某公司采购工作流程.pptx
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1、DX通集团通集团DX通采购工作流程通采购工作流程(分公司分公司)DX通集团通集团采购流程目录采购流程目录1直供机型的采购流程直供机型的采购流程2普通机型的采购流程普通机型的采购流程3资源机型的采购流程资源机型的采购流程4价保流程价保流程5价格维护流程价格维护流程6结算付款流程结算付款流程7积压机处理流程积压机处理流程8退货流程退货流程9换机中心流程换机中心流程10、门店库房管理制度、门店库房管理制度11、新品采购流程、新品采购流程12、补货流程、补货流程13、调货流程、调货流程14、地市分公司发货流程、地市分公司发货流程DX通集团通集团 1直供机型的采购流程直供机型的采购流程1.1 目的目的
2、规范产品合理的进货规范产品合理的进货1.2 范围范围 直供产品直供产品1.3 职责职责 确保采购产品满足消费者的需求确保采购产品满足消费者的需求1.4 流程流程DX通集团通集团 1.4.1 订货计划订货计划141.1周期:直供机每周一下未来14天的订单,直供机的安全库存量为14天销量。141.2确认:直供机采购员每周一确认当周到货情况,根据每周实际到货数量,结合14天销售情况及门店数量增减情况,制定下周要货计划。141.3审核:直供机采购员确定采购计划,由采购部经理签字确认采购机型和数量,转交销售部经理确认签字,分管副总审核确认签字。141.4直供机采购员根据1.4.1.3复核,将定单提交总部
3、。1.4.2 货款支付货款支付1.4.2.1诺基亚:直供采购员以总部审核后的支出审批表为依据,制作支出凭证,交财务经理审核签字,报总经理审批后付款。1.4.2.2摩托罗拉:按采购订单付款。1.4.3 到货跟踪到货跟踪1.4.3.1MOTO和NOKIA均为付款后两天到货(不可抗力除外)。每周到货后将实际到货情况登记,由总库签字确认后,传北京超迅发留档。DX通集团通集团2 普通机型的采购流程普通机型的采购流程2.1 目的目的 规范产品合理的进货。规范产品合理的进货。2.2 范围范围 公司经营产品公司经营产品2.3 职责职责 确保采购产品满足消费者的需求确保采购产品满足消费者的需求2.4 流程流程D
4、X通集团通集团241 采购部各品牌分管负责人在每周五根据本周销售情况,制采购部各品牌分管负责人在每周五根据本周销售情况,制 定下周采购计划。定下周采购计划。采购计划量=(本周销量/7*天)现库存量242 采购计划制定完成,提交给采购部经理审核,审核完毕后,采购计划制定完成,提交给采购部经理审核,审核完毕后,经理于下周一回传给各品牌负责人。经理于下周一回传给各品牌负责人。243 品牌负责人按计划参照系统中的全国最低价询价,必须以品牌负责人按计划参照系统中的全国最低价询价,必须以不高于全国最低价采购。不高于全国最低价采购。244 品牌负责人与供应商沟通价格、数量及到货时间。品牌负责人与供应商沟通价
5、格、数量及到货时间。245 ORACLE进行系统做单,上传到总部采购中心审批。如果进行系统做单,上传到总部采购中心审批。如果是新品,并且是新的供应商,应填写(手机编码申请表见附件)和分公是新品,并且是新的供应商,应填写(手机编码申请表见附件)和分公司(供应商编码申请表见附件)。司(供应商编码申请表见附件)。246 总部审批完成后,打印出采购合同,采购员签字并传总部审批完成后,打印出采购合同,采购员签字并传送到供应商。送到供应商。247 采购员根据订货计划结合采购员根据订货计划结合E商采购分析跟踪到货情况,商采购分析跟踪到货情况,2天天内到总库。(厂家无货或者货量不足除外)内到总库。(厂家无货或
6、者货量不足除外)248 2天内没有到货,各品牌分管负责人在第二天下午天内没有到货,各品牌分管负责人在第二天下午6点前向点前向厂家落实未到原因,再确认新的到货时间,直至商品入库。厂家落实未到原因,再确认新的到货时间,直至商品入库。a1大公司5-7天,中型公司7-14天、小型公司14-30天DX通集团通集团3资源机的采购流程资源机的采购流程 3.1 目的目的 规范产品合理的进货。规范产品合理的进货。3.2 范围范围资源机要求,单台利润300以上3.3 职责职责 将缺货现象降到最小化。将缺货现象降到最小化。3.4 流程流程DX通集团通集团34.1 供应商提供资源机信息(款式供应商提供资源机信息(款式
7、功能功能价位价位付款方式等)给采购部品付款方式等)给采购部品牌采购员。牌采购员。34.2 品牌采购员汇总资源机信息交采购经理品牌采购员汇总资源机信息交采购经理,采购经理组织销售部经理、采购经理组织销售部经理、市场部经理、部分门店,确认其卖点、价格定位、销量预计,上报分管副总市场部经理、部分门店,确认其卖点、价格定位、销量预计,上报分管副总确认。确认。34.3 采购经理组织品牌采购员与供应商沟通,确定采购量和采购价格、结采购经理组织品牌采购员与供应商沟通,确定采购量和采购价格、结算方式,上报分管副总确认。算方式,上报分管副总确认。34.4 制定采购计划,须经过采购经理、销售经理、销售副总审批确认
