[流程管理]文书流程管理暨教育部列管作业系统之管理.pptx

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1、来自中国最大的资料库下载文書流程管理文書流程管理暨暨教育部列管作業系統之管理教育部列管作業系統之管理秘書室管考科秘書室管考科秘書室管考科秘書室管考科陳科長素艶陳科長素艶陳科長素艶陳科長素艶20092009年年年年4 4月月月月1616日日日日1簡報大綱簡報大綱壹、前言壹、前言貳、文書流程管理貳、文書流程管理參、參、教育部重要業務列管作業之管理教育部重要業務列管作業之管理肆、監察案件函稿之作業應注意事項肆、監察案件函稿之作業應注意事項 2壹、前言壹、前言u公文是政府機關推動公務、溝通意見的重要工具。公文是政府機關推動公務、溝通意見的重要工具。u公文本身能否發揮功能，與行政效能有極密切關係。公文本

2、身能否發揮功能，與行政效能有極密切關係。u為提高公文辦理時效，行政院研考會特修正訂定文書流為提高公文辦理時效，行政院研考會特修正訂定文書流程管理手冊：以積極主動導正之流程管理理念，取代昔程管理手冊：以積極主動導正之流程管理理念，取代昔日由專責單位負責文書稽催之消極間接管制觀念。日由專責單位負責文書稽催之消極間接管制觀念。3壹、前言（續）壹、前言（續）u主要法源主要法源（一）公文程式條例（一）公文程式條例（二）文書處理手冊（二）文書處理手冊（三）文書流程管理手冊（三）文書流程管理手冊u文書及文書處理意涵文書及文書處理意涵（一）文書係指處理公務或與公務有關之全部文書（一）文書係指處理公務或與公務有

3、關之全部文書。（二二）文文書書處處理理係係指指文文書書自自收收文文或或交交辦辦起起至至發發文文、歸歸檔檔止止之之全部流程。全部流程。4貳、文書流程管理貳、文書流程管理一、定義一、定義二、特色二、特色三、名詞釋義三、名詞釋義四、權責劃分四、權責劃分五、管制標準五、管制標準六、本部一般公文處理時限分配六、本部一般公文處理時限分配七、公文時效績優人員獎勵七、公文時效績優人員獎勵附錄附錄1 1：文書流程管理實務與常見缺失：文書流程管理實務與常見缺失-行政院研考會提供行政院研考會提供行政院研考會提供行政院研考會提供附錄附錄2 2、行政院各機關公文統計表、行政院各機關公文統計表-以以以以97979797年

4、年年年12121212月為例月為例月為例月為例5貳、文書流程管理貳、文書流程管理一、定義一、定義 登錄詳盡公文處理過程，實施自我管理、文書稽催、時效登錄詳盡公文處理過程，實施自我管理、文書稽催、時效統計分析及流程簡化等，以提高公文時效及品質的一種管統計分析及流程簡化等，以提高公文時效及品質的一種管理作業制度。理作業制度。6貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）二、特色二、特色u管制範圍：全程管制、全面管制管制範圍：全程管制、全面管制l從收文至發文（或存查）應全程列入管制。從收文至發文（或存查）應全程列入管制。l總收、總發文件，單位收文、發文，創簽、創稿、存總收、總發文件，單位收文、發文，

5、創簽、創稿、存查等均應列入管制。查等均應列入管制。u作業範圍作業範圍l落實自律時效、全面品管。落實自律時效、全面品管。l完整登錄、有效稽催、精確統計、周延分析、檢討改完整登錄、有效稽催、精確統計、周延分析、檢討改進。進。7貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）三、名詞釋義三、名詞釋義文書文書：指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。切資料。文書處理：文書處理：指文書收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。指文書收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。8創稿創稿來文來文總收文總收文分送各單位分送各單位承辦人簽擬承辦人簽擬會簽會簽陳

6、核陳核批示批示送回承辦單位送回承辦單位送文書科送文書科歸檔歸檔文書處理流程概要圖文書處理流程概要圖9貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）處理時限：處理時限：按公文處理速別規定，自收文至發文按公文處理速別規定，自收文至發文(存查存查)的全部流程，的全部流程，可使用時數或日數。例：速件可使用時數或日數。例：速件3日，其處理時限即為日，其處理時限即為3日。日。限辦日期：限辦日期：依據各類公文之處理時限規定可使用日數，計算應辦結依據各類公文之處理時限規定可使用日數，計算應辦結之實際日期。之實際日期。創稿文：創稿文：無正式來文而主動辦理或交辦的案件。無正式來文而主動辦理或交辦的案件。10貳、文書

