[行政公文]常用公文写作规范.ppt

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1、常用公文写作标准常用公文写作标准 2021年3月29日 公文的概念公文的概念 公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体、企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和标准的格式制定的具有传递信息和记录事务作用的载体。广义公文的范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等。狭义公文的范围包括通用公文和专用公文。公文的作用公文的作用 第一、指导作用。第一、指导作用。公文是上级机关对下级机关的工作进行领导与指导的一种工具，上级领导机关通过制发公文来部署工作，对下级的工作进行具体的领导与指导。第二、管理作用。公文具有管理公务

2、的根本职能，各机关通过制发公文来表达意图，传达、组织、协调、指挥、控制等各方面的意向，实现起管理职能。第三 标准作用。首先，公文是法律标准的表达形式，而法律标准是人们的行为准那么。其次，法律文件是我们进行各项工作、开展各项活动的根本依据。第四第四 沟通作用。沟通作用。上下级或平行单位利用公文开展工作、交流信息。第五 凭证作用。公文具有法律效力，可以作为办事的依据、工作的指针。俗话说：“按红头文件办事就是这个意思。同时，公文也是机关工作的记录和保存。公文种类13种：命令令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。请示报告性公文是我们工作中常用的文体，属于上行文，

3、即上报领导审阅的文件。小到物资采购申请，大到年度工作报告，都要用到这类文体。那么，如何写出一篇标准的请示报告性公文呢？这正是今天我要与大家共同学习的主题。目目 录录一、“报告公文的分布详解与写 作要点二、“报告公文格式学习三、“报告常见问题的友情提示一、一、“报告公文的分步详报告公文的分步详解与写作要点解与写作要点 报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文，不要求上级批复。报告和总结、调查报告的写法大同小异。1 1、【标题】：、【标题】：“事由事由+报告报告2 2、【主送机关】、【主送机关】接受报告的直接上级部门，在标接受报告的直接上级部门，在标题下面一

4、行顶格写起，加冒号。只写题下面一行顶格写起，加冒号。只写一个，如需同时送其他部门，应用抄一个，如需同时送其他部门，应用抄报在文末左下角写明形式。报在文末左下角写明形式。3、【正文】A、总结性报告的正文写法：1、情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。开头主要交待报告的缘由，概况说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将XX情况报告如下一语转入正文。2、成绩做法：这是主体。可以简要讲述工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯穿式。3、经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例已经理论分析。常常占五分之一篇幅。4、今后方案。往往

5、写今后的工作方案。常常占三分之一篇幅。B、专题性报告正文写法：1、概述情况。讲述工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。2、说明理由、做法和反映,或取得的成绩和经验，或分析存在的问题和原因，或说明工作做法，或写出员工反映。3、提出意见。写根本看法，解决问题的建议和方法。4 4、【结尾】、【结尾】一般用一般用“特此报告、特此报告、“以上报以上报告，请指示等习惯用语，有的不告，请指示等习惯用语，有的不写。写。5 5、【印章、发文时间】、【印章、发文时间】6 6、写作要点：、写作要点：1 1、部门及个人工作总结报告、部门及个人工作总结报告应符合总结性报告的写法；应符合总结性报告的写法；2

6、2、着重汇报某项工作或某个、着重汇报某项工作或某个问题因符合专题性报告的写法；问题因符合专题性报告的写法；3 3、报告要用事实说话，以表、报告要用事实说话，以表达为主，叙议结合；达为主，叙议结合；4 4、重点突出，中心明确，实、重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。事求是，有针对性。二、“报告公文格式学习三、三、“报告常见问题的友情提报告常见问题的友情提示示1、字号：标题为小二宋体居中，如有副标题那么为三号宋体居中；正文字体为宋体，字号为小四号，标题为正文之间空一行。2、正文内小标题的编号：正文内一级 标题：一、二、三.；二级标题：1、2、3、.如有需要，可在一、二级标题之间增加使用标题(一

7、)、(二)、(三)正文内小标题的字号与正文一致，字体可根据需要加粗。3、版式：页边距：上下左右均为2cm;行间距：1.5倍行距；字间距：标准；页码：页脚正中。4、凡正式公文，装订是应距纸张左边线0.5cm距离处，垂直钉入两个书钉，且两书钉之间的距离恰在纸张三分点上。不可简单地在左上角倾斜装订一个书钉。本人归纳公文中的一些容易无视问题，与大家共享：1、标题：习惯性的用“报告，这是不符合公文写作根本格式的。常用标准报告的标题一般是“关于XXXX的报告，标题要求可以一目了然的知道报告的根本内容，就是简明扼要的概况此项工作的目的。2、主送机关：一是只写受文机关的名称，不写领导个人名字领导特别要求的除外

8、；二是只能写一个主送机关调查报告因为是知阅性公文，受文单位不特别明确，除了要求有主送机关的，可以不写主送机关讲通俗些：一心不能二表；三是行文关系，只能逐级行文，不能越级行文如要上报省政府文件，一般只能由市政府转报；比方站里上报了“管理处，一般由管理处上报“梨温公司。3、正文：对一项工作性的汇报情况，常犯口、正文：对一项工作性的汇报情况，常犯口语话错误，这也是不可取。语话错误，这也是不可取。情况报告叙事简单归纳：时间、地点、人物、情况报告叙事简单归纳：时间、地点、人物、事情。事情。例如：例如：“我到车道看了看，这是口语化的我到车道看了看，这是口语化的描述，改为描述，改为“系管员系管员/票管员到车

