开发公司文件管理制度.docx

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1、 开发公司文件管理制度 开发公司文件治理制度 第一章 总则 第一条 为加强对各类文件的统一治理，削减文件数量，提高发文质量和组织治理工作的效率，充分发挥文件在各项工作中的先导作用，结合公司的实际状况，制订本制度。 其次条 本制度所称“文件”是指公司的全部文本文件和电子文件，包括： 1、外来文件; 2、公司公文文件; 3、公司治理体系文件; 4、工作记录。 第三条 文件治理包括文件的收发、保管、作废等。 第四条 公司各类文件由办公室归口治理，其他部门负责与其业务有关的文件的治理。 其次章 外来文件的治理 第五条 外来文件包括： (一)法规性文件，包括国家、省、市公布的相关法律、条 例、通知以及行

2、业标准、标准等。 (二)行业主管部门和相关单位的来函、来文; (三)商务信函、通知。 第六条 公司各级人员在外出时应留意收集与公司及个人业务有关法规性文件。获得外来文件后，当事人应识别文件的内容、性质。涉及其它部门、人员业务的，应主动告知其它部门和个人，并在取回文件后7日内将文件原件交公司办公室，个人可依据需要保存文件复印件。据为己有或逾期不报的，公司赐予口头警告处分。 第七条 各部门每月向办公室报送外来文件登记表。办公室汇总后，以适当方式予以公布，以便外来文件在公司的共享利用。 第八条 公司办公室应指定专人下载法规性文件，并依据文件内容打印、分发给公司高层治理人员和有关部门负责人。公司各部门

3、负责人应在本单位内指定专人下载与本单位职责相关的法规性文件，并依据文件内容转交给办公室和相关领导。 第九条 文件接收人员在接收行业主管部门和相关单位的来函、来文时，应留意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁的函件可拒绝签收。签收后的来函、来文应在当日内交办公室，由办公室行政秘书拆封。办公室行政秘书依据文件内容，送交公司有关领导、有关部门，并在外来文件登记表上做好登记。 第十条 文件接收人员在收到各类商务信函后，依据信封的内容分别实行以下处理方式： (一)注明收件人姓名或职务的，应直接交收件人; (二)注明接收部门的，应直接交部门; (三)收件人是公司的，全部交办公室处理。 第十一条 任何人员严禁拆

4、看其他人员的信函。错投或误拆的，应准时转交收件人。私自拆看他人信函的，收件人可追究当事人的民事责任。 第三章 公文文件 第十二条 公文文件是指以公司名义发出的通告、打算、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等。文书文件是公司在经营治理过程中所形成的具有约束力和标准体式的公务文书，是传达贯彻上级方针、政策，公布规章 制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作、报告状况、沟通阅历的重要工具。 第十三条 公司发文一般由承办部门拟稿，办公室审核、统一编号，报总经理签批后发文。 第十四条 发文的用途 (一)公司内部发文主要用途： 1、公布公司规章 制度; 2、转发主管部门文件; 3、公布公司体制机

5、构变动或人事任免事项; 4、公布公司重大生产、技术、经营治理等工作的打算; 5、公布有关奖惩打算和通报; 6、其它有关公司的重大事项。 (二)公司对外发文主要用途： 1、对行业主管部门呈报申请、请示报告等; 2、同业务关系单位联系有关工作联系事宜。 第十五条 发文程序 (一)公司各部门需要发文，应事先向分管副总经理提出申请。 (二)分管副总经理同意发文时，承办部门依据实际需要草拟文件初稿，草拟文稿必需从公司角度动身，做到状况的确、观点鲜亮、条 理清晰、层次清楚、文字简练、标点符号正确、书写工整。 (三)文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，具体写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人

6、，并签名、盖章 、标定日期。 (四)办公室应依据公司领导的要求和公司有关规定，对文稿进展审核和修改。对涂改不清、文字错漏严峻、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。 (五)经办公室审查修改后的文稿，送分管副总经理核稿。分管副总经理应对文稿内容、质量负责。需要会签的文稿，应在交付打印前送有关部门会签。 (六)文稿审核会签后，按批准权限的规定请公司领导签发。 (七)经领导批准签发后的文稿交办公室行政秘书统一编号，印发。文件发放时，做好发放记录。 第十六条 公文的格式、字体、字号等应遵循行文标准，办公室核准无误后由总经理签发。 第十七条 公文的归档、保管、借阅等参见档案治理方法的有关规定。

7、 第四章 公司治理体系文件 第十八条 公司治理体系文件是指公司为完善治理构造、标准内部治理而公布、下发的各类规章 制度、规程、程序、作业指导书等制度性文本文件，包括： (一)公司章 程、专业委员会议事规章等公司治理文件; (二)公司各项治理制度; (三)公司其他为标准各项工作过程或工程开发流程而起草的规程、程序、作业指导书等。 第十九条 公司治理制度由公司总经理办公室联合各项制度的主控部门沟通起草。 其次十条 治理制度会签 (一)起草完成后治理制度必需进展会签。 (二)公司总经理办公室负责组织文件的主控部门和相关部门的人员进展文件的争论、修改和会签，或者提请公司总经理进展会议争论。 (三)文件

8、的主控部门起草公文，公司总经理办公室审核后，呈交总经理签发“公布令”。 第五章 工作记录 其次十二条 工作记录是指在日常经营治理工作中形成的可验证、可追溯的各种报告、方案、记录表单等。 其次十三条 与业务有关的报告、方案书等由各部门负责留存，负责记录表单格式的设计和修改。 其次十四条 公司总经理办公室负责与治理制度有关的记录表单的统一治理，包括编制、印刷和发放使用，并在体系文件评审中检查记录表单的准时性、真确性和有效性。 第六章 附则 其次十五条 文件送达 (一)公司对外送达文件时，应由接收人在“文件送达签收记录”上签字。 (二)在交接文件时，不能当面交接的，应电话告知承受人。 其次十六条 公司文本文件可以电子文件形式进展下发、保存，电子文件与文本文件的效力等同。 其次十七条 公司各类文件的立卷、归档、保管、借阅、保密、销毁等执行档案治理方法的有关规定。 其次十八条 合同、协议等特别文件的治理执行经济合同治理方法的有关规定。 第三十条 本制度由办公室负责解释。 第三十一条 本制度自公布之日起施行。