7、流程管理（續）貳、文書流程管理（續）限期公文：限期公文：來文或依規定訂有期限的公文。來文或依規定訂有期限的公文。彙辦案件：彙辦案件：同一案件內的有關事項，必須彙集全部來文後，始能統同一案件內的有關事項，必須彙集全部來文後，始能統一處理的公文。一處理的公文。併辦案件：併辦案件：指各件公文案情相同、同一案情之正副本、或是對其他指各件公文案情相同、同一案情之正副本、或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者，基於效率原則所統一處機關來函查催案件而仍待辦者，基於效率原則所統一處理之案件。理之案件。11貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）專案管制：專案管制：A.指公文涉及政策、法令、與其他機關業務或須

8、經較長指公文涉及政策、法令、與其他機關業務或須經較長時間協調會辦的複雜案件。時間協調會辦的複雜案件。B.由承辦單位敘明專案名稱與理由，訂定預定完成時間，由承辦單位敘明專案名稱與理由，訂定預定完成時間，送管制單位送管制單位(秘書室管考科秘書室管考科)審查，簽請部、次長或主任秘審查，簽請部、次長或主任秘書核准後，以案為單元實施管制。書核准後，以案為單元實施管制。12貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）文書稽催：文書稽催：A.狹義文書稽催：狹義文書稽催：係指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或書面通係指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或書面通知等方式查詢各個處理過程的辦理情形，促使公文能知

9、等方式查詢各個處理過程的辦理情形，促使公文能在規定期限內處理完畢。在規定期限內處理完畢。B.廣義文書稽催；廣義文書稽催；係指公文辦結前後，對公文處理的一種稽查作業。係指公文辦結前後，對公文處理的一種稽查作業。13貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）四、權責劃分四、權責劃分四、權責劃分四、權責劃分 -強調每一成員自我管理強調每一成員自我管理強調每一成員自我管理強調每一成員自我管理每一成員職責每一成員職責各單位收發人員各單位收發人員各級單位主管各級單位主管文書單位職責文書單位職責管制單位（秘書室）管制單位（秘書室）權責權責機關首長職責機關首長職責14貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（

10、續）u每一成員職責：每一成員職責：每一成員職責：每一成員職責：管制會稿、會辦時效管制會稿、會辦時效。急要文件須會辦者應親會急要文件須會辦者應親會 。同一文件請同一文件請 3 3個單位以上會核，宜複製同時送會個單位以上會核，宜複製同時送會 。送（收）會外機關公文按速件處理。送（收）會外機關公文按速件處理。無論送會或收會均應管制時間，如不能依限退回時，應無論送會或收會均應管制時間，如不能依限退回時，應將原因、理由及預定時間通知送會機關。將原因、理由及預定時間通知送會機關。必須展期時，報請秘書室主管核准。累積展期超過必須展期時，報請秘書室主管核准。累積展期超過 60日以上日以上公文，簽請部、次長或主

11、任秘書核准，並知會秘公文，簽請部、次長或主任秘書核准，並知會秘書室書室(管考科管考科)列入管制。列入管制。自簽辦之日起至發文之日止，應注意各階段公文查催。自簽辦之日起至發文之日止，應注意各階段公文查催。自簽辦之日起至發文之日止，應注意各階段公文查催。自簽辦之日起至發文之日止，應注意各階段公文查催。15貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）u各單位收發人員職責：各單位收發人員職責：各單位收發人員職責：各單位收發人員職責：管制登錄該單位每一公文處理流程及使用時間。管制登錄該單位每一公文處理流程及使用時間。逐日檢查公文處理紀錄，每週列印逐日檢查公文處理紀錄，每週列印 1 1次至次至 2 2次，

12、送承辦人次，送承辦人員辦理清查、展期或催辦，並將查催資料提供單位主管員辦理清查、展期或催辦，並將查催資料提供單位主管參處。參處。16貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）u各級單位主管職責：各級單位主管職責：各級單位主管職責：各級單位主管職責：充分掌握公文查催資料，即時督促每一成員作業時效。充分掌握公文查催資料，即時督促每一成員作業時效。落實職務代理人制度。落實職務代理人制度。對一般公文來文速別與公文性質不符者，得核准更改速對一般公文來文速別與公文性質不符者，得核准更改速別，或指定授權人員核准調整。別，或指定授權人員核准調整。對公文時效的優劣案件建議獎懲權。對公文時效的優劣案件建議獎懲權

