企业行政管理之档案管理.pptx

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1、企业行政管理之企业档案管理o企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。企业档案的含义企业档案的分类企业档案的分类序号内 容代号1企业管理性档案A2基建档案B3科研档案C4产品档案D企业档案的分类企业档案的分类5设备档案E6会计档案F7合同档案G8员工档案H9特殊载体档案JA 企业管理性档案一、档案与文件的区别o尚未办理完毕的文件不是档案，凡处在文书处理过程中的文件，都不能归档。o对日后没有查考价值的文件不是档案。二、件的含义二、件的含义o单份文件，每份文件为一件；o各种报表、名册、图册、书刊、

2、会议记录等，一册（本）为一件；二、件的含义二、件的含义o正本与定稿为一件；o正件与附件为一件；o正文与文件处理单为一件；o原件与复制件为一件；o转发件与被转发件为一件；二、件的含义二、件的含义o来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。三、归档的主要步骤和要求三、归档的主要步骤和要求文件材料归档可分为11个步骤：1 收集文件7 文件著录2 区分年度8 填备考表3 划分期限9 文件装盒4 文件装订 10 打印目录5 文件排列 11 入库装箱柜6 文件编号1、收集文件o把反映本单位主要活动的，应该归档的文件材料收集齐全、完整。o对不需归档的文件要进行剔除。o要注意“帐外

3、”文件的收集，特别是各种上报图表、花名册、本单位出版的书刊和外出开会带回的会议文件等。2、区分年度 根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。具体如下：2、区分年度 具体如下：o一般的文件材料，放在其形成的年度归档。o计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。o多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。o长远规划，放在文件内容针对的头一年。o跨年度的会议，放在闭幕年。o跨年度的案件，放在结案的一年。3、划分期限o准确地判定每一份文件和每一组文件的价值o保管期限分别定为：o永久（无限期）、o长期（1650年）、o短期（15年以下）4

4、、文件装订o修裱破损或页幅过小的文件o复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制。o 对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠o组合件内的文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。4、文件装订o装订 采用左侧、下侧对齐方式 对，用不锈钢钉装订或线装订。不不锈锈钢钢钉钉 三三点点一一线线装装订订5、文件排列o由单位档案室集中归档的单位:先将归档的文件材料按三

5、个保管期限分开，同一保管期限的文件材料按照“机构时间”或时间先后排列。o由各部门分别整理归档的单位：先将归档文件按机构分开，再将同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先后排列。o 尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成的文件材料排列在一起。5、文件排列o统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、来文与复文、去文与复文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件形成的时间先后排列。o同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。o同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。6、文件编号o归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。全宗

6、号类别号期 限年 度机 构件 号全宗号类别号 A期 限永久年 度2005机 构件 号15全宗号全宗号：通常指国家综合档案：通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写）有全宗号的，可不填写）全宗号类别号 A期 限永久年 度2005机 构件 号15类别号类别号：不同门类档案的代号，：不同门类档案的代号，如管理性档案为如管理性档案为A全宗号类别号 A期 限永久年 度2005机 构件 号15期限期限：档案的保管期限，分为：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期永久、长期、短期全宗号类别号 A期 限永久年 度2005机 构件 号15年度年度：以四位阿拉伯数

7、字标注：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。文件形成年度的公元纪年。全宗号类别号 A期 限永久年 度2005机 构件 号15机构机构：填写文件形成或承办部：填写文件形成或承办部门的简称或代号（不分机构编门的简称或代号（不分机构编档号的单位此栏可空）。档号的单位此栏可空）。全宗号类别号 A期 限永久年 度2005机 构件 号15件号件号：以年度为界限，由档案室集中：以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个流每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件

8、号应做到不重号，不空号。水号。件号应做到不重号，不空号。不分机构编件号年度期 限文件数量件 号2005永久45145长期2501250短期28512852005永久58158长期2101210短期2801280分机构编件号年度机构期 限文件数量件 号2005办公室永久50150长期2001200短期28012802005业务科永久78178长期1851185短期2501250.o在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归档，可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。7、文件著录 把归档文件的有关项目录入档案管理系统。o著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全率。o必须

9、著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样）全宗号类别号年度保管期限机构 A2003 短 期归档文件目录归档文件目录件号责任者文号题 名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府2005X号 关于的通知2005-06-025件号：件号：以年度为界限，一个保管期限以年度为界限，一个保管期限编一个大流水号。编一个大流水号。全宗号类别号年度保管期限机构 A2003 短 期归档文件目录归档文件目录件号责任者文号题 名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府2005X号 关于的通知200506-025责任者：责任者：制发文

10、件的组织或个人，即制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关；联合发文文件的署名者或发文机关；联合发文的，可只著录第一责任者。的，可只著录第一责任者。全宗号类别号年度保管期限机构 A2003 短 期归档文件目录归档文件目录件号责任者文号题 名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府2005X号 关于的通知200506-025文号：文号：文件的发文字号，如文件的发文字号，如“从府从府2005X号号”全宗号类别号年度保管期限机构 A2003 短 期归档文件目录归档文件目录件号责任者文号题 名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府2005X号 关于的通知2005-06-025题名：题名

