论加强电子档案的管理做好电子档案的利用.docx

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1、论加强电子档案的管理,做好电子档案的利用 电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更精确、更完整、更牢靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 一、电子档案运用的主要途径 电子档案具有快捷、便利的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准

2、率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必需建立在相对应的信息技术基础之上，而且还须要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：供应拷贝、通信传输和干脆利用。 1、供应拷贝。拷贝是电子档案运用的第一途径，目的是向运用者供应档案的原始状态，确保其运用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者供应载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决复原和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户供应打印件或缩微品。 2、通信传输。通信传输可以解决运用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节约时间和财力，是电子档案在

3、运用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源相互沟通，以及向相对固定的查档单位供应档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。 3、干脆利用。干脆利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上干脆查询。干脆利用的特点是可为利用者供应技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供干脆利用的信息资源的多少。 二、加强电子档案管理的重要意义 电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个簇新事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求

4、我们必需完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。 1、加强电子档案管理，有利于节约人力物力 在传统档案管理中，由于档案工作的特别性，特殊是一些易破裂的档案资料，一般须要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不行避开地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档供应了快捷的管理手段，而且供应了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节约大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按;卷;立卷归档，改为按;件;整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。 2、加强

5、电子档案管理，有利于提高服务质量 档案管理的目的是为运用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必需拓宽学问面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的实力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。 3、加强电子档案管理，有利于满意多样化需求 随着社会的进步，越来越多的运用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原

6、始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满意这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，渐渐成为了满意运用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着亲密的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生改变，表现出肯定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满意这一多样化需求。 三、做好电子档案管理和利用的主要措施 由于电子档案供应利用方式的多样化与所依靠技术的多样化，导致利用工作的困难性。因此，加强电子档案的利用管理是非常重要的工作，须要多方面的亲密协作，并从多个角度绽开工作。 1、建立档案利用制度，整合各类档案资源

7、要建立档案利用审批制度，相关人员须要查阅和利用档案时，必需获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案保藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为刚好，保证电子档案的刚好更新，更好的满意电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。 2、规范档案利用方式，避开不行挽回损失 电子档案的利用不能够无原则，应当依据利用者的状况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般状况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式供应运用，对这类文件阅读的过程必需在有效的监控下进行。采纳网络方式供

8、应利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所运用的;密钥;进行定期或不定期的更改，避开由于误操作所带来的不行挽回的损失。 3、建立;双套制;模式，确保重要信息完整 所谓;双套制;，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。;双套制;管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，驾驭现代信息技术，娴熟运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，;双套制;所面临的问题，主要是哪些档案应当实行;双套制;，哪些不应当实行;双套制;。只有依据各个档案的内容特点实行相相宜的管理方法，有选择性地实行;双套制;管理，才不会造成人、财、物力的奢侈，并且实现对重要信息的完

9、整保存。 4、加强工作人员管理，提高档案爱护意识 电子档案由于供应利用方式的多样化与所依靠技术的多重化，导致了利用工作的困难化。因此，必需加强对档案管理工作人员的管理，从思想上相识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的平安性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到牢靠、平安、有效的爱护。总之，必需提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、仔细负责、精益求精的工作看法，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。 四、小结 现代社会正在跨入;信息时代;，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而困难的工作。为了适应电子档案工作须要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够平安牢靠地处于可精确供应利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。 本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第7页 共7页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页