13、。涉及涉及2 2個以上單位之作業，宜與相關單位商訂原則再處理，個以上單位之作業，宜與相關單位商訂原則再處理，避免因往來會稿延誤時效。避免因往來會稿延誤時效。配合秘書室召開公文流程工作研討會。配合秘書室召開公文流程工作研討會。17貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）u文書單位職責：文書單位職責：文書單位職責：文書單位職責：召集會商辦理文書管理電腦化召集會商辦理文書管理電腦化、文管案管作法文管案管作法、登錄登錄（彙彙整整）統計時效及稽催資料檢查各單位登錄及管制情形統計時效及稽催資料檢查各單位登錄及管制情形、協協助推動文書流程簡化助推動文書流程簡化、配合調卷分析提供資料配合調卷分析提供資料、

14、提出獎懲提出獎懲建議。建議。18貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）u管制單位（秘書室）職責：管制單位（秘書室）職責：管制單位（秘書室）職責：管制單位（秘書室）職責：管制掌握全機關每一文件的處理流程與使用時間。管制掌握全機關每一文件的處理流程與使用時間。檢查各單位公文登錄及管制情形，送各單位正（副）主檢查各單位公文登錄及管制情形，送各單位正（副）主管參考。管參考。綜合統計分析管制成果，對內公佈，並視需要提報部務綜合統計分析管制成果，對內公佈，並視需要提報部務會報或業務會報，必要時供考績委員會作為升遷考核及會報或業務會報，必要時供考績委員會作為升遷考核及年終考績（核）之參考依據。年終考績

15、（核）之參考依據。訂定公文處理每一過程的可使用時間，作為各級人員處訂定公文處理每一過程的可使用時間，作為各級人員處理公文之參考準據。理公文之參考準據。對公文時效優劣單位或個人提出獎懲建議。對公文時效優劣單位或個人提出獎懲建議。19貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）u機關首長職責：機關首長職責：機關首長職責：機關首長職責：審核展期超過審核展期超過 3030日以上之案件日以上之案件。審核專案管制及特殊性案件審核專案管制及特殊性案件。責成逾處理時限責成逾處理時限 3030日以上者，限期結案日以上者，限期結案。20貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）五、管制標準五、管制標準（一）（一

16、）（一）（一）各類公文處理時限各類公文處理時限各類公文處理時限各類公文處理時限：密要電報與限時公文暨部、次長交辦急要公文，均應隨密要電報與限時公文暨部、次長交辦急要公文，均應隨到隨辦。到隨辦。最速件或特急件隨到隨辦，不得超過最速件或特急件隨到隨辦，不得超過 1 1日日。速件以不超過速件以不超過 3 3日日為限。為限。普通件以不超過普通件以不超過 6 6日日為限。為限。答覆立法委員之質詢案件，應不超過答覆立法委員之質詢案件，應不超過 2020日日之期限。之期限。（本（本（本（本類公文不得申請展期）類公文不得申請展期）類公文不得申請展期）類公文不得申請展期）21貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管

17、理（續）（一）（一）（一）（一）各類公文處理時限各類公文處理時限各類公文處理時限各類公文處理時限（續）（續）（續）（續）：人民申請案件，按其性質規定之期限為限。人民申請案件，按其性質規定之期限為限。人民陳情案件，應不超過規定期限，以收受陳情書次日人民陳情案件，應不超過規定期限，以收受陳情書次日起算扣除假日，在起算扣除假日，在3030日內辦結者為依限辦結。日內辦結者為依限辦結。訴願案件，復審案件應不超過法定期限。訴願案件，復審案件應不超過法定期限。監察院糾彈、調查案件，應不超過監察院規定之期限。監察院糾彈、調查案件，應不超過監察院規定之期限。院長、部長電子郵件，應不超過院長、部長電子郵件，應不超

18、過3 3 3 3日日日日之期限。之期限。22貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）（二）（二）（二）（二）公文時效計算標準公文時效計算標準公文時效計算標準公文時效計算標準：u發文使用日數發文使用日數：從收文次日起算，至發文之日止。從收文次日起算，至發文之日止。使用日數不滿半日者，以半日計算；超過半日，不滿使用日數不滿半日者，以半日計算；超過半日，不滿1 1日日者，以者，以1 1日計算；收文當日即已辦結之案件，以半日計算。日計算；收文當日即已辦結之案件，以半日計算。機關內部各幕僚單位之間的會稿、會辦時間不得扣除，機關內部各幕僚單位之間的會稿、會辦時間不得扣除，但與外機關會稿時，從送會之日起

