行政会议管理流程.pptx

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1、贵州台金农业技术开发有限责任公司行政会行政会议管理管理流程流程设计二零一二年十一月行政会行政会议管理流程管理流程设计n流程设计的目的n流程结构设计 行政会行政会议议 管理流程管理流程 设计设计目的目的目的1目的3逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化提高会务工作效率，提升会议效果，督办会议决议，保证会议决议的执行目的2会议各项工作安排妥当，职责分工明确，组织工作井然有序，确保会议开展顺利流程流程结构构设计关键节点工作执行标准行政行政会议会议管理管理流程流程结构结构 会议管理流程流程执行工具关键事项与考核指标会议准备管理流程会议开展 管理流程总流程会议善后管理流程关键节点工作执行标准流程执行工

2、具关键事项与考核指标关键节点执行标准流程执行工具流程执行工具关键事项与考核指标关键事项与考核指标关键节点工作执行标准子流程会议管理流程与工作标准会议管理流程与工作标准l会议管理流程图l会议管理工作标准l流程关键事项与考核说明会会议管理流程管理流程图主办部门行政部拟定年度会议计划相关职能部门审批行政部审核流程名称会议管理流程总经理行政人事总监编制月度会议计划会议准备与开展会后管理文件传阅审核审核审核审核审批审批开始1、编制年度会议计划发布、执行年度会议计划2、审查、确认当月会议计划3、编制会议实施方案4、会议准备5、会议通知6、会场服务会议签到8、会议成果文件编制9、文件发布、归档7、会议善后结

3、束接收通知并确认10、总结评估与改进编修部门签发人签发日期审核审核汇总月度会议内容会会议管理工作管理工作标准准l拟订年度会议计划l编制月度会议计划l会议准备与开展l会后管理拟订年度会年度会议计划划n n行政部需根据年度行政部需根据年度经营经营工作工作计计划划编编制年度会制年度会议计议计划划n n年度会年度会议计议计划划须经须经行政人事行政人事总监审总监审核、核、总经总经理理审审批批n n年度会年度会议计议计划的内容包括会划的内容包括会议议主主题题、时间时间地点安排、地点安排、主要主要议议程、主要与会人程、主要与会人员员等等n n行政部行政部负责组织负责组织的各的各类类会会议议包括包括总经总经理

4、理办办公会、年会、公会、年会、动员动员会、研会、研讨讨会、会、评审评审会、会、专题专题会、会、评评比会、比会、总结总结会、会、汇报汇报会等会等编制月度会制月度会议计划划n n行政部根据年度会行政部根据年度会议计议计划、相关部划、相关部门门或或领导领导的会的会议计议计划划调调整、各部整、各部门临时门临时会会议议申申请请等，确定当月会等，确定当月会议议内容内容n n行政部将当月会行政部将当月会议议内容内容报报主管主管领导签领导签字后，字后，编编制当月会制当月会议计议计划划n n当月会当月会议计议计划划应应包括当月会包括当月会议议列表、会列表、会议议主主题题名称、名称、时间时间地点安排、地点安排、议

5、议程、与程、与会人会人员员、主持人等、主持人等n n行政部行政部对对各各项项会会议编议编制会制会议实议实施方案，施方案，并并报报主管主管领导审领导审批批n n会会议实议实施方案内容包括会施方案内容包括会议议名称、主名称、主题题、议议程、程、时间时间、地点、会、地点、会议议筹筹备计备计划、划、与会人与会人员员、主持人、会、主持人、会议费议费用等用等会会议准准备与开展与开展n n行政部行政部须须至少在会至少在会议议开始开始前前_天天通通过邮过邮件、件、电话电话等等形式向与会人形式向与会人员发员发出会出会议议通知并确通知并确认认n n会会议议通知至少通知至少应应包括会包括会议议名称、主名称、主题题、

