民营企业归档文件整理.ppt

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1、档案整理综述档案整理综述 档案业务工作是由收集、整理、鉴定、保档案业务工作是由收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等环节构成的一项系统工程，管、统计、利用等环节构成的一项系统工程，各环节既相互独立又互有承启。各环节既相互独立又互有承启。档案整理就是按照一定原那么对档案实体档案整理就是按照一定原那么对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和根本编进行系统分类、组合、排列、编号和根本编目，使之有序化的过程。这是档案管理最根目，使之有序化的过程。这是档案管理最根本的工作，是表达档案管理成就的核心工作，本的工作，是表达档案管理成就的核心工作，具有较强的技术性、业务性，是档案管理人具有较强的技术性、业务性

2、，是档案管理人员必须掌握的根本技能。员必须掌握的根本技能。档案整理工作可分为系统整理和局部归档档案整理工作可分为系统整理和局部归档整理两局部。整理两局部。系统整理就是根据单位的历史沿革、根本系统整理就是根据单位的历史沿革、根本职能、开展趋势和档案的来源，综合考虑归职能、开展趋势和档案的来源，综合考虑归档文件材料的收集状况，结合价值鉴定工作、档文件材料的收集状况，结合价值鉴定工作、档案的保管条件和利用需求进行系统化的思档案的保管条件和利用需求进行系统化的思考和规划，区分全宗，制定档案分类方案和考和规划，区分全宗，制定档案分类方案和编目方法，构建出档案整理的系统思路和方编目方法，构建出档案整理的系

3、统思路和方案。系统整理是做好档案整理工作的前提。案。系统整理是做好档案整理工作的前提。局部归档整理就是根据收集的应归档文件局部归档整理就是根据收集的应归档文件材料间的内在联系，以便于保管和利用为最材料间的内在联系，以便于保管和利用为最终目的，遵循分类方案的要求，按照国家标终目的，遵循分类方案的要求，按照国家标准和地方档案行政管理部门的要求，对文件准和地方档案行政管理部门的要求，对文件材料进行价值鉴定、分类、组合、排列、编材料进行价值鉴定、分类、组合、排列、编目、装订装盒、入库上架等一系列条理化工作。目、装订装盒、入库上架等一系列条理化工作。局部归档整理是档案整理工作的根本内容。局部归档整理是档

4、案整理工作的根本内容。掌握要诀掌握要诀 我们掌握档案整理技能，完成高质量的档案我们掌握档案整理技能，完成高质量的档案整理工作，成为档案整理的行家里手，必须掌整理工作，成为档案整理的行家里手，必须掌握几项要诀：握几项要诀：一、学习理论一、学习理论 学习档案管理根本理论，掌握和熟练运用学习档案管理根本理论，掌握和熟练运用档案整理原那么：遵循文件的形成规律，保持档案整理原那么：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管管 和利用。贯彻和利用。贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、强化收集、简化整理、细化检索、深化利用的指导思想。深化利用的

5、指导思想。1、遵循文件的形成规律、遵循文件的形成规律档案整理工作的对象是档案整理工作的对象是文件材料，形式有文件、图表、照片、磁带等。文文件材料，形式有文件、图表、照片、磁带等。文件材料随着其形成过程具有特定的规律。整理档案件材料随着其形成过程具有特定的规律。整理档案时必须解读文件材料的产生过程，认知其内在的规时必须解读文件材料的产生过程，认知其内在的规律，并尽可能地遵循固有规律。律，并尽可能地遵循固有规律。2、保持文件之间的有机联系、保持文件之间的有机联系文件是有个性和群文件是有个性和群性的，单个的文件因为内容、形式上的不同而具有性的，单个的文件因为内容、形式上的不同而具有个性。同时，文件之

6、间又有着千丝万缕的联系并形个性。同时，文件之间又有着千丝万缕的联系并形成各种共同的特性，由此构成了文件的群性。档案成各种共同的特性，由此构成了文件的群性。档案整理就是寻找文件材料的共同点，充分利用原有的整理就是寻找文件材料的共同点，充分利用原有的根底，以组成具有相同特征的一个个不同层次的文根底，以组成具有相同特征的一个个不同层次的文 件材料群体。一个全宗、一个类、一个案卷件材料群体。一个全宗、一个类、一个案卷就是一个群。文件之间的有机联系主要存在就是一个群。文件之间的有机联系主要存在于来源、时间、内容、形式等方面。于来源、时间、内容、形式等方面。1来源来源产生文件的一定单位或部门构产生文件的一

