K3采购管理系统培训.pptx

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1、金蝶软件（中国）有限公司金蝶软件（中国）有限公司中山分公司培训中心中山分公司培训中心采购管理系统培训采购管理系统培训采购管理系统培训采购管理系统培训K/3K/3工业供需链工业供需链工业供需链工业供需链采购业务处理采购业务处理采购管理系统与其他系统的关系：采购管理系统与其他系统的关系：采购申请单外购入库单采购发票生产计划管理采购管理系统应付款系统仓存管理系统审核、核销存货核算系统绿色单据为仓管人员所作绿色单据为仓管人员所作采购申请单采购申请单采购订单采购订单收料通知单收料通知单外购入库单外购入库单采购发票采购发票红字外购红字外购入库单入库单采购退货采购退货通知单通知单红字采红字采购发票购发票采购

2、管理系统采购管理系统基本业务流程图基本业务流程图日常采购业务流程:1.1.采购部采购员填制采购申请单采购部采购员填制采购申请单采购部采购员填制采购申请单采购部采购员填制采购申请单2.2.分管理领导审批分管理领导审批分管理领导审批分管理领导审批3.采购部采购员依据请购单编制采购部采购员依据请购单编制采购部采购员依据请购单编制采购部采购员依据请购单编制采购订单采购订单采购订单采购订单4.授权人员审核采购订单并发出授权人员审核采购订单并发出授权人员审核采购订单并发出授权人员审核采购订单并发出编制采购申请单编制采购申请单审核申请单审核申请单编制采购订单编制采购订单审核订单审核订单订货订货日常采购业务流

3、程:5.5.采购货物到货，采购员制作采购货物到货，采购员制作采购货物到货，采购员制作采购货物到货，采购员制作收货通知单收货通知单收货通知单收货通知单6.6.收货通知单经主管审核后交收货通知单经主管审核后交收货通知单经主管审核后交收货通知单经主管审核后交库管员库管员库管员库管员7.7.库管员验收产品入库库管员验收产品入库库管员验收产品入库库管员验收产品入库,填制入填制入填制入填制入库单库单库单库单8.8.仓库主管对入库单审核仓库主管对入库单审核仓库主管对入库单审核仓库主管对入库单审核编制收货通知单编制收货通知单审核收货单审核收货单填制入库单填制入库单审核入库单审核入库单收货收货日常采购业务流程:

4、9.9.财务部门收到发票财务部门收到发票财务部门收到发票财务部门收到发票10.10.财务人员将收到的发票与入财务人员将收到的发票与入财务人员将收到的发票与入财务人员将收到的发票与入库单勾对库单勾对库单勾对库单勾对11.11.分配采购费用分配采购费用分配采购费用分配采购费用12.12.制作采购入库会计凭证制作采购入库会计凭证制作采购入库会计凭证制作采购入库会计凭证收到购货发票审核发票分配费用制作凭证收到发票收到发票收到发票收到发票采购业务总体流程选单构稽选 单手工录入手工录入手工录入选 单手工录入手工录入选 单选 单选单选 单采购申请单销售订单采购订单审核订单采购申请单审核 生产任务单手工录入收

5、料通知单审核 收料通知单外购入库单采购发票采购发票审核 外购入库单审核 退料通知单退料通知单审核 选 单应付账系统 总账系统 采购业务处理采购业务处理采购业务流程采购业务流程采购业务流程采购业务流程为什么会产生不同的采购业务流程？为什么会产生不同的采购业务流程？为什么会产生不同的采购业务流程？为什么会产生不同的采购业务流程？达到企业的时间和进行处理的先后不同而产生了各种达到企业的时间和进行处理的先后不同而产生了各种达到企业的时间和进行处理的先后不同而产生了各种达到企业的时间和进行处理的先后不同而产生了各种应用流程。应用流程。应用流程。应用流程。企业采购业务的三种主要单据及相关单据：企业采购业务

