教职工小区业主档案管理标准作业规程.docx

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1、 教职工小区业主档案管理标准作业规程 教职工小区业主档案治理标准作业规程 1.0目的 标准业主档案的保管与跟踪工作 2.0适用范围 适用于物业效劳中心客服部业主档案的保管与跟踪。 3.0职责 物业效劳中心客服部负责人负责监控业主档案的保管与跟踪工作。前台接待员负责依照本规程详细实施业主档案的保管与跟踪。 4.0程序要点 4.1业主档案内容 4.1.1业主资料表、业主验房表、(相关整改资料过程记录) 4.1.2经审核的装修申请表和相关图纸及装修施工资料。 4.1.3物业治理效劳协议、装修治理效劳协议。 4.1.4其它应保存的资料。 4.2业主档案的跟踪。 4.2.1当发觉以下状况变化时，客服部物

2、管员应将变化状况记录在业主档案中。 A、通讯电话联络方式发生变化时; B、业主发生更替时。 4.3业主档案永久保存。 4.4具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进展治理。 4.5本规程执行状况作为客服部档案治理员绩效考评的依据之一。 5.0相关记录 5.1业主档案名目 物业经理人：.pmC 篇2：金湾小区业主档案治理规定 XX市XX物业效劳有限公司作业文件 文件编号 XX-KF -006 版次 A/0 业主档案治理规定 生效日期 2023年6月20日 页 码 第1页 共3页 1.0目的 标准业主档案的治理工作，为严格对业户档案治理，保证档案治理有效性、标准性，加强对业户资料的保密工作。

3、2.0适用范围 适用于物业效劳中心业主档案的动态治理。 3.0职责 3.1物业主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2资料治理员负责依照本规定详细实施业主档案的建档整理与保管。 4.0工作内容： 4.1业主档案内容： 4.1.1收楼资料： 4.1.2业主家庭状况登记表; 4.1.3业主证领用登记表; 4.1.4业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张); 4.1.5物品资料及钥匙签收表; 4.1.6楼宇状况检查表; 4.1.7收楼通知书; 4.1.8交款通知书; 4.1.9购房认购书 4.1.10治理公约签约页; 4.1.11物业效劳合同; 4.2装修资料： 4.2.1装修申请审批表;

4、4.2.2住宅室内装修治理协议; 4.2.3装修承诺书; 4.2.4闭水试验确认书; 4.2.5房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书; 4.2.6装修人员治理条例; 4.2.7相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表，施工单位营业执照及资质证复印件，业户委权/托付书等); 4.3入住日常资料： 4.3.1业主来函; 4.3.2客户效劳单; 4.3.3催缴费通知单; 4.3.4整改通知单; 4.4业主档案袋的整理 4.4.1业户资料整理、分类: 4.4.1.1 资料按一户一档，分区、分楼号存放，贴上清楚标签，以便查找; 4.4.1.2 业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最早资料于最终一页

5、存放，之后增加的资料于其面上增加，编上页码，编写名目，册面填写“业主档案资料状况”表; 4.4.1.3 资料收集按先后挨次主要分为三大部份：业主资料、装修资料、日常治理资料。 4.4.2 业户资料归档时间和更新: 4.4.2.1客服组办理完单元交付手续后，将业户资料交于前台; 4.4.2.2 前台客服助理户将业户资料输入电脑后，按楼名整理存档; 4.4.2.3 对已收楼业户平常所新增的资料由客服助理按上述规定处理; 4.4.3客服组前台客服助理每月30日进展一次检查，发觉问题上报主任准时实行补救措施，确保档案的安全性及精确性; 4.4.4每年3月将上年度超过保管期的资料进展一次统一清理; 4.