7、定单位或部门构成了文件来源方面不可分割的历史联系，整成了文件来源方面不可分割的历史联系，整理档案时要首先遵循这一原那么。常有的来理档案时要首先遵循这一原那么。常有的来源联系有：一个单位、一个部门、一个工作源联系有：一个单位、一个部门、一个工作人员等。人员等。2时间时间文件材料形成者所进行的具体文件材料形成者所进行的具体活动都有阶段性，是在一定时间里进行的，活动都有阶段性，是在一定时间里进行的，形成了文件材料之间的时间联系。常有的时形成了文件材料之间的时间联系。常有的时间联系有：年度、季度、月度、学年度、农间联系有：年度、季度、月度、学年度、农 业年度等。业年度等。3内容内容文件材料是立档单位在

8、围绕各种文件材料是立档单位在围绕各种目标开展工作、解决问题活动中形成的，构目标开展工作、解决问题活动中形成的，构成了内容上的一定联系。常有的内容联系有：成了内容上的一定联系。常有的内容联系有：一个问题、一项工作、一起案件、一次会议、一个问题、一项工作、一起案件、一次会议、一个工程、一个部件、一个零件等。一个工程、一个部件、一个零件等。4形式形式文件材料的种类、名称、规格、文件材料的种类、名称、规格、制成材料等形式标志着文件产生时的特定内制成材料等形式标志着文件产生时的特定内涵，构成了文件材料之间的特定联系。常有涵，构成了文件材料之间的特定联系。常有的形式联系有：公文文种、报表、图纸、照的形式联

9、系有：公文文种、报表、图纸、照片、磁带等。片、磁带等。3、区分不同价值、区分不同价值文件材料是有生命力的，文件材料是有生命力的，不是所有的文件材料都要整理成档案，能转不是所有的文件材料都要整理成档案，能转化成档案的文件材料其生命周期也各有长短。化成档案的文件材料其生命周期也各有长短。因此，整理档案时，在考虑保持文件之间的因此，整理档案时，在考虑保持文件之间的有机联系的同时，还要区分文件材料的不同有机联系的同时，还要区分文件材料的不同价值，组成不同的保管单位，以便档案生命价值，组成不同的保管单位，以便档案生命到期时不再重新鉴定区分，防止重复劳动。到期时不再重新鉴定区分，防止重复劳动。常用的档案价

10、值保管期限：常用的档案价值保管期限：文书档案文书档案永久、永久、30年、年、10年年 科技档案科技档案永久、长期、短期永久、长期、短期 会计档案会计档案永久、永久、25年、年、15年、年、5年年 4、便于保管和利用、便于保管和利用整理档案的目的是方整理档案的目的是方便保管，便于利用。因此在整理档案时除了便保管，便于利用。因此在整理档案时除了注意保持文件材料的内在联系、区分不同的注意保持文件材料的内在联系、区分不同的价值外，必须考虑组成一定的保管单位，保价值外，必须考虑组成一定的保管单位，保管单位的大小厚薄要有一定的规格文书档管单位的大小厚薄要有一定的规格文书档案可以将件作为保管单位。案可以将件

11、作为保管单位。1大小要尽可能统一大小要尽可能统一A3纸应折为纸应折为A4纸纸存放存放 2厚度要符合要求一般不超过厚度要符合要求一般不超过6厘米厘米 3档案装具制成材料要相对统一档案装具制成材料要相对统一 二、掌握标准二、掌握标准 掌握国家和地方档案行政管理部门的标准、掌握国家和地方档案行政管理部门的标准、要求是档案整理的必要前提。常用的标准有：要求是档案整理的必要前提。常用的标准有：?归档文件整理规那么归档文件整理规那么?及及?江苏省江苏省实施方法实施方法?、?科学技术档案案卷科学技术档案案卷构成的一般要求构成的一般要求?、?国家重大建设工程文件国家重大建设工程文件归档要求与档案整理标准归档要

12、求与档案整理标准?、?会计档案管理会计档案管理方法方法?、?会计档案案卷格式会计档案案卷格式?、?照片档案管照片档案管理标准理标准?、?电子文件归档与管理标准电子文件归档与管理标准?、?机机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定定?国家档案局第国家档案局第8号令。号令。我们地方应参照国家和本省档案管理的各项我们地方应参照国家和本省档案管理的各项标准，并结合本地区的传统做法和原来的根标准，并结合本地区的传统做法和原来的根底，在档案整理工作中做适当的调整。因此底，在档案整理工作中做适当的调整。因此基层单位执行国家标准的同时，应当结合本基层单位执行国家标准的同

