)允许在工作表中使用公式与函数，这样大大简化了Excel2003的数据统计工作。(4)Excel 2003继承了Windows 2000风格的用户界面。(5)通过Windows 9x操作系统的OLE技术，Excel 2003可以与Windows 9x的其它应用程序（如Word 2003）共享信息。6.1.2 Excel 2003的运行环境、运行与退出的运行环境、运行与退出 1运行环境运行环境 中文Excel 2003在中文Windows 95/98/NT/2000/ME/XP平台上都可以运行和使用，所以系统必须具有支持中文Windows 9x/NT/2000/XP的

4、硬件环境。2运行运行 在Windows XP中开始运行Excel 2003，又可分为用开始菜单启动、用资源管理器启动等多种方法。(1)用开始菜单启动，其步骤如下：单 击“开 始”菜 单，再 单 击“程 序”菜 单 的“Microsoft Excel”命令，就可以开始运行Excel 2003，且开启了一个默认的Excel工作簿。(2)用资源管理器启动，其步骤如下：在资源管理器中，找到所要运行的Excel工作簿文件（文件后缀名是xls）,双击该文件，可以运行Excel 2003，且打开了所要运行的Excel工作簿。3退出退出 同标准的Windows程序退出操作相同，用鼠标执行“文件/退出”命令来退

5、出Excel 2003。单击窗口的关闭按钮也可退出Excel 2003。ALT+F4退出。6.1.3 Excel 2003的基本操作界面的基本操作界面图6.1 Excel 2003的基本操作界面 1常用工具栏 图6.2 常用工具栏中的按钮工具(1)“新建”按钮：(2)“打开”按钮：(3)“保存”按钮：(4)“电子邮件”按钮：(5)“打印”按钮：(6)“打印预览”按钮：(7)“拼写和语法”按钮：(8)“剪切”按钮：(9)“复制”按钮：(10)“粘贴”按钮：(11)“格式刷”按钮：复制后粘贴单元格及对象的格式。(12)“撤销”按钮：取消上一步的命令或动作。(13)“恢复”按钮：恢复上一步的命令或动

6、作。(14)“插入超级链接”按钮：在光标处插入超级链接。(15)“自动求和”按钮：插入求和函数并建议求和的区域。(16)“粘贴函数”按钮：(17)“升序”按钮：(18)“降序”按钮：(19)“图表向导”按钮：(20)“绘图”按钮：(21)“显示比例”下拉按钮：(22)“Microsoft Excel帮助”按钮：(23)“其它按钮”：图6.3 格式工具栏2格式工具栏格式工具栏(1)“字体”下拉按钮：(2)“字号”下拉按钮：(3)“加粗”按钮：(4)“倾斜”按钮：(5)“下划线”按钮：(6)“左对齐”按钮：(7)“居中”按钮：(8)“右对齐”按钮：(9)“合并及居中”按钮：(10)“货币样式”按钮

7、：(11)“百分比”按钮：(12)“千位分隔样式”按钮：(13)“增加小数位数”按钮：(14)“减少小数位数”按钮：(15)“减少缩减量”按钮：(16)“增加缩减量”按钮：(17)“边框”列表按钮：(18)“填充色”列表按钮：(19)“字体颜色”列表按钮：(20)“其它按钮”：3编辑栏编辑栏 图6.4编辑栏(1)名称框：(2)“取消”按钮：(3)“确认”按钮：(4)“编辑公式”按钮：(5)输入/编辑行：4工作区工作区 Excel的工作区是一张表，如图6.5所示。图6.5 工作区 (1)单元格：指工作区中的一格（由行和列划分出来的方格），也称为“单元”。单元格是Excel 2003的基本工作单位

8、。(2)当前活动单元：此单元（格）是输入焦点，即在此单元格中可以直接输入文字、数字或公式。将鼠标移到一个单元格，单击鼠标，此单元格就成为当前活动单元。(3)填充控点：拖动此点可以复制或清除单元格中的数据。(4)工作表标签：工作表的名称。(5)活动工作表标签：正在操作的工作表的名称。(6)工作表标签分隔线：移动此分隔线可以增加或减少显示工作表标签。(7)窗口水平分隔线：移动此分隔线可以把工作区从水平方向上划分为两个窗口，并可改变窗口的大小。使用水平分隔线的好处是当工作表比较长，同一屏幕显示不完的时候，可以在上半窗口中仅显示列标题，而在下半窗口中滚动数据，使所需的数据显示出来。移动窗口水平分隔线的

