开发公司文书档案管理细则.docx

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1、 开发公司文书档案管理细则 开发公司文书档案治理细则 第一条 为了进一步加强对文书档案的治理，特制定本细则。 其次条 本细则适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案的治理。 第三条 职责 (一)办公室负责公司文书档案的治理。 (二)各职能部门、工程部负责本单位文书档案的立卷、归档、移交工作，并指定专人(秘书)负责保管公司下发的文书档案。 (三)各工程部负责本工程部文书档案的治理工作，并指定专人(秘书)负责保管公司下发的文书档案。 第四条 文件材料的归档范围 (一)外单位来的文件材料.： 1、政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。 2、政府有关机构颁发的、针对本单位的或必需贯彻执行的决议、打

2、算、通知、指示、命令等。 3、政府有关机构对本公司及下属工程部检查工作形成的文件材料。 (二)公司在工作中形成的文件、资料： 1、公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要大事公告、重要的汇报材料、审计报告等。 2、公司总经理办公会、各种专题会议的通知、报告、总结、总经理讲话、纪要、重要的简报及会议记录等。 3、公司颁发的打算、决议、制度、规定、通报、通知等文件材料。 4、公司及各部门、工程部的年度工作总结、规划及报告、简报。 5、公司编制的各种规划、统计报表等。 6、已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。 7、关于人事任免的文件材料。 8、公司合作、考察、培训活动中形成的

3、请示、批复、报告、规划、总结、重要简报等。 (三)下属工程部报来的专题报告、典型材料、请示等文件材料。 第五条 文件材料的归档时间公司各部门(除拆迁部外)形成的档案应在文件处理完七日内向公司办公室移交。 第六条 归档文件的系统性要求 (一)应归档的文件材料肯定要收集齐全，凡属于归档范围的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。 (二)归档要遵循文件的自然形成规律，根据文件之间的历史联系、依据发文机关、问题、时间、名称等特征精确分类立卷，使案卷能正确反映企业活动的根本面貌。一个部门产生的文件应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单位文件有亲密联系的外，一般不和本单位文件一起组卷。

4、需要长期保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。 第七条 归档文件在技术加工方面的要求 (一)案卷封面的各个工程均应填写清晰、精确，要依据“档案材料保管期限规定”注明案卷的保管期限。 (二)卷内文件应按肯定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面;正文在前定稿在后;批复在前请示在后。 (三)归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年;年度规划按开头年;多年总结按最终年;批转、批复按批转、批复时间立卷。 (四)整理好的案卷要逐张编号，填写“卷内文件名目”和“卷内备考表”，以上需用打印机或钢笔字迹填写。 (五)拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要素(文件、内容、名称)要完整、精

5、确。文字要简练通顺，概括精确，符合文法，标点要正确，避开文不对题、词不达意，避开过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题，一般标题不要超过二、三十字，特别状况最多不能超过五十字。 (六)案卷的装订要做到：装订前修整文件，对于破损文件材料要进展修补，装订线上有文字的要进展裱糊。修补文件用防虫浆糊，以防虫蛀。文件纸型大小不一时，要做必要的补贴或折叠。字迹不清晰的重要文件材料要设法复制清晰。文件分类要反复推敲，确保无疑时再装订，以避开因分类不精确造成返工。案卷装订要使用线绳或麻绳，去掉原有金属钉，严防装订中有损文件字迹现象，装订后的案卷应整齐美观。 (七)向档案室归档的全部案卷，都要依据案卷重要程度，根据肯定

6、次序进展系统的排列，编写案卷挨次号，填写案卷名目一式两份，交接人双方清点无误后由有关人员在案卷名目上签字，双方各存一份。 第八条 文书档案的保管期限 文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久为十年以上，长期为五年至十年，短期为五年以下。 (一)但凡反映公司重要职能活动和根本历史面貌的，需要常常利用，具有长远查考利用价值的档案，应列为永久保管。 (二)但凡反映公司工作活动的，在相当长时间内需要查考的档案，应列为长期保管。 (三)但凡在较短时间内公司需要查考的各种文件材料均应列为短期保管。 归档范围和保管期限详见下表： 文书档案归档范围和保管期限一览表 序号归档范围保管期限 1与本公司业务

7、有关的政府主管单位颁发的指示、命令、条 例、规定等重要的文件材料永久 2公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要大事公告、重要的汇报材料、审计报告等永久或长期 3公司总经理办公会、各种专业会议的通知、报告、总结、领导人讲话、纪要、重要的简报及会议记录等永久或长期 4公司颁发的打算、决议、制度、规定、通报、通知等文件永久或长期 5政府有关的主管部门来我公司检查工作形成的文件材料短期 6公司对外签订的各种合同、协议书等长期 7公司及各部门的年度工作总结、规划及报告、简报短期 8公司编制的各种规划、统计报表等短期 9公司大事记及反映公司重要活动的简报等文件材料长期 10公司外事、合作、考

