[模板]公文处理及写作知识讲座民政厅201112.ppt

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1、 公文处理工作实务 省政府省政府办公公厅文文电处 周志周志扬 主要介绍以下四个方面内容：n一、公文处理方法n二、公文格式n三、行文规那么n四、常用公文的应用 公文处理的定义n公文处理指公文的办理、管理、整理立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文办理：发文办理、收文办理。收文办理：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。发文办理：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。一、关于公文处理的方法 收文办理n1.签收n 签收手续必须完备，不能有丝毫马虎。n2.审核n 审核的对象：需要本机关办理的公文，主要是下级来文。n 审核的重点：是否应由本机关办理，是否符合行文规那么，内容是

2、否符合国家法律、法规及其他有关规定，涉及其他部门的事项是否已协商、会签，公文格式是否标准。n 对不符合规定的公文，可以退回呈报单位。3.登记 登记要素应齐全。4.拟办 对经审核符合规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见报领导批办或交有关部门、有关处室承办；需两个以上部门办理的应明确主办部门；应规定适当的办理时限。n5.批办n6.承办 承办单位应按照时限要求及时办理公文；确有困难的，应当予以说明。对不属于本单位承办的，应及时退回交办部门并说明理由。n7.催办 紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。发文办理n1.草拟：n符合法律、法规及其他有关规定n忠实于领导意图n情况确实；观点

3、明确，表述准确；结构严谨，条理清楚；字词标准n注重时效效率和篇幅n文种适当n人名、地名、单位简称、数字、引文准确n结构层次标准 2.审核n审核是?国家行政机关公文处理方法?的明确要求。n?方法?第27条规定：公文送负责人签发前，应当由办公厅室进行审核。n加强审核是提高公文质量的有效途径。n防止两种倾向：n 一是认为审核只是文秘部门的事；n 二是认为审核只是改改文字和格式。n把好5个关：行文关、政策关、内容关、格式关、文字关。3.签发n上行文由主要负责人或主持工作的负责人签发。n下行文、平行文由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发；重要的也应由主要负责人签发。4.复核n复核的重点是：审批、

4、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一标准。n5.缮印n6.用印n7.分发二、行政机关公文格式n行政机关公文的格式应严格执行?国家行政机关公文处理方法?和国家标准的规定。n公文用纸：n A4纸：210mm297mmn版 芯：156mm225mmn 每页：22行28字616字 字号、字体：标 题：2号小标宋体字正 文：3号仿宋体字小标题：3号小标宋体字或黑体字格式要素:n一篇公文最多有16个格式要素:份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注、主题词、抄送机关、印发机关和日期 三、行文规那么n行文规那么是指

5、各级行政机关和有关单位公文往来时需要共同遵守的制度和原那么。n n 概括起来主要有6个方面：1.按机关隶属关系和职责范围行文n隶属关系包括：行政隶属、业务隶属。n一般不得越级行文。n按职责范围行文。即：行文的内容应是本单位职责范围内的事务。n除机关自身事务外，政府部门办公室不应向政府办公厅行文。2.授权行文n(1)政府部门经政府同意向下一级人民政府的行文；n(2)政府办公厅室经政府同意向下一级人民政府和政府各部门的行文；n(3)部门办公室经部门领导同意向本系统内下级单位行文。3.联合行文n同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府，政府与同级党委和军队机关，政府部门与相应的党组织和军队

6、机关，政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位等，可以联合行文。n联合行文应当明确主办部门。4.一般不越权行文n政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。n部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。n政府机关不得向党的组织行文；各级政府的行文不应对党委部门提要求、下指示。5.上行文报送规那么n请示应一文一事；一般只主送一个上级机关；不得抄送下级机关。n报告不得夹带请示事项。n除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、报告和意见。6.精简效能n行文应确有必要。n属于主管部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联

7、合行文。n具体问题应当直接向主管部门行文。四、常用文种的应用n国家行政机关公文有13种：命令令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 通告与公告的区别n公告适用于向国内外宣布重要事项和法定事项。n通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。n通告与公告的区别：n从内容看，通告用于公布一般性事项，有别于公告公布重大事项或法定事项；n从对象看，通告只在本行政区域本系统、本单位内公布，有别于公告向国内外公布；n从发布机关看，通告可以由具有一定权限、一定管理职能的各级行政机关发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。n?合肥市教育局关于严禁影响中考各类行为的公

8、告?印发、批转、转发类通知 n主要用于印发本机关，批转下级机关，转发上级机关和不相隶属机关的公文。n印发类通知的范围比较广，形式灵活。凡不能单独成文的文字材料都可印发。n印发类通知的内容应非常简练。n批转类通知通常是下级机关向上级机关的请示、意见等以上级机关名义予以批转。制发的通知主体是上级机关，批转后下级机关的意见即具有上级机关发布的效力。n下级机关要求上级机关批转的对象，其内容应是超出本机关职能权限范围、以本机关名义下发无法实施的事项。n转发类通知都应提出贯彻意见，因此，较前两类而言，此类通知篇幅较长。令、决定、通报用于表彰的区别令、决定、通报用于表彰的区别n以命令的形式进行表彰，规格高，

9、仅见中央首脑机关，国务院各部门、地方各级政府较少使用。安徽省人民政府?批转省人事厅关于进一步标准行政性表彰奖励工作意见的通知?皖政199649号明确规定“不再使用令的形式进行表彰。n决定一般用于本行政区域或本系统内最高规格的表彰，如省劳模、市劳模，安徽省科学技术奖等。n通报使用频率较高，一般性表彰、表扬均可使用。决定、指示类通知、意见用于部署工作时的区别n决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。n指示类通知适用于上级机关对下级机关某项工作作出指示和安排。n意见作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。n综上所述，决定、指示类通知、意见的约束

10、力、强制力和权威性是递减的。请示、报告、意见的区别请示、报告、意见的区别n请示和报告都属上行文；意见可以用作上行文、平行文、下行文。n报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。n 报告中不能提出意见和建议 n请示和作为上行文的意见都是需要办理的，是办件；报告是阅件，不需办理。请示的写作要点请示的写作要点n请示适用于向上级机关请求指示、批准。n请示事项应是上级有权决定的事项。n要求不宜过高。n应给上级机关留下足够的研究解决的时间。请示的语气必须谦恭。关于请示的标题和结语。批复的写作要点批复的写作要点n批复适用于答复下级机关的请示事项。n批

11、复要紧扣请示事项作答，不可答非所问，复非所求。n批复的受文单位一般应是上报请示的下一级机关。不越级行文。n批复要求文字精炼，言简意赅。同意性批复可不复述同意的理由；不同意的批复，应阐述原由，但也要简明扼要。函的应用函的应用n函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。n一般来说，应一函一事。n函的惯用语：“请复函，而不应用“请批复；“特此函复，而不应用“特此批复；“函告，一般不用“报告、“汇报等。n函也讲究对等关系。会议纪要的写作要点n会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。n会议纪要是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的公文，具有情况通报、执行依据等作用。n会议纪要不能写成领导讲话，也不能写成部署工作的通知。n会议纪要要正确集中会议的意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。但对少数人意见中的合理局部，也要注意吸收。n会议纪要用“会议作主语，即“会议听取了、“会议讨论了、“会议认为、“会议指出、“会议强调、“会议议定、“会议确定等。n会议纪要既要虚实结合，更要条理清晰。n会议纪要无抬头。主送单位与抄送单位一起列在版记栏。n会议纪要的存档材料应有会议签到单和会议原始记录，重要的会议还要有录音材料。