19、至退會收到之日止的但與外機關會稿時，從送會之日起至退會收到之日止的時間，得與扣除。時間，得與扣除。23貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）u發文平均使用日數：發文平均使用日數：發文使用日數之和，除以發文總件數，所得之商謂之。發文使用日數之和，除以發文總件數，所得之商謂之。u存查使用日數及存查平均使用日數：存查使用日數及存查平均使用日數：與發文使用日數及發文平均使用日數的計算標準同。與發文使用日數及發文平均使用日數的計算標準同。u會辦時效：會辦時效：機關內部送會公文，依最速件機關內部送會公文，依最速件1 1小時、速件小時、速件2 2小時、普通小時、普通件件4 4小時時限辦理；送會外機關公

20、文以速件處理。小時時限辦理；送會外機關公文以速件處理。24貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）u假日之計算：假日之計算：一般公文、人民陳情案件、立法委員質詢案件等一般公文、人民陳情案件、立法委員質詢案件等3類之類之計算標準，例假日等天數應予計算標準，例假日等天數應予扣除扣除。限期公文、專案管制案件、人民申情案件、訴願案件等限期公文、專案管制案件、人民申情案件、訴願案件等4類之計算標準，則包含例假日等放假天數。類之計算標準，則包含例假日等放假天數。25貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）u改分之計算：改分之計算：機關公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位。機關公文改分作業應至遲

21、於收文次日確定主辦單位。單位間有分文爭議案件，應指定專人（或分文小組單位間有分文爭議案件，應指定專人（或分文小組）協）協調判定，俾提昇效率。調判定，俾提昇效率。改分公文之管制或統計時效起算點，仍以總收文原登錄改分公文之管制或統計時效起算點，仍以總收文原登錄收文日期為準。收文日期為準。26貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）六、本部一般公文處理時限分配六、本部一般公文處理時限分配u普通件普通件：收分文不得逾收分文不得逾 1 1 1 1日日日日。承辦單位承辦、核判不得逾承辦單位承辦、核判不得逾 1 1 1 1日日日日。層轉核判不得逾層轉核判不得逾 2 2 2 2日日日日。會辦單位會稿不得逾

22、會辦單位會稿不得逾 1 1 1 1日日日日。繕打發文不得逾繕打發文不得逾 1 1 1 1日日日日。27貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）六、本部一般公文處理時限分配六、本部一般公文處理時限分配（續）（續）p限時、最速件、速件：限時、最速件、速件：公文公文各處理過程相關人員各處理過程相關人員均應隨到隨辦，不得留置。均應隨到隨辦，不得留置。p限時案件：限時案件：會核時間每單位以會核時間每單位以0.50.5日為限。日為限。28貳、文書流程管理（續）貳、文書流程管理（續）七、公文時效績優人員獎勵七、公文時效績優人員獎勵為鼓勵本部公文時效績優同仁，年度結束後為鼓勵本部公文時效績優同仁，年度結束

23、後，由秘書室簽由秘書室簽請核給獎勵。請核給獎勵。各單位實際處理業務之編制內人員、約聘僱人員、借調各單位實際處理業務之編制內人員、約聘僱人員、借調（借）（借）人員及派遣人員人員及派遣人員，皆為獎勵對象，皆為獎勵對象。以當年度以當年度發文發文發文發文存查文存查文存查文存查文之平均天數之平均天數，為推薦門檻。為推薦門檻。依依依依9898年年年年2 2月月月月1212日教育部第日教育部第日教育部第日教育部第7878次副主管業務會報決議，自次副主管業務會報決議，自次副主管業務會報決議，自次副主管業務會報決議，自98989898年度起，獎額由年度起，獎額由年度起，獎額由年度起，獎額由20002000元元元

24、元提高為提高為提高為提高為30003000元元元元等值獎品之獎勵。等值獎品之獎勵。等值獎品之獎勵。等值獎品之獎勵。29附錄附錄1：文書流程管理實務與常見缺失：文書流程管理實務與常見缺失（行政院研考會提供）（行政院研考會提供）（行政院研考會提供）（行政院研考會提供）u缺失現象缺失現象1處理公文以先存後辦或附件抽辦，文存方式，逃處理公文以先存後辦或附件抽辦，文存方式，逃避時效管制。避時效管制。u規定作法規定作法宣導正確時效管制觀念，並加強抽查存查及創稿案件分析，宣導正確時效管制觀念，並加強抽查存查及創稿案件分析，防杜逃避稽催情事。防杜逃避稽催情事。30附錄附錄1：文書流程管理實務與常見缺失（續）：

