(精品)第4章 总账管理.ppt

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1、第第4章章 总账管理总账管理4.1 总账系统概述总账系统概述4.2 系统初始化系统初始化 4.3 日常业务处理日常业务处理 4.4 会计账簿会计账簿 4.5 出纳业务出纳业务 4.6 期末业务处理期末业务处理 第第第第4 4章章章章 总账管理总账管理总账管理总账管理4.1 总账系统概述总账系统概述 4.1.1 总账系统的主要功能总账系统的主要功能 第第第第4 4章章章章 总账管理总账管理总账管理总账管理4.1.2 总账管理与其他子系统的关系总账管理与其他子系统的关系 总账系统是财务管理系统的一个基本的子系统，总账系统是财务管理系统的一个基本的子系统，既可独立运行，也可同其他系统协同运转。总账系

2、统既可独立运行，也可同其他系统协同运转。总账系统概括地反映企业供产销等全部经济业务的综合信息，概括地反映企业供产销等全部经济业务的综合信息，在财务管理系统中处于中枢地位。在财务管理系统中处于中枢地位。工资管理工资管理4.2 系统初始化系统初始化第第4章章 总账管理总账管理【pg.84pg.84】4.2.1 设置系统参数设置系统参数 应根据实际情况，在总账系统使用之前通过设置总账系应根据实际情况，在总账系统使用之前通过设置总账系统统“选项选项”正确选择适合本单位的各种参数，以达到会计核正确选择适合本单位的各种参数，以达到会计核算和财务管理的目的。算和财务管理的目的。制单序时控制制单序时控制:选取

3、该项，制单时凭证号必须按日期顺序排选取该项，制单时凭证号必须按日期顺序排列，如有特殊需要可去掉该选项。列，如有特殊需要可去掉该选项。支票控制支票控制:在启用票据管理又选取该项，在制单时录入了未在启用票据管理又选取该项，在制单时录入了未在支票簿中登记的支票号，系统将提供支票登记簿。在支票簿中登记的支票号，系统将提供支票登记簿。资金及往来赤字资金及往来赤字:选取该项，制单时现金、银行科目余额出选取该项，制单时现金、银行科目余额出现负数时，系统给予提示。现负数时，系统给予提示。查看软件帮助查看软件帮助系统参数设置会计参数启用了现金流量科目必录现金流量项目，同时,在基础档案会计科目已指定,则录入凭证时

4、，只要任意一笔分录属于现金流量类科目，则必须指定，否则，不能保存。系统参数设置系统参数设置制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。出纳凭证必须经由出纳签字：若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核出纳凭证必须经由出纳签字：若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账，则选择对签字后才能记账，则选择 出纳凭证必须经由出纳签字出纳凭证必须经由出纳签字。凭证必须经由主管会计签字：如要求所有凭证必须由主管签字后才能记账，凭证必须经由主管会计签字：如要求所有凭证必须由主管签字后才能记账，则选择则选择 凭证必须经主管签字凭证必须经主管签

5、字。工资管理工资管理第第4章章 总账管理总账管理4.2.2 录入期初余额录入期初余额 如果是年初建账，可以直接录入如果是年初建账，可以直接录入年初余额；年初余额；如果是在年中建账，则可录入启如果是在年中建账，则可录入启用当月用当月(如如4月月)的期初余额及年初的期初余额及年初未用的月份未用的月份(即即1月至月至3月月)的借、的借、贷方累计发生额，系统自动计算贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。年初余额。若不是年份中的第一个月时，若不是年份中的第一个月时，表中三个栏目都要填入相应的表中三个栏目都要填入相应的数据，否则，会影响资产负债数据，否则，会影响资产负债表和损益表的正确。表和损益表的正确。

6、总帐初始余额录入p录入余额时注意科目所在行的颜色显示 白色白色：表示末级科目，可直接录入余额可直接录入余额 灰色灰色：表示非末级科目，不必输入余额不必输入余额，由明细科目录入后自动累加 黄色黄色：表示科目设了辅助核算，双击单元格双击单元格进入明细余额明细余额的录入p核对期初余额，并进行试算平衡。工资管理工资管理【知知识识要点要点】录入期初余额时应注意：录入期初余额时应注意：1.如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量、外币余额。2.非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入。3.出现红字余额用负号输入。4.修改余额时，直

