商品采购管理流程.ppt

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1、第六章第六章 商品采购管理商品采购管理任务目标任务目标中央采购制度的利弊以及解决该制度缺陷中央采购制度的利弊以及解决该制度缺陷的方法；的方法；商品采购的具体方法和控制方法；商品采购的具体方法和控制方法；配送中心的基本职能及配送中心规划的相配送中心的基本职能及配送中心规划的相关决策；关决策；采购与配送作业管理的主要内容和管理重采购与配送作业管理的主要内容和管理重点。点。技能目标技能目标会计算不同采购方法下的采购批量和采购会计算不同采购方法下的采购批量和采购点；点；会制定采购预算和计算采购限额；会制定采购预算和计算采购限额；能针对采购中出现的具体问题设计采购控能针对采购中出现的具体问题设计采购控制

2、方法；制方法；能根据连锁企业的类型设计配送中心的功能根据连锁企业的类型设计配送中心的功能和规模；能和规模；能发现采购与配送作业环节中存在的具体能发现采购与配送作业环节中存在的具体问题并加以解决。问题并加以解决。模块一模块一 中央采购制度中央采购制度是指采购权限高度集中于总部，由总部设是指采购权限高度集中于总部，由总部设置专门采购机构同一采购所有门店精英的置专门采购机构同一采购所有门店精英的商品，门店则专门负责销售，于采购脱离。商品，门店则专门负责销售，于采购脱离。优点优点缺点缺点商品采购的基本步骤商品采购的基本步骤采购实施采购实施 是指采购工作的具体过程。主要包括采购是指采购工作的具体过程。主

3、要包括采购认证、选择供应商、签订合同、合同跟踪、认证、选择供应商、签订合同、合同跟踪、付款操作等几个方面。付款操作等几个方面。商品采购实施的基本步骤商品采购实施的基本步骤采购来源采购来源 国内采购、国外采购国内采购、国外采购采购的方式采购的方式 议价、比价、招标议价、比价、招标采购对象采购对象 物料、工程发包物料、工程发包美国学者威斯丁的作业步骤美国学者威斯丁的作业步骤确认需求确认需求需求说明需求说明选择可能的供应来源选择可能的供应来源适宜价格的决定适宜价格的决定订单安排订单安排订单跟踪与稽核订单跟踪与稽核核对发票核对发票不符与退货处理不符与退货处理结案结案记录与档案维护记录与档案维护注意事项

4、注意事项注意先后顺序及实效控制注意先后顺序及实效控制注意关键点的设置注意关键点的设置注意划分权责或任务注意划分权责或任务避免作业过程发生摩擦、重复与混乱避免作业过程发生摩擦、重复与混乱价值与程序相适应价值与程序相适应处理程序应适合现实环境处理程序应适合现实环境配合作业方式的改进配合作业方式的改进采购流程的实例说明采购流程的实例说明1.请购请购2.采购采购3.询价、招标询价、招标4.报价、投标报价、投标5.审查审查6.开标开标7、采购方式、采购方式议价议价比价比价决标决标8.核定核定9.订货订货10.交货交货11.验收验收12.付款与结案付款与结案模块二模块二 配送中心及其管理配送中心及其管理

5、配送中心功能配送中心功能配送中心是承担企业物流专业化管理职能配送中心是承担企业物流专业化管理职能的机构，是连锁经营最基本的支撑条件。的机构，是连锁经营最基本的支撑条件。通过配送中心的作业活动，变分散库存为通过配送中心的作业活动，变分散库存为集中库存，便于控制商品的数量、质量与集中库存，便于控制商品的数量、质量与商品结构，节省大批库存占压资金，降低商品结构，节省大批库存占压资金，降低连锁企业的物流总费用。而且可以简化门连锁企业的物流总费用。而且可以简化门店作业，集中优势开展销售及客服活动，店作业，集中优势开展销售及客服活动，还能时限商品在流通领域中的增值，向门还能时限商品在流通领域中的增值，向门