6、的三种主要单据及相关单据：企业采购业务的三种主要单据及相关单据：企业采购业务的三种主要单据及相关单据：（1 1 1 1）采购订单）采购订单）采购订单）采购订单 采购申请单采购申请单采购申请单采购申请单（2 2 2 2）外购入库单）外购入库单）外购入库单）外购入库单 收收收收/退料通知单退料通知单退料通知单退料通知单（3 3 3 3）采购发票）采购发票）采购发票）采购发票 采购业务类型采购业务类型我们将采购业务流程归纳为下列几种：我们将采购业务流程归纳为下列几种：我们将采购业务流程归纳为下列几种：我们将采购业务流程归纳为下列几种：货到单未到货到单未到货到单未到货到单未到 单货同到单货同到单货同到

7、单货同到 单先到货后到单先到货后到单先到货后到单先到货后到 退货业务退货业务退货业务退货业务 暂估入库暂估入库暂估入库暂估入库以下我们就按照这五种情况，用案例数据走完以下我们就按照这五种情况，用案例数据走完以下我们就按照这五种情况，用案例数据走完以下我们就按照这五种情况，用案例数据走完每个流程的全部操作每个流程的全部操作每个流程的全部操作每个流程的全部操作1.货到单未到货到单未到 案例：案例：案例：案例：采购部采购人员王和于采购部采购人员王和于采购部采购人员王和于采购部采购人员王和于2000/5/22000/5/2日向新华公司购买日向新华公司购买日向新华公司购买日向新华公司购买Y001Y001

8、杯盖杯盖杯盖杯盖200200只，单价只，单价只，单价只，单价1 1元（不含税）。元（不含税）。元（不含税）。元（不含税）。2000/5/32000/5/3日日日日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓经检验合格后入库。仓经检验合格后入库。仓经检验合格后入库。仓经检验合格后入库。2000/5/72000/5/7日新华公司开出增日新华公司开出增日新华公司开出增日新华公司开出增值税发票。值税发票。值税发票。值税发票。案例特点：该业务是货先到采购发票后到案例特点：

9、该业务是货先到采购发票后到案例特点：该业务是货先到采购发票后到案例特点：该业务是货先到采购发票后到,仓库先收到仓库先收到仓库先收到仓库先收到货物入库货物入库货物入库货物入库,收到发票后财务才入帐。（一般是同一会计收到发票后财务才入帐。（一般是同一会计收到发票后财务才入帐。（一般是同一会计收到发票后财务才入帐。（一般是同一会计期间发生的业务）期间发生的业务）期间发生的业务）期间发生的业务）业务处理流程业务处理流程采购申请单采购申请单采购订单采购订单采购收料通知单采购收料通知单外购入库单外购入库单采购发票（自动传递到应付款采购发票（自动传递到应付款系统）系统）绿色字体的单据为可省略不做绿色字体的单

10、据为可省略不做绿色字体的单据为可省略不做绿色字体的单据为可省略不做注意要点！注意要点！外购入库单可以根据采购订单或收料通知单关联生成外购入库单可以根据采购订单或收料通知单关联生成 采购发票可以根据采购订单或外购入库单关联生成，采购发票可以根据采购订单或外购入库单关联生成，关联采购订单生成时可取到其中的单价信息关联采购订单生成时可取到其中的单价信息 传递到应付款子系统中的发票，不能在应付款系统中传递到应付款子系统中的发票，不能在应付款系统中生成凭证，只能在存货核算系统中做生成凭证，只能在存货核算系统中做 采购发票审核时，如所发生采购业务有运费或采购费采购发票审核时，如所发生采购业务有运费或采购费

11、用发生，须将费用发票和外购入库单与采购发票进行用发生，须将费用发票和外购入库单与采购发票进行勾稽审核勾稽审核相关概念相关概念单据关闭与反关闭单据关闭与反关闭 关闭表示该单据通过关联、下达等方式，已被下关闭表示该单据通过关联、下达等方式，已被下关闭表示该单据通过关联、下达等方式，已被下关闭表示该单据通过关联、下达等方式，已被下级单据执行完毕。级单据执行完毕。级单据执行完毕。级单据执行完毕。关闭分自动关闭和手工关闭两种，其中自动关闭关闭分自动关闭和手工关闭两种，其中自动关闭关闭分自动关闭和手工关闭两种，其中自动关闭关闭分自动关闭和手工关闭两种，其中自动关闭是在单据关联过程中自动实现的，手工干预的只

