公文写作和会务工作知识讲座.doc

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1、公文写作和会务工作知识讲座各位办公室主任，大家上午好： 我今天要讲授的课程是公文写作和会务工作根底知识。说讲授有点过，只不过是东拼西凑的一点零散知识和自已工作中的一点拙见，和大家一起探讨，一起学习，一起提高。第一章 公文写作在科学技术突飞猛进，经济竞争日趋剧烈，人类社会快步走向信息时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文的写作也正在从旧模式中解放出来，逐步走向科学化、标准化、制度化。那么什么是公文？第一节 公文的含义及作用公文的定义：行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用

2、的具有法定权威和标准格式的应用文。它是特殊标准化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式注意：比模式更进一步并有行文规那么和办理方法。 我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的?国家行政机关公文处理方法?写作和办理。公文的特征：一、有鲜明的政治性。二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名义行使权利和承当义务的组织。三、有法定的权威和特定的格式。作为机关的喉舌，公文可以代表机关发言代表制发机关的法定权威。因此，制发公文必须统一格式，不能各行其是。四、有现实的效用。 公文的作用：一、有上传下达、互通情报的作

3、用。二、有工作依据和凭证的作用。三、有宣传教育的作用。四、有规定人们行为的标准作用。 第二节 公文的格式公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关或机关用章、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。 一、标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三局部组成，称为公文标题“三要素。如：?延华集团董事局关于表彰1997年度先进工作者的通知?这一文件标题中，“延华集团董事局是发文机关，“关于表彰1997年度先进工作者是发文事由，“通知是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。 二、主送机关

4、。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。举例说明：以县委或县委办名义发文，主送机关为：各镇党委，京山经济开发区党委，县人武部党委，县委各部办委，县级国家机关各委办局党委党组，各人民团体党组。以县委、县政府或“两办名义发文，主送机关为：各镇党委和人民政府，京山经济开发区，县人武部党委，县委各部办委，县级国家机关各委办局，各人民团体。三、正文。这是公文的主体，是表达公文具体内容的，为公文最重要的

5、局部。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，符合文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。 四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。 五、发文日期。公文必须注明发文日期，以说明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。 六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“

6、人事 任免 通知，“财务 管理 规定等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。 七、抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。 八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“机关文件，下面加一条红线党的机关在红线中加一五角星衬托。 九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发19975号，代表的是国务院

7、一九九七年第五号发文。“国发是国务院的代字，“1997是年号，年号要使用方括号“ ，“5号是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。 十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头局部，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：。 十一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密、“机密、“秘密等

8、字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的平安。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。 十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件、“紧急、“特急几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。 十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“此件发至县团级。行政性、事务性的非机密性

9、公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。 十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成局部。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文或者只写“附件件。 十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。用16开或A4纸打印，在左侧装订。 第三节 公文的行文关系行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。文种按行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文： 上行文下级机关向所属

10、上级机关的发文，如请示、报告。 平行文平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。 下行文上级机关对所属下级机关的发文，如命令令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见等。注意： 一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。 二、行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文如函、通知等，不能使用上行文如请示、报告等，更不能使用下行文如命令、指示、决定等。 三、要分清主送机关和抄送机关。向上级的请示，不要同时抄送下级机关；向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求的问题；上级机

11、关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。 四、要注意党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属政府方面的工作，应以政府名义行文；凡属党委方面的工作，应以党委名义行文。 第四节 公文写作的根本要求不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不管哪一种类的公文，都必须做到以下五点： 一、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。 二、要符合客观实际，符合工作规律。 三、公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。 四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点：1、条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次清楚，中心突出，一目了然。2、文字要精炼，篇幅要

12、简短。3、遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。4、论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，模糊其词，产生岐义，耽误工作。5、造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。6、正确使用标点符号。7、正确使用顺序号 一、一、1、1。 五、要符合保密制度的要求。 需要特别提出的是公文的结构用语：一是开头用语。 用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为了、关于、由于、对于、根据、按遵、依照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要荷、盼、是荷、特此通知报告

