企业采购管理组织教材.pptx
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1、 采采 购购 管管 理理 企业采购管理组织 第一节 采购组织管理概述组组织结构建立的基本原则织结构建立的基本原则1.1.必须反映目标和计划;必须反映目标和计划;2.2.必须根据工作需要设计组织结构;必须根据工作需要设计组织结构;3.3.必须保证决策指挥的统一;必须保证决策指挥的统一;4.4.必须创造人尽其才的环境;必须创造人尽其才的环境;5.5.必须有利于全过程及全局的控制。必须有利于全过程及全局的控制。一、建立采购组织的重要性一、建立采购组织的重要性1.企业采购组织体现了与企业战略相符的管理机制企业采购组织体现了与企业战略相符的管理机制 企业战略最终要分解落实到各职能部门,各部门企业战略最终
2、要分解落实到各职能部门,各部门在战略的指导下制订相应的政策和策略,在组织在战略的指导下制订相应的政策和策略,在组织机构、资源配置和运行机制上为实现战略提供支机构、资源配置和运行机制上为实现战略提供支持。持。方法 计划 步骤 生产力市场产品系列服务于什么市场?需要什么样的产品系列?战略水平 定向计划“效率”客户服务战术水平 结构化计划“效率”何时、何地、怎样?订购多少及合时订购?多少?在哪里?渠道设计库存战略网络设计 材料管理采购/供应,生产实体配送管理仓储,运输运作水平职能活动“效率”普通问题 信息 成本/服务 提前期 附加价值设施 设备 系统 结构员工 技能 风格 价值多少?何时?何地?采购
3、与企业战略企业计划周期战略性计划战略性计划:产品和市场利润和收益资源要求投资计划战术性计划战术性计划:运营预算客户服务目标生产时序安排资源的可利用性运营性计划运营性计划:劳动力生产流程运营利用和绩效物料计划及采购实施变化绩效评估和控制绩效评估和控制:实际与计划差异分析和偶然性分析中期修整对战略的再审视2.采购组织是采购行动部门,也是企业采购的管理部门采购组织是采购行动部门,也是企业采购的管理部门 不仅日常运作的管理,还包括相关政策制定、采购决策等,不仅日常运作的管理,还包括相关政策制定、采购决策等,负责整个企业采购活动的组织、计划、指挥、协调和控制,负责整个企业采购活动的组织、计划、指挥、协调
4、和控制,保证企业物资的供应。保证企业物资的供应。3.完善的采购组织是精简、高效、职责明晰的组织完善的采购组织是精简、高效、职责明晰的组织4.完善的采购组织有利于制定采购管理的各项规范和制度,完善的采购组织有利于制定采购管理的各项规范和制度,探索先进管理方法探索先进管理方法5.为何需要专门的采购组织为何需要专门的采购组织组织设置与企业的组织设置与企业的规模规模企业发展带来的问题:企业发展带来的问题:职责不清、管理混乱、效率降低、成本上升、业职责不清、管理混乱、效率降低、成本上升、业务停顿,损失增多。务停顿,损失增多。老板疲于应付,员工士气低落。老板疲于应付,员工士气低落。可行的选择:分权与授权可
5、行的选择:分权与授权分权:分权:权力、责任下放权力、责任下放 组织结构化组织结构化分权的好处分权的好处高层管理者减轻负担。高层管理者减轻负担。提高决策的质量和速度。提高决策的质量和速度。下属将会更加关注成本。下属将会更加关注成本。强化了激励机制。强化了激励机制。分权的分权的缺点缺点不能进行良好的控制与信息沟通。不能进行良好的控制与信息沟通。亟需大量的称职的经理人员。亟需大量的称职的经理人员。政策的弱化与淡化。政策的弱化与淡化。通过组织结构化分权使分工明确、权责分明,缩短管理流程、通过组织结构化分权使分工明确、权责分明,缩短管理流程、降低成本,提高效率。降低成本,提高效率。授权:授权:权力行使权
6、下放、责任归己权力行使权下放、责任归己 总经理签字审核权暂时下放总经理签字审核权暂时下放授权的意义:授权的意义:提高部属的主观能动性提高部属的主观能动性 本人生产力可得到延伸本人生产力可得到延伸 部属可得到发展机会部属可得到发展机会 对部属的激励和信任对部属的激励和信任 可提高部属的责任心可提高部属的责任心 可达到优势互补可达到优势互补 可使气氛和谐可使气氛和谐授权易出现的问题授权易出现的问题1、失控混乱、失控混乱2、自作主张、自作主张3、多考虑本部门利益、多考虑本部门利益4、政出多门,无统一战略、政出多门,无统一战略5、对公司战略执行无积极性、对公司战略执行无积极性6、无行为规范、无行为规范