25、文書流程管理實務與常見缺失（續）（行政院研考會提供）（行政院研考會提供）（行政院研考會提供）（行政院研考會提供）u缺失現象缺失現象2部分公文辦理時程偏長，惟管制單位並未就該類案件進行部分公文辦理時程偏長，惟管制單位並未就該類案件進行檢討分析。檢討分析。u規定作法規定作法對超過處理時限對超過處理時限30日以上，未結案件應予個案日以上，未結案件應予個案(件件)分析處分析處理，並定期簽陳機關首長核閱或提報主管會報檢討。理，並定期簽陳機關首長核閱或提報主管會報檢討。31附錄附錄1：文書流程管理實務與常見缺失（續）：文書流程管理實務與常見缺失（續）（行政院研考會提供）（行政院研考會提供）（行政院研考會提

26、供）（行政院研考會提供）u缺失現象缺失現象3未明確訂定稽催作業規定以供遵循，或實際作業流於形式未明確訂定稽催作業規定以供遵循，或實際作業流於形式未臻確實，雖進行定期稽催，然並未產生應有督促作用。未臻確實，雖進行定期稽催，然並未產生應有督促作用。u規定作法規定作法應速訂定機關內部作業規定，落實稽催實際作業，實施方應速訂定機關內部作業規定，落實稽催實際作業，實施方式包含承辦人自我檢查、電腦系統協助稽催、單位收發人式包含承辦人自我檢查、電腦系統協助稽催、單位收發人員協助查催、單位主管督導催辦及文書單位綜合稽催等。員協助查催、單位主管督導催辦及文書單位綜合稽催等。32附錄附錄1：文書流程管理實務與常見

27、缺失（續）：文書流程管理實務與常見缺失（續）（行政院研考會提供）（行政院研考會提供）（行政院研考會提供）（行政院研考會提供）u缺失現象缺失現象4未明確訂定展期機制以供遵循，或未完全落實展期作業，未明確訂定展期機制以供遵循，或未完全落實展期作業，例如展期申請作業欠嚴謹，案件未依規定申請展期。例如展期申請作業欠嚴謹，案件未依規定申請展期。u規定作法規定作法應依案件所涉業務性質或複雜程度，分別訂定申請展期期應依案件所涉業務性質或複雜程度，分別訂定申請展期期限，利用資訊系統簡化處理流程，並分層授權各級權責主限，利用資訊系統簡化處理流程，並分層授權各級權責主管核決；案件無法於規定時間內辦結，應屆滿處理時

28、限前管核決；案件無法於規定時間內辦結，應屆滿處理時限前提出展期；提出展期；辦理展期之公文以逾期案件列計，惟未屆展延辦理展期之公文以逾期案件列計，惟未屆展延結案日期前不列入稽催範圍。結案日期前不列入稽催範圍。（研考會（研考會（研考會（研考會9797年年年年1212月修正之月修正之月修正之月修正之文書流程管理手冊第五章文書流程管理手冊第五章文書流程管理手冊第五章文書流程管理手冊第五章 第三節第三節第三節第三節-七七七七 之規定之規定之規定之規定 ）33附錄附錄1：文書流程管理實務與常見缺失（續）：文書流程管理實務與常見缺失（續）（行政院研考會提供）（行政院研考會提供）（行政院研考會提供）（行政院研

29、考會提供）u缺失現象缺失現象5代理人制度未能落實，延誤公文處理時效。代理人制度未能落實，延誤公文處理時效。u規定作法規定作法應落實職務代理人制度，並強化內部管理，以避免公文積應落實職務代理人制度，並強化內部管理，以避免公文積壓。壓。34附錄附錄1：文書流程管理實務與常見缺失（續）：文書流程管理實務與常見缺失（續）（行政院研考會提供）（行政院研考會提供）（行政院研考會提供）（行政院研考會提供）u缺失現象缺失現象6登錄歸類及件數統計錯誤，部分非屬質詢案件併入管制列登錄歸類及件數統計錯誤，部分非屬質詢案件併入管制列計。計。u規定作法規定作法立法委員質詢案件係以經由電子交換方式收發的件數為準，立法委員