13、、函告、专此函达等。三是过渡用语。如为对、因、据此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。第五节 公文的种类及常见文种写作方法公文的种类 公文的种类简称文种。一九九三年十一月，国务院办公厅发布的?国家行政机关公文处理方法?将国家行政机关的公文归纳为十三类十四种，即命令令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 目前党委办公室系统使用频率较高的文种有请示、报告、通知、通报、函、会议纪要等六种。几种常见文

14、种的写作方法 请示 请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。请示与报告的区别：请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告那么是不要求答复的文件。请示：“适用于向上级机关请求指示、批准。请示可以分为三种类型。第一种是请求指示的。对上级制定的方针、政策、法律、法令、法规、规章或某项指示有不同理解，希望上级明确解释，或者从实际出发需要对某项规定、制度、指示作出修订、补充。第二种是请求批示、解决问题的。请求上级机关解决本单位的某些困难，或对本单位的某个问题提出处理意见请求上级批复而写的请示，就属这一类。第三种是请求批转的。某职能部门针对新情况、新问题提出了解决

15、的方法和措施，即因为不能直接要求平级或不相隶属的机关部门照办，而需要请求上级审定后批转有关方面执行，这样上报的请示，就属这类。这类请求批转的请示，容易同研究工作的专题报告混淆，写作时尤其要注意。请示一般由请示事由、请示事项、结尾三局部组成。结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示、“妥否？请指示、“当否？请批复、“以上意见如可行或如无不妥，请批转有关单位执行等。撰写请示应注意：第一，要控制使用，当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示，把矛盾上交。第二，要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工

16、作。第三，要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，防止职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。第四，它的格式也包括标题。正文和结尾，它的标题一定要写明事由，不能光写“请示，以提请上级机关注意，及时处理。 报告报告：“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。1工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报

17、告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，一般包括根本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几局部。格式上，每一局部可标出序数分项写，或列出小标题来写。根据需要，工作报告可以写成综合性的，也可以写成专题性的。综合性的工作报告，它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作，或者一个系统、一个部门的全面工作。专题性的工作报告强调专一性，它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结，它不需要答复，后一类通常是就落实、开展、加强、开展、改良、改革某项工作向上级作的专题报告

18、。它不一定在工作结束后才写，常常是在工作进程中，待工作告一段落时写好，待上级答复、批转。2情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告，也属这一类。3答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两局部，写法比拟自由。有的先写依据，后答复；有的边写依据，边答复。 通知 通知：“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人

19、员。通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。通知大多是下行文，因而有一定的指挥、指导性。和其它下行文种相比，通知应用范围更宽，具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项，它虽不同于命令，但也有一定的权威性。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。 通知可分为“批示性通知、“指示性通知、“一般性通知、“会议性通知、“任免通知五种。这里仅介绍“一般性通知、“会议性通知、“任免通知三种。 一、一般性通知。在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆

20、祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件过失，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。 二、会议通知。上级机关要召开比拟重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。 三、任免通知。上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比拟简单，一般只要写清

21、楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。 不管哪种类型的通知，都应该注意以下几点： 一、通知一般都要有一个符合标题“三要素即发文机关、事由、文种的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知作标题，这是不确切的，应尽量防止，更不应提倡。 二、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。 三、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知之前加“紧急二字，这就是常见的“紧急通知。 通报 通报：“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具

22、有一定的约束力，而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。一表扬性通报：正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四个局部。先进事迹是这类通报的主要内容。在直述式通报中，这局部内容直接在通报中表达，写得详细些。在转述式通报中，这局部内容已出现在通报的附件中，就不必再重表达先进事迹了，只须概括地强调或突出要点。直述式通报在介绍先进事迹时，应做到：第一，要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。第二，要实事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重点突出，涉及能表达先进的精神境界和突出通报中心的，就把事实写得详细些，无关紧要的

23、可一笔带过或略而不记。先进事迹的意义和先进经验，是通报的主旨。着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的根底上，说明其意义。表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾局部。希望和要求，既包括对被表彰者的勉励和期望，又包括对广阔群众的号召和希望。这一局部要开掘先进的典型意义和时代精神，针对当时形势需要有感而发，力求符合实际，有针对性，概括、鲜明、不千篇一律。二批评性通报：这类通报是通报中使用得最多的，它的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理外，着重是要从被通报的事件中吸取教训，以典型事例对群众进行教育，以防类似事件的发生。其惩戒作用十分突出。这类通报，有的是批评