7、接输入正确数据即可。5.凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理【知知识识要点要点】录入辅助账期初余额时应注意：录入辅助账期初余额时应注意：借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录入。第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理【4.调整余额方向】调整余额方向时应注意：调整余额方向时应注意：1.总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致。2.余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准。第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理【5.5.试算平衡试算平衡】试算平衡时应注意：试算平衡时应注意：1.期初余额试算不平衡，可以填制凭

8、证但不能记账。2.已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。第第4章章 总账管理总账管理第第4章章 4.3 日常业务处理日常业务处理日常业务流程 ：填制凭证填制凭证出纳签字主管签字 记账审核凭证审核凭证审核凭证与制单不能为同一个操作员结帐结帐转帐转帐转帐之后的凭证需要审核和记帐工资管理工资管理4.3 日常业务处理日常业务处理4.3.1 填制凭证填制凭证(一一一一)增加凭证增加凭证增加凭证增加凭证记账凭证一般包括两部分：一是凭证头部分，记账凭证一般包括两部分：一是凭证头部分，二是凭证正文部分。二是凭证正文部分。Pg.92会计凭证创建辅助核算、现金流量会计凭证创建工

9、资管理工资管理4.3 日常业务处理日常业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.3.1 填制凭证填制凭证(一一一一)增加凭证增加凭证增加凭证增加凭证 1.1.输入凭证头部分输入凭证头部分 填制记账凭证时，应先完成凭证头部分的录入。此项操作填制记账凭证时，应先完成凭证头部分的录入。此项操作对于录入各种类型的凭证，其操作步骤都是类似的。对于录入各种类型的凭证，其操作步骤都是类似的。注意注意 凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号。采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号。采用序时控制时，

10、凭证日期应大于或等于启用日期，但采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期，但不能超过机内系统日期。不能超过机内系统日期。在在“附单据数附单据数“处可以按处可以按EnterEnter键通过，也可以输入单键通过，也可以输入单据数量。据数量。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。2.2.输入凭证正文部分输入凭证正文部分 凭证头部分完成后，接下来输入凭证正文部分，这是填制凭证头部分完成后，接下来输入凭证正文部分，这是填制凭证的重要环节，企业应根据具体经济业务内容，采用不同的凭证的重要环节，企业应根据具体经济业务内容，采用不同的方式填制凭证，而且

11、每张凭证要求借贷平衡。方式填制凭证，而且每张凭证要求借贷平衡。注意注意 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。新增每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。科目编码必须是末级的科目编码。科目编码必须是末级的科目编码。金额不能为金额不能为“零零”，红字以，红字以“”号表示。号表示。3.3.输入辅助核算信息输入辅助核算信息 当输入具有辅助核算的科目时，要求输入相应的辅助

12、信息。当输入具有辅助核算的科目时，要求输入相应的辅助信息。注意注意 当选择支票控制，即该结算方式被设为支票管当选择支票控制，即该结算方式被设为支票管理时，银行账辅助信息不能为空，而且该方式的票号理时，银行账辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。应在支票登记簿中有记录。输入的结算方式、票号和发生日期将在进行银输入的结算方式、票号和发生日期将在进行银行对账时使用。行对账时使用。若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按额，则在金额处按“=”键即可。键即可。补充：快捷键”=”键，凭证借贷金额自动平衡，凭证借贷金额自动平衡 “F

13、2”键调用参照信息键调用参照信息”ESC”键 清零清零 “F5”键增加一张新凭证键增加一张新凭证“Space”键 切换借贷切换借贷 “F6”键保存当前凭证键保存当前凭证“”键 红红(负负)蓝蓝(正正)数字转换数字转换 “F8”键科目编码与名称转换键科目编码与名称转换(二二)修改凭证修改凭证(无痕迹与有痕迹）无痕迹与有痕迹）pg.98 未经审核的错误凭证可通过未经审核的错误凭证可通过制单制单功能直接修改功能直接修改 已审核的凭证已审核的凭证但还没记账但还没记账应先取消审核后，再应先取消审核后，再通过通过制单制单功能进行修改功能进行修改 已记账凭证发现有错，不能直接修改，可采用已记账凭证发现有错，