9、方法是将光标移到窗口水平分隔线处，当光标变为上下箭头的形状时，按下鼠标不放，向下（或向上）拖曳鼠标，达到适当的位置后，再释放鼠标。要将窗口分隔取消，只要将窗口水平分隔线拖到工作区顶部即可。(8)窗口垂直分隔线：移动此分隔线可以把工作区从垂直方向上划分为两个窗口，并可改变窗口的大小。使用水平分隔线的好处是当工作表比较宽，同一屏幕显示不完的时候，可以在左半窗口中仅显示行标题，而在右半窗口中滚动数据，使所需的数据显示出来。移动窗口垂直分隔线的方法是：将光标移到窗口水平分隔线处，当光标变为左右箭头的形状时，按下鼠标不放，向左（或向右）拖曳鼠标，达到适当的位置后，再释放鼠标。要将窗口分隔取消，只要将窗口

10、垂直分隔线拖到工作区的垂直滚动条处即可。(9)“全选”按钮：单击“全选”按钮可将当前工作表的所有单元格全部选择。返回节目录 6.2 工作表的建立和编辑工作表的建立和编辑 中文Excel 2003的主要功能就是处理报表，即对大量数据进行计算和分析。建立并编辑工作表是Excel 2003最重要的部分。假设表6.1是某计算机公司一个月的配件销售表。用Excel 2003来管理这样的表是很方便的。下面就以该表为例进行工作表的学习。6.2.1 建立工作表建立工作表 1打开工作表打开工作表 在默认情况下，Excel 2003中每个工作簿包含3张工作表。启动Excel 2003时，如果未指定工作簿的文件名，

11、系统将自动打开一本新的工作簿，并为它取默认名Book1.xls。其中.xls是Excel 2003为工作簿文件规定的统一扩展名。默认情况下在工作簿窗口内显示的是第一张工作表Sheet1，此时在状态栏的工作表标签中Sheet1被加亮并在下方出现一条下划线。如果你想用第二张工作表建立销售表，只需移动鼠标指针，在工作表标签的Sheet2上单击一下即可，此时Sheet2将代替Sheet1加亮显示并出现下划线。其实，Book1、Sheet1、Sheet2等默认名也是可以改变的，例如你可以把Book1改变为“销售”，Sheet1改成“一月”，Sheet2改成“二月”等等。改名的操作详见6.3.2节。2输入

12、数据输入数据 选定空白的工作表（例如Sheet1）后，就可以输入数据了。输入的数据可以为常量，也可以是公式和函数。Excel 2003能够识别常量数据，包括文本型、数值型和日期时间型等，并支持简单数据输入、区域数据输入和系列数据自动填充等3种输入方法。在讨论这3种输入方法前，先对输入数据的类型进行说明。(1)输入数据的类型。当向单元格输入常量数据时，Excel 2003能自动把它们区分为文本、数值和日期时间等3种类型。日期或时间数据。Excel 2003内置了一些日期与时间的格式。当输入数据与这些格式相匹配时，Excel2003将把它们识别为日期型数据。yy/mm/dd、dd-mm-yy、h:

13、mm(AM/PM)等都是Excel 2003常用的内置格式 文本数据。Excel 2003除被识别为公式（一律以等号“=”开头，参阅6.2.2节）、数值或日期型的常量数据外，其余的输入数据均认为为文本数据。文本数据可以由字母、数字或其它字符组成，在单元格中显示时一律靠左对齐。(2)简单数据输入。简单数据输入指每选择一个单元格，输入一个数据。输入数据前需先将鼠标指针移到所选单元格中，然后单击鼠标左键。此时在该单元格四周将出现一圈加黑的边框线，表示此单元格已被激活。单元格激活后，即可输入数据。单元格还可以由键盘进行选择。当进行大量数据输入的时候，使用键盘可以加快输入速度。表6.2列出了常用的按键及

14、其功能。表6.2 常用的按键及其功能 按 键功 能或Shift+Tab左移一个单元格或Tab右移一个单元格上移一个单元格下移一个单元格 (3)按区域输入数据。所谓按区域输入，就是在选择活动单元格之前，先选定一个区域作为数据的输入范围。这种方法的优点是，当活动单元格到达所选区域的边界，例如某行（列）的行（列）尾时，如果按Tab（或Enter）键选择下一个单元格，Excel 2003能自动进行换行（列），激活下一行（列）首的单元格，从而可达到简化操作，加快数据输入的目的。图6.6 区域的选定 (4)系列数据自动填充。向工作表输入数据时，有时会用到一些系列（即符合排列顺序）数据，例如一月，二月，十二