6、店提供增值服务。店提供增值服务。配送是将各门店所需货物在规定时间安全、配送是将各门店所需货物在规定时间安全、准确地送达活动。准确地送达活动。配送中心是从供应商手中接受多种大量货配送中心是从供应商手中接受多种大量货物，进行分装，储存、加工、分拣和信息物，进行分装，储存、加工、分拣和信息处理等作业，按照众多需要者的订货要求处理等作业，按照众多需要者的订货要求备齐货物，以令人满意的服务水平进行配备齐货物，以令人满意的服务水平进行配送活动的设施或机构。送活动的设施或机构。配送中心的三种模式配送中心的三种模式纯物流配送模式，即该配送中心是根据总部的要纯物流配送模式，即该配送中心是根据总部的要求进行物流作

7、业，不负责商品采购和商品组合、求进行物流作业，不负责商品采购和商品组合、商品定价、批发销售等职能；商品定价、批发销售等职能；采购配送一体模式。即该配送中心不仅负责物流采购配送一体模式。即该配送中心不仅负责物流配送，还兼有采购职能，代表总部形式下订单、配送，还兼有采购职能，代表总部形式下订单、选择供应商、确定商品价格的权力。选择供应商、确定商品价格的权力。独立配销模式。即该配送中心是独立的物流事业独立配销模式。即该配送中心是独立的物流事业部，不仅负责本企业的商品采购和商品配送，同部，不仅负责本企业的商品采购和商品配送，同时还可以对外批发销售以及承接企业外的物流配时还可以对外批发销售以及承接企业外

8、的物流配送业务。送业务。纯物流配送模式的功能及管理纯物流配送模式的功能及管理集货。主要市值对供应商送来的商品集中集货。主要市值对供应商送来的商品集中收货并核验。收货并核验。储存。起到调剂入和出的作用。储存。起到调剂入和出的作用。配送中心的模式配送中心的模式总部中心总部中心计算机计算机要货信息要货信息供供应应商商集集货货储存加储存加工管理工管理分分拣拣配送配送送货送货连连锁锁门门店店 配送模式及配送规划配送模式及配送规划1.连锁企业配送模式的选择连锁企业配送模式的选择委托配送。企业布设自身所有的物流配送委托配送。企业布设自身所有的物流配送中心，而是将企业的配送业务委托货外包中心，而是将企业的配送

9、业务委托货外包给其他专业化物流配送公司。如专业化配给其他专业化物流配送公司。如专业化配送公司或第三方物流。好处是节省资金，送公司或第三方物流。好处是节省资金，集中精力经营，转移积压和缺货风险。适集中精力经营，转移积压和缺货风险。适用于小型连锁企业或规模有限的连锁企业。用于小型连锁企业或规模有限的连锁企业。共同配送。指连锁企业与其他公司联合共共同配送。指连锁企业与其他公司联合共同投资兴建配送中心，共同经营管理配送同投资兴建配送中心，共同经营管理配送中心，并共享配送中心的服务。联合对象中心，并共享配送中心的服务。联合对象有两类：一类是其他物流企业，共同利用有两类：一类是其他物流企业，共同利用其现金

10、设备与设施，以及多功能的服务水其现金设备与设施，以及多功能的服务水平，取得规模效益；另一类是其他连锁企平，取得规模效益；另一类是其他连锁企业，主要是受规模和资金限制没有能力自业，主要是受规模和资金限制没有能力自荐配送中心的小型企业。配送时需要将时荐配送中心的小型企业。配送时需要将时间、数量、次数、路线等诸多方面做出最间、数量、次数、路线等诸多方面做出最佳安排，进行合理有效配送。佳安排，进行合理有效配送。自行配送。指连锁企业根据自身门店规模自行配送。指连锁企业根据自身门店规模和分布情况，选择适当的地点自己投资兴和分布情况，选择适当的地点自己投资兴建配送中心，主要为企业内部连锁店提供建配送中心，主