9、道检查后发现票管员到车道检查后发现.更妥当些。更妥当些。再举个常见的例子：个人档案一栏中的家庭成再举个常见的例子：个人档案一栏中的家庭成员，习惯口语中的员，习惯口语中的“爸爸、爸爸、“老婆、老婆、“奶奶奶奶的称呼，正确的填写是：的称呼，正确的填写是：“父亲、父亲、“妻子、妻子、“祖父祖父 以以?婚姻法婚姻法?中规定的法律关系为准。中规定的法律关系为准。公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，表达字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆渲染、大量的想象，细致的描写，这些都是公文忌讳。同

10、时正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻。4 4、称谓：、称谓：文件中称谓过于简单：例如文件称呼省政府为文件中称谓过于简单：例如文件称呼省政府为“省省府、检察院为府、检察院为“省院这是不尽准确的，按照人们省院这是不尽准确的，按照人们约定俗成的称谓，省人民政府应简称为约定俗成的称谓，省人民政府应简称为“省政府；省政府；“省院一词容易引起歧义，也可以理解为省院一词容易引起歧义，也可以理解为“省法院省法院、“省医院等，正确的简称应试省医院等，正确的简称应试“省检察院。省检察院。值得注意的是当前流行对领导人及其职务的称呼，往值得注意的是当前流行对领导人及其职务的称呼，往往省掉往省掉“长字，

11、如：把长字，如：把“范部长写作范部长写作“毛部，毛部，把把“陈处长写作陈处长写作“陈处，都是一种很不标准的做陈处，都是一种很不标准的做法；又比方我们习惯性口语中的法；又比方我们习惯性口语中的“鹰西、鹰西、“鹰东。鹰东。如果用于口头语言当中，似乎未尝不可，无可厚非，如果用于口头语言当中，似乎未尝不可，无可厚非，但在正式的公文中是绝对不可以使用的。但在正式的公文中是绝对不可以使用的。文件称谓过繁：称谓过繁的表现主要是该简化的却文件称谓过繁：称谓过繁的表现主要是该简化的却不简化，给人累赘、拖沓。比方鹰潭管理处收费监不简化，给人累赘、拖沓。比方鹰潭管理处收费监控部给直属上级组织控部给直属上级组织-梨温

12、公司收费监控处的梨温公司收费监控处的一份报告，按照习惯，主送单位可写作一份报告，按照习惯，主送单位可写作“收费监控收费监控处即可，而写全称处即可，而写全称-梨温公司收费监控处，梨温公司收费监控处，就不需要。就不需要。文件称谓不明确：不明确的称谓，大都是由于随意文件称谓不明确：不明确的称谓，大都是由于随意生造而成的，使人不好理解。比方把生造而成的，使人不好理解。比方把“清理清理三乱三乱办公室叫做办公室叫做“清三办。清三办。文件称谓不统一：指在一篇文件中，同一个称谓前后不一致，以致造成称谓上的混乱。同一名称在同一文稿中不止一次出现时，应力求名称划一，防止前后不统一。文件称谓因循守旧：文件中称谓因循

13、守旧，是指没有根据客观实际情况的变换而改变，仍在沿用一些旧称谓。比方，把“星期几写作“礼拜几，将“韩国写作“南朝鲜等。公文中的称谓，要注意根据形势的开展变化而不断更新，不可因循守旧。文件称谓不妥当：例如把国有企业的“总经理、“董事长以及一些“市长、“县长称为“老板。正确的做法应当是本身是什么职务就写什么职务，在文件中不可使用“老板、“老总这些笼统模糊的称谓。5、标点符号使用标准：、标点符号使用标准：该用逗号用逗号，该用句号用句号。需该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。要注意：转发上级或下级要慢慢积累琢磨。要注意：转发上级或下级文件时，标题一般不用标点符号有书名号文件时，标题一般不

14、用标点符号有书名号的，取消书名号；此外，标题中不要过多的，取消书名号；此外，标题中不要过多出现出现“通知两个字，比方转发交通厅一个通知两个字，比方转发交通厅一个文件的通知，到管理处，可直接说转发交通文件的通知，到管理处，可直接说转发交通厅厅XX文件的通知。文件的通知。6、数字和计量单位使用标准。一般用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时大写，一时用小写。7、成文时间及盖章要求：、成文时间及盖章要求：成文时间用汉字将年、月、日标成文时间用汉字将年、月、日标全，全，“零写为零写为“0成文时间右空成文时间右空4字。字。单一机关制发的公文落款不署发文机关的名称，只标识成文时间，成文时间右空4字，加盖印章应上距正文一行之内，也就是不到一行的空白端正、居中下压成文时间；当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右空7字，印章之间互不相交或相切，相距不超过三毫米。当联合行文需加盖3个以上印章时，防止出现空白印章，两方不得超过版心；当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，应采取调整行距、字距的加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文的方法解决。谢谢！谢谢！