6、议议程、程、时间时间、地点、地点、会会议议需注意事需注意事项项等内容等内容n n引引导导与会人与会人员员入席，及入席，及时统计时统计到会人到会人员员数量数量n n安排安排专专人采取适当有效的方式人采取适当有效的方式进进行会行会议记录议记录n n提供会提供会场场服服务务，维维持会持会议纪议纪律律会后管理会后管理n n散会指引散会指引n n会会场场整理整理n n编编制会制会议纪议纪要及会要及会议议成果文件，成果文件，经经行政人事行政人事总监审总监审核后核后报总经报总经理理审审批批n n 会会议议成果文件成果文件须须根据会根据会议议主主题题、会、会议记录议记录等按等按实际实际情况情况编编制制n n将

7、将审审批通批通过过的会的会议议成果文件成果文件进进行行发发放、放、传阅传阅n n行政部将会行政部将会议记录议记录、会、会议议成果文件等成果文件等资资料料进进行行编编号、号、归归档档n n跟踪会跟踪会议议决决议议的的执执行、督行、督办办会后指令，会后指令，评评估会估会议议效果效果n n总结总结会会议组织经验议组织经验，提高会，提高会议组织议组织效率与效率与质质量量流程关流程关键事事项与考核与考核说明明n n编制年度会议计划n n编制会议实施方案n n进行会议记录n n会场服务n n会议成果文件编制n n会议效果评估编编制年度会制年度会制年度会制年度会议计议计划划划划l l年度会年度会议计议计划划

8、编编制及制及时时率，目率，目标值为标值为100%100%l l年度会年度会议计议计划划编编制制规规范性，目范性，目标为标为符合会符合会议计议计划划编编制要求，各制要求，各项计项计划内容划内容完整、无重大完整、无重大错错漏；漏；编制会议实施方案编制会议实施方案l会议实施方案编制及时率，目标值为100%l会议实施方案编制规范性，目标为各项方案内容完整，无重大错漏进行会议记录进行会议记录l会议记录错漏次数，目标值为不超过_次，无重大错漏l会议记录归担心，会议记录内容清晰、完整、易懂，符合企业文书编写要求会场服务会场服务l与会人员满意度评分，目标值为_分l会议异常问题解决及时性，会议异常问题解决及时、

9、有效，对会议议程无明显影响会议成果文件编制会议成果文件编制l会议成果文件编制一次性通过率，目标值为100%l会议成果文件编制及时性，在会后_日内完成会议效果评估会议效果评估l会议效果评估及时率，目标值为100%l会议效果评估准确度，目标为相关人员对评估结果无异议会会议准准备管理流程与工作管理流程与工作标准准l l会议准备管理流程图l l会议准备管理工作标准l l流程关键事项与考核说明会会议管理流程管理流程图主办部门行政部拟定月度会议计划相关职能部门审批行政部审核流程名称会议管理流程总经理行政人事总监编制会议实施方案会议通知会场准备 及安排开始1、拟定月度会议计划发布、执行月度会议计划5、会议通

10、知4、编制会议实施方案3、编制会议预算6、会场布置8、会议记录与会场服务安排确认与会人员名单结束确定会议名称、主题、主持人等7、文件、用品准备编修部门签发人签发日期会议准备工作检查与指示会议准备工作检查与指示准备工作检查与完善2、拟定与会人员、时间地点、议程9、会议准备工作完善督导、支持审核审批配合、协助配合、协助接收通知并确认会议准备管理流程图会议准备管理流程图会会议准准备管理工作管理工作标准准vv拟定月度会议计划vv编制会议实施方案vv会议通知vv会场准备及安排vv准备工作检查与完善拟定月度会议计划uu行政部根据年度会行政部根据年度会议计议计划、相关部划、相关部门门或或领导领导的会的会议计

11、议计划划调调整、各部整、各部门门临时临时会会议议申申请请等，确定月度会等，确定月度会议计议计划划uu月度会月度会议计议计划划应应包括当月会包括当月会议议列表、列表、主主题题名称、名称、时间时间地点安排、地点安排、议议程、程、与会人与会人员员、主持人等、主持人等编制会制会议实施方案施方案uu根据会根据会议议内容及内容及权权限条件，大致确定与会人限条件，大致确定与会人员员，估，估计计人人员员数量数量uu根据年度会根据年度会议计议计划、本次会划、本次会议议主主题题、与会人、与会人员员数量等，确定会数量等，确定会议时间议时间与会与会议议地点地点uu根据会根据会议议主主题题、与会、与会责责任部任部门门、