11、要为企业内部连锁店提供配送服务。适用于实力雄厚，对配送要求配送服务。适用于实力雄厚，对配送要求交高的连锁企业。交高的连锁企业。决策：根据企业自身条件和环境选择。决策：根据企业自身条件和环境选择。自建配送中心一般适用于以下条件：自建配送中心一般适用于以下条件：没有可利用的专业化配送中心或找不到合没有可利用的专业化配送中心或找不到合资兴建配送中心的理性伙伴；资兴建配送中心的理性伙伴；拥有一定的资金实力并预测未来配送中心拥有一定的资金实力并预测未来配送中心有很好的效益；有很好的效益；连锁组织能较快实现规模效益；同时，配连锁组织能较快实现规模效益；同时，配送中心能提高专业化水平，时期提供或配送中心能提

12、高专业化水平，时期提供或配送商品的费用低于其他配送机构。送商品的费用低于其他配送机构。2.配送中心的类型规划配送中心的类型规划配配送送中中心心类类型型多功能型多功能型储存型储存型少功能型少功能型综合型综合型专业型专业型区域型区域型城市型城市型流通型流通型加工型加工型以配送中心的功能为标志，可以分为多功以配送中心的功能为标志，可以分为多功能配送中心和少功能配送中心。少功能配能配送中心和少功能配送中心。少功能配送中心主要有三种：送中心主要有三种：A.储存型配送中心（储存型配送中心（PC）：根据总部决策，）：根据总部决策，将商品储存起来，然后再根据门店要求配将商品储存起来，然后再根据门店要求配送，一

13、般拥有大规模的仓储设施，目的是送，一般拥有大规模的仓储设施，目的是使门店的商品储存时间和空间减至最低程使门店的商品储存时间和空间减至最低程度。度。B.流通型配送中心（流通型配送中心（TC）：以暂存或随进）：以暂存或随进随出的方式进行配送，不具长期储存的功随出的方式进行配送，不具长期储存的功能。能。C.加工型配送中心（加工型配送中心（PC）：主要对生鲜原）：主要对生鲜原材料进行解冻、清洗、整理、分割、加工、材料进行解冻、清洗、整理、分割、加工、包装后，分送到各门店。属于非常温储存、包装后，分送到各门店。属于非常温储存、运输。运输。以配送中心的商品为标志，可以将其划分以配送中心的商品为标志，可以将

14、其划分为综合配送中心和专业配送中心。为综合配送中心和专业配送中心。以辐射范围为标志，可分为区域型配送中以辐射范围为标志，可分为区域型配送中心和城市配送中心。心和城市配送中心。A.区域型配送中心主要是跨省、市、甚至全区域型配送中心主要是跨省、市、甚至全国的配送中心，主要是向城市配送中心送国的配送中心，主要是向城市配送中心送货，很少直送。货，很少直送。B.城市配送中心一般是城市范围内的配送城市配送中心一般是城市范围内的配送中心。是否直送门店取决于门店的分布和中心。是否直送门店取决于门店的分布和配送中心的辐射能力。配送中心的辐射能力。配送中心的组建时机和规模配送中心的组建时机和规模时机。一般等连锁店

15、铺发展到一定数量时时机。一般等连锁店铺发展到一定数量时建设。建设。规模。取决于两个因素：服务门店经营总规模。取决于两个因素：服务门店经营总规模和商品周转的速度。规模和商品周转的速度。此外，还要考虑地理位置规划、内部功能此外，还要考虑地理位置规划、内部功能规划、配送设施古呼、作业流程规划、信规划、配送设施古呼、作业流程规划、信息建设规划等。息建设规划等。模块三模块三 采购与配送管理采购与配送管理 订货管理订货管理1.订货作业流程订货作业流程订货，是连锁企业根据门店所需要的商品订货，是连锁企业根据门店所需要的商品而向确定的厂商进行叫货或添货的行动。而向确定的厂商进行叫货或添货的行动。有时也称为下订