15、月；星期日，星期一，。Excel 2003提供的“填充”功能，可以帮助用户快速地输入整个数据系列，而不必逐单元格输入。这种自动输入可通过“编辑/填充”命令来实现，也可用鼠标拖动“自动填充柄”来完成，后者的操作更为简捷。自动填充已定义的序列。Excel2003中文版预先设置了“Sun，Mon，Tue，”、“星期日，星期一，”、“一月，二月，”、“甲，乙，丙，”等中、英文数据序列，供用户按需选用（可参考图6.10）。如图6.8 （a）所示，若用户需在A1：A4单元内自动填充“甲，乙，丙，丁”，图6.8 自动填充示例(a)(b)填充尚未定义但有明显变化规律的序列。表6.3列出了一些有明显变化规律的序

16、列。类似这样的规律序列数据可用“编辑填充”命令，其操作步骤如下：表6.3 有明显变化规律的序列人工输入的初始数据将可自动填充的数据100，8060，40，第1学期第2学期，第3学期，Computer3Computer4，Computer5，选定一个或两个单元格作为初始区域，输入序列的前一个或两个数据，如输入100（在A1格），80（在A2格）。用鼠标指针将要填充到的区域全选择，如将A1:A4选择上。执行“编辑填充序列”命令，则A3填入60，A4填入40。建立自定义的“自动填充”序列。Excel 2003提供的公用“自动填充”序列较少，但用户可以建立自己的“自动填充”序列。以下是建立自定义“自动

17、填充”序列的操作步骤：选择“工具选项自定义序列”选项，屏幕显示自定义序列选项对话框，如图6.10所示。图6.10 自定义序列对话框 在“自定义序列”框中选择“新序列”选项，然后单击“增加”按钮，光标跳到“输入序列”框中。输入新的序列，每一序列项用Enter键结束，在“输入序列”列表框中占一行。新序列建好后，单击“确定”按钮。6.2.2 使用公式与函数使用公式与函数 允许用公式来计算单元格中的数据，这历来是表格处理软件的特点。函数通常是公式的重要成分。在Excel 2003中，函数的功能得到进一步的完善。在Excel 2003中，一切公式均以“=”开头，例如“=10+20”。函数的一般形式为“函

18、数名（）”，例如SUM（）。Excel遵从“由左到右”的运算规则。公式中的括号优先级最高，即在负号之前。1公式公式 (1)可用的运算符。Excel 2003在公式中，可使用运算符来完成各种复杂运算。它们是算术运算符、比较运算符和文本运算符。表6.4至表6.7列出了各类运算符的用法及其优先次序。算 术 运 算 符功 能乘方%百分数*、/乘、除号+、-加、减号表6.5 比较运算符比 较 运 算 符功 能=等于大于=大于等于=小于等于不等于表6.6 文字运算符 文字运算符功 能&连接文字、单元格的内容表表6.7 运算符的优先次序运算符的优先次序 优先级（高低）运 算 符说 明1-负号2%百分号3指数

19、4*、/乘除5+、-加减6&连接文字7=、=、比较 (2)引用单元格数据。引用单元格数据。例 计算下列各公式的值。=B3&C2；=B3&的&C2&是&C3&元；=F3+G3。解 式的结果为“CPU进价”。式的结果为“CPU的进价是1000元”。式的结果为“140”，这是CPU此月总销售数（批发与零售的总和）。(3)公式的应用。在Excel 2003中，凡涉及到计算问题都需要输入计算公式。如果使用公式，当计算内容改变时，Excel 2003会自动按照公式重新计算出新结果，并替换原来的结果。例 试利用公式计算上图销售表中的销售额、税金和利润。已知：销售额批发量(批发价进价)零售量(零售价进价)税金

20、销售额5 利润销售额税金 解 计算销售额：先是单击H3，输入“=F3*(D3-C3)+G3*(E3-C3)”。按 下 回 车 键（或 是“”按 钮），编 辑 栏 将 显 示 公 式=F3*(D3-C3)+G3*(E3-C3)，H3单元格直接显示公式计算出来的数值，即22003。计算税金：先单击I3，输入公式“=H3*0.05”。按回车键，编辑栏将显示上述公式，I3直接显示结果值，即1100。计算利润：单击J3，输入公式“=H3-I3”。按回车键，编辑栏显示上述公式，J3显示计算结果，即20900。其它单元格的计算与上3步类似。计算结束后的结果如图6.11所示。图6.11 计算的结果 2函数函数

