小企业档案管理制度.doc

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1、 小企业档案管理制度档案治理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级治理。其中：一级治理是指公司综合处的统筹治理;二级治理是指各处及各部门的档案资料治理工作。 2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料治理工作。 3、公司档案治理员根据国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一治理公司的档案;各处、各部门的档案治理人员应参照公司的有关治理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。 4、档案治理人员要严格执行公司档案治理规定，仔细细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 5、公司档案治理人员有责任对二级档案治理工作进展

2、监视和指导。每年对二级档案治理进展一次检查验收。 归档制度 1、但凡反映公司企业开发、生产经营、企业治理及工程建立等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一治理，任何个人不得擅自留存。 3、归档的文件资料，原则上必需是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保存的，综合处保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要准时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的”，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程工程的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企

3、业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。 6、由公司对外签订的经济合同，应保存三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特别状况只有一份原件时，由财务处保存原件。 7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。 8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。 档案保管制度 1、公司办公室应有存放档案的特地库房，各处、部门应依据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进展登记，编制归档名目。 3、科学地编制分类法，依据分类法，编制分类名目;依据需要编制专题名目，完善检索工具，以

4、便供应利用。 4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次清楚，存放科学。 5、库存档案必需图物相符，帐物相符。 6、档案治理人员要熟识所负责的档案资料，了解利用者的需求，把握利用规律。 7、依据有关规定及公司实际状况，确定档案保管期限，每年年终据此进展整理、剔除。 8、经确定需销毁的档案，由档案治理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 10、凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作，方可办理调动手续。 档案借阅制度 1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领

5、导批准不得借阅。 2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合到处长批准。阅档必需在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合到处长批准。 3、借阅档案，必需履行登记、签收手续。 4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案治理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。 5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。 6、借阅档案者必需妥当保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案

6、材料完整无损。否则，追究当事人责任。 7、借出档案材料，因保管不慎丧失时，要准时追查，并报告主管部门准时处理。 小企业档案治理制度3 第一章总则 第一条为标准企业境外档案治理，维护国家利益和企业合法杈益，满意境外资产监管需要，依据中华人民共和国档案法和有关法律法规，制定本方法。 其次条本方法适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、工程部、办事机构等(以下统称境外单位)的档案工作。 第三条本方法所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、经营、治理或工程合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形式的文件材料。 第四条境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的

7、根底上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发大事的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一治理，确保境外档案完整、精确、有效、系统和安全。 第五条投资主体或母公司在设立境外单位时应当在公司章程或协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权益。 其次章治理职责与人员 第六条各级档案行政治理部门依据职责负责境外档案工作的监视、指导;外交部和我驻外使领馆根据工作职责，结合实际状况，为境外档案的应急治理供应必要帮助;国家商务主管部门、进展改革部门、国有资产监视治理部门应当将境外档案工作纳入境外投资、资产、合作工程治理内容;海关为境外档案出入境供应

8、通关便利，境外档案出入境制度由国家档案局会同海关总署共同制定并实施。 第七条投资主体或母公司负责本企业境外单位档案工作监视、指导。 第八条境外档案工作应当有明确的分管领导、归口治理部门、专职档案人员。 第九条境外档案工作主要内容： (一)编制档案工作进展规划和年度工作规划; (二)制定文件材料归档和档案治理制度; (三)指导文件材料形成、积存、整理和归档工作; (四)负责档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等工作; (五)组织档案宣传、培训、讨论和业务沟通工作; (六)负责境外档案移交工作。 第十条境外档案治理人员应当具备相应的档案专业学问和技能，定期承受档案业务培训;一般选用中方员

9、工。 第十一条境外单位工作人员有爱护境外档案的责任和义务。岗位变动时，应当准时办理文件材料移交手续，并清退借阅未还的档案。 第三章文件材料的形成与归档 第十二条境外单位文件材料形成、积存、整理和移交工作应当纳入业务工作流程，纳入业务工作或工程规划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。 第十三条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，并报投资主体或母公司审批。资本构造或主营业务发生较大变化的，应当准时修订完善。 第十四条境外文件材料应当根据归档范围准时收集整理，按规定期限向档案部门移交进展集中治理。任何个人不

10、得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。 第十五条归档文件材料应当符合如下要求： (一)归档文件材料形成符合有关技术标准，完整、精确、系统，使用耐久、牢靠的记录载体和记录方式 (二)归档文件材料为原件;因故无原件的，将具有凭证作用的复制件归档并作出说明。 (三)电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案治理有关要求。 (四)非纸质文件与其文字说明一并归档;外文文件材料若有中文译文的，应当一并归档;没有中文译文的，译出标题和名目后归档。 (五)归档文件材料一般一式一份;重要的、利用频繁的和有特地需要的可适当增加份数。 第十六条治理、建立工程、设备仪器、科研开发、产品及业务、会计、人事等各类文件材料，参照国内同类文件材料的归档时间并结合境外业务实际定期归挡。 归档文件名目在归档完成后1个月内报投资主体或母公司备案。 第十七条境外单位业务信息系统应当具备电子文件归档治理功能，符合电子档案治理要求。