13、时，应当结合本地区档案行政管理部门的要求，并考虑到本地区档案行政管理部门的要求，并考虑到本单位的原有根底，进行标准的整理。单位的原有根底，进行标准的整理。三、了解历史三、了解历史 必须对本单位的历史演变、机构设置、工作必须对本单位的历史演变、机构设置、工作职能、工作流程等尽可能多地了解，掌握文职能、工作流程等尽可能多地了解，掌握文件材料的产生、运转的流程和规律。件材料的产生、运转的流程和规律。四、结合鉴定四、结合鉴定 整理时要结合档案鉴定环节，准确界定文件整理时要结合档案鉴定环节，准确界定文件材料的保管期限。档案鉴定与整理虽然是两材料的保管期限。档案鉴定与整理虽然是两个不同的工作环节，但档案第

14、一次鉴定第个不同的工作环节，但档案第一次鉴定第二次为到期鉴定主要是在档案整理过程中二次为到期鉴定主要是在档案整理过程中同步进行的，档案分类组合时，不同价值的同步进行的，档案分类组合时，不同价值的档案应分别组成保管单位。档案应分别组成保管单位。五、知晓逻辑五、知晓逻辑 掌握一定的形式逻辑知识，有助于提高分掌握一定的形式逻辑知识，有助于提高分类整理的科学标准性。特别是要准确运用形类整理的科学标准性。特别是要准确运用形式逻辑的分类要求，到达分类的统一性、包式逻辑的分类要求，到达分类的统一性、包容性、排斥性、开展性等要求。容性、排斥性、开展性等要求。统一性：要求在同一分类系统内，每个层次统一性：要求在

15、同一分类系统内，每个层次划分必须按同一标准，不能同时并列采用两划分必须按同一标准，不能同时并列采用两种以上的分类法。种以上的分类法。包容性：分类类目要将所有档案概括在内。包容性：分类类目要将所有档案概括在内。排斥性：分类后各同位类之间应该相互排斥，排斥性：分类后各同位类之间应该相互排斥，不能互相包容。不能互相包容。开展性：分类类目要随着档案内容的变化有开展性：分类类目要随着档案内容的变化有调整的余地。调整的余地。六、分析利用六、分析利用 要分析档案利用特点、规律，预测未来档要分析档案利用特点、规律，预测未来档案利用趋势，在整理档案时充分考虑编史修案利用趋势，在整理档案时充分考虑编史修 志、办理

16、退休、工作查考等不同的利用需求。志、办理退休、工作查考等不同的利用需求。七、洞察背景七、洞察背景 要学会大尺度地考量、深刻认知和了解档要学会大尺度地考量、深刻认知和了解档案与文件材料的本质和相互关系，熟悉本单案与文件材料的本质和相互关系，熟悉本单位工作情况及社会背景。档案整理工作形式位工作情况及社会背景。档案整理工作形式上虽然是把文件材料整理成档案，档案人员上虽然是把文件材料整理成档案，档案人员的工作对象外表看是文件材料，但本质上是的工作对象外表看是文件材料，但本质上是档案人员在参与管理人、事、物。档案管理档案人员在参与管理人、事、物。档案管理人员与工作的对象人员与工作的对象文件材料进行亲切对

17、文件材料进行亲切对话，通过文件材料记录的内容，找到恰当的话，通过文件材料记录的内容，找到恰当的路径，透过文件形成者的思想境况，了解文路径，透过文件形成者的思想境况，了解文 件材料的形成过程。洞察文件材料所反映的件材料的形成过程。洞察文件材料所反映的人、事、物的背景，并将事物放入广阔的社人、事、物的背景，并将事物放入广阔的社会背景中进行考量时，才能对文件材料进行会背景中进行考量时，才能对文件材料进行科学地分类、确定价值和编目整理。科学地分类、确定价值和编目整理。八、严格操作八、严格操作 按照国家和地方档案行政管理部门规定的按照国家和地方档案行政管理部门规定的档案整理技术标准，按规程严格操作。档案

18、整理技术标准，按规程严格操作。档案是记述历史和继承社会文明的载体，档案是记述历史和继承社会文明的载体，档案整理是一个从历史分析、内容判读、价档案整理是一个从历史分析、内容判读、价值鉴定、利用预测到严谨技术操作的系统工值鉴定、利用预测到严谨技术操作的系统工作过程。档案人员要以科学的历史观、文化作过程。档案人员要以科学的历史观、文化 观、开展观指导实践，对照标准要求，细致观、开展观指导实践，对照标准要求，细致操作，档案整理工作质量才有可靠的保障。操作，档案整理工作质量才有可靠的保障。系统整理系统整理 系统整理是档案整理的组成局部，是开展系统整理是档案整理的组成局部，是开展档案实体整理之前的必要过程