12、是在单据关联过程中自动实现的，手工干预的只是在单据关联过程中自动实现的，手工干预的只是在单据关联过程中自动实现的，手工干预的只是手工关闭和反关闭。是手工关闭和反关闭。是手工关闭和反关闭。是手工关闭和反关闭。执行关闭的单据必须是已审核的单据，而自动关执行关闭的单据必须是已审核的单据，而自动关执行关闭的单据必须是已审核的单据，而自动关执行关闭的单据必须是已审核的单据，而自动关闭的单据不能实行反关闭。手工关闭是人为操作闭的单据不能实行反关闭。手工关闭是人为操作闭的单据不能实行反关闭。手工关闭是人为操作闭的单据不能实行反关闭。手工关闭是人为操作的，可以执行反关闭操作。的，可以执行反关闭操作。的，可以执

13、行反关闭操作。的，可以执行反关闭操作。2.单货同到和单先到货后到单货同到和单先到货后到 案例：案例：案例：案例：采购部采购人员王和于采购部采购人员王和于采购部采购人员王和于采购部采购人员王和于2000/5/42000/5/4日向佳和公司购买日向佳和公司购买日向佳和公司购买日向佳和公司购买Y003Y003内胆内胆内胆内胆200200只，单价只，单价只，单价只，单价3 3元（不含税）。元（不含税）。元（不含税）。元（不含税）。2000/5/82000/5/8日货日货日货日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓检到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓检到，当日采购部门通知仓库入库，仓库

14、管理员赵仓检到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓检验合格后入库。同日佳和公司开出增值税发票。验合格后入库。同日佳和公司开出增值税发票。验合格后入库。同日佳和公司开出增值税发票。验合格后入库。同日佳和公司开出增值税发票。案例特点：该业务是发票和货物同时到达或发票先到案例特点：该业务是发票和货物同时到达或发票先到案例特点：该业务是发票和货物同时到达或发票先到案例特点：该业务是发票和货物同时到达或发票先到货后到，一般在同一期间内发生。单先到货未到时，货后到，一般在同一期间内发生。单先到货未到时，货后到，一般在同一期间内发生。单先到货未到时，货后到，一般在同一期间内发生。单先到货未到时，企业是

15、不付款的，此时可以将该发票暂放，等货到后企业是不付款的，此时可以将该发票暂放，等货到后企业是不付款的，此时可以将该发票暂放，等货到后企业是不付款的，此时可以将该发票暂放，等货到后一起处理。一起处理。一起处理。一起处理。业务处理流程业务处理流程:采购申请单采购申请单采购订单采购订单采购发票采购发票采购收采购收料通知单料通知单（从采购发票获取）（从采购发票获取）外购入库单外购入库单 如用户没有采购申请单的程序如用户没有采购申请单的程序如用户没有采购申请单的程序如用户没有采购申请单的程序,则可以省略则可以省略则可以省略则可以省略相关概念相关概念 单据拆分与合并单据拆分与合并单据拆分与合并单据拆分与合

16、并 该功能用于解决前期暂估入库单部分到货后的钩稽、或者该功能用于解决前期暂估入库单部分到货后的钩稽、或者该功能用于解决前期暂估入库单部分到货后的钩稽、或者该功能用于解决前期暂估入库单部分到货后的钩稽、或者一张当期单据需要部分记入成本等问题一张当期单据需要部分记入成本等问题一张当期单据需要部分记入成本等问题一张当期单据需要部分记入成本等问题 该功能只对外购入库单和销售出库单有效该功能只对外购入库单和销售出库单有效该功能只对外购入库单和销售出库单有效该功能只对外购入库单和销售出库单有效(K39.2(K39.2发票亦可发票亦可发票亦可发票亦可)拆分和合并条件拆分和合并条件拆分和合并条件拆分和合并条件