30、質詢案件係以經由電子交換方式收發的件數為準，即以經由立法院答詢系統內之施政質詢及專案質詢案件為即以經由立法院答詢系統內之施政質詢及專案質詢案件為計算單元，其餘立法委員辦理公聽會、立法委員向機關索計算單元，其餘立法委員辦理公聽會、立法委員向機關索取資料及機關辦理立法委員質詢擬答題庫等公文不納入計取資料及機關辦理立法委員質詢擬答題庫等公文不納入計算範圍。算範圍。35附錄附錄2 2、行政院各機關公文統計表、行政院各機關公文統計表（以（以（以（以97979797年年年年12121212月為例）月為例）月為例）月為例）期期間間類類別別1212月月份份上季月上季月平均值平均值增減增減值值待改進機關（待改進

31、機關（-1-3）一一般般公公文文各機關平均辦結率各機關平均辦結率%90.1690.1690.6690.66-0.5-0.5客委會、經建會、原民會客委會、經建會、原民會發文平均使用日數發文平均使用日數2.782.782.792.79-0.02-0.02經建會、法務部、陸委會經建會、法務部、陸委會待辦公文之逾限率待辦公文之逾限率%13.4613.4613.2613.260.200.20衛生署、行政院秘書處、外交部衛生署、行政院秘書處、外交部立法委員質詢案件立法委員質詢案件92.9192.9192.0292.020.890.89勞委會、研考會、陸委會勞委會、研考會、陸委會人民申請案件人民申請案件97

32、.3797.3795.9395.931.441.44交通部、衛生署、通傳會交通部、衛生署、通傳會訴願案件訴願案件96.8396.8391.1791.175.665.66通傳會、國科會、內政部通傳會、國科會、內政部人民陳情案件人民陳情案件97.1697.1696.9796.970.190.19衛生署、行政院秘書處、財政部衛生署、行政院秘書處、財政部專案管制案件專案管制案件96.9796.9795.7395.731.241.24經濟部、交通部、法務部經濟部、交通部、法務部36參、教育部重要業務列管作業之管理參、教育部重要業務列管作業之管理u管考依據管考依據一、部長指示事項列管作業須知一、部長指示事

33、項列管作業須知（97年年7月月7日訂日訂定）。定）。二、教育部新聞發布規範（二、教育部新聞發布規範（97年年6月月10日台秘新字日台秘新字第第0970102807號函訂定）號函訂定）三、教育部重要業務列管案件處理原則三、教育部重要業務列管案件處理原則（94.08.10教育部第教育部第40次業務會報修正通過）次業務會報修正通過）37參、教育部重要業務列管作業之管理（續）參、教育部重要業務列管作業之管理（續）u管考事項管考事項部長平日諭示事項。部長平日諭示事項。部長對外及巡訪承諾。部長對外及巡訪承諾。部務會報決議交辦。部務會報決議交辦。部、次長交辦等事項。部、次長交辦等事項。輿情會報交辦事項。輿情

34、會報交辦事項。381.部次長會議部次長會議決議事項決議事項教育部重要業務函件管理系統教育部重要業務函件管理系統2.部次長主持部次長主持重大會議裁重大會議裁示列管事項示列管事項3.部次長諭示部次長諭示列管事項列管事項4.輿情會報主輿情會報主席裁示列管席裁示列管事項事項5.部長重要行部長重要行程或會面指程或會面指示列管事項示列管事項參、教育部重要業務列管作業之管理（續）參、教育部重要業務列管作業之管理（續）39參、教育部重要業務列管作業之管理（續）參、教育部重要業務列管作業之管理（續）一、錄案列管一、錄案列管二、定期管考二、定期管考三、解除列管或展期三、解除列管或展期四、追蹤檢討四、追蹤檢討40參

35、、教育部重要業務列管作業之管理（續）參、教育部重要業務列管作業之管理（續）作業流程作業流程步驟說明（含注意事項）步驟說明（含注意事項）備註備註1.錄案列管錄案列管1.1奉獲指示，秘書室奉獲指示，秘書室(管考科管考科)即將應列即將應列 管管案件鍵入教育部重要業務函件管理系統案件鍵入教育部重要業務函件管理系統。教育部重要教育部重要業務函件管理業務函件管理系統系統http:/140.111.12.391.2秘書室秘書室(管考科管考科)發送列印列管通知單；發送列印列管通知單；系統並同時自動通知承辦單位系統並同時自動通知承辦單位管理人管理人（專門委員及副主管）。（專門委員及副主管）。1.3依據教育部重要