19、。系统整理的档案实体整理之前的必要过程。系统整理的科学性是一个单位档案整理科学性的重要保科学性是一个单位档案整理科学性的重要保证。档案管理人员通过系统整理，形成全局证。档案管理人员通过系统整理，形成全局性的整理思想，防止档案实体整理时的错误性的整理思想，防止档案实体整理时的错误 和返工。和返工。一、区分全宗一、区分全宗 全宗是一个国家机构、社会组织或个人形全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。形成全宗的成的具有有机联系的档案整体。形成全宗的单位称立档单位，可以是国家机构、社会组单位称立档单位，可以是国家机构、社会组织或个人。织或个人。一般的基层单位历史不长，构成不复杂

20、，一般的基层单位历史不长，构成不复杂，因此没有区分全宗的必要。但也有一些单位，因此没有区分全宗的必要。但也有一些单位，历史沿革复杂，经过屡次撤并、兼并，形成历史沿革复杂，经过屡次撤并、兼并，形成了不同的档案全宗，就必须加以区分。了不同的档案全宗，就必须加以区分。如：某某市职教中心是由六所不同的学校如：某某市职教中心是由六所不同的学校合并而成，就必须要进行区分全宗，中心档合并而成，就必须要进行区分全宗，中心档案室内档案可分成七个全宗。案室内档案可分成七个全宗。再比方：某集团公司，下设不同的独立子公再比方：某集团公司，下设不同的独立子公司，集团公司与其中规模较大的上市公司合司，集团公司与其中规模较

21、大的上市公司合署办公。在集团公司档案馆，这些独立公司署办公。在集团公司档案馆，这些独立公司的档案就不能与集团公司的档案合在一起整的档案就不能与集团公司的档案合在一起整理，要按公司区分不同的全宗进行整理。理，要按公司区分不同的全宗进行整理。构成独立全宗的立档单位必须具备三个主构成独立全宗的立档单位必须具备三个主要条件：独立人事权，独立财务权，独立发要条件：独立人事权，独立财务权，独立发文权。一般具有独立法人资格的单位具备构文权。一般具有独立法人资格的单位具备构成全宗的条件。成全宗的条件。有以下几种情况立档单位发生变化，但不有以下几种情况立档单位发生变化，但不是根本职能发生变化，全宗应保持不变：是

22、根本职能发生变化，全宗应保持不变：1、立档单位名称变更；立档单位名称变更；2、立档单位隶属关系改变；、立档单位隶属关系改变；3、立档单位内部机构调整；立档单位内部机构调整；4、立档单位工作地点变迁；、立档单位工作地点变迁；5、立档单位建立的临时机构，应与立档单、立档单位建立的临时机构，应与立档单位同一全宗，不增新全宗。位同一全宗，不增新全宗。二、全宗特殊形式二、全宗特殊形式 常用的全宗特殊形式常用的全宗特殊形式联合全宗。两个联合全宗。两个或两个以上立档单位合署办公，形成的互有或两个以上立档单位合署办公，形成的互有 联系不易区分的文件材料，作为一个全宗对联系不易区分的文件材料，作为一个全宗对 待

23、进行档案整理，这种档案整体称为联合全宗。待进行档案整理，这种档案整体称为联合全宗。如：如：“中共某某县某某镇委员会、中共某某县某某镇委员会、“中中共某某县某某镇人民政府，是两个不同的共某某县某某镇人民政府，是两个不同的组织单位，能独立形成全宗，许多文件材料组织单位，能独立形成全宗，许多文件材料也是独立形成的，但是还有大量的党政联席也是独立形成的，但是还有大量的党政联席会议材料、联合发文材料，以及具有党政双会议材料、联合发文材料，以及具有党政双重身份的领导人讲话稿等文件材料，难以区重身份的领导人讲话稿等文件材料，难以区分入哪个全宗，如分两个全宗归档会出现大分入哪个全宗，如分两个全宗归档会出现大量

24、重复，因此这种情况就十分适宜采用联合量重复，因此这种情况就十分适宜采用联合全宗的形式。全宗的形式。联合全宗在基层单位大量运用，特别是党联合全宗在基层单位大量运用，特别是党 政合一的联合全宗形式，已成为我国档案工政合一的联合全宗形式，已成为我国档案工作的一大特色。一些两块牌子甚至多块牌作的一大特色。一些两块牌子甚至多块牌子一套班子的企业、事业单位也可采用联子一套班子的企业、事业单位也可采用联合全宗的形式管理档案。合全宗的形式管理档案。三、制定分类方案三、制定分类方案 制定档案分类方案是档案系统整理的主要制定档案分类方案是档案系统整理的主要内容，是一个全面思考和建立档案整理思路内容，是一个全面思考

