小企业财务报销制度.docx

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1、 小企业财务报销制度 为了加强公司的财务治理工作，统一各部门的报销程序及规定，现结合公司的详细状况，特制定本制度。 一、费用报销程序 1、外购材料用品及支付任何款项均需取得对方开具的收款凭据，在原始单据上要注明费用发生明细、日期、金额大小写要全，原始单据不得有涂改的痕迹，除伙食费(购菜、米、面)以外的原始单据必需加盖有销售方的章，凭合法的原始单据将票据粘贴好，用中性笔填写经费支出报销单。费用支出类的单据要有经办人在原始单据上签字、产品及消耗品入库类单据要有各店库管(收银兼)确认签字;报销费用时要将不同店的费用分开填具经费支出单。 2、将付款凭单传递给财务会计，由其核对所报销的费用是否合理，手续

2、是否完整、支出金额是否正确，并对所审核的单据签字确认。 3、将财务审核好的单据传总经理或经总经理授权的指定人员审批。 4、出纳报销时审核签字手续是否齐全，手续完备后进展付款，并在付款单上加盖“现金付讫”章。 5、特别大事急需付现，先向总经理请示后，出纳先行付款手续，后补审批手续。 6、各店、员工发生的费用必需在发生费用一周内报销，不得拖延时限。 二、费用报销规定 1、市内交通费报销：要凭正规发票(公交车票、车租车票)进展报销手续，需要在经费支出单上注明起始地、目的地、办理事项。员工办公无特别状况不许打车，如有需要，向总经理请示同意前方可打车办事并进展报销手续(在报销单上注明打车缘由)。 2、差

3、旅费用报销：因公出差期间发生的交通费、住宿费凭正规车票、住宿发票进展报销;餐饮费按公司规定按日定额赐予报销。公司员工出差借款，应填写借款单，并注明出差时间行程，由财务会计审核、总经理或经总经理授权的指定人员批示前方能支取借款。出差员工应在出差回来，一周内办理报销手续。未在规定期限内办理报销手续的，财务部门应在当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。 3、业务款待费的报销：各店业务款待费的报销对象为店长，店长发生款待事项前应向总经理请示，经同意前方可进展限额接待。报销时凭正规餐饮业效劳发票、若有在外购的酒水，会同酒水发票或收据，填制经费报销单进展报销。报销单上必需注明款待对象、事由、参与人

4、员。 4、伙食费的报销：各店伙食费按公司在定额( 元/日/人)范围内赐予报销，员工就餐应设立签字簿，不得代签。报销时要把伙食费购置单据和就餐签字表一起粘贴到费用支出单据上。伙食费暂按每周报销二次(周 、周 )，由财务到各店进展单据审批报销手续。 5、加班用餐费的报销：各店因加班用餐报销费用，需要有加班人员的签字方可履行报销手续。 6、水电费的报销：各门店水电费用由店长(或财务)负责向出纳借款支付和报销，做好抄表记录;报销时要附上交费单;报销时要将营业用水电和办公用水电分开记录，员工宿舍用水电由员工住宿人员分摊，公司不赐予报销。 7、各店办公及营业设施的修理。需要发生修理费用时，由店长向总经理提

5、出申请，经同意后进展修理，修理购置材料及支付人工费均需要取得原始凭证，按规定填写经费支出单进展报销手续。 8、店内需要发生的其他支出及购置，应由店长向总经理请示前方可支出。(店长是否有 元以下零星支出的权限) 三、备用金的治理 各店由公司总部赐予备用金( 元)。由财务开具支出单，经收银员签字收款后由其治理，财务记入收银员应收款名下。备用金主要用于顾客找零、店内小额零星支出(视店长是否有 元以下零星支出权限而定)，不得移做他用，更不得将备用金借于他人使用，各店长及员工不得向收银员借公款使用。财务在盘点收银员现金时备用金也要一起盘点。收银员用备用金发生零星小额支出后，应取得完整的报销凭据(见第一条

6、单据留意事项)并在一周内填写费用支出单进展报销手续。(见收银员治理方法) 四、电话费的治理 公司给各店配备公用电话，并赐予费用限额( 店 元)，超支局部由各店自行担当，公司不予报销。 五、办公费的治理 办公用品的选购由公司财务集中选购，各店在月末20日向财务上报次月办公用品需求，由财务实行登记造册治理，各店在领用时履行签字手续。 六、各店领用内部单据的治理 内部单据及用品的购置由公司统一进展，各店领用时参照办公费的治理规定，履行各项签字调拨手续。 七、员工借款的治理 员工因生活困难向公司借款，应向总经理请示，经同意后办理借款手续，员工借款金额不应超过月平均工资的三分之一，财务在次月发放工资时应