8、。采制定采购计划,须经过采购经理、销售经理、销售副总审批确认。采购量超正常情况时、预付货款须报总经理批准。购量超正常情况时、预付货款须报总经理批准。34.5 采购计划审批通过后,通过采购计划审批通过后,通过ORACLE进行系统做单。进行系统做单。34.6 总部审批完成后,打印出采购合同,采购员签字并传送到供应商。总部审批完成后,打印出采购合同,采购员签字并传送到供应商。34.7 跟踪货品在下订单跟踪货品在下订单2日内到达。日内到达。DX通集团通集团4 价保流程价保流程4.1 目的目的 减少和避免跌价损失减少和避免跌价损失4.2 范围范围 非买断产品非买断产品4.3 职责职责 通过跟踪商品调价信
9、息实现价保通过跟踪商品调价信息实现价保 提供商品价保周期信息,督促市场营销部确保提供商品价保周期信息,督促市场营销部确保在价保时限内销售完毕在价保时限内销售完毕4.4 流程流程DX通集团通集团44.1 库存(盘实库)价保库存(盘实库)价保按E商库存数据,给予调价保护。44.2 作业流程:作业流程:4.4.21品牌采购员接到供应商(分销商)的调价盘库函后,上报采购经理,通知各门店进行实地盘点,盘库内容包括当款手机的数量、串号、所在门店。4.4.22品牌采购员提供给供应商(分销商)上述数据,24小时内供应商确认盘库数量及新的供货价格(特殊产品除外)。4.4.23品牌采购员按调价流程对考核价格进行调
10、整。4.4.24品牌采购员计算出价保的金额,提交结款人员计算公式:【(原价格-原返利)-(新价格-新返利)】*价保数量=价保金额4.43 提货价保提货价保厂家根据在最近某段时间内的提货量给予经销商的调价保护。4431 作业流程:4432 品牌采购员接到供应商(分销商)的调价盘库函后,按照定期内的提货数量与对方确认价保数量、最新供货价格。4433 品牌采购员按调价流程对考核价格进行调整。4434计算出价保的金额,提交结款人员计算公式:【(原价格-原返利)-(新价格-新返利)】*价保数量=价保金额DX通集团通集团5 价格维护流程价格维护流程5.1 目的目的 提高商品价格优势,促进销售提高商品价格优
11、势,促进销售5.2 范围范围 所有产品所有产品5.3 职责职责 收集商品价格信息,保持商品价格优势收集商品价格信息,保持商品价格优势5.4 流程流程DX通集团通集团541 厂家或供应商在商品调价时会将调价函以传真方式传到我公厂家或供应商在商品调价时会将调价函以传真方式传到我公司采购部经理司采购部经理,厂家发完传真后立即与采购经理确认。厂家发完传真后立即与采购经理确认。542 采购经理立即通知品牌采购员采购经理立即通知品牌采购员,品牌采购员收到调价函后先同品牌采购员收到调价函后先同oracle系统内的全国指导价格对比,如无问题同厂家或供应商回复确认。系统内的全国指导价格对比,如无问题同厂家或供应
12、商回复确认。543 品牌采购员将确认后的价格做价保确认单品牌采购员将确认后的价格做价保确认单,并将新的价格并将新的价格在询价表上登记留存。在询价表上登记留存。544 品牌采购员将确认后的价格填写在专用的调价本上品牌采购员将确认后的价格填写在专用的调价本上,所有机型所有机型每次调价时必须写清价格、返利。每次调价时必须写清价格、返利。545 品牌采购员将新价格报到销售部经理,一起制订考核价,并品牌采购员将新价格报到销售部经理,一起制订考核价,并填写到调价本上填写到调价本上,销售部经理确认签字。销售部经理确认签字。546 品牌采购员将审批后的考核价上报品牌采购员将审批后的考核价上报ERP小组,填写考
13、核价更小组,填写考核价更改表并签字。改表并签字。547 品牌采购员将考核价更改表交给运营商主管制订新的运营商品牌采购员将考核价更改表交给运营商主管制订新的运营商套餐价格,然后由运营商主管交给套餐价格,然后由运营商主管交给ERP部门。部门。DX通集团通集团考核价制定表采购部填写销售部填写分类分配表签收 备注日期网络供应商品牌型号配置采购价返利填写人考核价签字C/GC/GC/GDX通集团通集团6 结算付款流程结算付款流程6.1 目的目的 确保付款按照公司政策执行确保付款按照公司政策执行6.2 范围范围 所有产品所有产品6.3 职责职责 确保付款准确无误确保付款准确无误6.4 流程流程DX通集团通集
