文书流程管理规范.pptx

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1、 文書流程管理規範主講人：行政院研考會科長翁栢萱主講人：行政院研考會科長翁栢萱2壹、制度沿革與法令壹、制度沿革與法令貳、實務作業總論貳、實務作業總論肆、管制標準肆、管制標準伍、管制方法伍、管制方法柒、公文檢核柒、公文檢核參、權責劃分參、權責劃分陸、文書稽催陸、文書稽催捌、一般公文時效管制捌、一般公文時效管制玖、專案管制案件時效管制玖、專案管制案件時效管制拾、人民申請案件時效管制拾、人民申請案件時效管制拾壹、人民陳情案件時效管制拾壹、人民陳情案件時效管制拾貳、訴願案件時效管制拾貳、訴願案件時效管制簡報內容簡報內容六類公文時效統計3壹、制度沿革與法令壹、制度沿革與法令u文書處理的意義文書處理的意義

2、v主主要要法法源源：公文程式條例文書處理手冊文 書流程管理手冊v 文書及文書處理意涵文書及文書處理意涵 文書係指處理公務或與公務有關之全部文書 文書處理係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程 行政院研究發展考核委員會4貳、實務作業總論貳、實務作業總論u 管制範圍：管制範圍：全程管制全面管制v 從收文至發文（或存查）應全程列入管制v 總收、總發文件，單位收文、發文，創簽、創稿、存查等均應列入管制u 作業範圍作業範圍v 落實自律時效、全面品管v 完整登錄有效稽催精確統計周延分析 檢討改進行政院研究發展考核委員會5u 管理原則管理原則v 明確劃分作業權責v 隨時檢討、定期修訂法令v 層層負責

3、，逐級考核v 組織、法令、執行三大環節密切結合貳、實務作業總論貳、實務作業總論(續續)u 名詞釋義名詞釋義v 基本用詞基本用詞：文書流程管理文書稽催文書流程v 時效計算：時效計算：處理時限限辦日期可使用時間 發文使用時間發文平均使用日數v 文書型類：文書型類：創稿限期公文彙辦案件併辦案件專案管制v 管制技術：管制技術：自我管理以文管制以案管制 個件分析個案分析公文檢核6貳、實務作業總論貳、實務作業總論(處理流程概要圖)創稿來文總收文分送各單位承辦人簽擬會簽陳核批示送回承辦單位送文書科歸檔7貳、實務作業總論貳、實務作業總論(續續)u 97 97年年1212月修正重點月修正重點v修正名詞釋義（六）

4、文書稽催定義：狹義文書稽催，係指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或書面通知等方式查詢各個處理過程的辦理情形，促使公文能在規定期限內處理完畢；廣義文書稽催，乃指公文辦結前後，對公文處理的一種稽查作業。v增加名詞釋義（二五）以案管制之案例：以案管制案件，例如：人民為興建新建築物向建管機關提出核發建造執照之申請案件。8行政院研究發展考核委員會參、權責劃分參、權責劃分強調成員自我管理u 業務單位職責業務單位職責v 承辦人員：承辦人員：確保公文品質，依規定期限辦結並注意流程 各階段之查催管制會稿、會辦時效 簡化業務處理流程v 單位收發人員單位收發人員:管制登錄本單位每一公文流程定期稽催統計配合調卷分析

5、v 各級單位主管各級單位主管:督促作業時效核准展期及來文速別之調整建議獎懲9行政院研究發展考核委員會u 文書單位職責文書單位職責v 召集會商辦理文書管理電腦化文管案管作法登錄、彙整統計時效及稽催資料v 檢查各單位登錄及管制情形協助推動文書流程簡化 配合調卷分析提供資料提出獎懲建議。u 專責管制單位職責專責管制單位職責v 建立管理制度研訂稽核計畫定期檢核個案分析 彙送統計資料訂定專案管制特殊性案件作法 共同性問題之協調改進u 機關首長職責機關首長職責v 審核展期超過30日之案件專案管制及特殊性案件 逾處理時限30日以上者，責成人員限期結案參、權責劃分參、權責劃分(續續)10行政院研究發展考核委員