36、業務列管案件處理原依據教育部重要業務列管案件處理原則積極研辦，並於列管期限內，上網填報則積極研辦，並於列管期限內，上網填報最新辦理進度。最新辦理進度。41參、教育部重要業務列管作業之管理（續）參、教育部重要業務列管作業之管理（續）作業流程作業流程步驟說明（含注意事項）步驟說明（含注意事項）備註備註2.定期管考定期管考 2.1系統定期提醒：列管系統會自動發出系統定期提醒：列管系統會自動發出mailmail通知通知承辦單位同仁更新辦理情形、申請展期或解除列承辦單位同仁更新辦理情形、申請展期或解除列管等事項（含：逾期案件）管等事項（含：逾期案件）2.2秘書室秘書室(管考科管考科)：以人工方式至系統逐

37、：以人工方式至系統逐 案案檢視，並適時通知承辦單位更新辦理情形、申請檢視，並適時通知承辦單位更新辦理情形、申請解列或展期。解列或展期。2.3填報週期：填報週期：1 1個月內者個月內者 每週每週 1-3 1-3個月者個月者 逐月逐月 4-12 4-12個月者個月者 逐季逐季依據教育依據教育部重要業務部重要業務列管案件處列管案件處理原則理原則42參、教育部重要業務列管作業之管理（續）參、教育部重要業務列管作業之管理（續）作業流程作業流程步驟說明（含注意事項）步驟說明（含注意事項）備註備註3.解除列解除列管管、展期展期 3.1各單位審視案件進度，各單位審視案件進度，展期每次以展期每次以15 15 天

38、為天為原則，必要時可酌予延長。惟如超過原則，必要時可酌予延長。惟如超過1 1個月以上個月以上者，應檢附規劃時程隨單陳核。者，應檢附規劃時程隨單陳核。請逕至系統填寫請逕至系統填寫展期申請單展期申請單或解除列管申或解除列管申請，並循行政請，並循行政程序辦理。程序辦理。3.2.1如屬政策性或重大案件，應正式簽呈處如屬政策性或重大案件，應正式簽呈處理情形，於預定完成日前呈核部次長批示。理情形，於預定完成日前呈核部次長批示。3.2.2非政策性或已向部次長簡報過之案件，非政策性或已向部次長簡報過之案件，請逕至系統填寫解除列管申請表，於預定請逕至系統填寫解除列管申請表，於預定完成日前循行政程序呈核。完成日前

39、循行政程序呈核。43參、教育部重要業務列管作業之管理（續）參、教育部重要業務列管作業之管理（續）作業流程作業流程步驟說明（含注意事項）步驟說明（含注意事項）備註備註4.管考檢討管考檢討 4.1於主任秘書主持之副主管於主任秘書主持之副主管業務會報業務會報中中，逐案逐案檢討辦理情形。檢討辦理情形。4.2各列管案件各列管案件，如確有執行困難或嚴重如確有執行困難或嚴重延宕者延宕者，由管考科錄案提送每月第，由管考科錄案提送每月第2次部次部務會報檢討報告。務會報檢討報告。管考科下管考科下載前會逐案載前會逐案提醒各單位提醒各單位更新更新。44解除列管參考範例：解除列管參考範例：列管緣起列管緣起列管事項列管事

40、項主主辦辦預定預定完成完成日期日期最新辦理情形最新辦理情形備註備註說明說明例例1 109707230970723部長交辦部長交辦 少子化對各級教育未來衝擊之預估分析。並安排97年8月底前向 部次長簡報，及邀相關司處主管與會。教 970831 本案已訂於97年8月27日(星期三)下午3時召開之教育發展趨勢專題簡報會議中報告，爰建請解除列管。同意解同意解除列管除列管 例例209707140970714輿情會報輿情會報 茲因嘉義縣大埔國中小合併案，爰有關本部對國中小之小校整併案之應有立場，請國教司研提納入中小學永續發展委員會討論。國970831本案已提案列入8月25日召開之入中小學永續發展委員會討論

41、（附會議議程）。同意解同意解除列管除列管例例309707220970722輿情會報輿情會報請中辦室、國教司確實統計卡玫基風災之高中職、國中小校舍損害情形及其相關復原經費，並加以控管，務求於暑假前(97年8月前)修復完畢。國中辦970831國教司：國教司：受損學校修復工程所需經費已於8月12核撥，爰申請解除列管。秘書室：秘書室：本案需俟各校修復完畢本案需俟各校修復完畢後，再行申請解除列管。後，再行申請解除列管。暫不同暫不同意解除意解除列管列管45附錄附錄1-教育部重要業務列管事項統計表教育部重要業務列管事項統計表分類項目分類項目列管件數列管件數已結案件數已結案件數未結案件數未結案件數1.部次長會

