【课件】公文处理基础知识培训讲义.doc
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1、公文处理根底知识 为什么要学习和加强公文处理知识 做好公文处理是依法行政的重要保证 做好公文处理是加强机关建设的必然要求 做好公文处理是每个国家公务人员应该掌握的根本技能和应尽的职责 目前公文处理工作存在的问题比拟多 第一讲公文的一般知识 第二讲公文的根本格式和常见问题 第三讲公文的行文规那么和常见问题 第四讲公文处理的根本知识 第五讲常用文种写作 第一讲 公文概述 一公文的根本含义 公文即公务文书是党和国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效用和标准格式的文件材料是办理公务的重要工具 一公文的根本含义公文的根本含义可以从四个方面理解公文形成的主体是国家机关及其他社会组
2、织公文形成的条件是行使职权和实施管理公文是具有法定效用与标准格式的文件材料公文是办理公务重要工具之一 一公文的根本含义 行政公文是应用文的重要组成局部不仅在国家各级行政机关通用而且还通用于各类企业事业单位和群众团体使用范围非常广泛 行政公文是一种法定公文它的种类格式行文规那么办理及管理都有明确的要求 ?国家行政机关公文处理方法? ?国家行政机关公文格式? 二公文的作用 一发布政令传达决策 二指导工作推开工作 三工作依据检查凭证 四沟通信息联系公务 五宣传教育统一思想 三公文的特点 1公文有法定的作者 2公文有法定的权威 3公文有特定的效用 4公文有标准的体式 5公文有规定的处理程序 四公文的分
3、类 1按使用范围划分 专用公文由具有专门职能的机关根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的公文如外交领域的国书照会条约等司法机关的起诉书判决书卫生监督执法文书此外军务公文经济公文教育公文等 通用公文是通行于各机关团体企事业单位的公文如通知请示报告等 四公文的分类 2按作用划分 知照性公文 成务性公文 四公文的分类 3按行文方向划分 上行文下行文平行文 1 上行性公文下级向上级呈送的公文 文种请示报告意见 行文方式逐级行文越级行文 2 下行性公文上级向下级递送的公文 文种命令 决定 通报 批复 会议纪要 行文方式逐级行文多级行文越级行文 3 平行性公文同级或不相隶属的机关团体 和单位之间的行文
4、文种函公告 五公文的标准化 行政机关公文处理的目标标准化制度化科学化 标准化是指公文处理的每项程序操作都要遵循一定的规程方式和要求完成结果要到达一定标准规格 制度化是标准化在一定程度上上升为法制化或纪律化在公文处理中建立并执行一整套的处理制度 科学化是指公文处理的标准制度应当建立在科学的根底上符合公文处理运行的规律和实际 对于科学化的含义进一步延伸还应当包括公文处理中运用现代科学技术采用现代化的办公手段 五公文的标准化 八十年代前专项的零散的没有形成完整的制度 1981年2月国务院办公厅?国家行政机关公文处理暂行方法? 1987年2月国务院办公厅?国家行政机关公文处理方法? 1993年国务院办
5、公厅再次修订?国家行政机关公文处理方法? 2000年8月国务院?国家行政机关公文处理方法? 六公文处理的原那么和根本要求 1政治性 2实事求是 3精简准确 4及时高效 5平安保密 七行政公文文种简介 现行党委机关常用公文14种 决议决定指示意见通知 通报公报报告请示批复 条例规定函会议纪要 现行国家行政机关常用公文13种 命令令决定公告通告 通知通报议案报告请示 批复意见函会议纪要 七行政公文文种简介 一命令令 是国家高层权力机关及其主要负责人为处理重大或紧急事项而颁发的一种强制性公文 适用于发布法规宣布重大行动和举措嘉奖有关人员等 注意个人发布命令时必须代表组织因此必须冠以职务名称 党内不发
6、命令 七行政公文文种简介 二决定 适用于对重大事项或重大行动作出安排奖惩有关单位及人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 三公告 适用于向国内外宣布重要事项或法定事项 四通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项 七行政公文文种简介 五通知 在一定系统内或个别范围内告知事项的一种公文 适用于批转下级机关的公文转发上级机关或不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项任免人员 七行政公文文种简介 六通报 适用于表彰先进批判错误传达重要精神或情况 七议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会常务委员会提请审议事项 八报告 适用于向上级机关汇报工作反映
7、情况答复上级机关的询问 九请示 适用于向上级机关请求指示批准 七行政公文文种简介 十批复 适用于答复下级机关的请示事项 十一意见 适用于对重要问题提出见解和处理方法 十二函 适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问 题向有关部门请求批准和答复审批事项 十三会议纪要 适用于记载传达会议情况和议定事项 现行国家行政机关的常用公文13种 命令令决定公告通告 通知通报议案报告请示 批复意见函会议纪要 第二讲公文格式及常见问题 一公文用纸要求 2001年1月1日实施的?国家行政机关公文处理方法?规定我国行政机关公文用纸一律采用长297毫米宽210毫米的国际标准A4型 ?中国共产党机关公文处理条例?规定