16、单。有时也称为下订单。现代订货方式现代订货方式电子订货系（电子订货系（EOS），），通过终端机扫描或键入货号和数量，再使通过终端机扫描或键入货号和数量，再使用数据机传送到总部或供应商，由总部配用数据机传送到总部或供应商，由总部配送中心同一组织商品配送或由厂商直接配送中心同一组织商品配送或由厂商直接配送。送。订货流程订货流程分散式订货与集中式订货分散式订货与集中式订货分散式订货是指连锁企业的门店被授权可分散式订货是指连锁企业的门店被授权可以自行向厂商下订单的一种订货流程；以自行向厂商下订单的一种订货流程；集中式订货是指连锁企业的各个门店将订集中式订货是指连锁企业的各个门店将订货单传至连锁总部，由

17、总部汇总后通知自货单传至连锁总部，由总部汇总后通知自己的配送中心进行订货和配送。己的配送中心进行订货和配送。分散式订货流程分散式订货流程订货计划订货计划存货检查存货检查填写订单填写订单停止停止FXA、EOS通知厂商通知厂商充充足足集中式订货流程集中式订货流程订货计划订货计划存货检查存货检查填写订单填写订单停止停止FXA、EOS连锁总部连锁总部充充足足通知供应商通知供应商2.合理订货量合理订货量准确把握商品库存量和其他信息，除经济准确把握商品库存量和其他信息，除经济订货量外，要把握日销量、送货至送达的订货量外，要把握日销量、送货至送达的前置时间，配送周期，最低安全存量，陈前置时间，配送周期，最低

18、安全存量，陈列空间，厂商配送最小单位、最小订货量。列空间，厂商配送最小单位、最小订货量。临时周转仓库中的商品存量，以及货架上临时周转仓库中的商品存量，以及货架上的商品数量。的商品数量。实施细致的商品管理。要对商品陈列位置、实施细致的商品管理。要对商品陈列位置、陈列方式、陈列量、标价、进货时间、保陈列方式、陈列量、标价、进货时间、保质期、温湿度控制等有关具体品种的各个质期、温湿度控制等有关具体品种的各个方面进行细致管理。同时采用方面进行细致管理。同时采用ABC法管理。法管理。分析和把握商品销售的趋势。可根据各因分析和把握商品销售的趋势。可根据各因素变化的不同对需要日常销售的商品进行素变化的不同对

19、需要日常销售的商品进行动态分析；也可根据日常销售动态记录、动态分析；也可根据日常销售动态记录、POS资料分析，以及总部销售动态报表、资料分析，以及总部销售动态报表、新闻媒介宣传、顾客意见和反映等多种途新闻媒介宣传、顾客意见和反映等多种途径了解；还可根据商品生命周期了解。径了解；还可根据商品生命周期了解。分析节假日，尤其是黄金周，季节性变化分析节假日，尤其是黄金周，季节性变化以及企业促销活动等对销售的影响。以及企业促销活动等对销售的影响。收货作业收货作业收货是指从货车上把商品卸下、开箱、检收货是指从货车上把商品卸下、开箱、检查其数量、质量，滞后将有关信息书面化查其数量、质量，滞后将有关信息书面化

20、等一系列工作。等一系列工作。收货流程：收货准备收货流程：收货准备货车到达货车到达卸卸货货检查单据检查单据商品核验商品核验收货记收货记录录入库。入库。卸货卸货掌握大略的到货日、商品品种、货量及送掌握大略的到货日、商品品种、货量及送货车型；注意尽可能准确预测送货车到达货车型；注意尽可能准确预测送货车到达日期，配合停泊信息协调进出货车的交通日期，配合停泊信息协调进出货车的交通问题，停车位置，预计存放位置。问题，停车位置，预计存放位置。注意卸货要尽量配合储存作业处理方式。注意卸货要尽量配合储存作业处理方式。托盘、箱子和小包装。托盘、箱子和小包装。商品核验商品核验直接核对法。根据送货单逐项核对。优点除在