14、团641 调出调出E商进销存汇总表商进销存汇总表642 登陆登陆Oracle结算系统模块结算系统模块643 以系统显示未结算货款明细为准,根据销售及库存情况以系统显示未结算货款明细为准,根据销售及库存情况分析应付应收款分析应付应收款644 参照参照Oracle货款支付数据分析报表核实应付款货款支付数据分析报表核实应付款645 核实价保返利市场费用核实价保返利市场费用646 在付款管理模块进行应付款操作在付款管理模块进行应付款操作647 填写支出凭单及扣款明细表,打印填写支出凭单及扣款明细表,打印Oracle结算单结算单648 应付结算经理应付结算经理Oracle系统审批系统审批649 部门负责
15、人支出凭单签字确认部门负责人支出凭单签字确认6410 每笔付款都要求售后经理审核、签字每笔付款都要求售后经理审核、签字6411 供应商到财务办理相关手续后领取支票供应商到财务办理相关手续后领取支票DX通集团通集团7 积压机处理流程积压机处理流程7.1 目的目的 使库存商品合理周转使库存商品合理周转7.2 范围范围 所有产品所有产品7.3 职责职责 防止跌价损失防止跌价损失7.4 流程流程DX通集团通集团 品牌采购员每周一对所负责的品牌机型的库龄通过品牌采购员每周一对所负责的品牌机型的库龄通过ORACLE系统导系统导出到出到EXCLE表上,通过表上,通过EXCLE的筛选功能,挑选出的筛选功能,挑
16、选出30天以上的机型,分天以上的机型,分析销售析销售,月销量低于月平均库存月销量低于月平均库存50%的,对的,对45天以上的机型(除直供机、天以上的机型(除直供机、部分资源机)坚决退货。部分资源机)坚决退货。退货程序:退货程序:7.4.1 品牌采购员与本部门结算员确认退货机型,所属供应商有足够的品牌采购员与本部门结算员确认退货机型,所属供应商有足够的未结款额充抵此次的退货金额。未结款额充抵此次的退货金额。7.4.2 品牌采购员在品牌采购员在E商公告栏上发布退货通知,要求门店商公告栏上发布退货通知,要求门店3天内将商天内将商品(包括礼包)装箱退回总库,在包装箱上注明退供应商。品(包括礼包)装箱退
17、回总库,在包装箱上注明退供应商。7.4.3 品牌采购员做好退货通知公函提出退货要求,要求供应商在一周品牌采购员做好退货通知公函提出退货要求,要求供应商在一周内到总库取走货物。同时,所有货款暂停结算,直到货物取走为止。内到总库取走货物。同时,所有货款暂停结算,直到货物取走为止。7.4.4 品牌采购员做好退货确认书(注明要求供应商取货的时间),经品牌采购员做好退货确认书(注明要求供应商取货的时间),经采购经理和财务经理等的签名确认后,传真到总库。采购经理和财务经理等的签名确认后,传真到总库。DX通集团通集团8 退货流程退货流程8.1 目的目的 优化产品线,确保库存周转达标优化产品线,确保库存周转达
18、标8.2 范围范围 所有产品所有产品8.3 职责职责 确保退货按时进行,同时不影响门店销售。确保退货按时进行,同时不影响门店销售。8.4 流程流程 DX通集团通集团84.1 品牌负责人确认退货产品。品牌负责人确认退货产品。84.2 品牌负责人沟通供应商洽谈退货事宜。品牌负责人沟通供应商洽谈退货事宜。84.3 沟通确认后,品牌负责人在沟通确认后,品牌负责人在E商上发布通知,通知门店在规定时间内将商上发布通知,通知门店在规定时间内将退货机型退回总库。退货机型退回总库。84.4 品牌负责人制做退货确认单,由经办人、结算人员、采购经理、品牌负责人制做退货确认单,由经办人、结算人员、采购经理、销售经理、
19、财务经理、分管副总签字确认。销售经理、财务经理、分管副总签字确认。84.5 品牌负责人将签字确认后的退货确认单传真给供应商和总库。品牌负责人将签字确认后的退货确认单传真给供应商和总库。84.6 品牌负责人检查此退货手机是否已按退货要求退到总库,如有部分手品牌负责人检查此退货手机是否已按退货要求退到总库,如有部分手机未退,采购部品牌负责人电话通知相应门店,立即派人送至总库,并按公司机未退,采购部品牌负责人电话通知相应门店,立即派人送至总库,并按公司规定对未退的门店进行考核(纳入当月的规定对未退的门店进行考核(纳入当月的KPI考核中)。考核中)。84.7 待退货手机全部退到总库后,品牌负责人通知供
20、应商去总库取货,取待退货手机全部退到总库后,品牌负责人通知供应商去总库取货,取货时供应商必须携着我司的退货确认单。货时供应商必须携着我司的退货确认单。84.8 总库接到供应商的退货确认单,在系统中做退货处理,待供应商总库接到供应商的退货确认单,在系统中做退货处理,待供应商验货完毕后,总库要求供应商在本公司的验货完毕后,总库要求供应商在本公司的E商退货单上签名后,才可将货商退货单上签名后,才可将货物取走。物取走。DX通集团通集团9 换机中心流程换机中心流程91 目的目的 加快售后机的处理加快售后机的处理9 2 范围范围 所有产品所有产品93 职责职责 将维修机数量控制到最小化将维修机数量控制到最
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