42、議決議事項部次長會議決議事項5136152.部次長主持重大會議裁示列部次長主持重大會議裁示列管事項管事項5233.部次長諭示列管事項部次長諭示列管事項1014.輿情會報主席裁示列管事項輿情會報主席裁示列管事項147131165.部長重要行程或會面指示列部長重要行程或會面指示列管事項管事項000總總計計（%）204169（82.8%）35（17.2%）（統計自（統計自97.5.2098.3.30）46附錄附錄2-輿情回應處理等級及管考方式輿情回應處理等級及管考方式回應等級回應等級回應時間回應時間管考方式管考方式3個燈個燈當日中午當日中午12時前時前因時效急迫因時效急迫，由，由新聞組逕新聞組逕自催

43、辦自催辦。2個燈個燈當日下午當日下午5時前時前因時效急迫因時效急迫，由，由新聞組逕新聞組逕自催辦自催辦。1個燈個燈依主席裁示時間依主席裁示時間由管考科錄案列管由管考科錄案列管。（98.3.26教育部第教育部第81次業務會報通過）次業務會報通過）47肆、監察案件之作業應注意事項肆、監察案件之作業應注意事項u有關監察案件有關監察案件函稿之作業函稿之作業函稿之作業函稿之作業，應注意事項：，應注意事項：一律於監察案件管理系統辦理電子及紙本雙一律於監察案件管理系統辦理電子及紙本雙軌軌之函稿作業，請勿於本部捷成文書系統以一般作業回之函稿作業，請勿於本部捷成文書系統以一般作業回復。復。函稿如為函稿如為2頁以

44、上者，請加蓋騎縫章。頁以上者，請加蓋騎縫章。文稿擬妥後，得先行置於該系統之草稿或寄件匣文稿擬妥後，得先行置於該系統之草稿或寄件匣區，俟長官核定後，再行點選送繕功能，轉由本區，俟長官核定後，再行點選送繕功能，轉由本部發文室發送監察院。部發文室發送監察院。48肆、監察案件之作業應注意事項肆、監察案件之作業應注意事項（續）（續）有關監察案件有關監察案件函稿之作業函稿之作業函稿之作業函稿之作業，應注意事項：，應注意事項：由於監察案件管理資訊系統已鎖定正、副本發送單由於監察案件管理資訊系統已鎖定正、副本發送單位，爰請各單位審慎考量應發送正、副本單位後，逕於位，爰請各單位審慎考量應發送正、副本單位後，逕於

45、函稿紙本手寫註記之。函稿紙本手寫註記之。49肆、監察案件之作業應注意事項肆、監察案件之作業應注意事項（續）（續）u有關監察案件有關監察案件函稿之簽核函稿之簽核函稿之簽核函稿之簽核，應注意事項：，應注意事項：由於監察案件管理資訊系統之函稿格式並無簽核欄由於監察案件管理資訊系統之函稿格式並無簽核欄位之設計，爰請各單位自行於文末（即：部長鄭位之設計，爰請各單位自行於文末（即：部長鄭)之下方空白處，由左至右妥適區隔：承辦單位欄（左邊）之下方空白處，由左至右妥適區隔：承辦單位欄（左邊）、會辦單位欄（中間）及主秘以上長官簽核欄（右邊），、會辦單位欄（中間）及主秘以上長官簽核欄（右邊），俾利簽核作業。如簽核

46、蓋章空間不足時，得增置空白頁；俾利簽核作業。如簽核蓋章空間不足時，得增置空白頁；惟應加蓋騎縫章惟應加蓋騎縫章惟應加蓋騎縫章惟應加蓋騎縫章。50肆、監察案件之作業應注意事項肆、監察案件之作業應注意事項（續）（續）u有關監察案件有關監察案件函稿之簽核函稿之簽核函稿之簽核函稿之簽核，應注意事項：，應注意事項：核章時請依序排列整齊，承辦同仁不需要從捷成公文製核章時請依序排列整齊，承辦同仁不需要從捷成公文製作系統剪貼空白格式或手繪劃記。作系統剪貼空白格式或手繪劃記。會簽單位會簽單位2個以上或有提供會核意見者，請承辦單位或個以上或有提供會核意見者，請承辦單位或會簽單位使用捷成公文製作系統之簽稿會核單，俾會簽單位使用捷成公文製作系統之簽稿會核單，俾利核閱。利核閱。51525354簡報完畢簡報完畢 敬請指教敬請指教 55