8、党委公文可用16K也可用A4目前实际使用的均是16K ?国家行政机关公文格式?规定凡未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色 三公文的排版规格与印刷装订要求 1排版规格公文标题居中排一行或数行用2号标宋体正文用3号仿宋体一般每面排22行每行28个字从左至右横写横排 2印刷要求双面印刷版面干净无底灰字迹清楚无断划尺寸标准版心不斜误差不超过1mm页码套正两面误差不得超过2mm 3装订要求左侧装订订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l4处允许误差4mm 四各要素标识规那么及常见问题 党政机关正式公文根本要素16个 版头秘级紧急程度发文字号签发人横隔线标题主送机关正文附件发文机关署名成文日期印章主题词抄送机关
9、印制版记 根据位置将这些要素划分为眉首主体版记三局部 四各要素标识规那么及常见问题 一眉首 又称文头发文机关标识 国家行政机关正式公文的眉首一般由版头秘级紧急程度发文字号签发人组成 一眉首 1版头由发文机关全称或标准简称加上文件二字组成置于公文首页上部居中用庄重醒目的字体套红印刷 红头文件文件的首页上端印有文件字样的红色大字 白头文件即不用版头的文件一般用于印发领导人的讲话等文字材料 一眉首 2密级公文的秘密等级秘密等级依次分为秘密机密绝密三种有保密要求的公文应确定具体密级 3紧急程度对于事关重大需要紧急传递和办理的公文应标明紧急程度以便跟一般公文区分开来 不是事关重大需要紧急办理的公文不得标
10、注此项 秘密等级紧急程度应视文件内容需要标注党委文件规定标左上角政府文件标右上角 一眉首 4发文字号 由发文机关代字发文年度和发文顺序号三局部组成位于文件名称之下横隔线之上的正中位置 固定模式为 机关代字 年份 顺序号 一眉首4发文字号机关代字 年份 顺序号 机关代字发文机关名称的极度简缩一经确定不得随意改动如 商发商政发商政卫发 陕政字商政字商政卫字 商政函商政卫函 上行文一律用字下行文一律用发平行文一律用函 年份发文当年的年度用阿拉伯数字写全不得缩写如把1999年减缩为99年份加六角括号不得用圆括号或别的括号 序号是机关发文的流水号当年所发的第一份公文是1号以后依次顺排即可序号前不加第字数
11、字前面也不加0 如商政卫发200733号 一眉首 5签发人 上报公文应在发文字号同一行的右侧标注签发人签发人后面标注签发人姓名签发人一项的具体位置行政公文跟党的公文一样都规定标在红头下方右侧也就是发文字号右边 一眉首 6横隔线 隔开公文版头局部与公文主体局部的红色横线 党委机关一般为中间带有实心五角星的红色横线 政府机关一般为一条完整的红色横线 横隔线位于发文字号下方 二主体 主体也称正文一般包括标题主送机关正文发文机关成文日期印章附件7个局部 二主体 1标题 公文标题的作用一是提示内容点明主题使人一目了然二是给公文定名便于收文机关登记管理便于查找询问 公文标题位于间隔横线下方居中排列字号大于
12、正文 应准确简要地概括公文主要内容一般由发文机关名称公文主要内容和文种三局部组成 发文机关关于事由的文种 例如?国务院办公厅关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员的通知? ?商洛市卫生局关于组织开展年度目标责任督查活动的通知? 二主体 公文标题中除法规规章名称加书名号外一般不加标点符号 不能以引用文件字号代替内容提要 公文标题方面存在的问题 要素不全随意省略发文机关 标题内容不精炼不明确不标准 A不明确例如?关于尽快修复三号公路的请示? B不简炼例如?县人民政府在工业会议后为贯彻省政府关于开展增产节约运动的指示根据本县情况提出措施方案并增产指标向市政府的报告? C不标准例如?呈报扩建校舍由
13、? ?转发监察部监发20042号文件的通知? 文种使用不当主要是请示报告不分报告夹带请示事项甚至自造文种如?关于xxx问题的请示报告?关于xxx问题的汇报?等等 标题过多使用标点符号 二主体 2主送机关 主送机关就是受理公文的机关俗称抬头主送机关名称应当用全称或者标准化简称或者同类型机关的统称位于公文标题下方正文上方顶格排印与标题之间上下空一行距离 向上级机关行文特别是上行文中的请示一般只能写一个主送机关如需其他相关的上级机关阅知可以抄送 二主体 3正文 公文的主体即公文的具体内容是公文的核心局部用来表述公文的内容 正文的写法从内容上讲要把事情交待清楚什么事什么问题准确无误观点要鲜明需要受文单