7、组织结构组织结构 什么是组织结构:什么是组织结构:对对组组织织的的设设计计,说说明明了了为为了了让让组组织织有有效效地地达达到到其其目目标标,人人与人之间的关系应该为怎样,职能应如何履行。与人之间的关系应该为怎样,职能应如何履行。直线制直线制职能制职能制直线职能制直线职能制事业部结构事业部结构 (事业部制)(事业部制)矩阵结构矩阵结构 不同组织结构对领导行为有着不同而重要的影响不同组织结构对领导行为有着不同而重要的影响。(1)直线制)直线制厂长工段长车间主任车间主任工段长班组长班组长工人工人组织结构的常见形式组织结构的常见形式直线制:是由一个上级直接指挥多个下级的一种组直线制:是由一个上级直接
8、指挥多个下级的一种组 织形式。织形式。优点:优点:1.较高的控制强度较高的控制强度 2.加强管理责任的强度加强管理责任的强度 3.直接交流,贴近现实直接交流,贴近现实 4.实现个性化管理实现个性化管理缺点:管理范围有限,不合适复杂的、大规模的组织缺点:管理范围有限,不合适复杂的、大规模的组织适用于:小型个体企业的家长式管理适用于:小型个体企业的家长式管理总经理营销部生产部研发部财务部人事部生产主管生产主管班组长工人统计员(2)直线职能制)直线职能制直线职能制:是在直线制的基础上加上职能制,相直线职能制:是在直线制的基础上加上职能制,相 当于直线制能力的扩大当于直线制能力的扩大 优点:管理更宽、
9、更细、更深优点:管理更宽、更细、更深 适用于:任何大型、复杂的系统。是采用最多的适用于:任何大型、复杂的系统。是采用最多的 一种形式一种形式 总经理职能部1职能部1事业部1事业部2事业部3职能科2职能科1生产单位1生产单位2生产单位3(3)事业部制)事业部制事业部制:事业部制:以某项事业为核心组成的一个从决策到执行的管理全过程以某项事业为核心组成的一个从决策到执行的管理全过程都齐全,精干、便高效运行的管理系统。这是一种分权式都齐全,精干、便高效运行的管理系统。这是一种分权式的组织结构。的组织结构。事业:某一项专业化的职能。如专营某个市场、某种产品事业:某一项专业化的职能。如专营某个市场、某种产
10、品特点:以事业为核心,管理决策程序小儿全,效率高。特点:以事业为核心,管理决策程序小儿全,效率高。公司与各事业部的关系:公司与各事业部的关系:适用于:大型或跨国的企业公司。适用于:大型或跨国的企业公司。总经理财务财务财务财务财务财务车用电池事业部经理电燃事业部经理微型电池事业部经理销 售财 务电瓶厂电木厂销 售干电池厂手电池厂计 划微电池厂研究室销 售成本中心成本中心利润中心利润中心决策中心决策中心(4)矩阵制)矩阵制 临时性的联合组织机构,以任务(项目)为核心,由各个临时性的联合组织机构,以任务(项目)为核心,由各个部门人员临时组合起来的一个机构。各个组织经常被叫做部门人员临时组合起来的一个
11、机构。各个组织经常被叫做项目组。组项目组。组员选定主要考虑以下方面:专业背景、业务能员选定主要考虑以下方面:专业背景、业务能力、合作能力、经验、性别和个性等。力、合作能力、经验、性别和个性等。在直线职能制垂直状态指挥系统基础上,又增设了一种横在直线职能制垂直状态指挥系统基础上,又增设了一种横向的指挥系统,形成具有双重职权关系的组织系统,构成向的指挥系统,形成具有双重职权关系的组织系统,构成二维组织结构平面图。二维组织结构平面图。矩阵结构经理(厂长)职能部门职能部门职能部门职能部门项目(规划)小组A项目(规划)小组B项目(规划)小组C 总经理总经理营销部营销部生产部生产部财务部财务部人事部人事部