25、和建立档案整理思路的过程。档案分类方案是档案管理工作的重的过程。档案分类方案是档案管理工作的重要技术性文件之一，是本单位档案整理的行要技术性文件之一，是本单位档案整理的行动指南，其科学性、合理性决定了档案整理动指南，其科学性、合理性决定了档案整理的质量，因此制定分类方案十分重要，要认的质量，因此制定分类方案十分重要，要认 真重视。一个单位的分类方案既要保持稳定，真重视。一个单位的分类方案既要保持稳定，又要适时局部调整，档案人员要认真梳理，又要适时局部调整，档案人员要认真梳理，即使沿用原来的分类方案，也要在着手进行即使沿用原来的分类方案，也要在着手进行档案实体整理前进行系统研读，从而形成档档案实

26、体整理前进行系统研读，从而形成档案整理的全局观，指导档案实体的局部整理。案整理的全局观，指导档案实体的局部整理。分类方案是一种简要表达档案分类原那么、分类方案是一种简要表达档案分类原那么、层次和纲目条款的文字材料，又称分类大纲。层次和纲目条款的文字材料，又称分类大纲。档案分类方案制定必须以单位全部档案为对档案分类方案制定必须以单位全部档案为对象，依据本单位管理职能、机构设置，结合象，依据本单位管理职能、机构设置，结合档案内容、形式、数量等情况，保持档案之档案内容、形式、数量等情况，保持档案之 间的有机联系，并考虑科学管理和便于利用。间的有机联系，并考虑科学管理和便于利用。制定分类方案要掌握几个

27、要点：制定分类方案要掌握几个要点：1、要把本单位的全部档案纳入分类方案中，、要把本单位的全部档案纳入分类方案中，统一档案的整理编号方法也是档案集中统一统一档案的整理编号方法也是档案集中统一管理的内容。管理的内容。2、不同种类的档案要运用不同的分类方法。、不同种类的档案要运用不同的分类方法。文书档案、科技档案、会计档案等各种档案文书档案、科技档案、会计档案等各种档案均有自己的形成规律，所以分类方法不同。均有自己的形成规律，所以分类方法不同。即使同是科技档案，产品、科研、基建、设即使同是科技档案，产品、科研、基建、设备四种档案的分类也不尽相同。基层单位常备四种档案的分类也不尽相同。基层单位常用的档

28、案分类法：职能分类法、问题分类法、用的档案分类法：职能分类法、问题分类法、组织机构分类法、年度分类法、载体形式分组织机构分类法、年度分类法、载体形式分 类法、对象分类法如型号分类法、工程工类法、对象分类法如型号分类法、工程工程分类法、课题分类法。程分类法、课题分类法。3、分类方案必须根据本单位实际情况制定，、分类方案必须根据本单位实际情况制定，只能借鉴不能照抄。只能借鉴不能照抄。4、分类层次不宜过多，一般单位不超过三、分类层次不宜过多，一般单位不超过三个层次，档案多的单位最多不超过五层，各个层次，档案多的单位最多不超过五层，各类的层次不必统一，但同位类的设置应采用类的层次不必统一，但同位类的设

29、置应采用同一划分标准，大类包含属类，平行类相互同一划分标准，大类包含属类，平行类相互排斥，不交叉。排斥，不交叉。5、档案编号要对应分类类目，尽量做到简、档案编号要对应分类类目，尽量做到简约明了。约明了。机关事业单位档案分类方案范例机关事业单位档案分类方案范例 某某某学校档案分类方案某某某学校档案分类方案 为提高学校档案管理水平，加强学校档案管理为提高学校档案管理水平，加强学校档案管理标准化、标准化建设，更好地为学校教育教学工标准化、标准化建设，更好地为学校教育教学工作效劳和为国家积累档案史料，根据作效劳和为国家积累档案史料，根据?机关档案机关档案工作条例工作条例?、?机关档案工作业务建设标准机

