外协采购业务管理规定.docx

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1、订单外协采购业务管理规定1. 目的明确公司外协产品控制流程，对外协产品进行系统完善的管理。2. 适用范围适用于所有外协产品，包括外购成品、半成品及外加工成品的控制。3. 术语和分类3.1 外购成品：指的是外协供应商所供产品为直接出给客户的产品，不需要再经过内部加工和流通， 为客户要求的最终产品。例如：纸箱、纸板、蜂窝面板、纸护角等。3.2 外购半成品：指的是外协供应商所供产品需要经过生产再加工的产品。例如：蜂窝板、脚柱、纸板、彩面等。3.3 外加工成品：指的是由我们提供物料（纸板、蜂窝面板、脚柱等）给外协供应商，供应商完成所有后道加工工序后可由仓库直接出货给客户的产品，为客户要求的最终产品。

2、例如：纸箱、纸卡板等。4. 外协产品的申请和确定业务部根据实际情况确定某些产品为内部产能无法满足或外协成本更低时，向总经理室提出外协申请，格式见附件一外协申请表，需要外协的产品清单以申请表的附件形式存在。外协申请表经总经理室批准后由采购部开始进行招标统筹工作。5. 外协供应商的选取、资格审核及确定5.1 外协供应商的选取由采购部提出供选的外协供应商名单，拟选择的外协供应商须具备正规的经营执照、基本的生产设备、检测设备及良好的社会信誉，且能提供一定的技术支持和良好的售后服务。名单由采购部 上报总经理室进行审定，格式见附件二外协供应商参选名单申请表，外协供应商的相关资质 证明以申请表的附件形式存在

3、。5.2 外协供应商的资格审核采购部负责组织品质研发部、生产部、业务部等相关部门人员，对参与评定的外协供应商的生产能力、工艺过程控制能力、产品质量保证能力、产品检测能力、运输能力、产品交付能力、服 务、环境因素影响和安全等方面进行综合性评审，相关能力由相关部门分别评审并记录，格式 见附件三外协供应商资格审核表。5.3 外协供应商的确定品管部对外协供应商资格审核表汇总评审结果，结果报批总经理室。如评审结论符合要求（ 60 分），经总经理室批准后将其列入合格的外协供应商名单，合格的外协供应商可参与外协产品的竞标与报价。6. 外协产品的招标6.1 外协产品的招标要求5第页 共 5 页根据xxxxxx

4、xx 控股有限公司招投标管理办法相关规定，对符合招标条件的外协产品均需要进行统一招标，招标工作由公司的外协招标小组负责。外协招标小组包括总经理室各成员，生产部、品质研发部、业务部、采购部的相关负责人。参与竞标的外协供应商需满足三家或三家以上，招 标频率为一年一次，如有新增加的外协产品须另行招标。招标文件见附件四外协产品采购项目 招标文件。6.2 外协产品的招标程序需要外协的产品款数众多，规格、材质均有差异，所以招标方式采用产品单价的竞价方式。6.2.1 邀请竞标由外协招标小组发出外协产品采购项目招标文件，需要外协的产品清单以附件形式存在。参与竞标的外协供应商将标书和报价清单以密封方式快递或直接

5、递交财务部，报价清单见格式附件五XXXX 公司报价清单。6.2.2 竞标价格分析审核采购部将各家外协供应商竞标的产品价格进行对比统计分析，格式见附件六外协产品价格分析审核表。针对外购成品，须结合系统报价和对外报价，主要以对外报价为参考，以外协供应商的竞价不得超过对外报价的 95%为基本原则，符合要求的竞价均为可接受的单价，同时有几家外协供应商竞价均符合价格要求时，需结合所有产品的整体价格高低与相关配套进行综合评定；针对外购半成品，须结合产品原料成本和加工成品，价低者中标；针对外加工成品，须结合系统报价和对外报价，主要以对外报价为参考，以外协供应商的竞价不得超过对外报价的 15%为基本原则，符合