21、送直接核对法。根据送货单逐项核对。优点除在送货单上逐项做记号外，不必做任何文件。缺点是货单上逐项做记号外，不必做任何文件。缺点是容易忽略，麻痹大意。容易忽略，麻痹大意。障蔽法核对法。验收员先不看送货单，而是半验障蔽法核对法。验收员先不看送货单，而是半验收边制单，验收后再与送货单核对，检查有无差收边制单，验收后再与送货单核对，检查有无差错或短缺、遗漏等。工作量大，出错重新核对会错或短缺、遗漏等。工作量大，出错重新核对会延长时间，质量好。延长时间，质量好。半障蔽法。使用一张送货单副本。便验收边与送半障蔽法。使用一张送货单副本。便验收边与送货单核对，然后签字。货单核对，然后签字。收货记录收货记录验收

22、记录的内容一般包括：收发货单位名验收记录的内容一般包括：收发货单位名称、凭证号码、实收商品数量、规格、质称、凭证号码、实收商品数量、规格、质量、数量差额和质量不符程度、验收日期、量、数量差额和质量不符程度、验收日期、地点、验收人等。地点、验收人等。也有用送货单做验收记录的，但要签名，也有用送货单做验收记录的，但要签名，一式三份。一式三份。还要明确哪些人有资格负责商品的进货和还要明确哪些人有资格负责商品的进货和进货控制工作。进货控制工作。存货作业存货作业存货主要是妥善保管货物，并对库存进行存货主要是妥善保管货物，并对库存进行检查，善用空间，对存货进行科学管理。检查，善用空间，对存货进行科学管理。

23、存货的仓库一般划分为大量存货区、小量存货的仓库一般划分为大量存货区、小量存货区、退货区。存货区、退货区。存货方式存货方式定位存货。指每一项商品都有固定位置。定位存货。指每一项商品都有固定位置。不同的商品按分类区域管理的原则来存放，不同的商品按分类区域管理的原则来存放，并用货架放置，勿在制定的场外放置商品。并用货架放置，勿在制定的场外放置商品。优点是易于管理，搬运时间少，但需要较优点是易于管理，搬运时间少，但需要较多的储存空间。多的储存空间。随机存货。指每一项商品的储位不是固定随机存货。指每一项商品的储位不是固定的，而是随机的。优点是可以共同使用储的，而是随机的。优点是可以共同使用储位，最大限度

24、提高储区的利用率。但是，位，最大限度提高储区的利用率。但是，给商品的出入库管理和盘点工作带来困难，给商品的出入库管理和盘点工作带来困难，特别是周转率高的商品可能置于出入口较特别是周转率高的商品可能置于出入口较远的储位，增加了出入库的搬运距离。所远的储位，增加了出入库的搬运距离。所以它适用于空间有限以及商品品种较少而以它适用于空间有限以及商品品种较少而体积小的情况。体积小的情况。定位随即存货。这种方法是每一类货物有定位随即存货。这种方法是每一类货物有固定的存放储区，但再各类的储区中，每固定的存放储区，但再各类的储区中，每个储位的制定是随机的。优点是西受了定个储位的制定是随机的。优点是西受了定位储

25、存的部分优点，同时又节省了储位数位储存的部分优点，同时又节省了储位数量，提高了储区利用率。量，提高了储区利用率。随机储存与定位随机储存是对电子自动化随机储存与定位随机储存是对电子自动化管理技术要求较高，如果出现问题，人工管理技术要求较高，如果出现问题，人工方式无法替代。方式无法替代。最好有图示，以免出现意外。最好有图示，以免出现意外。存货原则存货原则周转率原则周转率原则相关性原则相关性原则相容性原则相容性原则先入先出原则先入先出原则堆高原则堆高原则面对通道原则面对通道原则产品尺寸原则产品尺寸原则重量特性原则重量特性原则商品特性原则商品特性原则分拣配货作业分拣配货作业摘果式配货。是以订单为单位，