24、错误、公布处分决定，行文较短。有的除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况，总结教训，指导改良工作，篇幅就要长些。这类通报写法和前一类大同小异，正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四局部。函函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。 公函大体有以下几种用法： 一、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。 二、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜， 三、用函来通知一般事项。如通知

25、开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。 四、向上级机关请示较小事宜也常用函。函的写法 较为正规的公函，格式可分为三局部：开头，包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。正文是函的主要局部，要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支持、理解或答复。复函，要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复，不能模糊其词，模棱两可，不着边际。结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要、“为盼、“为感、“为荷，复函的“特此复函、“此复等。也可不写结束语，正文写完即结束。撰写函件应注意：第

26、一，要写的内容专一、集中、中心突出，一般要一函一事。第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。第三，恰当使用习惯用语。 函件采用书写、复印、打印、 等传递方式均可。会议纪要会议纪要：“适用于记载、传达会议情况和议定事项。根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如：关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如：省人民政府省长办公会议纪要、省人民政

27、府常务会议纪要等。正文可以分为两个局部。第一局部简要表达会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员办公会议的列席人员通常写在正文之后等。假设会议只有一个议题，可以写明专题研究讨论的议题名称。如：专题研究了农业问题等。第二局部是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要局部。办公会议纪要的这局部。可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定，布置的工作、任务，将要采取的措施和要求等。假设只有一个议题，常采用贯穿式的纵式结构，不分条款。专题会议纪要也可采用这种写法；假设多项议题，可依会议议程的先后顺序安排组织材料。撰写会议纪要应注意：第一，会议纪要是对所有会议材料的

28、概括、综合和提炼，因此，要写好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；要按照会议精神和领导工作意图，对材料进行分类和筛选；要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织好材料。第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行表达，如“会议认为、“会议强调、“会议指出、“会议号召、“会议决定之类。第三，会议纪要必须全面准确地反映会议情况和根本精神，其内容必须真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力作好会议记录。第六节 机关公文的制发程序一、公文的制发程序凡以机关名义制发的各类文件，均须按以下程序处理： 1、制发文件单位拟稿； 2、送机关办公室核稿

29、；3、呈领导审阅签发；4、机要员登记编号；5、打字校对付印装订；6、机要员用印留存； 7、发文单位发出文件。 二、公文字号规格公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。结构层次序数，第一层为“一；第二层为“；第三层为“；第四层为“。成文时间用汉字，“零可写为“，右空4个字。党委办公室系统一般用阿拉伯数字，印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月。所谓 骑年就是盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好似骑上去了一样，而同时，章子要把月份整个盖住，这就是盖月，主要是为了防止篡改公文日期。第二章 会务工作第一节 会议所谓会议，亦称聚会

30、，是指将人们组织起来，在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。会前准备阶段，要进行的组织准备工作大体上有如下几项：1拟定会议方案。会议的方案，包括会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员、有关准备工作等，拟好会议方案后，送有关领导审定。2拟发会议通知。它应包括以下六项：一是标题，它重点交待会议名称。二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。三是会期，应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清楚。五是会议的出席对象，如对象可选派，那么应规定具体条件。六是会议要求，它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。3起草会议文件。会议所用的各项文

31、件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料，最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。4要安排好与会者的食宿。对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。5要布置好会场。不应使其过大，显得空旷无人；也不可使之过小，弄得拥挤不堪。对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备，事先要认真调试。需用的文具、饮料，亦应预备齐全。要安排好座次。排列主席台上的座次，我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先摆放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席的座次，目前主要有两种方法

32、。一是按指定区域统一就座。二是自由就座。在会议进行阶段，会议的组织准备者要做的主要工作，大体上可分为三项。1会议签到。一般安排专人签到，发放会议文件。会议开始前，还要安排专人清点到会人数，并及时将到会情况报告大会主持人。2进行例行效劳工作。在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者，还须进行重点照顾。此外，必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。在会场之内，那么应当对与会者应有求必应，闻过即改，尽可能地满足其一切正当要求。3精心编写会议简报，举行会期较长的大中型会议，依例应编写会议简报。认真做好会议记录。凡重要会议，不管是全体大会，还是分组讨论，都要进行必要的会议记录