21、 函数是Excel 2003预先定义好的常用公式。Excel 2003提供了11类函数，其中包括常用函数、财务、统计、文字、逻辑、查找与引用、日期与时间、数学与三角函数等。(1)自动求和。SUM()函数是最常用的函数。(2)用函数指南引导操作。Excel 2003函数的一般形式为：函数名（参数1，参数2，）其中，括号内的参数可以多达30个。由于函数种类多，参数不易记忆，给用户增添了困难。通过函数指南，用户可以了解函数的用途、形式与操作步骤。以SUM（）函数为例，说明函数。现在仍指南的引导功能。例8以图6.11中的数据为依据，计算利润的总和，用函数指南引导操作。解 单击J7单元格，以激活J7单元

22、格。如果J7中有数据，用“Del”键清除。单击“”按钮，屏幕显示“粘贴函数”对话框，如图6.12所示。图6.12“粘贴函数”对话框 在“函数分类”框中选择“常用函数”选项，然后在“函数名字”框中选择“SUM”。单击“确定”按钮，屏幕显示如图6.13所示。Excel 2003自动在Number1框中输入了J3:J6的相加范围。单击“确定”按钮，返回工作表窗口，相加结果显示在J7单元格，即131575。图6.13“粘贴函数”第2步 3公式的复制与自动填充公式的复制与自动填充 在上面的计算中，我们仅仅是对一个单元格输入了公式或函数，那么是不是每个需要计算的单元格都必须逐一输入公式呢？Excel 20

23、03通过公式的复制与自动填充，避免了这种低效率的重复工作。Excel2003在“编辑”菜单中提供了一种“选择性粘贴”命令，允许在向目标区域粘贴时只粘贴用户选择的内容。图6.14显示了执行这一命令时屏幕显示的对话框。图6.14“选择性粘贴”对话框 6.2.3 设置工作表设置工作表 对工作表的设置包括以下6个方面的内容，即行高和列宽、字体、数字格式、对齐方式以及边框线与图案。手工设置可通过“格式”工具栏的按钮或“格式”菜单中的有关命令来完成，所以有时也把对工作表的设置称为工作表的“格式化”。使用工具按钮操作方便、快捷，但格式菜单能够提供的功能更强大，项目也更齐全。Excel 2003提供了17种预

24、先定义好的工作表格式，其中包括常用的分类表、统计表、彩色表格等。在一般情况下，用户只需套用其中的一种，再用手工操作对它作一些补充修改就可以满足自己的需要。自动套用格式可以理解为对字体、数字、对齐方式、工作表边框、颜色以及列宽行高等已定义好的格式参数的组合。在“格式”菜单中有一条“自动套用格式”命令，选择这一命令后，屏幕上弹出“自动套用格式”对话框，如图6.15（a）所显示，所有的自动格式都显示有一个范例。如果用户想对现成格式作些修改，只需单击对话框中的“选项”按钮，使原来的“自动套用格式”对话框在其下方扩展出一组“应用格式种类”复选框，如图6.15（b）所示。用户可通过这些复选框，选择一些项目

25、进行调整或重新设置。修改结束后单击对话框的“确定”按钮，自动格式化即告完成。图6.15 “自动套用格式”对话框 （a）(b)6.2.4 编辑工作表编辑工作表 1修改 (1)全部重输。单击单元格，会重新进入“输入状态”。当输入新数据的第一个字符时，格内原有的数据即被清除，由新内容代替。(2)局部修改。双击单元格，会进入“修改状态”，此时可利用鼠标定位到需要修改的地方，或利用键盘上的编辑键（如方向键、Del键、BackSpace键等），直接修改有错的部分，不需要全部重新输入单元格内容。2插入、清除和删除插入、清除和删除 (1)插入单元格。在向工作表输入数据时，很可能发生这样的操作错误，例如误将G4

26、:G6的数据输入到G3:G5中，此时可通过插入单元格进行修改。以例11来说明插入单元格的一般步骤。例11如图6.9所示列表，但输入数据时误将G4:G6的数据输入在G3:G5，G3原来的数据40未输入，G6也没数据。请修改为正确情况。解 将鼠标指针移至需插入单元格的位置（即G3），单击鼠标左键。选择“插入单元格”命令，屏幕显示“插入”对话框，如图6.16所示。选定现有单元格移动方向（应选“活动单元格下移”），然后单击“确定”按钮。在G3中输入40。图6.16“插入”对话框 (2)插入空白行或列。如要在工作表中插入一个空白行，可按如下步骤操作：将鼠标指针移至需插入的行编号处，单击鼠标左键。选择“插

27、入行”命令，新行即在选定的编号处生成，原有行均依次下移一行。若需插入一列，选择“插入列”命令，新列在所选定的编号处生成，原有列向右移动。(3)清除。清除操作既可用于清除单元格（或区域）中的内容，也可用于清除单元格（或区域）中的格式。在Excel 2003中，在某单元格中输入数据后，如果仅是使用Del键删除内容，那么该单元格将继续保留原数据的格式，清除内容的操作步骤为：选定要清除的单元格或区域。使用“编辑清除内容”命令，所选单元格或区域中的内容即被清除。清除格式可以通过选择“编辑清除格式”命令来完成。(4)删除。清除命令只能移走单元格的内容，而删除命令将同时移走单元格的内容与空间。在Excel

28、2003的“编辑”菜单中有两种删除命令：一种叫删除工作表命令，可用于在工作簿中删除整张工作表（参阅6.3.2节）；另一种就是这里所说的删除命令，用于在一张工作表中删去选定的区域。以下是执行删除操作的步骤：选定要删除的单元格或区域。执行“编辑删除”命令，屏幕显示“删除”对话框，如图6.17所示。在4个删除选项中选定一项。单击“确定”按钮。图6.17“删除”对话框 3.移动和复制移动和复制 (1)移动。通过菜单移动，其操作步骤为：选择待移动的区域，例如B3:B6。执行“编辑剪切”命令或单击工具栏中的“剪切”按钮。选定移动到的目标区域左上角的首单元格，例如B9。执行“编辑粘贴”命令或单击工具栏中的“

29、粘贴”按钮，于是B3:B6的内容即移至B9:B12。通过鼠标移动，其操作步骤为：选择待移动的区域。将鼠标指针移至选定区域的边框线上（此时光标形状将不是通常的十字形），按下鼠标左键。拖曳动鼠标指针至目标区域，松开鼠标左键。(2)复制。通过菜单复制，其操作步骤为：选择需复制区域，例如C3:J6。执行“编辑复制”命令或单击工具栏中的“复制”按钮。选定目标区域左上角的首单元格，例如C9。执行“编辑粘贴”命令或单击工具栏中的“粘贴”按钮，于是C3:J6内容即复制至C9:J12中。通过鼠标复制，其操作步骤为：选择需复制区域。将鼠标指针移至选定区域的边框线上，按下“Ctrl”键及鼠标左键。拖曳鼠标指针至目标

30、区域左上角，松开鼠标左键及“Ctrl”键。注意：在执行了移动或复制操作后，目标区域 中原有的数据就会被新的数据替换掉。4查找与替换查找与替换 在Excel 2003中除了可查找和替换文字外，还可查找公式，但不能替换公式。(1)当需在一张工作表或几张工作表（即工作组）中查看某些内容时，可使用“编辑”菜单中的“查找”命令，其操作步骤如下：执行“编辑查找”命令，屏幕显示“查找”对话框，如图6.18所示。图6.18“查找”对话框 在“查找内容”框中输入需查找的信息，并在“搜索范围”下拉框中选择查找信息的类型（公式、值或批注）。在“搜索方式”下拉框中选择“按行”或“按列”搜索。单击“查找下一个”按钮，开

31、始查找，查到所需信息后，其所在单元格被激活。若需继续查找，可再次单击“查找下一个”按钮，否则单击“关闭”按钮退出。(2)替换。替换是查找的延伸，适用于一次更换多处相同的内容，但它只能替换内容，不能替换公式或附注。其操作与查找相似，这里不再详述。返回节目录 6.3.1 工作簿的管理工作簿的管理 工作簿管理包括工作簿的建立、保存、打开、关闭、查找、显示等操作，下面简述一些常用的操作。1建立与保存工作簿建立与保存工作簿 启动Excel 2003后，系统即自动打开一个名为“Book1”的工作簿。用户若需另外打开其它新工作簿，可执行“文件新建”命令，在出现的“新建”对话框中选择“工作簿”并单击“确定”按

32、钮，如图6.19所示。6.3 工作簿的管理和编辑工作簿的管理和编辑图6.19“新建”对话框 2打开与关闭工作簿打开与关闭工作簿 打开工作簿的方法和打开Word文档的方法是类似的。Excel2003的每一个工作薄都有最小化、最大化和关闭按钮，其位置是菜单栏的最右边。只需单击该工作簿的关闭按钮，即可关闭工作簿。如果单击的是Excel2003标题栏的关闭按钮，Excel2003会关闭所有的工作簿后，结束自身的运行。3显示多个工作簿显示多个工作簿 (1)窗口切换。当多个工作簿同时打开时，只能对其中一个进行各种操作，我们把这个工作簿称为当前工作簿。为了方便工作，当前工作薄一般是最大化的。若想将另一工作簿