7、将借款扣回;员工因工作借款应向总经理请示，经同意后办理借款手续，并在费用发生后一周内办理报销手续，前次借款没有清理，不能消失再次借款的现象。如遇次月发放工资，需要将未报销的借款办理完报销手续后财务再赐予发放工资。 八、促销礼品的治理 各店做促销活动购置礼品，需由店长向总经理书面出具活动方案、礼品购置规划，由总经理批准后安排购置，礼品分发到各店需由库管(收银兼)签字确认收货，一并纳入系统视同库存商品治理，礼品的发放在营业流水单上注明并视同销售在系统内做销单处理(如不能纳入系统治理，需要把礼品做好签收表，每月末交财务核实销)。相关业务办理人员依据店内库管签收的单据办理报销手续。 九、公司固定资产、

8、低值易耗品的治理 财务设财产(固定资产、低值易耗品)账，对这些资产按部门治理，于9月进展一次清查建账，由各店长签字确认后，由其对资产的安全性进展治理。各店之间资产调拨，调拨方要开具出库单经调入方签字确认，并将确认单据传递给财务进展转账处理，年底财务核实一次各店财产。各店长遇轮岗换岗，财产账同样需要办理签字移交手续。 小企业财务报销制度二 第一局部 总则 第一条 为了加强公司内部治理，标准公司财务报销行为,提倡一切以业务为重的指导思想，合理掌握费用支出，特制定本制度。 其次条 本制度依据相关的财经制度及公司的实际状况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支

9、出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出详细的财务报销制度和报销流程。 第三条 本制度适用公司全体员工。 其次局部 借支治理规定及借支流程 第四条 借款治理规定 (一) 出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。 (二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应准时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 (三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。 (四) 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐;(2)借领支票者原则上

10、应在5个工作日内办理销帐手续。 (五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。 第一条 借款流程 (一) 借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额(大小写须完全全都，不得涂改)、支票或现金。 (二) 审批流程：主管部门经理审核签字财务经理复核总经理审批。 (三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。 第三局部 日常费用报销制度及流程 其次条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务款待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 第三条 费用报销的一般规定 (一) 报销人必

11、需取得相应的合法票据(相关规定见发票治理制 度),且发票反面有经办人签名。 (二) 填写报销单应留意:依据费用性质填写对应单据;严格按单据要求工程仔细写，注明附件张数;金额大小写须完全全都(不得涂改);简述费用内容或事由。 (三) 按规定的.审批程序报批。 (三) 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。 第四条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单部门经理审核签字财务部门复核总经理审批到出纳处报销。 第五条 差旅费报销制度及流程。 (一) 费用标准: 职 务 交通工具 住宿标准 伙食标准 外埠市内交通费用 一

12、般员工 火车硬卧 120元/天 30元/天 30元/天 部门负责人 火车硬卧 150元/天 40元/天 40元/天 总经理助理 飞机 200元/天 50元/天 50元/天 总经理及以上 飞机 实报实销 实报实销 实报实销 (二)费用标准的补充说明： 1. 住宿费报销时必需供应住宿发票，实际发生额未到达住宿标准金额，不予补偿;超出住宿标准局部由员工自行担当。 2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具动身时间到返京时间为准，12：00以后动身(或12：00以前到达)以半天计，12：00以前动身(或12：00以后到达)以一天计。 3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采纳

13、额度内据实报销形式，特别状况无相关票据时可按标准领取补贴。 4. 宴请客户需由总经理批准前方可报销款待费，同时按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当天的伙食补贴。 5. 出差时由对方接待单位供应餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 (三) 报销流程 1. 出差申请：拟出差人员首先填写出差申请表，具体注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及估计差旅费用工程等，出差申请单由总经理批准。 2. 借支差旅费：出差人员将审批过的出差申请表交财务部,按借款治理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。 3. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票(原则上机票一律用支票支付