6、4.5 销毁档案有关文件必需从严把握，慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料，由部门主任审批后销毁，并做好记录存档。 4.5业户资料查阅及印取: 查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于客服组前台进展登记，并说明因由;经物业主管审批同意后，资料治理员开启相应的业户档案，抽取有关业户资料。属查阅资料的，由资料治理员伴随进展现场查阅;属印取资料的，资料治理员严格按上级领导审批意见进展印取。 4.6保密要求 4.6.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的状况下，须予以上锁; 4.6.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码，并于每月30日进展一次更新; 4.6.3违反上述要求的，对责任人赐予口头警告处

7、理; 4.6.4泄露遗失业户资料的，对责任人赐予书面警告处理，造成严峻影响的，赐予辞退。 4.7业主档案的跟踪 4.7.1对产权发生变更的业主。效劳中心应准时为新业主建立“业主档案”，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。 4.7.2业主档案属绝密档案，特别状况如需查阅须报物管部经理批准，经客服组主任办理登记手续前方可查阅。 4.7.3业主档案应永久保存。 4.7.4将各业主资料输入电脑进展治理。 5.0相关表格 5.1业主资料状况表 5.2业主档案名目 编制：Z 审核：Z 批准: 篇3：金湾物业业主档案治理规定 XX市金湾物业效劳有限公司作业文件 文件编号 AK-KF -006 版次 A/

8、0 业主档案治理规定 生效日期 2023年6月20日 页 码 第1页 共3页 1.0目的 标准业主档案的治理工作，为严格对业户档案治理，保证档案治理有效性、标准性，加强对业户资料的保密工作。 2.0适用范围 适用于物业效劳中心业主档案的动态治理。 3.0职责 3.1物业主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2资料治理员负责依照本规定详细实施业主档案的建档整理与保管。 4.0工作内容： 4.1业主档案内容： 4.1.1收楼资料： 4.1.2业主家庭状况登记表; 4.1.3业主证领用登记表; 4.1.4业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张); 4.1.5物品资料及钥匙签收表; 4.1.6

9、楼宇状况检查表; 4.1.7收楼通知书; 4.1.8交款通知书; 4.1.9购房认购书 4.1.10治理公约签约页; 4.1.11物业效劳合同; 4.2装修资料： 4.2.1装修申请审批表; 4.2.2住宅室内装修治理协议; 4.2.3装修承诺书; 4.2.4闭水试验确认书; 4.2.5房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书; 4.2.6装修人员治理条例; 4.2.7相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表，施工单位营业执照及资质证复印件，业户委权/托付书等); 4.3入住日常资料： 4.3.1业主来函; 4.3.2客户效劳单; 4.3.3催缴费通知单; 4.3.4整改通知单; 4.4业主档

10、案袋的整理 4.4.1业户资料整理、分类: 4.4.1.1 资料按一户一档，分区、分楼号存放，贴上清楚标签，以便查找; 4.4.1.2 业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最早资料于最终一页存放，之后增加的资料于其面上增加，编上页码，编写名目，册面填写“业主档案资料状况”表; 4.4.1.3 资料收集按先后挨次主要分为三大部份：业主资料、装修资料、日常治理资料。 4.4.2 业户资料归档时间和更新: 4.4.2.1客服组办理完单元交付手续后，将业户资料交于前台; 4.4.2.2 前台客服助理户将业户资料输入电脑后，按楼名整理存档; 4.4.2.3 对已收楼业户平常所新增的资料由客服助理按上述

11、规定处理; 4.4.3客服组前台客服助理每月30日进展一次检查，发觉问题上报主任准时实行补救措施，确保档案的安全性及精确性; 4.4.4每年3月将上年度超过保管期的资料进展一次统一清理; 4.4.5 销毁档案有关文件必需从严把握，慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料，由部门主任审批后销毁，并做好记录存档。 4.5业户资料查阅及印取: 查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于客服组前台进展登记，并说明因由;经物业主管审批同意后，资料治理员开启相应的业户档案，抽取有关业户资料。属查阅资料的，由资料治理员伴随进展现场查阅;属印取资料的，资料治理员严格按上级领导审批意见进展印取。 4.6保密要求 4.6.

12、1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的状况下，须予以上锁; 4.6.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码，并于每月30日进展一次更新; 4.6.3违反上述要求的，对责任人赐予口头警告处理; 4.6.4泄露遗失业户资料的，对责任人赐予书面警告处理，造成严峻影响的，赐予辞退。 4.7业主档案的跟踪 4.7.1对产权发生变更的业主。效劳中心应准时为新业主建立“业主档案”，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。 4.7.2业主档案属绝密档案，特别状况如需查阅须报物管部经理批准，经客服组主任办理登记手续前方可查阅。 4.7.3业主档案应永久保存。 4.7.4将各业主资料输入电脑进展治理。 5.0相关表格 5.1业主资料状况表 5.2业主档案名目 编制：z 审核：周艳军 批准: