第6章_Access_的报表设计(精品).ppt

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1、Access Access 数据库与程序设计数据库与程序设计第第6 6章章AccessAccess的报表设计的报表设计 n报表的功能报表的功能n报报表表是是Access的的重重要要对对象象之之一一，它它能能够够按按照照用用户户定义的规格展现格式化的的信息。定义的规格展现格式化的的信息。n尽尽管管表表、查查询询、窗窗体体都都可可用用于于打打印印，但但是是，报报表表才是打印信息的最佳方式。才是打印信息的最佳方式。n报表是查阅和打印数据的方法，与其他的打印数据方法相比，具有以下两个优点：n 报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。n 报表可生成清单、订单及

2、其他所需的输出内容，从而可以方便有效地处理商务。第第6 6章章AccessAccess的报表设计的报表设计6.1 6.1 报表的基本概念报表的基本概念 n报表中大部分内容是从表、查询和报表中大部分内容是从表、查询和SQL语句中语句中获得的。报表中的其他信息，如标题、日期和获得的。报表中的其他信息，如标题、日期和页码，都存储在报表的设计中。页码，都存储在报表的设计中。n报表的报表的3 3种视图：种视图：n设计视图设计视图 可以创建报表或更改已有报表的结构。可以创建报表或更改已有报表的结构。n打印预览打印预览 可以查看将在报表的每一页上显示的数可以查看将在报表的每一页上显示的数据。据。n版面预览版

3、面预览 提供报表基本布局的快捷查看方式，其提供报表基本布局的快捷查看方式，其中包括表中数据的示例预览。中包括表中数据的示例预览。第第6 6章章AccessAccess的报表设计的报表设计n报表分类报表分类n纵栏式报表纵栏式报表 一行显示一个字段，字段标题一行显示一个字段，字段标题显示在字段的左侧。显示在字段的左侧。第第6 6章章AccessAccess的报表设计的报表设计n表格式报表表格式报表 以行、列形式显示记录，一条以行、列形式显示记录，一条记录占一行，字段标题显示在每一列的上方。记录占一行，字段标题显示在每一列的上方。第第6 6章章AccessAccess的报表设计的报表设计n图表报表图

4、表报表 以图表形式输出记录，可以更直以图表形式输出记录，可以更直观地表示出数据之间的关系。观地表示出数据之间的关系。第第6 6章章AccessAccess的报表设计的报表设计n标签标签 标签是一种特殊类型的报表，可以打标签是一种特殊类型的报表，可以打印出在标签上，如商品标签、邮件标签等。印出在标签上，如商品标签、邮件标签等。创建报表创建报表n自动创建报表自动创建报表 课程信息表（纵栏式）课程信息表（纵栏式）课程信息表（表格式）课程信息表（表格式）n使用报表向导创建报表使用报表向导创建报表 双击按院系统计学生各科成绩情况按院系统计学生各科成绩情况123456789n使用图表向导创建报表使用图表向

5、导创建报表 12334n使用标签向导创建报表使用标签向导创建报表 16.3 6.3 在设计视图中创建与修改报表在设计视图中创建与修改报表 n报表的设计视图报表的设计视图 显示日期或整个报表的总计显示日期或整个报表的总计 显示标题、日期和标志图案显示标题、日期和标志图案 报表的主要设计区域，通常报表的主要设计区域，通常用来显示数据源中的记录，用来显示数据源中的记录，可以打印一条记录或多条记可以打印一条记录或多条记录。录。每个打印页的顶部显示标题或列标题每个打印页的顶部显示标题或列标题 每个打印页的底部显示日期或页码每个打印页的底部显示日期或页码 在设计视图中创建与修改报表在设计视图中创建与修改报

6、表1控件工具箱控件工具箱将数据源相关字段添加到主体窗口将数据源相关字段添加到主体窗口调整报表及控件大小和位置调整报表及控件大小和位置预览结果预览结果添加所需控件添加所需控件在在“表达式生成器表达式生成器”中设置控件的表达式中设置控件的表达式设置文本框的设置文本框的“控件来源控件来源”添加添加“报表页眉报表页眉”，显示时间日期，显示时间日期统计学生人数统计学生人数也可以直接从菜单加入 向报表的页脚添加时间 选择“插入”-“日期与时间”菜单项，然后选择日期格式 向报表的页脚添加页码 选择“插入”-“页码”菜单项，然后选择页码格式等。6.4 报表的高级功能 n 报表的排序报表的排序 在设计视图中在设

7、计视图中12按“入学总分”排序后的报表6.4 报表的高级功能n报表的分组报表的分组 先设计基本的报表布局先设计基本的报表布局添加“开课院系”分组在“开课院系”分组处添加“开课院系”字段添加添加“课程名课程名”分组分组添加添加“课程名课程名”字段，修改报表布局字段，修改报表布局添加统计汇总添加统计汇总6.4 报表的高级功能n建立子报表建立子报表 n必须先建立一主报表必须先建立一主报表n主子报表中的数据源必须建立相应的关系主子报表中的数据源必须建立相应的关系1234567打开设计视图修改报表打开设计视图修改报表8调整主体节的大小，按下控件工具箱的向导，调整主体节的大小，按下控件工具箱的向导，再添加

8、子报表控件。再添加子报表控件。9101112调整子报表中的控件调整子报表中的控件1314打印标准表格的简单方法打印标准表格的简单方法n导入到excel、word是一个简便方法。n可以把表、查询导入到excel、word，再格式化并打印。n1）打开表、查询n2）文件导出，导出到excel(word)，可选择带格式导出。n3）再处理导出的文件，并打印。n最好导出为.rtf文件，这是word可识别格式将学生表导为rtf文件n1）建立查询：SELECT 学生表备份.编号,学生表备份.姓名,学生表备份.性别,学生表备份.年龄,学生表备份.入校日期,学生表备份.简历,IIf(团员否=-1),是,否)AS 团员nFROM 学生表备份;n2）保存（不保存则不能导出）n3）导出、编辑、打印