广州地产公司公文管理制度.docx

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1、 广州X地产公司公文管理制度_物业经理人 1、公文治理 1.1 收文A、政府部门及有关单位发来的公文收到后,均由行政人事部进展分类,挂号文件进展登记编号(格式见附件一),属于部门、地盘的文件由行政人事部直接送达处理;属于公司文件,经行政人事部做收文处理(格式见附件二),由行政人事部负责送公司分管领导批阅。B、依据批阅范围,由行政人事部有秩序地组织准时送阅处理,并负责催阅、催办、催传。C、发文要有记录,文件接收人需在发文登记表(见附件三)签名。D、为缩短传阅时间,提高传阅速度和避开丧失,文件送到后,公司各领导和部门经理要准时阅看,阅签后退行政人事部,公文不得自传递,以防丧失和延时误事。E、各部门

2、对有公司领导指示的公文要准时处理,并将处理结果注于公文签上。F、传阅文件,阅后要签名并注明阅文日期。G、公司领导及部门开会带回之发公司的公文及有关会议文件一律交行政人事部进展登记、收存。H、发公司的重要公文(与公司全局有关的)均应将有关原件送行政人事部,复印一份由部门办理或留存。 1.2 发文A、凡以公司名义制发的文件。需请示主管副总经理同意后,由有关部门负责拟稿,草拟文件必需用拟稿纸书写,文稿形成后,:由主管副总经理签发。B、已经主管副总经理签发的文件底稿,由行政人事部进展登记,统一编号后打印。C、以公司名义发文由行政人事部统一打印、校对,盖章后发出。D、以部门名义发文,由文件起草部门校对、

3、复印,盖章后发出。 1.3 发文留意事项A、以公司名义发文,要以相应的公司信笺为对外行文的正式公文纸。B、拟发传真,须用公司的传真纸书写,按格式填写有关栏目,书写力求字迹工整、言简意明。C、复印公司内部传阅文件,使用已复印过的单面纸或进展双面复印,一般只发有关部门,节省开支。 1.4 公文种类A、打算:适用于对重要事项或者重大行动做出安排。B、通告:适用于肯定范围内公布应当遵守或者周知的事项。C、通知:适用于批转下级单位的公文;转发上级和不相隶属单位的公文;公布规章;传达要求下级办理和有关单位需要或者共同执行的事项;员工的职务任免、聘用和会议。D、通报:适用于表彰先进,批判错误,传达重要精神或

4、者状况。E、报告:适用于向上级机关汇报工作,反映状况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。F、请示:适用于向上级机关恳求指示、批准。G、批复:适用于答复下级单位恳求事项。H、函:适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。I、会议纪要:适用于记载和传达会议状况和打算事项。 1.5 公文格式公文一般由发文字号、隐秘等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位等局部组成。A、发文字号,凡以公司名义制发的公文,其发文号统一由行政人事部编排。B、公文隐秘等级分为“绝密“、“机密“、“隐秘“,其中:“绝密“、“机密“公文应标明份数、序号。C、紧急文件分别标明“特急

5、“、“急件“。D、公文标题,应精确简要地概括文件的主要内容,并精确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。E、公文如有附件,应当在正文后,成文时间之前注明附件挨次和名称。F、公文除会议纪要外,应加盖印章。印章加盖应骑年压月。G、公文的成文时间,经领导人签发的日期为准。H、文字从左至右横写、横排,统一用简体字,题目用黑体,正文用仿宋体。I、公文用纸统一采纳国际标准A4型(长297mm,宽210mm),左侧装订。以公司名义发文,要采纳公司信笺,并加盖印章。 1.6 行文规章A、各单位的行文关系,应依据相互间的隶属关系和职权范围确定。B、向下级的重要行文,应当同时抄送直接上

6、级。C、“请示“应当一文一事,一般只写一个主送机关,切勿多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。D、“报告“中不得夹带请示事项。E、草拟公文做到:状况确定、观点明确、条理清晰、文字精炼、书写工整、标点明确、篇幅力求简短。人名、地名、数字、引文精确。用公文应先引标题,后引发文字号,日期应当写详细的年、月、日。用词用字精确、标准,文内使用简称,一般应先用全称,并注明简称。草拟公文应使用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名,草拟、修改和签批公文,不得用铅笔或圆珠笔,不得在文稿装订线外书写。F、公文中的数字,除成文时间、局部构造次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞颜色语句中作为词素的数字必需使用汉

7、字外,应当使用阿拉伯数码。G、属于部门职权范围的事项,应当由部门自行发文;部门的发文,一般只需抄报主管领导,避开滥送。 1.7 公文办理A、公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。B、需要办理的公文,行政人事部应准时送领导指示或者交有关部门。C、审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间,其他审批人圈阅,应当视为同意。D、公文送领导签发之前,应由行政人事部进展审核,审核的重点是:是否需要行文,是否符合有关法律、法规,是否与有关部门会签,文字表述、文种使用、公文格式是否符合本方法等。E、传递隐秘公文,必需实行保密措施,确保安全;利用计算机、传真机等传隐秘公文,必需采纳加密装置,绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。 1.8 公文立卷、归档及销毁A、公文办完后,应当依据有关规定,准时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。B、公文归档,应当依据其相互联系、特征和保存价值分类整理,要保证档案的齐全、完整,个人不得保存应当归档的公文。C、没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导批准,可以定期销毁。销毁隐秘公文,应进展登记,由二个监销,保证不丧失、不漏销。/P