8、察、培训活动中形成的请示、批复、报告、规划、总结、重要简报等长期 11有关干部任免、人事奖惩的文件材料长期 第九条 未尽事宜，由公司办公室负责解释。 第十条 本细则与档案治理方法一并公布施行。 物业经理人：.pmceo.Com 篇2：开发公司档案治理方法 开发公司档案治理方法 第一章 总则 第一条 为了加强对公司档案的治理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丧失、损坏，制定本方法。 其次条 本方法适用于公司本部及工程部对工程、文书、声像、实物等各类档案的治理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管等。 第三条 职责分工 (一)办公室负责对公司的各类档案实行统一治理和公司文书档案

9、、影像档案、实物档案的直接收理;监视、检查本方法的施行状况，对各部门的档案工作及资料员进展业务指导和培训。 (二)财务审计部在遵照本制度和财务档案治理的有关法规性文件的前提下，负责公司会计档案的治理，并承受办公室的监视、检查。 (三)各部门应指定本单位的档案治理人员(兼)并报公司办公室备案。 (四)各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。 第四条 档案的分类 公司档案分为七大类：文书档案、人事档案、会计档案、工程档案、影像档案、实物档案、经营档案。各类档案的详细治理见附件一至附件七。 其次章 档案立卷、归档 第五条 办公室及各职能部门的档案(资料)治理员应定期(每月一次)

10、进展档案的收集。 第六条 立卷归档的时间 (一)各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件必需在7日内交办公室，由办公室负责外来文件的统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件。除了工程技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由公司办公室归档。 (二)凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料、合同、协议等，均应在当月内立卷归档。每月底，各部门档案治理员应把整理审定完毕的档案资料移交办公室保管。 (三)在获得证照后，除了“税务登记证”在财务审计部保存外，公司的其它各类证照(营业执照、资质证书、企业代码证等)应在7日内交办公室保存。工程的各类批文、证照原件

11、，在办理完毕后三日内移交办公室保存。 第七条 立卷归档的要求 (一)归档文件要齐全、完整，要根据文件材料形成的规律进展科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。 (二)案卷要求 1、归档案卷封面的各个工程均应填写清晰。案卷标题要简明准确，保管期限要精确，装订要整齐。 2、归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷挨次号，案卷名目一式两份。移交档案时，双方依据名目清点核对，并履行签字手续。 3、卷内文件排列要有挨次，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。 4、填写案卷一律用碳素黑水钢笔，制止用圆珠笔或铅笔，字迹应清晰、精确。 (三)各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章 、证书、牌匾、馈赠品

12、等)归档必需有原件，并保持其完好无损。 (四)影像档案摄录必需具体记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必需是原版、原件、清楚、完整。 第八条 交接档案的要求 (一)交接的资料必需完整; (二)交接的资料必需精确，务必真实地记录企业进展地全过程，做到文、图、物相符，数据精确要靠，签字手续完备; (三)归档资料必需为原件，用圆珠笔、复写纸形成的资料和传真件一般不得作为归档资料，如遇特别状况需总经理助理批准; (四)交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料报总经理助理审批方可归档; (五)档案盒、档案袋的标签及名

13、目的格式和内容实行统一的制作标准 (六)卷内资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开头。页号编写位置：单面书写的资料在右下角，双面书写的资料，正面在右下角，反面在左下角，折叠后图标一律在右下角; (七)交接资料时必需当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负责人签字。移交清单一式二份，双方各执一份(如有需要可供应电子版)。 (八)对工程资料档案的特别要求： 1、工程文件应字迹清晰，图样清楚，图表干净，签字盖章 手续要完备。文字材料尺寸规格应采纳A4幅面(297mm*210mm)，图纸应采纳国家标准图幅(图纸一般采纳蓝晒图,竣工图应是新蓝图); 2、用计算机出图

14、必需清楚。并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏要露在外面; 3、全部竣工图均应加盖竣工图章 ; 4、文字材料应按事项、专业挨次排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 第三章 档案的保管 第八条 归档后的档案由办公室统一保管。各部门、工程部临时保管的档案应设专用档案柜，并由专(兼)职治理员负责保管。 第九条 档案资料要按门类和载体进展科学的分类、排列和编号。档案治理员要熟识档案状况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好供应利用工作，为公司各项业务的开展供应依据性资料。 第十条 办公室要严格根据“八防”(防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度枯燥

15、、防失密)的要求做好档案的技术爱护并定期检查档案保管状况。 第十一条 档案柜内不得存放与档案无关的物品。 第四章 档案的借阅和保密 第十二条 档案资料一般不外借。需要外借的档案，借阅人应办理借阅审批和登记手续。借阅、复印一般档案，应经办公室主任批准;重要档案(机密文件、证照等)，需经公司总经理批准。 第十三条 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经办公室主任和原形成档案的部门负责人批准，方可借阅。 第十四条 借阅人员在抄写、查阅档案时，档案治理员应积极协作、帮助，严禁擅离岗位。 第十五条 借阅人员要爱惜档案，按期归还。借阅人员不得擅