33、。会议记录，是由专人负责记录会议内容的一种书面材料。会议名称、时间、地点、人员、主持者、记录在内。在会议结束阶段，一般的组织准备工作主要有以下三项。1形成可供传达的会议文件。2处理有关会议的文件材料。3为与会者的返程提供方便。会议纪律。一般而言，与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议纪律，主要有以下四项内容。1、标准着装；2、严守时间；3、维护秩序；4、专心听讲。第二节 宴会首先要排好菜单。多上一些有民族特色、本地风味、节令时尚、饭店拿手和客人喜爱的菜肴，注意色香味形荤素搭配，少上昂贵菜肴，不能有触犯来宾个人、民族、宗教禁忌的菜。其次是定好就餐方式，可根据来宾身份、人数，酌情选择中式宴席、中餐

34、西吃、自助餐等形式。再次是排定座次。宜用圆桌，每桌不宜超过10人，宜用双数。圆厅居中为上，横排时以右为上，纵排时以远为上，有讲台时临台为上。每张桌子上的具体排位，面门为主，右高左低，各桌同向。请柬上要注明桌次，宴会厅门口有桌次示意图，现场有引位员，每张桌上放置桌次牌及用餐者名片。用餐环境要幽静、雅致、整洁、卫生，具备很必要的停车场、休息室、卫生间、衣帽架、酒水台、乐队、鲜花，就餐时规矩很多，主要是不要发出大的声音，不要吸烟，不要强行派酒，不要挑拣菜肴，不要用餐具对别人指指点点，不要当众剔牙，不要随口乱吐嘴里的食物，不要在吃东西时讲话。 第三节 晚会首先要事先精心安排好节目，要根据来宾的性质、身

35、份、风俗习惯、双方的相互关系，本地的传统文化和实际能力拟定，应以具有本地特色的音乐、歌曲、戏剧、舞蹈为主，必要时可参加一两个来宾所在地知名节目或来宾本人喜爱的节目。演出时应印制专门的节目单，人手一份，对每个节目略加介绍。其次来宾座位的安排要便于平安保卫，位置要最正确，在正规的剧场内观看文艺演出，通常最好的座位在第七至九排的中间。还要让宾主集中就座，来宾进场、退场要比拟方便。演出前，接待人员要在门口迎候，并专门设立休息厅，主人与来宾共同步入剧场，其他观众应起立鼓掌欢送。演出结束时，主人与来宾要一同上台，向演员献花、见面、合影，来宾退场后，观众才离开。第四节 茶话会所谓茶话会，意在联络老朋友、结交

36、新朋友的具有有对外联络和进行招待性质的社交性集会。它那么往往是重点不在“茶，而在于“话。1茶话会的主题大致可分为如下三类：其一，以联谊为主题。其二，以娱乐为主题。其三，以专题为主题。2茶话会的主要与会者，大体上可被区分为以下五种情况：其一，本单位的人士。其二，本单位的参谋。其三，社会上的贤达。其四，合作者中的伙伴。其五，各方面的人。3茶话会的时间。通常认为，辞旧迎新之时、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危难挫折之时等等，都是酌情召开茶话会的良机。举行茶话会的最正确时间是下午四点钟左右。有些时候，亦可将其安排在上午十点钟左右。三是茶话会时间的长度，可由主持人在会上随机应变，灵活掌握。假设是将其限

37、定在一个小时至两个小时之内，它的效果往往会更好一些。4茶话会的场地。按照惯例，适宜举行茶话会的大致场地主要有：一是主办单位的会议厅。二是宾馆的多功能厅。三是主办单位负责人的私家客厅。四是主办单位负责人的私家庭院或露天花园。五是包场高档的营业性茶楼或茶室。餐厅、歌厅、酒吧等处，均不宜用来举办茶话会。5茶话会的座次。根据约定俗成的惯例，目前在安排茶话会与会者的具体座次时，主要采取以下四种方法。其一，环绕式。其二，散座式。其三，圆桌式。其四，主席式。6茶话会的点心。除主要供给茶水之外，在茶话会上还可以为与会者略备一些点心、水果或是地方风味小吃。需要注意的是，在茶话会上向与会者所供给的点心、水果或地方