14、，特别状况不能用支票的，需事先书面说明状况，经审批人签字后报财务备案)。 4. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，依据差旅费用标准填写差旅费报销单，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批;原则上前款未清者不予办理新的借支。 第六条 电话费报销制度及流程 (一) 费用标准 1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公正的原则，员工的手机费用的报销采纳与岗位相关制，即依据不同岗位，依据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，详细标准见行政部相关治理制度规定。 2.固定电话费：公司为员工供应工作必需的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓舞员工在上班期间打私人电话。 (二)报销流程

15、 1、 公司人力资源部每月初(10日前)将本月员工手机费执行标准(含特批执行标准)交财务部。 2、 财务部通知员工于每月中旬(20日前)按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。 3、 财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。 4、 员工到财务部出纳处签字领款(每月25日前)。 5、 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费特别变动状况应到电信局查明缘由，特别状况报总经理批示处理方法。 第十一条 交通费报销制度及流程 (一) 费用标准：(1)员工因公需要用车可依据公司相关规定申请公司派车，在没有车的状况下经行政部车辆治理人员同意后可以

16、乘坐出租车;(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。 (二) 报销流程 1. 员工整理交通车票(含因公公交车票)，在车票反面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好交通费报销单。 2. 审批:按日常费用审批程序审批。 3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。 第十二条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程 (一)治理规定:为了合理掌握费用支出,此类费用由公司行政部统一治理，集中购置,并指定专人负责。 (二)报销流程 1.购置申请: 公司行政部每季度依据需求及库存状况按预算治理方法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产治理方法规定报批。 2.报销程序：报销人先填写费用报

17、销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。 3.费用归集：财务部按月依据行政部供应的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。 第十三条 款待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程 (一)费用标准 1. 款待费：为了标准款待费的支出，大额款待费应事前征得总经理的同意。 2. 培训费:为了便于公司依据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一治理，各部门培训需求应准时报送人力资源。人力资源依据实际需要编制培训规划报总经理审批。 3. 资料费：在保证满意需要的前提下，尽

18、量节省本钱，留意资源共享。各部门在购置资料前必需先填写资料申请表，在报销前必需到行政部资料治理人员处进展登记(资料治理人员在资料发票反面签字)。 4.其他费用：依据实际需要据实支付。 ( 二)报销流程： 1. 款待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。 2.培训费由人力资源部人员依据审批程序及报销程序办理报销手续。 3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。 4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。 第四局部 工薪福利及相关费用支出制度及流程 第十四条 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用根

19、据资金支出制度相关规定执行。 第十五条 工薪福利支付流程 (一) 工资支付流程：(1)每月20日由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准(含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部;(2)总经理供应职工月度奖金安排表;(3)财务部依据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表;(4)按工薪审批程序审批;(5)每月25日由财务部通过银行代发形式支付工资;(6)每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进展核实。 (二)临时工资支付流程同工资支付流程。 (三)社会保险及住房公积金支付流程：(1)由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进展相关的财务处理;(

20、2)住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付;社会保险金由财务部帮助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明缘由并按实际状况进展调整。 (四)其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单经部门经理签字确认财务经理进展财务复核报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。 第五局部 专项支出财务报销制度及流程 第十六条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、询问参谋费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。 第十七条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。 (一) 填写购置申请：按公司资产治理制度相关规定填写资产

21、购置申请单并报批。 (二) 报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。 (三) 结账报销：(1)资产验收(软件应安装调试)无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单(经办人在发票反面签字并附出入库单);(2)按资金支出规定审批程序审批;(3)财务部依据审批后的报销单以支票形式付款;(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。 第十八条 其他专项支出报销制度及流程 (一) 费用范围：其他专项支出包括其他全部特地立项的费用(含询问参谋、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出。 (二) 费用标准：此类费用一般金额较大，由

22、主管部门经理依据实际需要向总经理提交请示报告(含工程可行性分析、费用预算及相关收益猜测表等)，经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。 (三) 财务报销流程 1.审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。 2.签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，(合同签订前由公司法律参谋的审核，合同应注明付款方式等)。 3.付款流程：(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写标准参照日常费用报销一般规定);(2)按审批程序审批：主管部门经理审核签字 财务复核 总经理审批;(3)财务部依据审批后的报销单金额付款;(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。 第六局部 报销时间的详细规定 第十九条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，便利员工费用报销，财务部将报销时间详细安排如下： 1.财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最终一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停顿财务报销。 2.借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。 第七局部 附则 其次十条 本制度解释权归公司财务部。 其次十一条 本制度经总经理办公会议争论通过并由董事长或其授权人签字后生效。