26、对订单中摘果式配货。是以订单为单位，对订单中的商品进行配货后汇集成一个出库单位的的商品进行配货后汇集成一个出库单位的配货方式。主要适用于多品种、小批量的配货方式。主要适用于多品种、小批量的订单。缺点是，对于每一个单位都要在整订单。缺点是，对于每一个单位都要在整个仓库内转一圈，在库存成千上万中商品个仓库内转一圈，在库存成千上万中商品的配送中心仓库，配货员需要耗费大量时的配送中心仓库，配货员需要耗费大量时间，尤其不适于新配货员。间，尤其不适于新配货员。播种式配货。是将计算机中储存的各个订播种式配货。是将计算机中储存的各个订单内容，以一天中一定时间段为订单截至单内容，以一天中一定时间段为订单截至时间

27、，按每一种商品的汇总进行配货清单时间，按每一种商品的汇总进行配货清单的打印，然后从商品的保管场所的打印，然后从商品的保管场所 将每种商将每种商品拣出，在商品分货区再按定货方进行分品拣出，在商品分货区再按定货方进行分配的方式。这种方式主要适用于品种少但配的方式。这种方式主要适用于品种少但是批量大的订单。是批量大的订单。现代分拣主要以电子标签附注拣货系统现代分拣主要以电子标签附注拣货系统（ELS）应用效果显著。可以提高分拣作业）应用效果显著。可以提高分拣作业速度、作业效率和降低出错率。增强顾客速度、作业效率和降低出错率。增强顾客满意度和配送中心的工作效率。满意度和配送中心的工作效率。其他作业其他作

28、业送货作业。送货是利用配送车辆把门店定购的商送货作业。送货是利用配送车辆把门店定购的商品从配送中心送达各门店的活动。品从配送中心送达各门店的活动。送货成本占物流成本的送货成本占物流成本的3560，所以降低送货，所以降低送货成本的运费对提高配送中心的贡献较大。成本的运费对提高配送中心的贡献较大。送货过程：先制定详细的运输家户机运输调度作送货过程：先制定详细的运输家户机运输调度作业，包括送货路线的规划，所获人员及送货车辆业，包括送货路线的规划，所获人员及送货车辆的管理等。送货人员根据调度人员的知识，执行的管理等。送货人员根据调度人员的知识，执行送货作业。装货、清点商品、安全检查、协助商送货作业。装

29、货、清点商品、安全检查、协助商品卸货。如果门店有退货，调货，要随车带回，品卸货。如果门店有退货，调货，要随车带回，并完成有关单证手续。并完成有关单证手续。退换货作业退换货作业退换货原因：品质不良、订错货、送错货、退换货原因：品质不良、订错货、送错货、过期品、滞销品、商品标示不符等。商品过期品、滞销品、商品标示不符等。商品退换一般不为厂商接受，除非证明品质不退换一般不为厂商接受，除非证明品质不良货标示不符，因此要有事先协议约定。良货标示不符，因此要有事先协议约定。退换货可以单独进行，也可以利用送货汇退换货可以单独进行，也可以利用送货汇成将退货带回。成将退货带回。退换货作业应注意的问题退换货作业应

30、注意的问题厂商确认厂商确认填写退货申请单，著名其数量、品名及退填写退货申请单，著名其数量、品名及退货原因；货原因；退调商品要妥善保管，应规划专门区域暂退调商品要妥善保管，应规划专门区域暂存，整齐分类才易管理；存，整齐分类才易管理；一旦确认商品不符合要求，要迅速联络厂一旦确认商品不符合要求，要迅速联络厂商办理退调货；商办理退调货；送货时确认扣款方式、时间和金额，退换送货时确认扣款方式、时间和金额，退换货最好定期办理。货最好定期办理。加工包装作业加工包装作业加工包装作业是对进入流通领域的产品货加工包装作业是对进入流通领域的产品货半成品按销售要求进行再加工，包括：包半成品按销售要求进行再加工，包括：包装加工、分选加工、贴标加工、食品精加装加工、分选加工、贴标加工、食品精加工和深加工。工和深加工。大型超市一般加工设在超市内部；有些是大型超市一般加工设在超市内部；有些是设在配送中心。如中央厨房。设在配送中心。如中央厨房。