建设工程检测公司档案管理制度.docx

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1、建设工程检测公司档案治理制度一、总则1、为了标准公司档案治理，特制定本制度。2、本制度适用于公司及所属各工地试验室档案治理。3、本制度最终解释权归公司综合办公室办公室，综合办公室负责本制度的修订完善。二、档案治理机构的设置及根本要求一档案划分及治理部门1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营治理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司设立档案室，隶属于综合办公室，并设置档案治理员，负责档案资料的归档催促和日常治理工作。公司制定明确的档案治理员岗位职责，档案治理员必需严格履行职责。3、公司档案依据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案

2、应按标准标准进展分类，有标准的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类名目。二 各部门资料治理1、公司所属各部门必需设兼职的资料治理员，制定明确的资料治理员岗位职责，标准部门档案治理，实行部门档案与公司档案归口治理。2、各部门依据部门资料性质结合公司级档案治理方法，实行统一的标准分类治理。3、档案的借阅和移交、销毁，必需依据公司治理规定执行。三 、档案分类一档案质量1、档案封面应逐项依据规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清楚，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2、档案文件制止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进展修复处理。3、档案必需遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料

3、之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4、档案盒外表为档案名目，档案盒内文件没有提名的，由档案人员依据内容拟定标题。5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。二立档1、档案文件材料依据批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最终一年立卷。3、档案文件资料按时间挨次排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件， 发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。三分类1、档案各级分

4、类应赐予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原 则，并要确定范畴，不能笼统模糊。如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等。2、公司档案大致分为以下几类：（1） 证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；（2） 文件类：格外来文件政府职能部门的往来文件和内部文件；（3） 制度类：治理制度汇编；（4） 合同类：分内部经营治理合同和业务合同两种。（5） 打算总结类：分年度打算及总结等；（6） 会议纪要类：办公例会纪要等五档案编号1、档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记名目表，将全局部类各级名称及其代表数字编号，用确定挨次依次排列，以便查阅。2、档案分类各级名

5、称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查争论，并拟定旧档案分类编号比照表，以免混淆。3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，依据档案登记名目表条款“对号入座”，各部门要乐观协作公司档案治理工作。四、归档及保存年限一归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进展归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写卷内名目。二归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为 1 年，5 年，10 年。1、永久保存：（1） 公司章程、合同（2） 组织规程及办事细则（3） 月工作会与

6、年度会记录（4） 财务报表（5） 政府机关核准文件（6） 不动产全部权及其他债权凭证（7） 公司规章制度（8） 其他经核定须永久保存的文书2、10 年保存：（1） 预算、决算书类（2） 会计凭证（3） 事业打算资料（4） 其他经核定须保存 10 年的文书3、1 年至 5 年保存：（1） 期满或解除之合约（2） 其他经核定保存 5 年的文书4、1 年以下临时保存：结案后无长期保存必要者。三公司可依据实际状况拟订文件资料保存期限的补充规定。四归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。五按归档

7、要求进展装订、编号、填写卷内名目表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。五、档案日常治理一借阅1、借阅手续：（1） 各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必需在公司借阅登记表上签字。（2） 档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备准时催还。（3） 档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作缘由需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面

8、请示，经综合办公室主任批准。5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。二销毁1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清册，报公司总经理审核批准，并指定其监销人前方可进展销毁。档案销毁清册需注明：销毁档案名目、 公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2、销前，依据清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销状况报告本单位负责人。档案销毁清册需永久保管。3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有以下四种：A.未结清的债权债务；B.未了事项；C. 正在工程建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。D.应单独抽出立卷，直到事 项完结

9、时为止。三移交1、需要进展移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人审核批准 并指定其监交人后，方可进展移交。档案移交登记表需注明：移交档案名目、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交缘由。2、移交前，依据清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。四保密1、档案室的任务是集中统一治理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的供给利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守隐秘，树立全心全意为公司各项工作效劳的思想， 主动，准确，快速地为利用者供给档案资料

10、。3、疼惜档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及任凭翻动。六、附则一在本制度框架下，公司各部门可依据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。二本制度自印发试行之日起执行。附表档案员职责1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；乐观开展档案的供给利用工作；2、认真学习档案治理的相关规定、技术和业务学问，把握归档的根本方法，保证档案质量。3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料， 应当准时进展修补和复制，装订局部过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难

11、以识别的资料，应当附上抄件。4、归档要留意干净，归档前要先对文件资料进展分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时全部资料都能顺手而得，避开盲目查找。5、做好保密工作，并实行防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。6、每年进展一次档案清理，编制或更档案保管手册做好文件索引，以便查找。附表 16-1四川 XX 建设工程试验检测有限责任公司档案登记名目表编号部门性质存档日期内容保存类型附表 16-2四川 XX 建设工程试验检测有限责任公司档案借阅登记表日期档案编号档案内容借阅人签字归还日期附表 16-3四川 XX 建设工程试验检测有限责任公司档案名目公司负责人意见档案人签章监销人签章销毁时间备注档案销毁清册附表 16-4四川 XX 建设工程试验检测有限责任公司档案移交登记表移交档案名目 公司负责人意见 移交方签章监交人签章接收方签章移交时间移交缘由