6、會u 97年年12月月修正重點修正重點v增列業務單位職責（一）每一成員應自行檢查事項：1、經辦文件：自簽辦之日起至發文之日止，應主動注意關心簽辦、會辦、陳核、發文、送達等處理流程之查催，如有查催困難情事，應即時向單位主管或文書單位反映處理。v增列業務單位職責（二）單位收發人員職責：1、管制登錄本單位每一公文處理流程經過及使用時間，逐日檢查公文處理紀錄，對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦理者，應依規定辦理稽催，並將查催資料提供單位主管參處。參、權責劃分參、權責劃分(續續)11行政院研究發展考核委員會u 97年年12月月修正重點修正重點v增列專責管制單位職責內容（二）2、綜合統計分析管制

7、成果應對內公布，並視需要提報主管會報、業務會報，並建議獎懲。或視需要舉行文書流程管理研討會議，與文書、業務及檔案等相關單位共同檢討改進。v增加機關首長（副首長或幕僚長）職責（四）公文時效優劣奬懲案件、文書流程稽核成果奬懲案件之核定。參、權責劃分參、權責劃分(續續)12行政院研究發展考核委員會肆、管制標準肆、管制標準u 計算標準計算標準v 收文發文數量v 以案為計算單元案件類別u 時效計算時效計算v 發文使用日數v 機關公文管理資訊系統應依手冊規定正確設計u 假日之計算：假日之計算：v 除一般公文、人民陳情案件及立法委員質詢案件係扣除假日計算外，其餘均包含假日計算 13行政院研究發展考核委員會肆

8、、管制標準肆、管制標準u 97年年12月月修正重點修正重點v第三節計算標準，修正假日計算範例專案管制案件、人民陳情案件之處理時限，增加訴願案件使用日數計算範例。v第三節計算標準，修正假日係指依內政部發布紀念日及節日實施辦法與行政院會同考試院發布公務人員週休2日實施辦法等規定應放假之日，其實際日數以行政院每年公布之政府行政機關辦公日曆表為準。14行政院研究發展考核委員會伍、管制方法伍、管制方法u登錄登錄v 收文至歸檔流程均應正確登錄紀錄v 依管制類別正確登錄v 實務操作關鍵實務操作關鍵 以案管制案件登錄作業開放權限給單位收發 更改公文登錄類別 15伍、管制方法伍、管制方法(續續)u 統計統計v

9、每月定期統計一次v 按行政院所公布類別，分類單獨統計v 隨機關階層與分析要求深度衡酌增加統計項目v 統計結果的運用v 統計類別與分層管制行政院研究發展考核委員會16伍、管制方法伍、管制方法(續續)u 分析分析v 一般分析一般分析：據統計結果明瞭全盤實施狀況v 個件分析：個件分析：抽樣深入分析v 實地調查：實地調查：與處理緩慢因素有關的實際問 題，應作實地調查v 個案分析：個案分析：對超過處理時限30日以上案件，應即實施個案分析行政院研究發展考核委員會17伍、管制方法伍、管制方法(續續)u 97年年12月月修正重點修正重點v第一節登錄，增列二、管制類別區分正確登錄內容（二）每日下班前2小時收到之

10、公文，應於當日編號登錄分送承辦單位，惟急要公文應隨到隨辦。當日收文應蓋當日收文日期編號戳及條碼。v第一節登錄，增列三、登錄要求在使資料連成一整體：有關收文、處理時限、改分、調整速別、核准展期、承辦、會稿、核稿、決行、繕校、發文、銷號、歸檔等作業的登錄，使其連成整體，以切合統計與稽催需要。行政院研究發展考核委員會18伍、管制方法伍、管制方法(續續)u 97年年12月月修正重點修正重點v第一節登錄，調整四、作業類型順序。v第一節登錄，增加五、改分作業規定：（一）機關公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位，單位間有分文爭議案件，應指定專人（副首長或主任秘書）協調判定，俾提昇效率。（二）改分公文之管