14、不能直接修改，可采用红字冲销法红字冲销法或或补充登记法补充登记法进行更正进行更正 外部系统传来的凭证不能在总账系统中外部系统传来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。行修改。与手工账务流程修改凭证方法一样吗？(三三)冲销凭证冲销凭证若需要冲销某张已记账凭证已记账凭证，可以通过制单制单菜单下的冲销凭证冲销凭证功能来实现。通过红字冲销法增加的凭证应视同正常凭证进行保存和管通过红字冲销法增加的凭证应视同正常凭证进行保存和管理。理。将错误凭证冲销后，需要编制正确的蓝字凭证进行补充。将错误凭证冲销后，需要编制正确的蓝字凭证进行补充。(四)作

15、废及删除凭证 如果不想保留作废凭证时，可以通过如果不想保留作废凭证时，可以通过“凭凭证删除证删除/整理整理”功能，将其彻底删除，并对功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。未记账凭证重新编号。注意注意:只能对未记账的凭证作凭证整理。只能对未记账的凭证作凭证整理。已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，再作凭证整理。再作凭证整理。会计凭证作废作废的凭证选作废的凭证选择后可以取消择后可以取消作废作废会计凭证作废后清理工资管理工资管理【知知识识要点要点】删除记账凭证时应注意：删除记账凭证时应注意：1.作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。2.作废凭证不

16、能修改，不能审核。3.在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则月末无法结账，但系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。4.账簿查询时，找不到作废凭证的数据。5.若当前凭证已作废，可单击“制单”菜单中的“作废/恢复”选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。6.如果不想保留作废凭证时，可以通过“整理凭证”功能，将其彻底删除，并对该作废凭证之后的未记账凭证重新编号。第第4章章 总账管理总账管理(五)查询凭证两种方法？两种方法？注意：注意：在在“填制凭证填制凭证”窗口中，单击窗口中，单击“查看查看”菜菜单中的选项可以查看到当前科目最新余额、单中的选项可以查看到当前科目最新余额、外部系统

17、制单信息、联查明细账及查找分外部系统制单信息、联查明细账及查找分单等。单等。如果凭证尚未记账，则可以直接在填制凭如果凭证尚未记账，则可以直接在填制凭证功能中查看。证功能中查看。工资管理工资管理第第4章章 总账管理总账管理4.3.2 出纳及主管签字出纳及主管签字 指定科目指定科目会计科目会计科目 编辑编辑指定科目指定科目现金总账科现金总账科目选现金科目目选现金科目 银行总账科目选银行存款科目银行总账科目选银行存款科目思考：出纳只需要对什么类型的凭证签字？思考：出纳只需要对什么类型的凭证签字？会计凭证签字出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，可通过出纳签字功能对制出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支

18、出，可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对。单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对。系统提供对已审系统提供对已审核的凭证进行成批签字的功能，选择横向菜单核的凭证进行成批签字的功能，选择横向菜单【主管主管】中的中的【成批出成批出纳签字纳签字】和和【成批取消签字成批取消签字】，可进行签字的成批操作。，可进行签字的成批操作。已签字的凭证不能再签字。取消签字只能由签字人本人取消。如果没已签字的凭证不能再签字。取消签字只能由签字人本人取消。如果没有授权给您的凭证，您也不能签字。签字人不能与制单人相同，即您有授权给您的凭证，您也不能签字。签字人不能与制单人相同，即您自己制

19、作的凭证您不能同时进行主管签字。自己制作的凭证您不能同时进行主管签字。会计参数设置了出纳凭证必须由出纳签字时，则录入凭证时，只要任意一笔分录包含现金类科目，则必须做过出纳签核，之后才能记账；出纳签核权限和审核权限相互独立，主管签字类同。工资管理工资管理【知知识识要点要点】出纳签字时注意：出纳签字时注意：1.企业可根据实际需要在“选项”设置中选择或取消“出纳凭证必须经由出纳签字”的设置。2.出纳签字可填补结算方式和票号。3.凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除。4.取消签字只能由出纳人自己进行。第第4章章 总账管理总账管理第第4章章 总账管理总账管理4.3.3 审核凭