30、关档案工作业务建设标准?、?江江苏省苏省实施方法实施方法?等有关文等有关文件要求，对本校工作活动中形成的各种门类和载件要求，对本校工作活动中形成的各种门类和载体档案进行集中统一管理，结合本校实际情况，体档案进行集中统一管理，结合本校实际情况，按照档案内容和载体的不同，制定如下分类方案：按照档案内容和载体的不同，制定如下分类方案：一、档案的分类方法一、档案的分类方法 一文书档案：按保管期限年度机构一文书档案：按保管期限年度机构分类分类 二教学档案：按学年度问题分类二教学档案：按学年度问题分类 三科技档案：三科技档案：1、基建档案：按工程工程分类、基建档案：按工程工程分类 2、设备档案：按设备性质

31、分类、设备档案：按设备性质分类 四会计档案：按独立核算单位年度四会计档案：按独立核算单位年度形式分类形式分类 五特殊载体档案：按载体形式分类五特殊载体档案：按载体形式分类 六实物档案：按种类分类六实物档案：按种类分类常见的错误：基层单位文件材料数量少也常见的错误：基层单位文件材料数量少也采用多级分类，造成分类过细。应当根据文采用多级分类，造成分类过细。应当根据文件材料的多少设定本单位档案分类的级数，件材料的多少设定本单位档案分类的级数，如文书档案一般可采用如文书档案一般可采用“保管期限年度保管期限年度两级分类。两级分类。二、档案的分类类目二、档案的分类类目一文书档案一文书档案 永久永久 200

32、6年校党委、工会、团委、妇委年校党委、工会、团委、妇委会、校长办公室、教务处、总务处、会、校长办公室、教务处、总务处、2007年校党委、工会、团委、妇委年校党委、工会、团委、妇委会、校长办公室、教务处、总务处、会、校长办公室、教务处、总务处、30年年2006年校党委、工会、团委、妇委会、年校党委、工会、团委、妇委会、校长办公室、教务处、总务处、校长办公室、教务处、总务处、2007年校党委、工会、团委、妇委年校党委、工会、团委、妇委会、校长办公室、教务处、总务处、会、校长办公室、教务处、总务处、10年年2006年校党委、工会、团委、妇委会、年校党委、工会、团委、妇委会、校长办公室、教务处、总务处

33、、校长办公室、教务处、总务处、2007年校党委、工会、团委、妇委年校党委、工会、团委、妇委会、校长办公室、教务处、总务处、会、校长办公室、教务处、总务处、二教学档案二教学档案1、教学管理、教学管理2、学籍管理、学籍管理分类方案要表达本单位的工作特点，学校有分类方案要表达本单位的工作特点，学校有教学档案、科研单位有科研档案、纪检监察教学档案、科研单位有科研档案、纪检监察单位有案件档案。其他单位有专门档案的就单位有案件档案。其他单位有专门档案的就要在分类方案中表达出来。要在分类方案中表达出来。三科技档案三科技档案 1、基建档案、基建档案J：J.1综合楼综合楼J.2教学楼教学楼 J.3体育馆体育馆J

34、.4食堂食堂 2、设备档案、设备档案S：S.1办公设备办公设备S.2教学设教学设备备S.3生活设备生活设备四会计档案四会计档案1、行政、行政1会计凭证会计凭证2会计帐簿会计帐簿3财务报告财务报告 4其他其他2、工会、工会1会计凭证会计凭证2会计帐簿会计帐簿3财务报告财务报告 4其他其他3、食堂、食堂1会计凭证会计凭证2会计帐簿会计帐簿3财务报告财务报告 4其他其他五特殊载体档案五特殊载体档案1、照片、照片2、录音带、录音带3、录音带、录音带4、光盘、光盘六实物档案六实物档案1、证书、证书 2、奖牌、奖牌 3、奖杯、奖杯分类类目的设置要根据本单位档案的种类和分类类目的设置要根据本单位档案的种类和

35、数量的多少设定。如有的单位没有录音档案，数量的多少设定。如有的单位没有录音档案，在特殊载体档案中就不设此类，有礼品的单在特殊载体档案中就不设此类，有礼品的单位就在实物档案类中加设礼品类。位就在实物档案类中加设礼品类。企业档案分类方案范例企业档案分类方案范例 1、经营管理类、经营管理类 2、生产管理类、生产管理类 3、行政管理类、行政管理类 4、党群工作类、党群工作类 5、产品生产类、产品生产类0综合、综合、1全棉全棉1型、型、2B型型、3C型、型、2混纺略、混纺略、3化纤略、化纤略、4涤棉涤棉 6、科研开发类略、科研开发类略 7、工程建设类、工程建设类0综合、综合、1生产用房生产用房1一车间一