11、制或統計時效起算點，仍以總收文原登錄收文日期為準。行政院研究發展考核委員會19伍、管制方法伍、管制方法(續續)u 97年年12月月修正重點修正重點v第二節統計，增加四、統計結果的運用內容：（四）各機關可視實際需求列為機關內部單位績效評比項目。（五）各機關可視實際需求列為機關同仁年終考績及獎懲之參考。v第三節分析，修正1、個件分析表8文書處理流程個件抽樣分析表。2、綜合分析表9文書處理流程抽樣分析綜合檢討報告表。行政院研究發展考核委員會20陸、文書稽催陸、文書稽催訂定稽催作業訂定稽催作業u 稽催時機稽催時機v 稽催過早，不勝其煩；過遲則不能掌握時效u 實施稽催實施稽催v 承辦人自我檢查承辦人自我

12、檢查對陳核或送會逾時公文提醒催辦v 單位收發人員協助查催單位收發人員協助查催期前稽催每日查催提請個案分析未辦展期者持續稽催逾期案件應確實答復延辦理由提供單位主管查催資料行政院研究發展考核委員會21u 實施稽催實施稽催(續)v 單位主管督導催辦單位主管督導催辦期限屆滿前督促辦結督促代理人確實負責提示處理原則，或適當調配人力v 機關文書單位綜合稽催機關文書單位綜合稽催每週提報全機關逾期待辦案件資料定期陳核全機關陳判未結案件資料檢查並糾正各單位各項作業缺失久未辦結案件應予個案管制v 專責管制單位或人員專責管制單位或人員稽催作業共同性問題檢討缺失實施抽查個案分析與管制(30天)檢討稽催成果v 機關首長

13、或幕僚長機關首長或幕僚長指定適當人員實施檢核，公布成效陸、文書稽催陸、文書稽催(續續)行政院研究發展考核委員會22陸、文書稽催陸、文書稽催(續續)u 展期申請展期申請v 屆滿處理時限以前，報請核准展期v 依業務性質分訂申請展期期限v 展期累計超過30日應報請機關首長核准v 申請單格式內容欄位原則申請單格式內容欄位原則案由總收文字號收文日期展延結案日期展期次別行政院研究發展考核委員會23陸、文書稽催陸、文書稽催(續續)u 97年年12月月修正重點修正重點v第二節實施稽催，增加二、電腦系統協助稽催：（一）機關對於承辦公文將屆預定辦理期限案件，得以公文系統直接提示，或聯結電子郵件方式通知承辦人依限辦

14、結，或辦理展期作業。（二）公文承辦人之承辦案件如已逾期仍未辦結，得以公文系統直接稽催，或聯結電子郵件方式稽催承辦人，並通知承辦人之主管。行政院研究發展考核委員會24陸、文書稽催陸、文書稽催(續續)u 97年年12月月修正重點修正重點v第二節實施稽催，增加三、機關內單位收發人員協助查催：（二）對逾期案件未依規定辦理展期手續者，應提示辦理展期，已逾處理時限或受會逾時辦理案件，依稽催規定每日查催一次及持續稽催。案件如逾處理時限30日時，應即提請作個案分析。（三）對於會辦公文應依卷宗速別規定，協助稽催承辦同仁依限處理，如受會公文已逾期應辦理查催作業。（五）綜合提供單位主管查催資料，並將逾期案件逾期理由

15、及處理情形送文書或管制單位。行政院研究發展考核委員會25陸、文書稽催陸、文書稽催(續續)u 97年年12月月修正重點修正重點v第三節申請展期，增列七、辦理展期之公文以逾期案件列計，惟未屆展延結案日期前不列入稽催範圍。行政院研究發展考核委員會26柒、公文檢核柒、公文檢核u 定義定義v 提升公文處理效率的一種評核作業u 法令依據法令依據v文書處理手冊第87點u 檢核制度檢核制度v 基本原則基本原則訂定稽核項目與抽查百分比與組織及業務特性相配合 區分平時稽催與檢核選擇關鍵性檢核項目互相觀摩行政院研究發展考核委員會27行政院研究發展考核委員會柒、公文檢核柒、公文檢核(續續)u 必要檢核項目必要檢核項目