20、证审核凭证 审核凭证是指由具有审核权审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。其目的是防止错合法性检查。其目的是防止错误及舞弊误及舞弊。审核凭证作业审核凭证作业 审核人和制单人不能是同一个人审核人和制单人不能是同一个人,凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除。作废凭证不能被审核，也不能被标错。已标消审核签字后才可以进行修改或删除。作废凭证不能被审核，也不能被标错。已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先按错的凭证不能被

21、审核，若想审核，需先按取消取消取消标错后才能审核。已审核的取消标错后才能审核。已审核的凭证不能标错。凭证不能标错。工资管理工资管理【知知识识要点要点】审核凭证时注意：审核凭证时注意：1.在确认一批凭证无错误时可以单击“审核”菜单中的“成批审核凭证”，完成成批审核的操作。2.作废凭证不能被审核，也不能被标错。3.审核人和制单人不能是同一个人。4.凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才能进行修改或删除。5.已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。第第4章章 总账管理总账管理思考题：思考题：1.已审核的凭证应如何修改？已审核的凭证应如何修改？2.如何删除凭证？如何删除凭证？工资

22、管理工资管理第第4章章 总账管理总账管理4.3.4 记账记账 在计算机条件下的记账操作，是指更新科目余额及发生额文件。人工控制由计算机自动完成记账工作。记账的另一目的是为了保证会计数据的安全和正确，对于已记账的会计数据只能使用留有痕迹的修改方法。记账的前提条件：记账的前提条件：1、期初余额试算平衡；、期初余额试算平衡；2、所有的凭证通过审核；、所有的凭证通过审核；3、以前月份都已经结账。、以前月份都已经结账。会计凭证记帐工资管理工资管理【知知识识要点要点】记账时注意：记账时注意：1.记账范围可输入数字、“”和“，”。2.第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。3.上月未结账，本月不能记账

23、。4.作废凭证不需审核可直接记账。5.在记账过程中，如果发现某一步设置错误，可单击“上一步”按钮返回后进行修改。如果不想再继续记账，可单击“取消”按钮，取消本次记账工作。6.在记账过程中，不得中断退出。第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理第第4章章 总账管理总账管理4.3.4 取消记账取消记账 如果由于某种原因，事后发现本月已记账的凭证有如果由于某种原因，事后发现本月已记账的凭证有错误且必须在本月进行修改，利用错误且必须在本月进行修改，利用“恢复记账前状态恢复记账前状态”功能，将本月已记账的凭证恢复到未记账状态，进行修功能，将本月已记账的凭证恢复到未记账状态，进行修改、审核后再进行记账

24、。改、审核后再进行记账。取消记账由账套主管进行取消记账由账套主管进行总账总账期末期末对账界面下同时按下对账界面下同时按下ctrl+Hctrl+H激活恢复记账功能。激活恢复记账功能。双击执行恢复记账前状态节点，可以取消记双击执行恢复记账前状态节点，可以取消记账。账。取消审核和签字由审核人和签字人进行。取消审核和签字由审核人和签字人进行。会计凭证恢复记帐在实际记账过程中出现以下情况的，需要在实际记账过程中出现以下情况的，需要恢复记账前状态恢复记账前状态：记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用恢复记账前状态恢复记账前状态恢复数据，恢复

25、数据，然后您再重新记账。在记账过程中，不得中断退出。在第一次记账时，若期初余额试算不平然后您再重新记账。在记账过程中，不得中断退出。在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选衡，系统将不允许记账。所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。记账范围。按下按下Ctrl+H键，显示键，显示【凭证凭证】功能中的功能中的【恢复记账前状态恢复记账前状态】功能，再次按下功能，再次按下Ctrl+H键隐藏此菜单键隐藏此菜单 工资管理工资管理【知知识识要点要点】取消记账时注意：取消记账时注意：1.只有账套主管才有权限