33、变为当前工作簿，应使用“窗口”菜单显示的工作簿列表来转换。(2)重排窗口。若需要同时查看几个工作簿，可使用“窗口”菜单的“重排窗口”命令。Excel2003共有平铺、水平并排、垂直并排和层叠等4种窗口排列的方式，用户可以根据需要选择其中的一种。6.3.2 工作簿的编辑工作簿的编辑 1在工作簿中选择工作表在工作簿中选择工作表 (1)选择某张工作表，只需单击工作簿窗口工作表标签上的表名即可。如图6.20（a）表示Sheet1表被选中。图6.20 选择工作表 (2)选择多张工作表，其操作步骤如下：单击所选工作表中第一张工作表的标签。按住“Ctrl”键。依次单击其余所需工作表的标签，然后松开“Ctrl

34、”键。以上3步完成后，在活动窗口的标题栏内会出现“工作组”字样，选定工作表的标签后，其表名以白色显示。图6.20（b）显示了Sheet1和Sheet2被选择后的情况。如果要取消已选定的工作组，在工作表标签上按鼠标右键，激活快捷菜单，选择其中的“取消成组工作表”命令。(3)选择全部工作表，只需在工作表标签上按鼠标右键，激活快捷菜单，选择其中的“选定全部工作表”命令。如果想取消选定的全部工作表，只需单击任何一张工作表的标签即可。2插入和删除工作表插入和删除工作表 (1)插入工作表可使用“插入”菜单中的“工作表”命令，但首先需确定插入位置，然后进行插入操作。当要插入n张工作表时，在插入位置上也要选择

35、连续的n张工作表，以便腾出足够的位置来存放新插入的工作表信息。(2)删除工作表的操作步骤如下：选定需删除的工作表。执行“编辑删除工作表”命令，屏幕显示删除工作表对话框，请用户确认是否继续，如图6.21所示。若需删除工作表，单击“确定”按钮，否则单击“取消”按钮，取消本次操作。图6.21 删除工作表对话框 3移动和复制工作表移动和复制工作表 (1)通过拖放鼠标移动和复制工作表。移动单张工作表最简单的方法是使用鼠标拖放操作，其步骤为：选定需要移动的工作表标签，按下鼠标左键，沿标签行向新位置拖曳。当标签行上沿的倒黑色三角形指向新位置上，松开鼠标左键。(2)使用菜单命令移动和复制工作表。选定一个或多个

36、需要移动或复制的工作表标签。选择“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”命令，弹出如图6.22所示对话框。在“工作簿”的下拉列表框中选择希望复制或移动到的目标工作簿，目标工作簿可以与源工作簿相同或不相同。在“下列选定工作表之前”列表框中选择被复制或移动的工作表在目标工作簿中的新位置。如果选择了“建立副本”选项，即执行复制操作，否则执行移动操作。单击“确定”按钮。图6.22 “移动或复制工作表”对话框 4重新命名工作表重新命名工作表 为方便用户使用有意义的名称（例如把Sheet1称为x月份销售表），Excel 2003允许用户重新命名工作表。工作表的名字中可有空格，但长度最大不能超过31个字符。重新

37、命名的具体操作如下：双击需更名的工作表标签，标签名会转变为黒底白字。输入新名字，然后回车。返回节目录 Excel 2003提供了多种内置的图表类型，对于每一种图表类型，又有几种不同的格式。另外，用户还可以自己定制格式。本节将以图6.23为例对图表的制作进行简单介绍。图6.23 例图 6.4 图表的制作图表的制作 6.4.1 创建图表 1插入统计图表插入统计图表 “柱形图”是最常用的统计图形之一，下面就以插入“柱形图”为例说明插入图表的操作步骤:选择用于制作图表的数据，如选择A1:D6。执行“插入图表”命令，或单击常用工具栏中的“图表向导”按钮，出现“图表向导”对话框。在“图表向导”对话框中的“

38、子图表类型”中选择一种直方图，如图6.24所示。图6.24 “图表向导”步骤1 单击图6.24中“下一步”按钮，出现“图表数据源”对话框。单击“图表数据源”对话框的“下一步”按钮，出现“图表选项”对话框。在“图表选项”对话框的“标题”选项卡的“图表标题”、“分类（X）轴”等文本框中输入数据，如图6.25所示。图6.25“图表向导”步骤3 在如图6.25所示中，还可以调整坐标轴、网格线等外观设定，然后单击“下一步”按钮，出现“图表位置”对话框，如图6.26所示。图6.26“图表向导”步骤4 如图6.26所示，Excel 2003默认为将图表嵌入工作表。单击“完成”按钮，图表就绘制出来，并置于Sh