38、风味小吃，品种要对路、数量要充足，并且要便于取食。为此，最好同时将擦手巾一并上桌。按惯例，在茶话会举行之后，主办单位通常不再为与会者备餐。7茶话会的议程。关于会议的议程：第一项议程是：主持人宣布茶话会正式开始。第二项议程是：主办单位的主要负责人讲话。第三项议程是：与会者发言。第四项议程是：主持人略作总结。第五节 参观参观指的是有方案、有准备地对特定的工程所进行的实地观察。选好工程。参观的具体工程，应当在一定的程度上同自己的业务范围相关。1、针对性，对自己是最重要、最有实际价值的工程。2、量力而行，同时兼顾费用的上下、时间的长短、路途的远近以及当时工作繁忙的具体程度。3、照顾个人意愿。4、讲究客

39、随主便，参观工程应由宾主双方共同商定。凡因公进行的正式参观，都要提前做好必要的方案。参观方案的主要内容大体上包括下述几项：一是参观工程，二是参观人数，三是负责人以及工作人员，四是起止时间，五是交通工具，六是饮食住宿，七是平安保健，八是费用预算。在外出参观之前，应当重点做好以下准备工作。1、了解背景，参观工程的历史、现状、开展前途，参观工程的主要特色、优点与缺乏，参观工程的在本地区、本行业以及在国内外的反响，等等。2、详细分工，把领队、带路、接洽、应酬、翻译以及交通、膳宿、平安、保健等各个方面的具体工作，都落实到个人，在参观之前，还可结合每位参观者的个人所长，把提问、记录、录音、拍照、摄像等具体

40、任务分配下去。要安排专人，提前准备好。在必不可少的礼仪性场合，如东道主迎送参观者时，要出面与对方进行应酬、应酬，以免到时候群龙无首或是万籁无声。要确定在必要之时进行即席发言的相关人选，不要届时推来推去，或是随便找人胡诌一通。要为东道主预定具有象征意义、纪念意义的礼品，以酬谢对方的盛情款待。3、规定明确。要对参与者的装束、装备提出明确要求。参观者参观时要全力以赴：集中注意力，最重要的是要看好，听好，问好，记好。个人服从集体。 第六节 洽谈会在社会交往中，存在着某种关系的有关各方，为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交易、拟定协议、签署合同、要求索赔，或是为了处理争端、消除分岐，而坐在一起进行面

41、对面的讨论与协商，以求达成某种程度上的妥协。洽谈的礼仪性准备，是要求洽谈者在安排或准备洽谈会时，应当注重自己的仪表，预备好洽谈的场所、布置好洽谈的座次，并且以此来显示我方对于洽谈的郑重其事以及对于洽谈对象的尊重。洽谈的场所及座次。举行双边洽谈时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾主应分坐于桌子两侧。假设桌子横放，那么面对正门的一方为上，应属于客方；背对正门的一方为下，应属于主方。假设桌子竖放，那么应以进门的方向为准，右侧为上，属于客方；左侧为下，属于主方。在进行洽谈时，各方的主谈人员应在自己一方居中而坐。其余人员那么应遵循右高左低的原那么，依照职位的上下自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐。举行多边洽谈

42、时，为了防止失礼，按照国际惯例，一般均以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议。洽谈的方针。洽谈的第一点方针，是要礼敬对手。即所谓“你敬我一尺，我敬你一丈。“保持“绅士风度或“淑女风范。洽谈的第二点方针，是要依法办事。提倡法律至尊，假假设要在洽谈中搞“人情公关，即对对方吹吹打打，与对方称兄道弟，向对方施之以小恩小惠，那么是非常错误的。任何有经验的谈判人士，都是不会在洽谈会上让情感战胜理智的。洽谈的第三点方针，是要平等协商。有关各方在合理、合法的情况下，进行讨价还价。洽谈的第四点方针，是要求同存异。在任何一次正常的洽谈中，都没有绝对的胜利者和绝对的失败者。在洽谈会上，妥协是通过有关各方的相互让步来实现的。