12、会、会议议主持人等确定会主持人等确定会议议议议程程uu根据会根据会议议议议程、程、时间时间地点安排、与会人地点安排、与会人员员数量、需准数量、需准备资备资料物品等，料物品等，编编制会制会议预议预算算uu会会议预议预算需符合年度算需符合年度总总体的会体的会议预议预算要求，并尽量明算要求，并尽量明细细化化uu根据已确定的会根据已确定的会议议名称与主名称与主题题、主持人、与会人、主持人、与会人员员、时间时间地点、地点、议议程、程、预预算等，算等，编编制会制会议实议实施方案施方案uu会会议实议实施方案施方案须经须经主管主管领导审领导审核，并根据核，并根据领导领导的指示与意的指示与意见进见进行修改行修改

13、完善完善会会议通通知知uu 行政部行政部应应尽早尽早进进行会行会议议通知。会通知。会议议通知的方式包括通知的方式包括电话电话、电电子子邮邮件、件、邮邮寄信函、内部网站、寄信函、内部网站、张贴张贴宣宣传传栏栏等，行政部可以根据会等，行政部可以根据会议议的性的性质选择质选择其中一种或其中一种或多种通知方式多种通知方式uu 通知内容包括会通知内容包括会议议地点、地点、时间时间、与会人、与会人员员、会、会议议主主题题及及议议程等，通知中程等，通知中还应还应提示与会人提示与会人员员尽早尽早给给予准予准确答复确答复会会场准准备及安排及安排uu 会会场场布置主要包括会布置主要包括会场场空空间间安排、会安排、

14、会议议座位安排以及会座位安排以及会议议设备调设备调配等配等uu 会会场场空空间间安排安排应应便于与会人便于与会人员进员进出和流出和流动动，使整个会，使整个会场场格格局局紧紧凑和凑和谐谐uu 会会议议座位安排座位安排应应考考虑虑会会议议的目的，如的目的，如单单向沟通会向沟通会议议、双方、双方沟通会沟通会议议、多方沟通会多方沟通会议议三者的座位安排三者的座位安排应应有所不同有所不同uu 会会议过议过程所需用品、文件程所需用品、文件资资料料应应提前准提前准备备uu 准准备备工作要工作要细细致周到，做到登致周到，做到登记记，以便，以便统统一管理一管理准准备工作工作检查与完善与完善uu 会会议议准准备备

15、工作就工作就绪绪之后，行政人事之后，行政人事总监总监及行及行政部政部进进行会前行会前检查审检查审核，以防出核，以防出现现重大工作疏重大工作疏漏漏uu 检查检查内容包括会内容包括会场场布置、会布置、会议议议议程安排及准程安排及准备备等等uu 大中型会大中型会议议筹筹备过备过程中要程中要进进行多次行多次检查检查会会议准准备工作工作执行工具行工具vv会会议计议计划划调调整申整申请请表表vv临时临时会会议议申申请请表表vv月度会月度会议计议计划划vv会会议实议实施方案施方案vv会会议议议议程安排表程安排表vv会会议预议预算表算表vv会会议议管理制度管理制度vv会会议议通知通知单单v文件编制规范v会议用

16、品列表v会议过程所需文件v会场管理工作流程v会议记录模板v会议准备工作报告v会议准备工作检查表v会议准备工作改进意见流程关键事项 uu 编编制会制会议实议实施方案施方案uu会会议议通知通知uu会会场场布置布置uu会会议资议资料准料准备备uu会会议议准准备备工作工作检查检查流程考核指流程考核指标与目与目标值uu 会会议实议实施方案施方案编编制及制及时时率，目率，目标值为标值为100%100%uu会会议实议实施方案施方案编编制制规规范性，目范性，目标标位各位各项项内容完整内容完整 、无重大、无重大错错漏漏uu会会议议通知及通知及时时率，目率，目标值为标值为100%100%uu会会议议通知准确度，通