26、进行恢复到记账前状态的操作。2.对于已结账的月份，不能恢复记账前状态。3.如果再按CTRL+H键，隐藏恢复记账前状态功能。第第4章章 总账管理总账管理帐表种类帐表种类一、科目帐表二、客户往来帐表三、供应商往来帐表四、个 人往来帐表五、部门辅助帐六、项目辅助帐表七、帐表打印八、综合辅助帐表4.4 会计账簿管理报表一、日记帐二、序时帐三、总帐四、明细帐五、多栏式明细帐十、客户往来余额表十一、客户往来明细表十二、供应商往来余额表十三、供应商往来明细表十四、个人往来余额表六、综合多栏帐七、日报表十五、个人往来明细表八、试算表九、科目余额表十六、部门总帐、明细帐十七、项目总帐、明细帐十八、科目辅助帐、表

27、4.4 会计账簿一、科目账查询一、科目账查询一、科目账查询一、科目账查询(一一一一)三栏式总账三栏式总账三栏式总账三栏式总账 总账通常被定义为三栏式，即借贷余三栏账。在电算化方总账通常被定义为三栏式，即借贷余三栏账。在电算化方式下，通过三栏式总账查询功能，不但可以查询各总账科目的式下，通过三栏式总账查询功能，不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至五级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额等。至五级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额等。注意注意 科目范围为空时，系统认为查询所有科目。科

28、目范围为空时，系统认为查询所有科目。如果需查询一至三级科目，可选择级次范围如果需查询一至三级科目，可选择级次范围“1-31-3”，如果需，如果需 查询所有末级科目，则应选中查询所有末级科目，则应选中“末级科目末级科目”复选框。复选框。如果需查看明细账还可在如果需查看明细账还可在“总账查询总账查询”窗口中单击窗口中单击“明细明细”按按钮。钮。如果需查询包含未记账凭证的总账，则应选中如果需查询包含未记账凭证的总账，则应选中“包含未记账凭包含未记账凭证证”复选框。复选框。可将查询条件保存到可将查询条件保存到“我的账簿我的账簿”中。中。一、科目账查询一、科目账查询一、科目账查询一、科目账查询(二二二二

29、)余额表余额表余额表余额表 余额表查询与总账查询基本相似，主要用于查询和统计各余额表查询与总账查询基本相似，主要用于查询和统计各级科目的本月发生额、累计发生额和余额等，可输出某月或某级科目的本月发生额、累计发生额和余额等，可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额等。可以分别按会计科目的类型和金额累计发生额、期末余额等。可以分别按会计科目的类型和金额区间等方式查询。区间等方式查询。注意注意 输入输入“科目编码科目编码”时可以使用通配符时可以使用通配符“？”，如：？，如：？0101表示查一级为任何

30、编码，二级为表示查一级为任何编码，二级为0101的科目。的科目。通配符使用时只能是某个级次编码都用通配符使用时只能是某个级次编码都用“？”，不能在，不能在某个级次的编码一个用某个级次的编码一个用“？”一个用编码。一个用编码。4.4 会计账簿一、科目账查询一、科目账查询一、科目账查询一、科目账查询(三三三三)明细账明细账明细账明细账 明细账查询主要用于查询二至五级明细科目的年初余额、明细账查询主要用于查询二至五级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额等。各月发生额合计和月末余额等。明细账的查询格式主要有普通明细账、按科目排序明细账、月明细账的查询格式主要有普通明细账、按科目排序明细账、月份

31、综合明细账。份综合明细账。普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其有发生额的按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其有发生额的末级科目排序的明细账；末级科目排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账，使各级科目的数账数据及末级科目明细数据的综合明细账，使各级科目的数据关系一目了然。据关系一目了然。4.4 会计账簿 注意：注意：在明细账查询窗口中可以联查到相应科目的总账在明细账查询窗口中可以联查

32、到相应科目的总账及记账凭证等。及记账凭证等。工资管理工资管理4.4 会计账簿会计账簿第第4章章 总账管理总账管理4.4.4 多栏账多栏账 【pg.118pg.118】工资管理工资管理4.4 会计账簿会计账簿第第4章章 总账管理总账管理4.4.5 个人往来账个人往来账 【pg.120pg.120】工资管理工资管理4.4 会计账簿会计账簿第第4章章 总账管理总账管理4.4.5 部门账部门账 【pg.121pg.121】在总账系统中，如果在定义会计科目时，把某科目账类定在总账系统中，如果在定义会计科目时，把某科目账类定认为部门辅助核算，系统则对这些科目除了进行部门核算外，认为部门辅助核算，系统则对这