16、v登錄及統計的確實性內部傳遞作業時效資訊技術運用 不符品質公文的認定與糾正注意為民服務及便民的要求 逾期結案案件制度的執行與檢討專案管制情形u 檢核重點檢核重點v一般公文之資料登錄、統計分析等基本作業是否健全 其它以案管制案件管制統計情形u 檢核要領檢核要領v研訂稽核計畫不拘檢核形式訂定抽查百分比 發掘問題並逐條紀錄、改進28行政院研究發展考核委員會柒、公文檢核柒、公文檢核(續續)u 定期檢核定期檢核v 每半年自行檢核一次v 對所屬單位至少每年檢核一次v 檢核結果應詳加評估運用v 按權責建議並辦理獎懲u 獎懲獎懲v 依機關業務特性、組織型態、公文數量、公文處理之品質與速度等條件研訂標準v 專案

17、獎懲專案獎懲重大績效：重大績效：公文處理數量、速度、品質、內容等均優者 對制度落實推動有重大貢獻者重大缺失重大缺失：無故積壓公文情形嚴重者，損毀、棄置、遺失公文或檔案者等29行政院研究發展考核委員會柒、公文檢核柒、公文檢核(續續)u 97年年12月月修正重點修正重點v第二節作業項目，修正二、加強機關內部管理，提高各級主管核稿責任，並落實實施職務代理人制度-從事前預防與事後糾正兩方面著手。（二）針對本機關組織業務特性，明定各級主管、核稿人員、承辦人、以及文書單位對公文處理應負的責任。研訂各種業務處理程序或流程，建立職務代理人制度，作為承辦人自我檢討、主管及核稿人處理公文的準據。（四）機關視需要舉

18、行文書流程管理研討會議，擴大參與面共同檢討改進。30行政院研究發展考核委員會柒、公文檢核柒、公文檢核(續續)u 97年年12月月修正重點修正重點v第三節建立公文檢核制度之三、檢核時機，修正（三）不定期檢核由行政院研考會視各機關公文時效統計資料及因應實際需要，對院屬各機關進行檢核。v第四節獎懲之二、獎懲時機：修正於檢核以後應即參照獎懲標準，適時核予獎懲，以發揮獎懲功能。31捌、一般公文時效管制捌、一般公文時效管制u 處理時限處理時限 自收文次日起算自收文次日起算v 最速件最速件：1日（工作天）v 速件：速件：3日（工作天）v 普通件：普通件：6日（工作天）v 限期公文：限期公文：依來文或規定所訂

19、之期限速別欄不填列宜訂定特定日期文到日內見復(日係指日曆天)行政院研究發展考核委員會32行政院研究發展考核委員會捌、一般公文時效管制捌、一般公文時效管制(續續)u 管制原則管制原則v 限期公文限期公文 有兩個期限時以最後者為限辦日期 收文時已逾限者視為普通件v 彙辦案件：彙辦案件：彙辦案件得依機關實際需要採以下管制處理方式進行以案管制：承辦人所收受彙辦案件，首件公文應針對全案研擬意見後存查銷號，並同時將之轉為銷號未結案件（銷號續辦案件），後續之彙辦文皆於收文併首件辦理後存查銷號，惟最後1件應作為彙辦簽擬基礎，並以該件計算本彙辦案處理時效，該件辦結銷號時，同時註銷首件銷號未結紀錄v 併辦案件：併

20、辦案件：以首件收文進行管制，其餘併案公文得於簽准後存查銷號 33行政院研究發展考核委員會捌、一般公文時效管制捌、一般公文時效管制(續續)u 管制原則管制原則v 特殊性案件：特殊性案件：機關針對涉特定業務之公文自行統一訂定管制期限之案件v 開會、會勘通知單：開會、會勘通知單：以會議日或會議後之特定日數為限辦日期34捌、一般公文時效管制捌、一般公文時效管制(續續)u 時限計算標準時限計算標準(發文使用日數發文使用日數)v 收文之次日至發文日止之日數扣除假日v 限期公文限期公文：限辦日期前辦畢時，最高以6日算 逾限辦日期始辦畢，以實際使用日數算行政院研究發展考核委員會35捌、一般公文時效管制捌、一般