12、研究与开发部研究与开发部大项目经理大项目经理A项目经理项目经理B项目经理项目经理C项目经理项目经理22 矩阵制组织在任务执行过程中,项目组成员在项目组领导下矩阵制组织在任务执行过程中,项目组成员在项目组领导下 完成本项目中相应的任务;同时还受原来部门的指导和协助。完成本项目中相应的任务;同时还受原来部门的指导和协助。项目结束后组织解散。项目结束后组织解散。特点:任务性强,柔性化(灵活性和应变能特点:任务性强,柔性化(灵活性和应变能 力),力),效率高;效率高;要求有很好的横向沟通与协作,人力、物力要求有很好的横向沟通与协作,人力、物力 的支持;的支持;培养合作精神与创新能力。培养合作精神与创新
13、能力。组织结构的选择考虑的问题考虑的问题管理层级问题(高耸化扁平化)管理层级问题(高耸化扁平化)团队规模问题(管理幅度)团队规模问题(管理幅度)专业知识问题(组织契合专业知识问题(组织契合)责任明确问题(多重领导、越级指挥)责任明确问题(多重领导、越级指挥)管理层管理层 战术管理(战术管理(How)高层高层中层中层基层基层战略管理(战略管理(Why.What)作业层作业层管理层次图管理层次图管理层次管理幅度:管理幅度:管理者直接而有效地领导下属的人数,一般直接管理者直接而有效地领导下属的人数,一般直接管理的员工数不能超过管理的员工数不能超过7人,否则,管理幅度过人,否则,管理幅度过大会导致效率
14、低下。大会导致效率低下。因为管理幅度每一个单位量的变化都将使人际关因为管理幅度每一个单位量的变化都将使人际关系数目繁杂。系数目繁杂。管理层次与管理幅度的关系管理层次与管理幅度的关系 每个管理者的管理幅度究竟多大为宜?从未定论。每个管理者的管理幅度究竟多大为宜?从未定论。ABDC有效管理幅度的影响因素有效管理幅度的影响因素工作能力。工作能力。工作内容与性质。工作内容与性质。主管所处的管理层次越高,管理幅度越小。主管所处的管理层次越高,管理幅度越小。就是因为决策的工作量越大,用于指导和协调下就是因为决策的工作量越大,用于指导和协调下属的时间就越小;属的时间就越小;下属工作相似,管理容易;下属工作相
15、似,管理容易;计划越完善,管理越容易;计划越完善,管理越容易;非常理性事务的多少。非常理性事务的多少。组织层级和能力 概念能力概念能力 人际能力人际能力 技术能力技术能力高层高层中层中层基层基层寻找组织结构的弱点评估组织现状评估组织现状权力层级达到了最小吗权力层级达到了最小吗?(管理层级)(管理层级)要管的人太多?要管的人太多?(管理幅度)(管理幅度)管理者过分专注于某一程序或是专门技术吗?管理者过分专注于某一程序或是专门技术吗?(过度分工)(过度分工)这种工作分工会把相似的工作合并还是分开?这种工作分工会把相似的工作合并还是分开?(程序合理性)(程序合理性)组织结构对工作有无影响?组织结构对
16、工作有无影响?(结构适应性)(结构适应性)组织提出每项要履行的职责了吗?组织提出每项要履行的职责了吗?(职责明晰度)(职责明晰度)有独立王国和分得过细的问题吗?有独立王国和分得过细的问题吗?(小团体)(小团体)企业的组织结构使某个人同时有两个上司吗企业的组织结构使某个人同时有两个上司吗 (多重管理和(多重管理和 越级管理)越级管理)第二节 采购管理机制一、采购管理机制一、采购管理机制 决定采购管理由谁管、管什么、怎样管的问题,决定采购管理由谁管、管什么、怎样管的问题,即解决采购管理的权限范围、审批机制和决策程即解决采购管理的权限范围、审批机制和决策程序问题序问题采购管理机制与采购组织的不同:采
17、购管理机制与采购组织的不同:同一个采购组织在不同的采购机制下的权限不同一个采购组织在不同的采购机制下的权限不 同、决策程序不一样、审批机制不一样同、决策程序不一样、审批机制不一样二、几种不同的采购机制二、几种不同的采购机制(一)基于采购的采购管理机制:(一)基于采购的采购管理机制:为了完成采购工作而设立的采购管理组织为了完成采购工作而设立的采购管理组织特点:任务明确、采购什么、采购多少、甚至哪里特点:任务明确、采购什么、采购多少、甚至哪里 采购都已经规定好了的。采购都已经规定好了的。(二)基于生产的采购管理机制:(二)基于生产的采购管理机制:为了满足生产需要而设立的采购管理组织为了满足生产需要
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