11、：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，附于原题之后，外加附于原题之后，外加“”号号全宗号类别号年度保管期限机构 A2003 短 期归档文件目录归档文件目录件号责任者文号题 名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府2005X号 关于的通知2005-06-025日期：日期：指文件形成日期。指文件形成日期。全宗号类别号年度保管期限机构 A2003 短 期归档文件目录归档文件目录件号责任

12、者文号题 名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府2005X号 关于的通知2005-06-025页数：页数：指归档文件的有效页面数，文指归档文件的有效页面数，文件处理单也要统计页数。件处理单也要统计页数。全宗号类别号年度保管期限机构 A2003 短 期归档文件目录归档文件目录件号责任者文号题 名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府2005 号 关于的通知2005-06-025备注：备注：用以标注归档文件的变化情况用以标注归档文件的变化情况或参见档号。或参见档号。8、填写备考表 盒内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不

13、填写。o整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。o检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。o日期：填写归档的年、月、日。9、文件装盒o将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。o在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图）全宗名称全宗号类别号年 度机 构期 限起止件号档档案案盒盒背背脊脊式式样样公司全宗号类别号A年 度2005机 构期 限短 期起止件号 128已已填填好好的的档档案案背背脊脊事事例例10、打印目录o按不同的保管期限打印并装订归档文件目录，一

14、式一份。o“档案目录”由“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分组成。（1）目录夹封面全宗名称公司全 宗 号类 别A期 限短期年 度2005（2）目录夹背脊全宗号机 构类别号A期 限短期年 度2005（3）填写归档情况登记表年度保管期限件数保 管接 收备注单位姓名单位姓名2002永久502003永久752004永久23.单位名称：单位名称：公司公司归档情况登记表归档情况登记表内容包括：o本年度立档单位主要工作概况，o本年度内设机构及单位领导人变化情况o本年度管理性档案（文书）归档情况o例如（见后）（4）拟写归档说明）拟写归档说明一、主要工作概况（此部分内容可在本单位年终总结内抽

15、出主要内容填写）二、机构、领导人变化情况1、本公司内设5个部门（、.）共有职工人。2、领导人变化情况 任总经理 任财务总监 任技术总监三、本年度文书归档情况 本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全，严格划分保管期限，及时归档，编制了档案目录，共归档308件，其中永久108件，编号1108件；长100件，编号从100件；短期100件，编号1100。二四年月公司二三年归档说明全宗号类别号年度保管期限机构 A2005 短 期归档文件目录归档文件目录件号责任者文号题 名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府2005x号 关于的通知2005-06-025（5）打印归档文件目录o装订“档

16、案目录”如果每年文件数量不多，形成目录页数较少，可将若干年度的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中（每年的归档文件须另起一个流水号）。o具体装订时，先放置“归档情况登记表”，再按时间先后顺序将若干年的“归档说明”排在前面，在按顺序接排相应年度的归档文件目录。11、入库装箱柜入库装箱柜 o室库内档案箱柜装具应排列有序，统一编号。有利于提供利用。o一般要求采用分保管期限排架方法，这种方法便于档案按年度、保管期限进行检索。档案存放方式采用竖放方式，从上到下，从左到右有序排列存放，它的优点是便于存放和拿取档案。G 企业经济合同管理类o经济合同档案是本企业对各类企业和客户授信活动中形成的，反映信用

17、业务工作情况并且有保存价值的文件材料的总称。主要指企业的生产经营、销售合同及客户管理档案。o根据企业的实际情况可设置为经济合同、客户管理档案类。合同材料的分类整理1可按合同形成的地区排列。2可按合同形成的时间顺序进行排列。3可按合同形成的内容种类进行排列。类目标识编制：（1）适用中小型企业、合同材料不多：o G 1 1 案卷号（顺序号）目录号（第1本目录）大类代字 （企业经济合同管理 类）（2）适用大中型企业，合同、客）适用大中型企业，合同、客户材料较多的户材料较多的o根据本单位的实际工作中产生根据本单位的实际工作中产生的合同材料而定，类目设置可的合同材料而定，类目设置可增可减。增可减。4.合

18、同档案保管期限分为合同档案保管期限分为长期（长期（1650年）和年）和短期（短期（115年）。年）。5、合同档案的整理（1）单份合同的整理（2）以卷的形式整理的方法 a.卷内文件排列 b.编页码 c.拟写案卷标题 顺序号文号责任者题 名 日期页号备注1公司 合同2002.02.051.卷内文件目录卷内文件目录全宗号目录号G1.1案卷号1d.填写卷内目录填写卷内目录案卷封面案卷封面公司 公司与公司签定合同、协议书自 2002年2月至2005年2月保管期限长期本卷共 1件 23页归档号全宗号目录号G1.1案卷号13e.编制封面编制封面 f.案卷装订 g.入盒 h.编制“档案目录”卷号归档号题名起止日期卷内页数保管期限备注13 公司与公司签定合同、协议书2002.02.10-2005.02.2023长期案卷目录案卷目录案卷目录式样案卷目录式样全宗名称公司全 宗 号目 录 号G1.1起止年度2002-2005“档案目录档案目录”封面式样封面式样全宗号目录号G1.3年 度2002-2005案卷号1-50保管期限长期“档案目档案目录录”背脊背脊式样式样 祝学习进步！祝学习进步！