17、 进行拆分的出入库单必须是已审核、未核销的单据进行拆分的出入库单必须是已审核、未核销的单据进行拆分的出入库单必须是已审核、未核销的单据进行拆分的出入库单必须是已审核、未核销的单据 进行合并的单据必须是以前被拆分、未核销且未记帐的子进行合并的单据必须是以前被拆分、未核销且未记帐的子进行合并的单据必须是以前被拆分、未核销且未记帐的子进行合并的单据必须是以前被拆分、未核销且未记帐的子单单单单 拆分影响拆分影响拆分影响拆分影响 已拆分的出入库单不能反审核已拆分的出入库单不能反审核已拆分的出入库单不能反审核已拆分的出入库单不能反审核 母单可拆分无数次，而子单不能再执行拆分操作母单可拆分无数次，而子单不能

18、再执行拆分操作母单可拆分无数次，而子单不能再执行拆分操作母单可拆分无数次，而子单不能再执行拆分操作3.退货业务退货业务 案例：案例：仓库人员赵苍发现仓库人员赵苍发现仓库人员赵苍发现仓库人员赵苍发现2000/5/82000/5/8日向佳和公司购买日向佳和公司购买日向佳和公司购买日向佳和公司购买入库的入库的入库的入库的Y003Y003内胆内胆内胆内胆100100个有质量问题，采购人员个有质量问题，采购人员个有质量问题，采购人员个有质量问题，采购人员决定与决定与决定与决定与2000/5/102000/5/10日退货。日退货。日退货。日退货。2000/5/122000/5/12日佳和公司日佳和公司日佳

19、和公司日佳和公司开出红字增值税发票。开出红字增值税发票。开出红字增值税发票。开出红字增值税发票。业务处理流程业务处理流程:退料通知单退料通知单红字外购入库单红字外购入库单红字采红字采购发票购发票退料通知单可以省略退料通知单可以省略退料通知单可以省略退料通知单可以省略相关概念相关概念对等核销对等核销该功能主要用于红、蓝字的外购入库单、销该功能主要用于红、蓝字的外购入库单、销该功能主要用于红、蓝字的外购入库单、销该功能主要用于红、蓝字的外购入库单、销售出库单、采购发票及销售发票的核销。售出库单、采购发票及销售发票的核销。售出库单、采购发票及销售发票的核销。售出库单、采购发票及销售发票的核销。对等核

20、销的单据必须是两张业务相同、数据对等核销的单据必须是两张业务相同、数据对等核销的单据必须是两张业务相同、数据对等核销的单据必须是两张业务相同、数据相反的单据。相反的单据。相反的单据。相反的单据。对等核销时一次只能选择两张单据进行；但对等核销时一次只能选择两张单据进行；但对等核销时一次只能选择两张单据进行；但对等核销时一次只能选择两张单据进行；但反核销时只需选择一张单据反核销。反核销时只需选择一张单据反核销。反核销时只需选择一张单据反核销。反核销时只需选择一张单据反核销。4.暂估入库暂估入库案例：案例：案例：案例：采购部采购人员王和于采购部采购人员王和于采购部采购人员王和于采购部采购人员王和于2

21、000/5/282000/5/28日向北新公司购买日向北新公司购买日向北新公司购买日向北新公司购买Y002Y002杯身杯身杯身杯身200200只，单价只，单价只，单价只，单价2 2元（不含税）元（不含税）元（不含税）元（不含税）2000/5/312000/5/31日货日货日货日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓经检验合格后入库。月底发票未到。经检验合格后入库。月底发票未到。经检验合格后入库。月底发票未到。经检验合格后入库。月底发票未到。案案案案例例例例