21、公文時效管制(續續)u97年年12月月修正重點修正重點v第二節管制原則，簡併彙辦案件管制處理方式為三、彙辦案件得依機關實際需要採以下管制處理方式進行 以案管制：承辦人所收受彙辦案件，首件公文應針對 全案研擬意見後存查銷號，並同時將之轉為銷號未 結案件（銷號續辦案件），後續之彙辦文皆於收文 併首件辦理後存查銷號，惟最後1件應作為彙辦簽擬基 礎，並以該件計算本彙辦案處理時效，該件辦結銷號 時，同時註銷首件銷號未結紀錄。行政院研究發展考核委員會36捌、一般公文時效管制捌、一般公文時效管制(續續)u97年年12月修正重點月修正重點v修正一般公文會辦處理時限文字：會辦之文件，受會單位應視同速件，並依收發

22、文程序辦理。行政院研究發展考核委員會37玖、專案管制案件時效管制玖、專案管制案件時效管制u 處理時限處理時限v 依個案申請奉准之處理時限v 一次得申請之處理時限不得超過6個月u 由一般公文申請審核而成案由一般公文申請審核而成案v 實質要件：實質要件：繁雜案件始得列入專案v 程序要件：程序要件：原時限屆滿時程送管制單位審查 定期提報前申請，惟依主管書面指示列入專案者不在此限 須訂定作業執行情形至結案行政院研究發展考核委員會38玖、專案管制案件時效管制玖、專案管制案件時效管制(續續)u 其他管制原則其他管制原則v 立委質詢、人民申請、陳情、訴願案等均 不另列入專案v 可以通案方式一次簽准v 避免為

23、降低機關平均發文使用日數，將不符實質要件者列入專案管制u 時效計算標準時效計算標準v 以第一次申請奉准之處理時限審定依限 或逾限辦結行政院研究發展考核委員會39玖、專案管制案件時效管制玖、專案管制案件時效管制(續續)u 97年年12月月修正重點修正重點v第二節管制原則修正一、專案管制案件應符以下成立要件（二）程序要件3、應由主管單位敘明專案名稱與申請理由，並訂定作業時程及預定完成時間，送交管制單位依以往案件處理時間，審核其申請時間是否合理後，簽請機關首長或幕僚長核准。v第三節處理時限修正表11、專案管制案件申請作業流程（範例）。行政院研究發展考核委員會40拾、人民申請案件時效管制拾、人民申請案

24、件時效管制u 行政程序法第行政程序法第5151條規定條規定v 指人民依法規（包括行政命令）得提出之申請u 處理時效處理時效v 依行政程序法第51條規定應按各事項類別，訂定處理期間公告v 各類人民申請案件處理時限應彙編成冊行政院研究發展考核委員會41拾、人民申請案件時效管制拾、人民申請案件時效管制(續續)u 管制原則管制原則v 屬以案管制之類型別屬以案管制之類型別 單獨管制系統可另編號列管較能以案管制 未建置單獨系統者，可採首件不銷號方式v 不合法定程式時應詳細說明一次通知補正v 簽請延長應以一次為限，其申請日數不得超過 原公告處理時限v 處理時限長達數月之繁雜案件，宜將各審查 階段、結果等相關

25、資訊公布於網站行政院研究發展考核委員會42u 時效計算標準時效計算標準v 按各類目處理時限，分別審定依限與逾限辦結v 通知補正者，所經過之期間得予扣除u 常見問題常見問題v 登錄為一般公文或人民陳情案件進行管制統計v 未依各類別訂定處理期限及公告，並依處理期限 落實管制v 避免先存後辦、通知補件即銷案行政院研究發展考核委員會拾、人民申請案件時效管制拾、人民申請案件時效管制(續續)43u97年年12月月修正重點修正重點v人民申請案件之申請人修正為人民（團體）。v第二節管制原則，修正處理時限長達數月且需多方會勘（查）或會議（商）之案件，宜研議將申辦之各審查階段時點、審查結果及相關資訊公布於網站，提