16、自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。私自复印者，公司经查证属实后赐予“严峻警告处分”。预期归还者，档案治理人员应准时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。 第十六条 档案的保密 (一)档案治理人员必需有严格的保密观念，保证公司档案的肯定安全。 (二)档案室要结实，保管设备要符合保密要求。 (三)合理划分并调整档案密级，严格履行借阅手续，涉及公司重要信息的档案必需由副总经理以上领导签字前方可借阅，涉及本部业务的由部门负责人签字前方可借阅，涉及其它部门的由本部门负责人及相关部门负责人签字方可借阅。 (四)常常对员工进展保密教育，不断增加保密观念。档案治理员丧失或擅自供应泄

17、露机密，应依据情节轻重，赐予纪律处分，直到依法追究刑事责任。 (五)企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案。 第五章 档案鉴定和移交 第十七条 公司办公室档案治理员、各部门、工程部专(兼)职档案治理员应根据档案保管期限的规定，定期对档案进展鉴定，精确确定档案的存毁。 第十八条 档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导下，由公司办公室和有关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经公司总经理或总经理助理批准后，由专人进展监销，并在销毁清册上签字。 第十八条 档案的移交工作需严格根据档案馆的规定，定期向档案馆移交。移交的档案应保存

18、一份复印件以备查考。 第六章 附则 第十九条 本公司人员调开工作时，必需在办完档案移交手续前方可离开岗位。 其次十条 档案人员应积极开展档案编研工作，积极协作公司相关部门编写大事记、组织机构沿革等，为公司品牌建立效劳。 其次十一条 公司所属的各工程部的档案治理工作遵照本方法执行。 其次十二条 本方法附七个附件，附件文件是本方法的组成局部。 附件一：文书档案治理细则 附件二：人事档案治理细则 附件三：经营档案治理细则 附件四：会计档案治理细则 附件五：工程技术档案治理细则 附件六：影像档案治理细则 附件七：实物档案治理细则 其次十三条 本方法有办公室负责解释。 其次十四条 本方法自公布之日起施行

19、。 篇3：某公司档案治理制度 某公司档案治理制度 为加强公司文书档案、声像档案资料的治理工作，保证文书档案、声像档案资料的准时归档和妥当保管，特制定本规定： (一)立卷归档 1.立卷归档的职责 (1)公司各部门均为立卷归档部门。公司行政部负责公司的立卷归档工作，各部门、各员工均要严格执行立卷归档制度，应归档的文件材料要妥当保存、准时归档编号、任何人不得以任何理由拒绝归档。 (2)行政部经理和各部门应指定专人负责办理立卷归档工作。 2.立卷归档的范围 (1)重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等; (2)公司的各种规章 制度、实施细

20、则; (3)上级机关发来的与公司有关的打算、决议、指示、命令、条 例、规定、规划等文件资料; (4)公司对外的正式发文与有关单位来往的文书; (5)公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等; (6)公司的请示与上级机关的批复;公司反映主要工作活动的报告、总结; (7)公司内部的各种工作规划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录(表单)及工作简报; (8)公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料; (9)公司治理人员任免的文件资料; (10)关于员工嘉奖、处分的文件资料; (11)本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料; (12)公司重要设备档案、财会档案

21、及基建档案材料; (13)反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、市场营销资料等。 3.平常归卷 (1)各部门都要建立健全平常归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案员集中统一保管。 (2)各部门应依据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平常文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条 款必需简明准确，并编上条 款号。 (3)公文承办人员应准时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职档案员归卷。 (4)专(兼)职档案员应准时将已归卷的文件材料，根据“案卷类目”条 款，放入平常保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发

22、文登记薄上注明。 4.立卷归档的根本要求 (1)各立卷单位应使用本单位统一格式的档案袋装订档案。 (2)文件应按不同年份进展立卷。 (3)立卷时应依据文件形式的客观规律和经营活动特点，依照同类合并的原则进展归档，将一组具有有关联系的文件材料组成一个卷。 (4)有亲密关联的文件不行分散。 (二)档案的调用 1.公司员工应严格执行借阅治理制度，履行借阅手续。 2.员工调用本部门的档案，应征得本部门经理同意。 3.调用公司档案，应提出申请，并经得公司行政部经理同意，方可调用。 4.调用的档案，一般不得带离公司，公司档案被借出办公室时，借用人须在档案登记本上登记，借阅档案三日内归还，如需连续借阅，必需

23、在登记本上签字后，方可连续借阅。 5.凡属绝密、机密技术资料与本人工作无关不得查、借阅，因工作需要必需经主管领导批准方可查阅。 6.严禁私自复印、摘录绝秘技术资料。 7.丧失资料者，应准时书面通知行政部负责人，以便实行相应的补救措施。 8.销毁过期档案，应由部门经理审批前方可销毁。 9.凡借出的图纸、资料，不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。 10.凡调离本公司职工，必需归还全部技术资料，方可办理调动手续。 (三)档案治理 1.凡需永久和长期保存的档案，应使用专柜集中存放，妥当保管。 2.存放永久和长期档案的专柜，由行政部指定专人治理。 3.各部门如需永久和长期保存的档案移交给档案治理部门或放于档案库内，应办理档案移交手续，并由经办人员在移交单上签名。 4.档案治理人员对集中保管的档案要进展登记编号和编制名目以便查阅，查阅重要带密级档案需经有关领导批准。