22、特特特特点点点点：该该该该业业业业务务务务是是是是货货货货先先先先到到到到采采采采购购购购发发发发票票票票当当当当月月月月无无无无法法法法到到到到达达达达,单单单单货货货货的的的的处处处处理理理理不不不不在在在在同同同同一一一一会会会会计计计计期期期期间间间间内内内内,所所所所以以以以财财财财务务务务上上上上一一一一般般般般当当当当月对其估价入帐，下月初再生成红字冲回凭证。月对其估价入帐，下月初再生成红字冲回凭证。月对其估价入帐，下月初再生成红字冲回凭证。月对其估价入帐，下月初再生成红字冲回凭证。暂估业务处理流程暂估业务处理流程:采购申请单采购申请单采购申请单采购申请单 采购订单采购订单采购订

23、单采购订单采购收料通知单采购收料通知单采购收料通知单采购收料通知单外外外外购入库单购入库单购入库单购入库单采购发票（下月做）采购发票（下月做）采购发票（下月做）采购发票（下月做）注意要点！注意要点！对于暂估凭证有两种处理方法对于暂估凭证有两种处理方法:单到冲回单到冲回单到冲回单到冲回即发票帐单到后，执行一定操作冲销原来的暂估即发票帐单到后，执行一定操作冲销原来的暂估即发票帐单到后，执行一定操作冲销原来的暂估即发票帐单到后，执行一定操作冲销原来的暂估凭证凭证凭证凭证 月初冲回月初冲回月初冲回月初冲回即即即即不不不不管管管管发发发发票票票票帐帐帐帐单单单单是是是是否否否否到到到到，结结结结帐帐帐帐

24、至至至至下下下下月月月月后后后后系系系系统统统统自自自自动动动动将上月暂估凭证作红字冲销将上月暂估凭证作红字冲销将上月暂估凭证作红字冲销将上月暂估凭证作红字冲销单到冲回操作步骤单到冲回操作步骤 当月将当月将当月将当月将“外购入库单外购入库单外购入库单外购入库单”作估价入帐处理并生成作估价入帐处理并生成作估价入帐处理并生成作估价入帐处理并生成估价入帐凭证。估价入帐凭证。估价入帐凭证。估价入帐凭证。下月发票到后在采购系统补发票并审核。下月发票到后在采购系统补发票并审核。下月发票到后在采购系统补发票并审核。下月发票到后在采购系统补发票并审核。在在在在存存存存货货货货核核核核算算算算系系系系统统统统“

25、生生生生成成成成凭凭凭凭证证证证”中中中中做做做做暂暂暂暂估估估估冲冲冲冲回回回回凭凭凭凭证（红字冲回凭证）。证（红字冲回凭证）。证（红字冲回凭证）。证（红字冲回凭证）。进进进进行行行行“外外外外购购购购入入入入库库库库核核核核算算算算”后后后后，系系系系统统统统将将将将自自自自动动动动生生生生成成成成“补差额外购入库单补差额外购入库单补差额外购入库单补差额外购入库单”。在在在在存存存存货货货货核核核核算算算算系系系系统统统统“生生生生成成成成凭凭凭凭证证证证”中中中中做做做做外外外外购购购购入入入入库库库库凭凭凭凭证。证。证。证。月初一次冲回操作步骤月初一次冲回操作步骤 当当当当月月月月将将

26、将将“外外外外购购购购入入入入库库库库单单单单”作作作作估估估估价价价价入入入入帐帐帐帐处处处处理理理理并并并并生生生生成成成成估估估估价价价价入帐凭证。入帐凭证。入帐凭证。入帐凭证。下下下下月月月月月月月月初初初初系系系系统统统统在在在在存存存存货货货货核核核核算算算算系系系系统统统统中中中中自自自自动动动动生生生生成成成成“红红红红字字字字冲冲冲冲回凭证回凭证回凭证回凭证”冲销估价入帐凭证。冲销估价入帐凭证。冲销估价入帐凭证。冲销估价入帐凭证。如如如如下下下下月月月月仍仍仍仍未未未未收收收收到到到到发发发发票票票票，月月月月末末末末须须须须在在在在存存存存货货货货核核核核算算算算系系系系统