26、供民眾查詢。v第三節處理時限，修正按其性質由各機關自行分類編目，依各類目作業量的繁簡，分別訂定處理時限。如辦理過程需時超過6日者，應分別訂定處理過程各階段的期限，並明白公告於機關網站，同時應注意下列事項。行政院研究發展考核委員會拾、人民申請案件時效管制拾、人民申請案件時效管制(續續)44拾壹、人民陳情案件時效管制拾壹、人民陳情案件時效管制u 人民陳情案件人民陳情案件(行政程序法第行政程序法第168168條條)v 範圍：範圍：行政興革之建議行政法令之查詢行政違失之舉發行政上權益之維護u處理時限處理時限v 視業務性質分別訂定處理時限視業務性質分別訂定處理時限案件形式及來源涉及機關數是否涉及政策研訂

27、v 全案處理時限為全案處理時限為 30 30 日日行政院研究發展考核委員會45行政院研究發展考核委員會拾壹、人民陳情案件時效管制拾壹、人民陳情案件時效管制(續續)u 管制原則管制原則v 屬以案管制之管制類別，應以案件實質妥處為 解除管制條件v 確實依全面管制原則分類登錄管制確實依全面管制原則分類登錄管制 單位收文重新檢視類別登錄電子民意信箱郵件亦 應納入統計u 時限計算標準時限計算標準v 以處理時限30日審定依限或逾限辦結 46行政院研究發展考核委員會拾壹、人民陳情案件時效管制拾壹、人民陳情案件時效管制(續續)u 97年年12月月修正重點修正重點 v第三節處理時限，增加各機關之陳情案件，應視業

28、務性質分別訂定處理時限並以公布於機關資訊網等方式公告週知，各種處理時限不得超過30日。例如行政院院長電子民意信箱限辦日期為5天，首長電子民意信箱限辦日期7天等。47拾貳、訴願案件時效管制拾貳、訴願案件時效管制u 本手冊所指應以案管制之訴願案件本手冊所指應以案管制之訴願案件v 各級行政機關訴願審議委員會受理人民提起 訴願之案件v 原處分機關自行撤銷或變更原處分之案件u 處理時限處理時限v訴願決定書應於3個月內為之，必要時得予延長為5個月，並通知訴願人行政院研究發展考核委員會48行政院研究發展考核委員會拾貳、訴願案件時效管制拾貳、訴願案件時效管制(續續)u 管制原則管制原則v 受理案件數較多之機關

29、，建議規劃建置單獨之管制資訊化 系統v 未建立獨立管制系統者，為以案管制，可採首件不銷號 方式管制v 處理中有發文需要者，例如：訴願答辯書、訴願處理過程 中相互查詢資料依一般公文處理時效規定管制處理u 時限計算標準時限計算標準v 以處理時限3個月審定依限或逾限辦結v 經事前報准延長，同時通知訴願人及參加人，並於5個月 內辦結時，仍可列為依限辦結49行政院研究發展考核委員會拾貳、訴願案件時效管制拾貳、訴願案件時效管制(續續)u 97年年12月月修正重點修正重點v第二節管制原則，修正以案管制之訴願案件（二）人民向原行政處分機關提起訴願，原行政處分機關認訴願為有理由，而自行撤銷或變更原處分之案件。v第三節處理時限，修正四、原處分機關另為處分或為一定處分：訴願決定撤銷原行政處分，發回原處分機關另為處分時，應指定相當期間命其為之；或對於第2條第1項提起之訴願，受理訴願機關認為有理由者，應指定相當期間，命應作為之機關速為一定之處分。v第四節計算標準，修正時效計算標準：（一）依據訴願法第60條、第61條、第62條、第77條、第79條及第81條，訴願案件之時效計算應基於下列標準等文字。50報報 告告 完完 畢畢敬敬 請請 指指 教教 行政院研究發展考核委員會