39、eet1内。和图表同时出现的还有“图表”对话框，如图6.27所示。图6.27“图表”对话框 单击“统计图形”以外的单元格，“图表”对话框就会消失。移动“统计图形”的位置，使数据和“统计图形”不互相覆盖，结果如图6.28所示。图6.28 完成的外观 6.4.2 编辑图表 用鼠标在图表上单击，可以分别激活图表上的一个个组成元素，再进行删除、编辑等操作。编辑操作主要通过图6.27的“图表”对话框来进行。通过编辑图表，可以获得特殊的、更加符合用户所需外观的图表。返回节目录6.5 数据的筛选数据的筛选 6.5.1 自动筛选自动筛选 “自动筛选”要求在数据清单中，必须有列标题。操作如下：（1）单击数据清单

40、中的任一单元格，选中数据清单。（2）执行“数据”/“筛选”命令，选择“自动筛选”；再单击需要筛选的数据列顶端的下拉箭头，拉出如图6.29所示的列表。图6.29 从下拉列表中选择想显示的项目 (3)选定筛选条件。若要选定多个条件，可单击下拉列表中的“自定义”，屏幕弹出如图6.30所示“自定义筛选方式”对话框。按照提示，可输入多个筛选条件。图6.30“自定义筛选方式对话框 图6.31 筛选的结果 2高级筛选高级筛选 （1）在远离筛选数据清单的工作表的某一行中，输入或复制筛选条件标题，应与要筛选的字段名一致。（2）在条件标题下面的行中，输入匹配条件。条件值与数据清单之间至少保留一个空行，如图所示6.

41、32所示。在本例中设定的条件是“物理70且化学=80”。（3）执行“数据”/“筛选”命令，选择“高级筛选”，屏幕弹出如图6.44所示“高级筛选”对话框。图6.32 设置筛选条件 图6.33“高级筛选”对话框 （4）在“方式”框中选中“在原有区域显示筛选结果”；在“数 据 区 域”框 中 指 定 数 据 区 域，本 例 为$A$4:$H$10；在“条件区域”框中指定条件区域，包括条件标题，本例为$A$1:$H$2。（5）若要从结果中排除相同的行，可以选定“选择不重复记录”，本例不选择。（6）单击“确定”按钮，即可看到如图6.34所示的结果。图634 条件筛选结果 6.5.4 数据的分类汇总数据的

42、分类汇总 1分类汇总基本要素分类汇总基本要素 （1）分类字段 指定按某个字段对数据清单进行分类汇总，首先要按该字段进行排序。（2）汇总方式）汇总方式 使用诸如“汇总”和“平均”之类的汇总函数，实现对分类汇总值的计算；也可同时使用多种计算类型，对分类汇总进行计算。（3）汇总项）汇总项 指明对哪些字段给出汇总结果。2分类汇总举例分类汇总举例 以图6.35所示的数据清单为例，以“地区”作为分类字段，对“销售金额”进行“求和”汇总。操作如下：（1）对数据清单按分类汇总的列排序，本例按“地区”排序；在数据清单中选取一个单元格。（2）执行“数据”/“分类汇总”命令，在屏幕显示如图6.36所示分类汇总对话框

43、。图6.35 数据清单 图6.36“分类汇总”对话框 （3）在“分类字段”框中选择“地区”；在“汇总方式”框中选择汇总方式函数，默认为“求和”；在“选定分类汇总项”框中选择需要汇总的字段名，这里选择“销售金额”（可以有多项）。（4）单击“确定”按钮，汇总结果如图6.37所示。图6.37 分类汇总的结果 图6.38 单击“2”按纽的结果 例如，单击数字符“2”，结果如图6.38所示，显示地区销售金额和总计行。6.6 数据透视表数据透视表 6.6.1 数据透视表的创建与修改数据透视表的创建与修改 1数据透视表的创建数据透视表的创建 （1）将单元格指针移到数据清单内的任一单元格中，执行“数据”/“数

44、据透视表和图表报告”命令，进入“数据透视表和数据视图向导3步骤之1”对话框。图6.39 用来创建数据透视表的数据清单 （2）选择“Microsoft Excel数据清单或数据库”，按“下一步”按钮，屏幕显示“数据透视表和数据视图向导3步骤之2”对话框。在这个对话框中可以看到自动选定的数据表区域，如果不正确，可以重新设置。其方法是单击“选定区域”输入框右边的折叠按钮 ，重新设置，然后再单击折叠按钮 ，返回上一对话框。（3）按“下一步”，进入“数据透视表和数据视图向导3步骤之3”对话框，选择数据透视表显示的位置，可选项有“新建工作表”和“现有工作表”两项。为了便于区分，最好选择“新建工作表”。（4