6、要求的竞价均为可接受的单价，同时有几家外协供应商竞价均符合价格要求时，需结合所有产品的整体价格高低与相关配套进行综合评定。6.2.3 竞标结果采购部将外协产品价格分析审核表的分析情况作出结论后由财务审核，再将审核结果向外协招标小组汇报，由小组最终商议中标供应商。采购部将商议的竞标结论记录在案，其它外协招标小组成品签字确认，竞标结论见附件七外协产品招标评议结果。另采购部负责人、财 务部负责人分别签字确认XXXX 公司报价清单。最终由总经理签字批准外协产品招标评议结果和XXXX 公司报价清单。中标结果由采购部发正式通知给各投标的外协供应商，格式见附件八中标通知书。7. 未达到招标要求的产品的外协供

7、应商确定7.1 外协供应商的确定方式对于未达到xxxxxxxx 控股有限公司招投标管理办法规定的招标金额的外协产品，可不予进行招标工作，此情况需要收集三家或三家以上的合格外协供应商报价进行比价议价，以确认 报价的方式选择合适的外协供应商。各家供应商均以统一格式XXXX 公司报价清单进行报价。7.2 外协产品的比价议价采购部将各家外协供应商的报价按照外协产品价格分析审核表进行对比统计分析。针对外购成品，须结合系统报价和对外报价，主要以对外报价为参考，以外协供应商的报价不得超过对外报价的 95%为基本原则，符合要求的报价均为可接受的单价，同时有几家外协供应商报价均符合价格要求，需结合所有产品的整体

8、价格高低与相关配套进行综合评定；针对外购半成品，须结合产品原料成本和加工成品，价低者得；针对外加工成品，须结合系统报价和对外报价，主要以对外报价为参考，以外协供应商的报价不得超过对外报价的 15%为基本原则，符合要求的报价均为可接受的单价，同时有几家外协供应商报价均符合价格要求时，需结合所有产品的整体价格高低与相关配套进行综合评定。7.3 外协产品的供应商确定采购部将外协产品价格分析审核表的分析情况作出结论后报批财务部，由财务部负责人审核无误后，采购部负责人、财务部负责人分别签字确认XXXX 公司报价清单，并最终由总经理签字批准。外协供应商的选定以签字的报价单为准。8. 外协供应商的合同签订根

9、据外协产品招标评议结果或XXXX 公司报价清单，确定合作供应商之后，双方签署合同。由采购部拟定合同，格式见附件九外协产品采购合同，由品质部拟定相关的质量要求文件， 见附件十质量保证协议，采购部报批，财务审核，总经理室审批。外协产品价格分析审 核表、外协产品招标评议结果、XXXX 公司报价清单、质量保证协议以合同的附件形式存在。9. 外协供应商的管理9.1 月度审核由采购部、品质部评价外发供应商的合作服务表现，每月评分，结果记录在附件十一供应商月度绩效考核表。对于不合格项目通知外发供应商及时整改。9.2 年度审核由品管部组织每年对外发供应商实施一次综合审核，确保公司生产经营的稳定，结果记录在附件

10、十二外协供应商年度评估报告。对于不能及时对应或不能满足要求的，经整改后仍无明显改善的，取消其对外协产品的竞标资格。10. 外协流程符合公司免检标准的产品均按免检辅料作业指导书执行。10.1 外购成品流程10.1.1 业务部内勤根据客户的订单生成外协采购订单给到采购部，详见附件十三苏州 xxxx 包装有限公司外协采购单，包含订单号、产品型号、规格、数量、交期、包装要求、送货地点等。10.1.2 采购部及时将订单发给外协供应商。供应商按质按量按交期将成品送至仓库。10.1.3 品管部根据相关品质要求进行检验，判定合格由仓库办理ERP 入库手续，判定不合格品作出退货处理。客户处发生质量问题，采购部及

11、时联络外协供应商协助处理，库存品需退货的由仓库须开具退货单（退货单必须包含产品订单号、产品规格、退货数量、退货日期、双方经手人签字）并在 ERP 系统作出退货处理。10.2 外购半成品流程10.2.1 业务部根据生产单需求填写附件十三苏州xxxx 包装有限公司外协采购单交采购部，生产部根据内部生产情况以及实际的使用需求向采购部提出纸板半成品采购申请，并填写附件十三苏州 xxxx 包装有限公司外协采购单，订单包含生产单号、型号、规格、数量、交期、包装要求、送货地点等。10.2.2 采购部及时将订单发给外协供应商。供应商按质按量按交期将半成品送至仓库。10.2.3 品管部根据相关品质要求严格检验，