33、些科目除了进行部门核算外，还提供了横向和纵向的查询统计功能，为企业管理者输出各种还提供了横向和纵向的查询统计功能，为企业管理者输出各种会计信息，真正体现了会计信息，真正体现了“管理管理”的功能。的功能。注意注意 在在“部门总账部门总账”界面，用鼠标单击界面，用鼠标单击“明细明细”可联查部门可联查部门明细账。明细账。总帐之现金流量表总帐之现金流量表4.5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.1 查询日记账查询日记账 【pg.123pg.123】注意：注意：（1）只有在）只有在“会计科目会计科目”功能中使用功能中使用“指定科目指定科目”功能指定功能指定“现金总账科目现金总账科目”及

34、及“银行总账科目银行总账科目”，才能查询，才能查询“现金日记现金日记账账”及及“银行存款日记账银行存款日记账”。（2）既可以按日查询，也可以按月查询现金及银行存款日记）既可以按日查询，也可以按月查询现金及银行存款日记账。账。（3）查询日记账时还可以查询包含未记账凭证的日记账。）查询日记账时还可以查询包含未记账凭证的日记账。在已打开的日记账窗口中还可以通过单击在已打开的日记账窗口中还可以通过单击“过滤过滤”按钮，通过按钮，通过输入过滤条件快速查询日记账的具体内容。输入过滤条件快速查询日记账的具体内容。（4）在已打开的日记账窗口中还可以通过单击）在已打开的日记账窗口中还可以通过单击“凭证凭证”按钮

35、，按钮，查询该条记录所对应的记账凭证查询该条记录所对应的记账凭证 工资管理工资管理【知知识识要点要点】查询日记账时应注意：查询日记账时应注意：1.在“银行日记账”中，如果本月尚未结账，显示“当前合计”、“当前累计”；如果本月已经结账，则显示“本月合计”、“本年累计”。2.查询日记账时还可以用鼠标双击某行或按“凭证”按钮，查看相应的凭证，按“总账”按钮可以查看此科目的三栏式总账。3.现金日记账的查询与银行存款日记账的查询操作基本相同。第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理4.5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.1 查询资金日报表查询资金日报表 【pg.125pg.125

36、】思考：为什么有时没有数据？思考：为什么有时没有数据？工资管理工资管理4.5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.2 支票登记簿支票登记簿 登记支票登记簿时应注意：登记支票登记簿时应注意：1.领用日期和支票号必须输入，其它内容可以不输入。2.报销日期不能在领用日期之前。3.已报销的支票可以成批删除。【pg.126pg.126】工资管理工资管理4.5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.3 银行对账银行对账 1、录入银行对账期初数据、录入银行对账期初数据银行对账期初银行对账期初功能是用于第一次使用银功能是用于第一次使用银行对账模块前录入行对账模块前录入日记账及对账

37、单日记账及对账单未达项，未达项，在开始使用银行对账之后一般不再使用。在开始使用银行对账之后一般不再使用。银行对账期初数据银行对账期初数据注意：启用注意：启用日期日期 pg.129pg.129本功能用于平时录入、查询和引入银行对账单。本功能用于平时录入、查询和引入银行对账单。在此功能中显示的银行对账单为启用日期之后在此功能中显示的银行对账单为启用日期之后的对账单。的对账单。2 录入银行对账单工资管理工资管理【知知识识要点要点】录入银行对账单时应注意：录入银行对账单时应注意：1.输入每笔经济业务的金额后，单击Enter键后，系统自动计算出该日的银行存款余额。2.若企业在多家银行开户，对账单应与其对

38、应账号所对应的银行存款下的末级科目一致。2 录入银行对账单3 银行对账 银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对于已自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对于已核对上的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账核对上的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方写上两清标志，单双方写上两清标志，并视为已达账项，对于在两清栏未写上并视为已达账项，对于在两清栏未写上两清符号的记录，系统则视其为未达账项。两清符号的记录，系统则视其为未达账项。手工对账是对自动对账的补充，您使用完自动