14、位做什么解决什么问题准确明白 从形式上讲条理层次清楚文字简练确切标点符号准确无误篇幅力求短 较长的公文一般由开头主体结尾三局部组成 正文书写时需注意 首先需要使用序数符号标明层次时一般第一层用一第二层用一第三层用1第四层用1 其次排印正文时标点符号应尾随文后即点号不能打头标号不要拆开数字年份也不能拆开回行 第三公文中的数字除成文时间局部结构层次序数和词词组惯用语缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外应当使用阿拉伯数字年份一律使用公历年份的全称如1978年2003年不能略为78年03年同一文件中同类数量的表示方法应前后一致 第四引文表述要准确 二主体 4附件 附件是对公文正文的说明
15、补充或参考材料公文如有附件应当在正文之后机关署名或成文时间之前标识 附件的格式为 附件序号 标题 件数 二主体 5发文机关落款 指正文之后附件之下所署发文机关名称 党的机关公文要求署名署名用全称或标准化简称位于正文下方偏右 行政公文不要求一定署名根据情况可署可不署如有署名位置同党的公文如不署名公章盖在成文日期上 二主体 6成文日期 公文制成的时间 成文日期应写明年月日位于发文机关署名下方 政府公文用汉字党的公文用阿拉伯数字 成文日期是文件生效和查阅的重要依据要准确完备具体不能无视 二主体 7印章 印章是发文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证 公文除会议纪要外都应加盖发文机关印章 用印位置居
16、成文日期中间偏上总的要求是上不压正文下骑年盖月用印要端正清晰 三版记 版记局部包括主题词抄送机关印制版记3项 版记中各要素下均加一条反线 版记的位置在公文最后一页版记的最后一个要素置于最后一行 版记局部 三版记 1主题词 公文主题词是为适应办公自动化的需要在实践中总结出来的能表达公文根本内容的标准化的单词和词组主题词要能反映公文的主要内容和文种 所有的公文都要标注主题词上报的公文要求更严格 要按上级机关的要求和公文主题词表标注商洛市政府机关目前使用的是市政府办公室2002年印发的?公文主题词表? 主题词标于文尾局部抄送栏之上数量一般3-5个以先内容后形式的顺序排列标注主题词应准确标准 三版记
17、2抄送机关 抄送机关指主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级下级和不相隶属机关 抄送机关名称标注于主题词下方印制版记 印发机关和时间份数 上方 抄送机关的名称用全称或标准化简称 三版记 标注抄送机关需注意 抄送机关不能滥抄滥送也不能漏抄漏送如抄送领导个人抄送机关内部科室 抄报档二等 请示公文不得同时抄送下级机关 向下级机关的重要行文要抄送直接上级机关向下转发上级机关的文件不要再抄送上级机关 三版记 3印制版记 由公文印发机关名称印发日期印制份数组成位于公文末页下端抄送栏之下左端标注公文印发机关名称右端标注印发日期 印发机关一般是发文机关的办公机构如市政府文件的印发机关统一为市政府办公室市卫生
18、局文件的印发机关统一为市卫生局办公室 印发日期印发时间以公文付印的日期为准用阿拉伯数码标识是实际印制的日期与公文的成文日期意义不同 印制份数标注在印发机关与印发日期栏之下右侧标注有共印XXX份 第三讲行文规那么及常见问题 一行文规那么的含义 行文规那么是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原那么它对行文关系有决定性的影响规定着公文传递的根本方向 根据公文授受机关的工作关系不同可以将公文划分为上行文下行文和平行文 二行文方式 四按机关隶属关系和公文的发送效力范围不同有以下四种形式 1逐级行文 2多级行文 3公开发布 4越级行文 三行文方面常见的不标准行为 一文种使用不标准 1请示报告不分 请
19、示应当一文一事报告不得夹带请示事项 2不相隶属机关之间使用上行文种 无隶属关系机关或部门之间一律以函行文不得使 用上行文种或下行文种 3滥用文种 非法律法规规定可用使用命令令的机关一 律不得使用命令令非重要事项或法定事项不 得使用公告 二行文主体不标准 1越权行文 部门内设机构行文 业务主管部门向没有隶属关系的下级机关发 布指示性文件 2非同级机关联合行文 三主送抄送机关不标准关于主送 行文应当根据公文的内容及发文收文机关的隶属关系及职权范围确定主送机关上行文应当坚持一个主送机关的作法不能多头主送多头主送往往造成受文机关之间相互推诿或产生矛盾抵触反而不利于尽快解决问题 确定上行文主送机关的标准
20、是 请示一般只写一个主送机关需要同时送其他机关的应当用抄送形式 受双重领导的机关向上级机关行文应当根据公文内容即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关 除上级机关负责人直接交办的事项外不得以机关名义向上级机关负责人报送请示意见和报告 三主送抄送机关不标准关于抄送 抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关抄送范得当 有助于公文处理否那么将贻误沟通或造成人力物力的浪费 应当抄送的情况 1除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关应列为抄送机关 2向下级机关或者本系统的重要行文应当同时抄送直接上级机关 3上级机关向受双重领导的下级机关行文必要时应当抄送其另一个上 级机关 4下级因
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