36、车间2二车间、二车间、2辅助生产用房略、辅助生产用房略、3办公用房办公用房略、略、4其他其他 8、设备仪器类略、设备仪器类略 9、会计业务类略、会计业务类略 10、职工管理类略、职工管理类略 11、特殊载体档案含照片、录音录像、光盘、特殊载体档案含照片、录音录像、光盘 12、实物档案含证书、牌匾、奖杯、字画、实物档案含证书、牌匾、奖杯、字画 企业档案分类方案可用表格式，也可用图表式企业档案分类方案可用表格式，也可用图表式的表示，实行质量体系认证的单位，可将档案分的表示，实行质量体系认证的单位，可将档案分类方案参照标准化体系要求进行标准，按内部受类方案参照标准化体系要求进行标准，按内部受控文件的

37、形式进行发布。控文件的形式进行发布。文书档案的整理文书档案的整理 文件材料的整理归档有严格的程序，可概括文件材料的整理归档有严格的程序，可概括为八个步骤，按这八个步骤操作就能简易行、水为八个步骤，按这八个步骤操作就能简易行、水到渠成。到渠成。第一步件确实定第一步件确实定 件是档案保管的最小个体，一般以每份文件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。但在实际工作中文件的形式多种件为一件。但在实际工作中文件的形式多种多样，要用以下标准来确定件：多样，要用以下标准来确定件：1、文件正本与定稿为一件、文件正本与定稿为一件定稿不易装定稿不易装订的也可单独作为一件。订的也可单独作为一件。2、正文与附件

38、为一件、正文与附件为一件如附件数量较多如附件数量较多也可各为一件。也可各为一件。3、原件与复制件为一件、原件与复制件为一件对制成材料对制成材料热敏热敏 纸或字迹材料圆珠笔、铅笔书写纸或字迹材料圆珠笔、铅笔书写不利于长期保管的，以及破损的文件不利于长期保管的，以及破损的文件 要复制后与原件一起归档。要复制后与原件一起归档。4、转发文与被转发文为一件。、转发文与被转发文为一件。5、会议记录一本为一件、会议记录一本为一件不便拆开的整不便拆开的整本会议记录可作一件。本会议记录可作一件。6、成套的会议材料各为一件、成套的会议材料各为一件某一次会某一次会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以议的材料不能简

39、单作一件处理，而要分别以件归档。件归档。7、重要文件的正文与历次修改稿可各为一、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件件重要文件须保存历次修改稿的，正文重要文件须保存历次修改稿的，正文与历次修改稿各为一件。与历次修改稿各为一件。8、计算机及其网络环境中形成的文件，无、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件为一件用计算机打印的定稿，打印的底用计算机打印的定稿，打印的底稿可不归档，栏目填写齐全、经领导亲笔签稿可不归档，栏目填写齐全、经领导亲

40、笔签发的发文稿纸与正本一并归档。发的发文稿纸与正本一并归档。9、正文与文件处理单为一件、正文与文件处理单为一件文件处理文件处理单能表达文件处理的轨迹，不要处理掉，应单能表达文件处理的轨迹，不要处理掉，应与文件一起归档。与文件一起归档。10、来文与复文指请示与批复、报告与批、来文与复文指请示与批复、报告与批示、函与复函可为一件示、函与复函可为一件这样可减少整这样可减少整理此类文件的工作量，但在以后的编目请理此类文件的工作量，但在以后的编目请示、报告、函中文件题名应写批复的示、报告、函中文件题名应写批复的 在题名后面要注明附请示、报告、函。在题名后面要注明附请示、报告、函。11、经过假设干环节、层

41、次办理的来文、复、经过假设干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，那么将所有的来文、复文文，超过两件的，那么将所有的来文、复文分别作为一件分别作为一件这样能将办文复杂的来文、这样能将办文复杂的来文、复文更好地处理，便于检索。复文更好地处理，便于检索。12、报表、名册、图册等按其原来的装订方、报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册本为一件式，一册本为一件充分尊重和利用充分尊重和利用原来的根底。原来的根底。13、未装订的式样相同的表格，以一定的、未装订的式样相同的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件单位组合，可装订在一起作为一件表格表格数量多的要编制二级目录。数量多的要编制二级目录。

42、特别提示：这里的特别提示：这里的“一件是指在实体上装一件是指在实体上装订在一起的文件，编目时在目录中也只是表订在一起的文件，编目时在目录中也只是表达为一条条目达为一条条目 第二步文件的修整第二步文件的修整 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。复制要在保持原貌的前提下进行。须保管须保管30年及以上的文件要进