39、对账后，可能还手工对账是对自动对账的补充，您使用完自动对账后，可能还有一些特殊的已达账没有对出来，而被视为未达账项，为了保有一些特殊的已达账没有对出来，而被视为未达账项，为了保证对账更彻底正确，您可用手工对账来进行调整。证对账更彻底正确，您可用手工对账来进行调整。工资管理工资管理【知知识识要点要点】银行对账时应注意：银行对账时应注意：1.对账条件中的方向、金额相同是必选条件。2.对账截止日期可输可不输。3.对于已达账项，系统自动在银行存款日记账和银行对账单双方的“两清”栏打上圆圈标志，其所在行背景色变为绿色。第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理第第4章章 总账管理总账管理4、银行对账平

40、衡检查、银行对账平衡检查5、编制银行存款余额调节表、编制银行存款余额调节表6、查询银行对账勾对情况、查询银行对账勾对情况7、核销银行账、核销银行账 工资管理工资管理4.6 期末业务处理期末业务处理第第4章章 总账管理总账管理由于各会计期间的许多期末业务均由于各会计期间的许多期末业务均 具有较强的具有较强的规律性，因此由计算机来处理期末会计业务，不规律性，因此由计算机来处理期末会计业务，不但但 可以规范会计业务的处理还可以大大提高处理可以规范会计业务的处理还可以大大提高处理期末业务的工作期末业务的工作 效率。效率。应用：期末摊、提、结转业务的处理“费用分配”的结转。如：工资分配等“费用分摊”的结

41、转。如：制造费用等。“税金计算”的结转。如：增值税等。“提取各项费用”的结转。如：提取福利费等。工资管理工资管理4.6 期末业务处理期末业务处理先定义自动转账先定义自动转账凭证凭证再生成转账凭证。再生成转账凭证。第第4章章 总账管理总账管理4.6.1 定义转账凭证定义转账凭证 转账凭证的定义提供了自定义转账凭证、转账凭证的定义提供了自定义转账凭证、对应结转、结转销售成本及结转期间损益等。对应结转、结转销售成本及结转期间损益等。思考：思考：U8U8转账定义的类型？转账定义的类型？4.6 4.6 期末业务处理期末业务处理一、定义转账凭证一、定义转账凭证一、定义转账凭证一、定义转账凭证(一一一一)自

42、定义转账设置自定义转账设置自定义转账设置自定义转账设置 由于各个企业情况不同，必然会造成各个企业对各类成本由于各个企业情况不同，必然会造成各个企业对各类成本费用的分摊结转方式的不同。在电算化方式下，为了实现各个费用的分摊结转方式的不同。在电算化方式下，为了实现各个企业不同时期期末会计业务处理的通用性，用户可以自行定义企业不同时期期末会计业务处理的通用性，用户可以自行定义自动转账凭证以完成每个会计期末的固定会计业务的自动转账。自动转账凭证以完成每个会计期末的固定会计业务的自动转账。自定义转账凭证功能可以完成对各种费用的分配、分摊、计提、自定义转账凭证功能可以完成对各种费用的分配、分摊、计提、税金

43、的计算及期间损益转账凭证的设置等。税金的计算及期间损益转账凭证的设置等。注意注意 转账序号是指自定义转账凭证的代号，转账序号不是转账序号是指自定义转账凭证的代号，转账序号不是 凭证号，转账序号可以任意定义，但只能输入数字、字母，凭证号，转账序号可以任意定义，但只能输入数字、字母，不能重号。不能重号。转账凭证号在执行自动转账时由系统生成，一张转账转账凭证号在执行自动转账时由系统生成，一张转账 凭证对应一个转账序号。凭证对应一个转账序号。1.定义借方转账分录信息定义借方转账分录信息2.定义贷方转账分录信息定义贷方转账分录信息注意注意如果公式的表达式明确，可直接输入公式。如果公式的表达式明确，可直接