12、如有品质不合格，需开具不良品报告单作出处理意见 并及时通知采购部。需要退货的产品仓库须开具退货单（退货单必须包含产品订单号、产品规 格、退货数量、退货日期、双方经手人签字）并在 ERP 系统作出退货处理，同时及时通知采购部，采购部根据处理意见向内勤了解交期并要求供应商按交期交纳品质合格品；如有品质不合 格情况需要现场返工的，须作出及时的处理意见并要求外协供应商协助处理。10.2.4 品质合格品由采购部、生产部、品管部同时确认签字后，纸板由生产部直接接收使用，其它半成品生产部按生产计划登记领用，采购部与生产部需要做好相应的交接登记手续。10.4 外加工成品流程10.4.1 业务部内勤接收客户订单

13、后下单至产部，并填写苏州包装有限公司外协采购单至采购仓储部。10.4.2 生产部根据生产工作单，保质保量完成纸板生产，将纸板数量如数登记在交接单后移交采购部， 并提供待送纸板的计划列表。10.4.3 运输组将纸板送至外协供应商工厂，负责与供应商之间的纸板交接与签收工作，供应商自提纸板时由仓储部开具送货单，同时开具出门证，供应商方可提货。10.4.4 外协供应商将接收到的纸板加工成型后按质按量按交期送至仓库。10.4.5 品管部根据相关品质要求严格检验，如有品质不合格情况，须及时开具不良品报告单作出及时的处理意见并及时通知采购部。采购部根据处理意见向内勤了解交期并要求供应商按交期交纳品质合格品。

14、10.4.6 品质合格品由采购部收货并录入ERP 系统，并按相应的出货计划进行出货安排。10.4.7 对于超出品质研发部确认的合理损耗数量外的损耗，由外协供应商自行承担。11. 职责部门及职责明细11.1 总经理室:负责组织对外协供应商的选取与最终审批；负责监管外协产品的招标工作；负责外协招标与外协产品价格的最终审批；负责外协产品采购合同的签署。11.2 采购部：负责外协招标工作的标书收集；负责外协供应商的选取；负责组织外协产品的招标工 作、竞标价格审核、比价议价；负责将外协产品订单发给外协供应商；负责交货情况的追踪； 负责对生产部移交的纸板按要求进行及时的登记；负责外购成品、外购半成品及外加

15、工成品的签收；负责与生产部的外购半成品移交工作；负责收集所有来料送货单；负责就品质问题及时与供应商、品管部、业务部沟通；负责收集各环节交接单据并根据单据数据将出入数进行一一核对；负责月结对数。不良品要在核算周期内及时退回供应商。11.3 业务部：负责制定外购订单；负责外加工产品所需纸板及时到位；负责收集纸板出库单的回签单并转交采购部；负责与采购部积极沟通因品质不良导致的交期变化问题。11.4 品质研发部：负责组织对外协供应商的资格审核；负责确认可以外发的产品样品；负责对外发产品进行严格的检验；负责在出现来料品质异常时及工程内不良时及时通知采购部；负责将不良外发产品的处理意见及时地传达至采购部；

16、负责协助对外协供应商的资格审核；负责确认外加工成品合理的损耗率；11.5 生产部：负责协助对外协供应商的资格审核；负责制定纸板外协采购单；负责将外加工成品所 用纸板及时移交采购部；并提供待送纸板的计划列表以及做好相应的记录；负责跟进外加工成品的生产进度；负责将领用的半成品做好相应的记录以便自查、及时退回来料不良品。11.6 财务部：负责招标工作标书的收集及外协供应商报价审核。12. 相关补充因设备故障、自然灾害、停电等其它不可控因素导致的产品无法及时生产时，经向总经理室请示并获准后可按比价议价的方式进行临时的外协安排。13. 相关文件合格供方评价控制程序 ZH-CX008不合格品控制程序ZH-CX018 附件一外协申请表附件二外协供应商参选名单申请表附件三外协供应商资格审核表附件四外协产品采购项目招标文件附件五XXXX 公司报价清单附件六外协产品价格分析审核表附件七外协产品招标评议结果 附件八中标通知书附件九外协产品采购合同附件十质量保证协议附件十一供应商月度绩效考核附件十二供应商年度评估报告附件十三苏州xxxx 包装有限公司外协采购单14. 以上外协采购业务管理规定自 2016 年 5 月 1 日起开始执行。最终解释权归采购部。