45、）单击“版式”按钮，屏幕显示如图6.40所示“版式”对话框。图图6.40“版式版式”对话框对话框 （5）按照字段名称，分别拖到“行”、“列”、“数据”及“页”区域中。（6）将“销售代理”拖放到“列”处，“商品名称”拖放到“行”处，“销售数量”、“销售金额”拖放到“数据”区。若要删除拖到区域内的字段，只要将其拖出该区域即可。（7）单击“确定”按钮，返回“数据透视表和数据视图向导3步骤之3”对话框，再单击“完成”按钮，即可看到如图6.41所示结果，即各代销商的实际销售情况。图6.41 创建出的数据透视表 2 数据透视表的修改数据透视表的修改 图6.42 数据透视表工具栏 6.7 Excel与其它文

46、件类型相互转换6.7.1 打开其它程序建立的文件并保存为 Excel工作簿步骤如下:(1)单击“打开”按钮,系统弹出“打开”对话框，如图6.43图 6.43(2)在“查找范围”列表中,找到包含要打开的文件的驱动器、文件夹或internet地址。(3)在“文件类型”列表中,指定要打开的文件类型。(4)在“文件名”编辑框中输入要打开的文件名,然后单击“确定”,Excel就会在工作表中打开指定的文件。(5)在Excel对该文件操作完后,单击“文件”菜单中的“另存为”命令,系统会弹出“另存为”对话框。(6)在“另存为”对话框的“保存类型”列表中,选中Microsoft Excel工作簿(*.xls)选

47、项,单击“保存”按钮。经过上述操作之后，就把其它类型的文件转换成了一个Excel工作簿文件。6.7.2 把Excel建立的工作表保存为其他文件类型 步骤如下:(1)在Excel中建立一个工作表(2)选择”文件”菜单中的”保存”命令将该表保存到一个工作簿中。(3)选择”文件”菜单中的”另存为”命令，并在“另存为”对话框中的“文件类型”列表中，选择“网页”，如图6.43(4)在”另存为”对话框的”文件名”编辑框中输入网页文件名,系统会自动加上扩展名.htm,这种类型的文件能被任何一个浏览器打开.(5)如果要把整个工作簿的多个工作表都保存为网页,可选中”整个工作簿”.图 6.436.8 Excel数

48、据的导入与导出1.将Fox数据库中的.DBF文件导出到Excel直接打开DBF文件 步骤如下:(1)打开一个新的一个Excel工作簿,选择”文件”菜单中的”打开”命令,系统弹出”打开”对话框.(2)在”打开”对话框的”查找范围”列表中,指定目标文件的所在目录和文件类型.(3)单击打开按钮,系统就会把选中的DBF文件打开在Excel的当前工作表中.用MS Query查询DBF文件 步骤如下:(1)打开一个Excel的新工作表,选择”数据”菜单中的”导入外部数据”子菜单的”导入数据”,系统会弹出”选择数据源”对话框,如图6.44.(2)在”选择数据源”对话框中,单击”导入数据源”按钮,弹出”数据连

49、接向导”对话框,如图6.45(3)在”数据连接向导”对话框中,选择要连接哪种数据源,如”数据检索”服务,单击”下一步”按钮.弹出图6.46对话框.图6.44(4)选定服务项,单击”下一步”弹出检索数据源链接的计算机名或域名对话框,输入名子,单击下一步.如图6.47图 6.47图6.48图6.47(5)指定检索服务的计算机名或域名,单击下一步,弹出图6.48,开始连接数据服务.(6)建立连接后,就可以进行检索服务.图6.482.把Access数据库中的数据表导入到Excel工作表中在Excel中，可以通过“导入外部数据”，用MS uery的查询功能把Access数据库中的数据表查询到Excel中

50、，方法(略)在Access中，提供了一种更简的方法，直接把Access数据表发布到Excel中，操作如下：(1)启动Access系统,打开包括导出表格的数据库.(2)选择Access”工具”菜单中的“Office链接”子菜单,然后从中选择“用Excel分析”命令,如图6.50.(3)选择“用Excel分析”命令,Access就会自动启动Excel,并建立一个与打开的数据表同名的工作簿,然后把数据表中的内容直接传送到该工作簿的一个工作表中.3.传递Excel工作表到Access数据库中 把Excel工作表导入到Access数据库中,方法如下:(1)在Excel中建立好数据表,保存该工作簿,然后关