43、行修整，保年及以上的文件要进行修整，保管管10年的文件保持原状就行了，减少不必要年的文件保持原状就行了，减少不必要 的劳动。文件修整工作内容有修裱、复制、去的劳动。文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。除易锈金属物、大纸张折叠。1、修裱：对破损纸张进行修补或托裱。、修裱：对破损纸张进行修补或托裱。2、复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复、复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。制。3、去除易锈金属物：最主要的工作是除去普、去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。长了生锈。4、大纸张折叠：归档文

44、件盒的尺寸是按照、大纸张折叠：归档文件盒的尺寸是按照A4规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多 的要单张逐页折叠，数量少的可一起折叠。的要单张逐页折叠，数量少的可一起折叠。第三步装订第三步装订 归档文件经修整后要按件装订。装订方式归档文件经修整后要按件装订。装订方式采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，一般订一只钉，左侧装订的可订两只钉。较一般订一只钉，左侧装订的可订两只钉。较厚的文件采用三孔一线的装订方式。装订时厚的文件采用三孔一线的装订方式

45、。装订时纸张要对齐装订的一边。已成册不易拆钉的，纸张要对齐装订的一边。已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。一个单位的装订方式应相可保持原貌不变。一个单位的装订方式应相对统一。保存对统一。保存10年的文件材料可保持原装订年的文件材料可保持原装订方式不变方式不变(但易锈的铁钉、别针应除去但易锈的铁钉、别针应除去)。装订时注意件内文件的排列顺序：装订时注意件内文件的排列顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前来

46、文在后；计算机及其网络环境中形成在前来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。文在后。第四步分类排列第四步分类排列 对照本单位制定的分类方案进行归类排序，对照本单位制定的分类方案进行归类排序，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由间，按事由按文件形成先后顺序排列；事由间，按事由办结时间的先后顺序排列。如一

47、套会议办结时间的先后顺序排列。如一套会议 文件材料属于同一个事由，其应按时间顺序排文件材料属于同一个事由，其应按时间顺序排列在一起。列在一起。最常用的分类方案有：最常用的分类方案有：1、保管期限年度适用于小单位；、保管期限年度适用于小单位；2、保管期限年度问题或机构适用于大、保管期限年度问题或机构适用于大单位或内设机构较多的单位；单位或内设机构较多的单位；3、问题年度保管期限适用于企业。、问题年度保管期限适用于企业。因故未及时整理归档的零散文件材料，可因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构问题的所有排在同一年度、期限、机构问题的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文文

48、件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应在盒内备考表中件中作为一件。上述情况应在盒内备考表中加以说明，在实际整理工作中应尽量防止。加以说明，在实际整理工作中应尽量防止。分类排列工作步骤如下：分类排列工作步骤如下：1、将同一全宗内须归入文书档案的文件材料，、将同一全宗内须归入文书档案的文件材料，按文件生成年度为单位进行分类整理。按文件生成年度为单位进行分类整理。2、严格对照按照国家档案局颁发的机关文书、严格对照按照国家档案局颁发的机关文书档案保管期限表即国家档案局八号令制档案保管期限表即国家档案局八号令制订的本单位文书档案保管期限表，按永久、订的本单位文书档案保管期限表，按永

49、久、30年、年、10年区分保管期限。年区分保管期限。3、同一保管期限的文件再分机构或问题采、同一保管期限的文件再分机构或问题采用二级分类方法的可跳过此步骤。用二级分类方法的可跳过此步骤。4、同一机构或问题相同保管期限的文件、同一机构或问题相同保管期限的文件按事由结合时间排列。按事由结合时间排列。件的排序主要按事由结合时间排列，这样工件的排序主要按事由结合时间排列，这样工作就简化。大局部小单位采用二级分类，如作就简化。大局部小单位采用二级分类，如果在排列时，先将同一科室或同一问题的排果在排列时，先将同一科室或同一问题的排在一起，再将同一事由的排列在一起，虽无在一起，再将同一事由的排列在一起，虽无

50、过失但并不提倡。运用档案管理软件自动归过失但并不提倡。运用档案管理软件自动归档的，同一事由的一组文件，要分别在事由档的，同一事由的一组文件，要分别在事由栏里输入相同的关联词，使它们自动排列在栏里输入相同的关联词，使它们自动排列在一起。一起。事由：是指一件具体的事，或一个具体的问事由：是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程，不是指一类题，或一段较紧密的工作过程，不是指一类相同性质的问题或某一方面的工作内容。相同性质的问题或某一方面的工作内容。第五步编制归档号第五步编制归档号 归档文件经分类、排列等系统整理后就要逐归档文件经分类、排列等系统整理后就要逐件给予编制归档号，归档号是