44、输入公式。如果公式的表达式不太明确，可采用向导方如果公式的表达式不太明确，可采用向导方式输入金额公式。式输入金额公式。取对方科目计算结果：取对方科目计算结果：JG(科目编码科目编码)或或JG()期初余额：期初余额：QC(科目编码，会计期间科目编码，会计期间)期末余额：期末余额：QM(科目编码，会计期间科目编码，会计期间)一、定义转账凭证一、定义转账凭证一、定义转账凭证一、定义转账凭证(二二二二)对应结转设置对应结转设置对应结转设置对应结转设置 对应结转不仅可以进行两个科目一对一的结转，还可以进对应结转不仅可以进行两个科目一对一的结转，还可以进行科目的一对多结转。对应结转的科目可以是上级科目，但

45、其行科目的一对多结转。对应结转的科目可以是上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致下级科目的科目结构必须一致(相同明细科目相同明细科目)。注意注意 对应结转只结转期末余额。对应结转只结转期末余额。一张凭证可定义多行，转出科目及辅助项必须一致，转一张凭证可定义多行，转出科目及辅助项必须一致，转入科目及辅助项可不相同。入科目及辅助项可不相同。如果同一凭证转入科目有多个，并且若同一凭证的结转如果同一凭证转入科目有多个，并且若同一凭证的结转系数之和为系数之和为1 1，则最后一笔结转金额为转出科目余额减当前凭证，则最后一笔结转金额为转出科目余额减当前凭证已转出的余额。已转出的余额。4.6 4.6 期末业

46、务处理期末业务处理一、定义转账凭证一、定义转账凭证一、定义转账凭证一、定义转账凭证(三三三三)期间损益设置期间损益设置期间损益设置期间损益设置 本功能用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转本功能用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。注意注意 损益科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助账类必损益科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助账类必须相同。须相同。本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。的下级科目。4.6 4.6

47、 期末业务处理期末业务处理二、生成转账凭证二、生成转账凭证二、生成转账凭证二、生成转账凭证 在定义完成转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可快在定义完成转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去。由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以证中去。由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，必须先将所有未记账凭证记账，否在进行月末转账工作之前，必须先将所有未记账凭证记账，否则，将影响生成的转账凭证数据的正确性则，将影响生成的转账凭证数据的正确性。注意注意

48、转账生成之前，注意转账月份为当前会计月份。转账生成之前，注意转账月份为当前会计月份。进行转账生成之前，选将相关经济业务的记账凭证登记进行转账生成之前，选将相关经济业务的记账凭证登记 入账。入账。若凭证类别、制单日期和附单据数与实际情况有出入，若凭证类别、制单日期和附单据数与实际情况有出入，可直接在当前凭证上进行修改，然后再保存。可直接在当前凭证上进行修改，然后再保存。4.6 4.6 期末业务处理期末业务处理二、生成转账凭证二、生成转账凭证二、生成转账凭证二、生成转账凭证注意注意 转账凭证每月只生成一次。转账凭证每月只生成一次。转账凭证生成时，系统中如果有未记账的凭证，转账凭证生成时，系统中如果

49、有未记账的凭证，系统会提示。如果该未记账凭证并不会影响此时生成系统会提示。如果该未记账凭证并不会影响此时生成的记账的凭证，则可以继续此时的操作，否则应在将的记账的凭证，则可以继续此时的操作，否则应在将未记账凭证记账后再继续生产转账凭证的操作。未记账凭证记账后再继续生产转账凭证的操作。生成的转账凭证，仍需审核、才能记账。生成的转账凭证，仍需审核、才能记账。在生成凭证时必须注意业务发生的先后次序，在生成凭证时必须注意业务发生的先后次序，否则计算金额时就会发生差错。否则计算金额时就会发生差错。4.6 4.6 期末业务处理期末业务处理转帐生成自定义转帐凭证由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，由于

50、转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，请先将所有未所以在进行月末转账工作之前，请先将所有未记账凭证记账，否则，生成的转账凭证数据可记账凭证记账，否则，生成的转账凭证数据可能有误。能有误。三、月末结账三、月末结账三、月末结账三、月末结账 对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。确，以及账簿是否平衡。对账在手工账务处理中与计算机账务处理中的重要性比较账簿弱化现象在月末结账前(一一一一)对账对账对账对账 4.6 4.6 期末业务处理期末业务处理日常业务处理日常业务处理对账对账 对账簿数据进行核对，以检查记账