43、洽谈的第五点方针，是要互利互惠。洽谈的第六点方针，是要人事分开。商界人士在洽谈会上，应当理解洽谈对手的处境，不要对对方提出不切实际的要求，或是一厢情愿地渴望对方向自己施舍或回报感情。第七节 签字仪式签字仪式很短，但是接待活动的成果和高潮，要认真筹备，确保圆满。签字文本要注意定稿、校对、印刷、装订、盖印各个环节，准备好文件夹、签字笔、席位卡、鲜花、话筒、会标、摄像、红酒等必备物品及礼仪小姐与助签人员。双方签字人员要大体相当，最好是出席会谈的全体人员，除主签人员以外，有时还请更高级别的领导人员出席签字仪式，以示重视。签字桌的座位，面对正门，主左客右，签字时助签人员站立两侧，字签完后交换文本、相互握

44、手、全体人员共同举杯庆贺。第八节 庆典包括开幕式、闭幕式、开工、竣工、奠基、交接仪式等。确定人员时要考虑周到，防止疏漏，提前以请柬、 形式通知被邀请人员。现场布置。应营造隆重热烈的气氛，场地要开阔，正面上方悬挂会标，也可设置背景板，放置花草，设立主席台，备好扩音设备。有关细节如签到、摄影、录像、扩音、剪彩、揭幕、培土等都要考虑周全。如果主席台不设座椅，站列活动，那么需放置地卡，以标明有关人员的位置，地卡不能直接写人名，而以编号代替，并事先将编号通知有关人员。剪彩是庆典的最高潮，剪彩人应由出席人员中身份最高的人士担任，人数可根据具体情况而定。第九节 会议工作程序一、主办会议工作程序不包括电视 会

45、1、会前1受理会议通知。会议通知一般由办公室根据领导决定起草，公文起草以公文处理标准为标准。办公室负责通知的会签、审签、排版、格式审核、印刷、发送。以办公室名义下发的会议通知，一般先由办公室送有关领导会签，再由办公室主任签发，然后通过商密网下发会议通知。会议通知一般另印40份纸质文件，分送有关领导、办公室主任及相关科股室。2会议材料的准备。会议材料包括：会议日程、领导主持词、领导讲话、分组名单、会场座次表、会议须知以及其他有关文件等。领导主持词、领导讲话等一般由研究室负责起草、审核；分组名单、会场座次表、会议须知、食宿安排等由办公室负责起草、审核；报分管领导审定，最后由办公室统一印发。3制定会

46、务筹备意见。对重要会议、大型会议，由办公室会同有关部门制定会议筹备意见，并下发相关单位。4落实县领导与会情况。对县领导与会情况要逐人落实，对请假者问明请假事由。5将会议日程、会务分工及县领导与会情况形成会务说明，报分管办公室领导。6联系会议室，布置好会场。安排好会标的写、刻、订、挂工作，主席台座次、桌椅；检试好扩音设备；通知有关单位保证会场供电、供水、供热、制冷、通风、必要时的消毒工作，并提前一小时开门。需要分组讨论的会议要提前安排好讨论地点、讨论分组，并在会前通知与会人员。7通知新闻单位做好会议宣传报道工作。有保密要求的会议要做好相关的保密工作。8根据会议需要安排好食宿、午休等工作，重要会议

47、要安排好平安保卫和饮食卫生保障工作。9会务调度。及时对各责任单位分工完成情况及存在问题进行了解、分析、解决。10会议签到及会议材料分发。与会人员应提前10分钟入场完毕。各有关单位根据会务分工对与会单位进行签到，做好记录，并统计迟到和缺席单位，交办公室汇总，由办公室报大会主持人。对县领导的会议材料提前摆放，其他单位一般在会议签到时发放。11安排与会人员按座次表就座或往前聚中就座。12催促未到单位及时与会。2、会中13维持会场秩序。对大声喧哗、接听 等扰乱会场秩序人员进行劝解。14应对停电等各种突发事件。15对迟到单位及因特殊情况需中途离场的与会人员进行登记，并统计缺席单位。16办理领导临时交办的其他事项。3、会后17报告制度。办公室对各有关单位的与会情况进行汇总，报办公室主任，送县委委督查室、政府督办室。18严格执行县委办公室、县政府办公室?关于重申会议审批制度和会议纪