17、知内容准确、无缺漏通知准确度，通知内容准确、无缺漏uu会会场场座位安排合理性，座位安排符合会座位安排合理性，座位安排符合会议议性性质质和沟通模式特点和沟通模式特点uu与会人与会人员对员对会会场场布置的布置的满满意度，目意度，目标值为标值为_分分uu会会议资议资料准料准备备完整度，会完整度，会议议所需各所需各类资类资料准料准备齐备齐全、无缺漏全、无缺漏uu会会议资议资料准料准备备及及时时率，目率，目标值为标值为100%100%uu会会议议准准备备工作工作检查检查及及时时性，在性，在规规定的定的时时限内完成会限内完成会议议准准备备工作的工作的检查检查，工作指示，工作指示明确，改善意明确，改善意见见

18、合理可行合理可行uu会会议议准准备备工作工作检查时实检查时实效性，会效性，会议议准准备备工作无疏漏，会工作无疏漏，会议顺议顺利利进进行行会会议开展管理流程与工作开展管理流程与工作标准准uu 会议开展管理流程图uu会议开展管理工作标准uu流程关键事项与考核说明主办部门行政部会前准备检查与会人员行政部流程名称会议开展管理流程与会高层领导签到入场会议开场会场过程管理与记录开始1、会议准备工作检查发放会议文件资料3、引导入场、入座7、协助会议开展9、会议过程记录说明会议主题，宣读会议议程结束安排摄影、摄像8、临时、异常事件处理编修部门签发人签发日期会议结束管理2、安排签到10、引导散会离场6、会议秩序

19、维持签到4、会议开场发言、讨论会议开展管理流程图会议开展管理流程图会议主持人入场、入座领导发言5、主持会议各项议程会议过程监督会议善后宣布会议结束离开会场离开会场会会议开展管理工作开展管理工作标准准uu 会签准备检查uu签到入场uu会议开场uu会议过程管理与记录uu会议结束管理会会议准准备检查uu 会会议议开始前一天与当天，开始前一天与当天，应进应进行最后的准行最后的准备备工作工作检检查查，确保会，确保会议顺议顺利利进进行行uu会会议议准准备备工作工作检查检查的内容包括会的内容包括会场场布置情况、会布置情况、会议议文文件件资资料及用品准料及用品准备备情况、会情况、会议议各各类类事事项项人人员员

20、与工作安与工作安排情况等排情况等uu重大会重大会议议需要需要进进行彩排，并行彩排，并进进行多次行多次检查检查工作执行标准工作执行标准签到入到入场uu行政部行政部应应事先根据确定的与会人事先根据确定的与会人员员名名单编单编制与会人制与会人员签员签到表到表uu与会人与会人员签员签到一般安排在会到一般安排在会场场入口入口处处，由，由1212名工作人名工作人员员承担承担签签到引到引导导工作工作uu与会人与会人员签员签到会，会到会，会场场人人员员引引导导其入其入场场入座，并入座，并为为其倒好茶水其倒好茶水uu会会议对议对与会人与会人员员作作为为有具体安排的，会有具体安排的，会场场人人员应员应正确引正确引

21、导导与会人与会人员员入座入座会会议开开场uu 会会场场主持人主持人进进行开行开场发场发言，感言，感谢谢与会人与会人员员的的参与，参与，说说明会明会议议主主题题与会与会议议议议程，并程，并请领导请领导讲话讲话uu会会议议开开场时场时可可请请与会人与会人员进员进行自我介行自我介绍绍或开展或开展破冰游破冰游戏戏，以活，以活跃跃会会场场气氛气氛会会议结束管理束管理uu会会议结议结束后，会束后，会场场人人员须员须及及时时引引导导与会人与会人员员有秩序地离开会有秩序地离开会场场，并提醒与会人，并提醒与会人员员注意携注意携带带个人物品，不要个人物品，不要遗遗留在会留在会场场uu在送在送别别与会人与会人员时员