27、统统统中中中中做做做做估价入帐凭证。估价入帐凭证。估价入帐凭证。估价入帐凭证。发票到后采购系统中做发票并审核生成凭证。发票到后采购系统中做发票并审核生成凭证。发票到后采购系统中做发票并审核生成凭证。发票到后采购系统中做发票并审核生成凭证。同同同同时时时时系系系系统统统统也也也也会会会会在在在在采采采采购购购购系系系系统统统统中中中中自自自自动动动动生生生生成成成成“补补补补差差差差额额额额外外外外购购购购入库单入库单入库单入库单”。5.受托代销业务（特殊业务）受托代销业务（特殊业务）1.1.1.1.收收收收到到到到受受受受托托托托商商商商品品品品时时时时，做做做做一一一一张张张张收收收收料料料

28、料通通通通知知知知单单单单，注注注注意意意意存存存存放放放放仓库应当是待检仓仓库应当是待检仓仓库应当是待检仓仓库应当是待检仓2.2.2.2.销销销销售售售售受受受受托托托托商商商商品品品品时时时时，要要要要从从从从待待待待检检检检仓仓仓仓转转转转出出出出相相相相同同同同数数数数量量量量的的的的商商商商品品品品，先先先先关关关关联联联联（待待待待检检检检仓仓仓仓）收收收收料料料料通通通通知知知知单单单单做做做做外外外外购购购购入入入入库库库库单单单单，入入入入实实实实仓仓仓仓，同同同同时时时时生生生生成成成成采采采采购购购购发发发发票票票票（此此此此发发发发票票票票是是是是与与与与委委委委托托托

29、托方方方方的的的的结结结结算算算算发发发发票票票票），最最最最后后后后还还还还要要要要再再再再做做做做一一一一张张张张实实实实际际际际的的的的销销销销售售售售发发发发票和销售发出单，发到目标客户。票和销售发出单，发到目标客户。票和销售发出单，发到目标客户。票和销售发出单，发到目标客户。3.3.3.3.当当当当还还还还有有有有受受受受托托托托商商商商品品品品要要要要退退退退回回回回到到到到受受受受托托托托方方方方时时时时，只只只只要要要要再再再再做做做做一一一一张退料通知单，从待检仓发回受托方即可。张退料通知单，从待检仓发回受托方即可。张退料通知单，从待检仓发回受托方即可。张退料通知单，从待检仓

30、发回受托方即可。4.4.4.4.在在在在仓仓仓仓存存存存系系系系统统统统的的的的虚虚虚虚仓仓仓仓管管管管理理理理业业业业务务务务报报报报表表表表中中中中，通通通通过过过过“待待待待检检检检代代代代管管管管物物物物料料料料收收收收发发发发台台台台帐帐帐帐”可可可可以以以以查查查查看看看看到到到到受受受受托托托托商商商商品品品品结结结结余余余余的的的的情况。情况。情况。情况。相关概念相关概念下推式单据关联下推式单据关联就是在源单据的序时簿上自动生成目标单据。就是在源单据的序时簿上自动生成目标单据。就是在源单据的序时簿上自动生成目标单据。就是在源单据的序时簿上自动生成目标单据。单据传输采用主动方式传递，有利于缩短事单据传输采用主动方式传递，有利于缩短事单据传输采用主动方式传递，有利于缩短事单据传输采用主动方式传递，有利于缩短事务处理时间，简化用户操作。务处理时间，简化用户操作。务处理时间，简化用户操作。务处理时间，简化用户操作。下推式单据关联模式适合业务流程简单明晰、下推式单据关联模式适合业务流程简单明晰、下推式单据关联模式适合业务流程简单明晰、下推式单据关联模式适合业务流程简单明晰、或业务需要强制性管理的用户使用。或业务需要强制性管理的用户使用。或业务需要强制性管理的用户使用。或业务需要强制性管理的用户使用。