22、时，会，会场场人人员应热员应热情有礼情有礼流程关流程关键事事项与考核与考核说明明uu 与会人与会人员签员签到到uu会会议纪议纪律与秩序律与秩序维维持持uu会会场场服服务务uu会会议临时议临时、异常事件、异常事件处处理理uu会会议记录议记录uu会会议议出入出入场场引引导导流程考核指流程考核指标与目与目标值uu 签签到表正确度，到表正确度，签签到表出到表出错错次数次数为为0 0uu签签到引到引导导工作工作规规范性，范性，签签到引到引导导及及时时、明确、与会人、明确、与会人员签员签到无到无误误uu与会人与会人员违员违反会反会议纪议纪律，目律，目标值为标值为0 0此此uu会会议纪议纪律的宣律的宣传传度

23、，宣度，宣传传工作及工作及时时、到位、效果明、到位、效果明显显uu与会人与会人员满员满意度，目意度，目标值为标值为_分分uu会会场场服服务务不周造成会不周造成会议终议终端的次数，目端的次数，目标值为标值为0 0次次uu临时临时、异常事件、异常事件处处理及理及时时率，目率，目标值为标值为100%100%uu临时临时、异常事件、异常事件处处理正确率，目理正确率，目标值为标值为100%100%uu会会议记录议记录完整度，会完整度，会议进议进程中各程中各项项事事项项均均记录记录完整完整uu会会议记录议记录准确度，会准确度，会议记录议记录真真实实、清晰、明了、清晰、明了uu会会议议出入出入场场引引导导投

24、投诉诉率，目率，目标值为标值为0 0uu会会场场出入出入场场引引导导工作工作规规范性，目范性，目标为标为会会场场人人员严员严格格执执行企行企业员业员工礼工礼仪规仪规范、与会人范、与会人员员出入出入场场秩序良好秩序良好会会议善后管理流程与工作善后管理流程与工作标准准uu会议善后管理流程图uu会议善后管理工作标准uu流程关键事项与考核说明会议管理流程图会议管理流程图主办部门行政部拟定月度会议计划相关职能部门审批行政部审核流程名称会议善后管理流程总经理行政人事总监编制会议实施方案会议通知会场准备 及安排开始引导与会人员安全退场与送别1、清扫、整理会场3、会议文件发布、精神传达完善会议纪要、决议、简报

25、2、编制会议纪要、决议、简报评估会议决议的执行情况6、改进会务工作4、督办会议决议结束确定会议名称、主题、主持人等5、会议实施工作评估总结编修部门签发人签发日期准备工作检查与完善整理会议记录审核审批配合、协助传阅会议文件会议善后管理流程图会议善后管理流程图学习会议精神执行会议决议会会议善后管理工作善后管理工作标准准uu会会场场善后善后处处理理l l行行政政部部应应及及时时拆拆除除临临时时性性布布置置、清清点点设设备备及及用用具具、恢恢复复桌桌椅椅原原样样、清清扫扫会会场场、归还设备归还设备用品及会用品及会场钥场钥匙等匙等l l行政部根据之前确行政部根据之前确认认的清退文件目的清退文件目录录将会

26、将会议议文件收回文件收回l l报报关与会人关与会人员员个人个人遗遗留物品，公布事留物品，公布事务务招招领领通知通知uu执执行工具行工具l l会会议设备议设备用品列表用品列表l l会会议议文件文件资资料目料目录录l l失物招失物招领领通知通知uu编编制会制会议议文件文件l l行政部在整理会行政部在整理会议记录议记录的基的基础础上上编编制会制会议纪议纪要，要，对对会会议议的基本情况和主要精神的基本情况和主要精神进进行概括和提行概括和提炼炼l l根据会根据会议议成果成果编编制会制会议议决决议议，报报主管主管领导审领导审批。会批。会议议决决议议的的编编制制须严须严格按照企格按照企业业文文书编书编写格式

27、和写格式和规规范范进进行行l l会会议简报议简报要真要真实实地反映会地反映会议议情况，情况，简报简报的文字要的文字要简练简练、篇幅要短小，重点、篇幅要短小，重点报报道会道会议议的重要的重要问题问题uu执行工具l l会会议纪议纪要要l l会会议议决决议议l l会会议简报议简报会议善后管理工作标准会议善后管理工作标准uu会会议议文件文件发发布与督布与督办办l l会会议议文件文件经权经权限限审审批人批人审审批后形成正式文件印批后形成正式文件印发发，并向，并向“权权限知情人限知情人”发发布决布决议议事事项项通知通知l l传传达会达会议议精神，会精神，会议议精神的精神的传传达方式有达方式有组织传阅组织传

28、阅会会议议文件、制作宣文件、制作宣传传提提纲进纲进行行讲讲解等解等l l行政部行政部须须在会后在会后对对会会议议决决议议事事项进项进行督行督办办，落，落实实会会议议精神精神l l建立督建立督办办登登记记薄，逐薄，逐项项列出需列出需检查检查督督办办的事的事项项，并由督，并由督办办人人员员根据根据实际实际情况定期情况定期记载记载督督办办事事项项的的进进展展状况状况l l督督办办人人员员可采用扣可采用扣头汇报头汇报、书书面面汇报汇报、专题报专题报告等多种方式，定期或不定期地向告等多种方式，定期或不定期地向领导领导反映督反映督办办事事项项的的落落实实情况情况uu执执行工具行工具l l会会议议决决议议l

29、 l会会议简报议简报l l会会议议决决议议督督办办登登记记薄薄l l会会议议督督办报办报告告会会议善后管理工作善后管理工作标准准u会务工作总结与改进n n会会议结议结束后。行政部束后。行政部须对须对此次会此次会务务工作工作进进行行总结总结与与评评估，提出会估，提出会务务工作改工作改进进措施，提交会措施，提交会务务工作工作总总结报结报告告n n总结总结的内容包括会的内容包括会议议准准备备、会、会场场服服务务、会后、会后处处理、会理、会议议文件文件编编制、决制、决议议督督办办、会、会议议效果效果评评估等估等n n行政部行政部须须制定改制定改进进会会务务工作的行工作的行动计动计划，并及划，并及时时跟

30、踪跟踪计计划的划的执执行情况行情况n n将本次会将本次会务务工作中好的工作中好的经验经验与与问题问题解决解决办办法法进进行行总结总结提提炼炼，修，修订订会会议议管理制度与工作流程，完善工管理制度与工作流程，完善工作作标标准准会会议善后管理工作善后管理工作标准准l会务工作改进行动计划l会议管理制度修订稿l会议工作流程修订稿 u执行工具l会务工作总结报告 l会议效果评估表l会议服务调查问卷流程关流程关键事事项与考核与考核说明明uu 会会会会场场整理与清整理与清整理与清整理与清扫扫l l会会场场整整洁洁度，会度，会场场感感觉觉、整、整洁洁、无、无卫卫生死角生死角l l会会场场整理及整理及时时率，目率

31、，目标值为标值为100%100%uu会会会会议议文件文件文件文件编编制制制制l l会会议议文件文件编编制及制及时时率，目率，目标值为标值为100%100%l l会会议议文件文件编编制准确度，目制准确度，目标标位文件符合企位文件符合企业业文件文件编编制要求，内容符合制要求，内容符合实际实际、无、无错错漏漏uu会会会会议议决决决决议发议发布与督布与督布与督布与督办办l l决决议发议发布及布及时时率，目率，目标值为标值为100%100%l l决决议议督督办办及及时时率，目率，目标值为标值为100%100%uu会会会会务务工作改工作改工作改工作改进进l l会会务务工作改工作改进进措施措施执执行率，目行率，目标值为标值为100%100%l l会会务务改改进进工作目工作目标标达成了，目达成了，目标值为标值为_%_%